Créer un rapport de dépenses

Les rapports de dépenses vous permettent de regrouper et d’organiser les dépenses, d’ajouter des détails et de les soumettre pour approbation. Un nouveau rapport de dépenses peut être créé pour chaque événement ou des événements peuvent être combinés en un seul rapport.

En plus du processus ci-dessous, vous pouvez créer un nouveau rapport directement à partir de la Galerie de reçus ou votre société peut utiliser la création automatique de dépenses.

Créer un nouveau rapport de dépenses

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur + CRÉER ou + dans le panneau Dépenses.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton + dans les tableaux de bord Ébauches, Renvoyés ou Récemment envoyés.

L’écran d’entrée des dépenses s’affiche. La section de l’en-tête des dépenses contient tous les renseignements de base s’appliquant à chacune des dépenses figurant dans le rapport. Le nombre de champs affichés dépend de la configuration de votre organisation.

• Nom du rapport : Nom attribué par la personne qui a créé les dépenses et qui est utilisé pour assurer les opérations de suivi et de recherche qui contribuent à identifier les dépenses. Si aucun nom n’est entré, le nom par défaut sera « Dépenses le [Date] [Heure] ».
• Payez-moi en : si cette option est disponible, sélectionnez, dans la liste déroulante, la devise à utiliser pour rembourser le réclamant.
• Dates de début et de fin Date de début et de fin : votre organisation peut exiger que vous entriez les dates de votre voyage.
• Type de rapport : votre organisation peut exiger la sélection d’un type de rapport, par exemple, pour déplacement ou pour autre que déplacement.
• Activité commerciale : Il est possible que vous ayez à expliquer la raison motivant ce rapport. Si vous entrez plus tard votre objectif d’affaires pour un poste du rapport, jusqu’à cinq d’entre eux apparaîtront à l’écran d’aperçu du rapport.

Une fois que vous avez rempli les champs requis, cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter des dépenses

Si l’écran Ajouter dépense n’est pas déjà affiché, cliquez sur le bouton + ou le bouton + AJOUTER DÉPENSE dans la liste des lignes de poste pour ajouter votre première dépense au rapport.

L’écran Ajouter des dépenses s’affichera à droite. Il offre plusieurs types de dépenses et vous permet également d’accéder aux postes supprimés de la Corbeille et aux dépenses envoyées par e-mail dans votre Galerie de reçus.

Une fois la limite atteinte, un message d’erreur vous demandera de créer un nouveau rapport de dépenses pour tout poste supplémentaire.

Ajouter des dépenses à partir du portefeuille électronique ou de la galerie de reçus

Un point vert affiché devant une catégorie de dépenses dans le portefeuille électronique ou dans la Galerie de reçus indique que certains postes sont inutilisés ou que des reçus sont disponibles.

Pour ajouter une dépense du portefeuille électronique ou de la galerie de reçus à votre rapport, cliquez sur la section appropriée, cochez la case en regard de la dépense que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur AJOUTER.

Dépenses payées par carte de crédit

Si une carte bancaire professionnelle est associée à votre compte Emburse Enterprise, vous pouvez ajouter des frais de carte bancaire enregistrés à votre rapport à partir de la section Carte bancaire du Portefeuille électronique. Consultez la section Postes de cartes de crédit pour en savoir plus sur l’ajout de dépenses payées par carte de crédit.

Dépenses mémorisées

Si votre entreprise a activé cette fonctionnalité, vous pouvez facilement ajouter des postes fréquemment utilisés qu’Emburse Enterprise a « mémorisés » pour vous dans la section Hors ligne du portefeuille électronique. Consultez Dépenses mémorisées pour obtenir des renseignements détaillés.

CRÉER DE NOUVELLES DÉPENSES

Contrairement aux dépenses que vous ajoutez à partir de votre portefeuille électronique ou de votre galerie de reçus, les dépenses directes sont celles que vous saisissez manuellement dans votre rapport à l’aide de l’interface. Les vignettes représentent des catégories de dépense ; les catégories affichant une petite flèche vers le bas disposent de sous-catégories.

Cliquez sur CRÉER NOUVEAU pour afficher les vignettes des types de dépenses.

Cliquez sur une vignette avec une petite flèche vers le bas pour afficher ses sous-catégories. Cliquez à nouveau dessus pour masquer les sous-catégories.

Pour ajouter une dépense à votre rapport, cliquez sur la vignette de catégorie ou de sous-catégorie correspondant au type de dépense souhaité.

• Si vous devez modifier le type de dépense ultérieurement, cliquez simplement sur la vignette du type de dépense et sélectionnez le nouveau type de dépense.

Les trois types principaux de dépenses directes sont décrits ci-dessous. Pour plus d’informations sur les types de dépenses supplémentaires, voir Types de dépenses spéciales.

• Entrée de dépenses courantes : Il s’agit du format de base pour la majorité des dépenses, y compris les frais d’avion, de taxi et de stationnement. On vous demandera dans cet écran de fournir des renseignements tels que la date, le montant, la description et l’allocation. Consultez la section Allocations pour en savoir plus sur les allocations.

• Entrée de dépenses d’invités : Certaines dépenses, telles que les repas, comportent une section supplémentaire, dans la partie du bas, où vous pouvez inscrire tout invité interne ou externe. Consultez la section Dépenses des invités pour en savoir plus sur l’ajout d’invités.

• Entrée de dépenses d’hôtel : Cet écran offre une fonctionnalité de type assistant qui vous permet de détailler les différents types de dépenses d’une facture d’hôtel et de faire concorder le montant total de la facture d’hôtel avec les entrées détaillées. Consultez la section Dépenses d’hébergement pour en savoir plus sur les entrées de dépenses d’hôtel.

Ajouter les détails de la dépense

Une fois qu’une dépense a été ajoutée à votre rapport, vous devrez ajouter des informations supplémentaires afin que votre rapport de dépense puisse être approuvé et traité.

Afin de s’assurer que vos dépenses sont soumises avec toutes les informations nécessaires, votre société a configuré des exigences qui reflètent votre politique de dépenses. Consultez la section Avertissements et violations relatifs à la conformité des dépenses pour en savoir plus sur tout avertissement qui pourrait vous être adressé durant la création d’un nouveau rapport de dépenses.

Une fois que vous avez ajouté toutes les informations nécessaires, cliquez sur ENREGISTRER pour enregistrer votre poste dans votre rapport.

Allocation

Utilisez le champ Allocation pour indiquer le budget, le centre de coûts, l’affaire ou le code de coût sous lequel la dépense doit être classée. 

Vous pouvez cliquer sur + AJOUTER L’AFFECTATION pour classer la dépense sous plusieurs allocations. Si les frais figurant dans votre rapport sont affectés à plusieurs comptes, Emburse Enterprise veillera à ce que la transaction soit scindée en plusieurs entrées lorsque les données seront traitées dans le système financier de votre entreprise. 

Consultez la section Affecter des postes sur un rapport de dépense pour en savoir plus.

Joindre des images

Utilisez la section Pièces jointes pour ajouter des images de reçu à votre poste à partir de votre Galerie de reçus ou de votre ordinateur.

Pour en savoir plus, consultez Ajouter des images de reçu.

Ajouter des commentaires sur la ligne de poste

Pour saisir un commentaire sur une ligne de poste spécifique, cliquez sur le poste pour le sélectionner et utilisez le champ Commentaires en bas de l’écran de prévisualisation.

Vous pouvez également voir les commentaires entrés par les approbateurs dans les rapports de dépenses soumis. Ces commentaires sont affichés par ordre chronologique.

Ajouter un endroit

Selon la personnalisation du module Emburse Expense Enterprise, il se peut que vous ayez à sélectionner l’endroit où chaque dépense saisie a été effectuée. Cliquez sur la case pour rechercher ou sélectionner dans une liste déroulante.

Cases à cocher

• Reçu joint : cochez cette case si vous avez téléchargé un reçu et que votre organisation ne vous permet pas de joindre directement des reçus à des postes individuels.
• Dépenses payées par l’entreprise : cochez cette case si la dépense a été directement payée par votre organisation.
• Frais personnels : cochez cette case si la dépense a été remboursée directement par votre organisation et qu’elle doit être déduite du remboursement des dépenses à titre de frais personnels.

Taxes

Emburse Enterprise dispense les personnes à rembourser de détailler les taxes sur la valeur ajoutée sur les transactions en extrayant automatiquement ces données du reçu correspondant. Toutefois, les approbateurs ont la possibilité de modifier les montants des taxes, si nécessaire. Veuillez consulter Approuver les dépenses dans Emburse Enterprise pour en savoir plus.

Supprimer des dépenses

Sélectionnez l’élément de ligne de dépense et cliquez sur SUPPRIMER dans l’aperçu pour le supprimer de votre rapport.

L’emplacement de la dépense supprimée dépend de la nature directe ou de la transaction et de la manière dont elle a été jointe à l’origine.

Transactions

En supprimant une transaction (postes de carte de crédit, données de voyage, etc.), vous renverrez le poste de transaction connexe dans le portefeuille électronique.

Dépenses directes

La suppression d’un poste de dépense qui a été ajouté directement au rapport le supprimera du rapport.

Toute image de reçu en pièce jointe sera remise dans le dossier hors ligne du portefeuille électronique (si elle a été envoyée par e-mail) ou dans la Galerie de reçus (si elle a été téléversée directement dans la galerie de reçus à l’origine).

Les images téléversées directement dans le poste seront supprimées d’Emburse Enterprise. Pour les conserver dans la Galerie des reçus, utilisez le bouton du trombone dans le coin supérieur gauche de la visionneuse d’images pour détacher l’image avant de supprimer la dépense directe.

Voir un aperçu des dépenses

Les aperçus apparaissent sur la partie droite de l’écran ; sur les écrans de taille réduite, vous passez à l’écran de prévisualisation Sommaire des dépenses. Cet écran présente un sommaire des dépenses que vous avez ajoutées et vous permet d’ajouter des commentaires ou des reçus à votre rapport de dépenses.

Dans un rapport

Cliquez sur une ligne de poste pour la mettre en surbrillance et la prévisualiser. Vous y voyez un sommaire de cette dépense et vous pouvez y ajouter des commentaires et des images. Pour passer au poste suivant, cliquez sur la flèche dans le coin inférieur droit de l’aperçu ou cliquez dessus dans la liste des dépenses sur la gauche.

Écrans d’ébauches et de données soumises

Lorsque vous cliquez sur une dépense pour obtenir un aperçu, vous pourrez joindre des reçus, afficher et répondre aux commentaires, et voir

• Données d’en-tête telles que la date et l’ID du rapport.
• Sommaire financier des dépenses totales.
• Sommaire des dépenses de chaque poste individuel.
• Sommaire du compte des attributions pour fin de facturation.
• Pièces jointes au rapport de dépenses. Ceux-ci seront affichés au bas de l’écran de prévisualisation. Vous pouvez cliquer dessus pour les agrandir ou les faire pivoter.

Ajouter des commentaires de rapport

Vous pouvez fournir un contexte supplémentaire aux approbateurs en saisissant un commentaire sur l’ensemble du rapport. Vous pouvez également voir les commentaires entrés par les approbateurs dans les rapports de dépenses soumis. Ces commentaires sont affichés par ordre chronologique.

Pour saisir un commentaire qui s’applique à l’ensemble du rapport, saisissez-le dans le champ Commentaires de l’aperçu de l’en-tête. Puis cliquez sur PUBLIER.

Vous pouvez également afficher et ajouter des commentaires dans l’en-tête de rapports directement à partir de l’aperçu des dépenses dans la liste Ébauches.

Fermer ou soumettre

Lorsque vous avez terminé d’ajouter des dépenses à une ébauche de rapport, vous pouvez cliquer sur la FLÈCHE ARRIÈRE dans le coin supérieur gauche pour fermer le rapport et l’enregistrer dans les ébauches pour plus tard. Si le rapport est prêt à être soumis pour approbation, cliquez sur le bouton vert ENVOYER.

Pour soumettre le rapport de dépenses à partir de l’ébauche, cliquez pour la mettre en surbrillance dans la liste, puis cliquez sur le bouton vert ENVOYER au-dessus de l’aperçu.

On vous demandera si vos dépenses sont exactes et si elles sont faites à des fins commerciales légitimes. Lorsque vous cliquez sur ENVOYER, le rapport de dépenses sera acheminé pour approbation en fonction des règles d’acheminement et des politiques d’approbation mises en œuvre par votre entreprise.

Routage demandé

Si votre entreprise a mis en œuvre une fonction vous demandant comment acheminer, vous devrez peut-être sélectionner un ou plusieurs approbateurs à partir d’une liste qui apparaîtra lorsque vous cliquerez sur ENVOYER.

• Les rapports de dépenses comportant plusieurs éléments assortis de la même allocation, mais de sous-allocations différentes, devront comporter le même nombre d’approbateurs au moment de leur soumission.

Pour affecter un approbateur à plusieurs allocations simultanément, cochez les cases situées à côté des allocations appropriées, puis cliquez sur ATTRIBUER UN APPROBATEUR pour choisir l’approbateur dans une liste.