Créer un rapport de dépenses

Les rapports de dépenses vous permettent de regrouper et d’organiser rapidement les dépenses. Un nouveau rapport de dépenses peut être créé pour chaque événement ou des événements peuvent être combinés en un seul rapport. Si les frais sont répartis entre plusieurs comptes, Chrome River EXPENSE offre une simple méthode permettant d’enregistrer une transaction unique qui sera partagée entre plusieurs entrées lorsque les données seront traitées par le système financier de votre entreprise.

En plus du processus décrit ci-dessous, vous pouvez créer un nouveau rapport directement à partir de la galerie de reçus. Consultez la section Créer une dépense à partir de la galerie de reçus pour obtenir de plus amples renseignements.

Créer un nouveau rapport

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur + CRÉER ou + dans le panneau Dépenses.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton + dans les tableaux de bord Ébauches, Renvoyés ou Récemment envoyés.

L’écran d’entrée des dépenses s’affiche. La section de l’en-tête des dépenses contient tous les renseignements de base s’appliquant à chacune des dépenses figurant dans le rapport. Le nombre de champs affichés dépend de la configuration de votre organisation.

Nom du rapport : Nom attribué par la personne qui a créé les dépenses et qui est utilisé pour assurer les opérations de suivi et de recherche qui contribuent à identifier les dépenses. Si aucun nom n’est entré, le nom par défaut sera « Dépenses le [Date] [Heure] ».
Me rembourser en : si cette option est disponible, sélectionnez, dans la liste déroulante, la devise à utiliser pour rembourser le réclamant.
Dates de début et de fin Date de début et de fin : votre organisation peut exiger que vous entriez les dates de votre voyage.
Type de rapport : votre organisation peut exiger la sélection d’un type de rapport, par exemple, pour déplacement ou pour autre que déplacement.
Objectif d’affaires : Il est possible que vous ayez à expliquer la raison motivant ce rapport. Si vous entrez plus tard votre objectif d’affaires pour un poste du rapport, jusqu’à cinq d’entre eux apparaîtront à l’écran d’aperçu du rapport.

Une fois que vous avez rempli les champs requis, cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter des dépenses

Si l’écran Ajouter dépense n’est pas déjà affiché, cliquez sur le bouton + ou le bouton + AJOUTER DÉPENSE dans la liste des éléments de ligne pour ajouter votre première dépense au rapport.

L’écran Ajouter des dépenses s’affichera à droite. Il offre plusieurs types de dépenses et vous permet également d’accéder aux éléments supprimés de la Corbeille et aux dépenses envoyées par courriel dans votre Galerie de reçus.

Un point vert affiché devant une catégorie de dépenses dans le portefeuille électronique ou dans la Galerie de reçus indique que certains éléments sont inutilisés ou que des reçus sont disponibles.

CRÉER DE NOUVELLES DÉPENSES

Contrairement aux dépenses de cartes de crédit et aux éléments de déplacement automatiquement importés dans Chrome River, les dépenses directes doivent être entrées manuellement dans votre rapport à l’aide de l’interface. Les carreaux représentent des catégories de dépense; les catégories affichant une petite flèche vers le bas offrent des sous-catégories.

Cliquez sur CRÉER NOUVEAU pour afficher les tuiles de la catégorie de dépenses. Cliquez sur une tuile pour afficher ses sous-catégories. Cliquez à nouveau dessus pour masquer les sous-catégories.

Les trois types principaux de dépenses directes sont décrits ci-dessous. Pour plus d’informations sur les types de dépenses supplémentaires, consultez le dossier Dépenses spéciales dans la section DÉPENSES du Service d’assistance de Chrome River.

Entrée de dépenses courantes : Il s’agit du format de base pour la majorité des dépenses, y compris les frais d’avion, de taxi et de stationnement. On vous demandera dans cet écran de fournir des renseignements tels que la date, le montant, la description et l’allocation. Consultez la section Allocations pour en savoir plus sur les allocations.

Entrée de dépenses d’invités : Certaines dépenses, telles que les repas, comportent une section supplémentaire, dans la partie du bas, où vous pouvez inscrire tout invité interne ou externe. Consultez la section Dépenses des invités pour en savoir plus sur l’ajout d’invités.
Note : Selon la configuration de votre entreprise, le système peut présumer que la personne ayant effectué les dépenses est un des participants à l’événement et ajouter celui-ci automatiquement.

Entrée de dépenses d’hôtel : Cet écran offre une fonctionnalité de type assistant qui vous permet de détailler les différents types de dépenses d’une facture d’hôtel et de faire concorder le montant total de la facture d’hôtel avec les entrées détaillées. Consultez la section Dépenses d'hébergement pour en savoir plus sur les entrées de dépenses d’hôtel.

Dépenses mémorisées

Si votre entreprise a activé cette fonctionnalité, vous pouvez ajouter des postes fréquemment utilisés aux rapports « mémorisés ». Consultez Dépenses mémorisées pour obtenir des renseignements détaillés.

Dépenses payées par carte de crédit

Consultez la section Postes de cartes de crédit pour en savoir plus sur l’ajout de dépenses payées par carte de crédit.

Supprimer des dépenses

Dépenses directes Direct Expenses : en supprimant une dépense directe, vous la supprimerez du rapport. Toute image de reçu en pièce jointe sera remise dans le dossier hors ligne du portefeuille électronique (si elle a été envoyée par courriel) ou dans la galerie de reçus (si elle a été téléversée directement dans la galerie de reçus à l’origine). Les images téléversées directement sur la ligne d’élément seront supprimées de Chrome River. Pour les conserver dans la Galerie des reçus, utilisez le bouton du trombone dans le coin supérieur gauche de la visionneuse d’images pour détacher l’image avant de supprimer la dépense directe.
Transactions : En supprimant une transaction (éléments de carte de crédit, données de voyage, etc.), vous renverrez l’élément de transaction connexe dans le portefeuille électronique.

Veuillez noter qu’il y a une limite de 100 éléments par rapport. Un décompte apparaîtra dans l’en-tête du rapport de dépenses lorsque vous atteindrez 80 éléments, soit 20 de moins que la limite.

Une fois la limite atteinte, un message d’erreur vous demandera de créer un nouveau rapport de dépenses pour tout élément supplémentaire.

Ajouter un endroit

Selon la personnalisation du module Chrome River EXPENSE par votre entreprise, il se peut que vous ayez à sélectionner l’endroit où a été effectuée chaque dépense entrée. Cliquez sur la case pour rechercher ou sélectionner dans une liste déroulante.

Cases à cocher

Reçu joint : cochez cette case si vous avez téléchargé un reçu et que votre organisation ne vous permet pas de joindre directement des reçus à des postes individuels.
Dépenses payées par l’entreprise : cochez cette case si la dépense a été directement payée par votre organisation.
Frais personnels : cochez cette case si la dépense a été remboursée directement par votre organisation et qu’elle doit être déduite du remboursement des dépenses à titre de frais personnels.

Taxes

Chrome River dispense les propriétaires de dépenses de détailler les taxes sur la valeur ajoutée sur les transactions en extrayant automatiquement ces données du reçu correspondant. Toutefois, les approbateurs ont la possibilité de modifier les montants des taxes, si nécessaire. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Approbation dans l'application.

Voir un aperçu des dépenses

Les aperçus apparaissent sur la partie droite de l’écran; sur les écrans de taille réduite, vous passez à l’écran de prévisualisation Sommaire des dépenses. Cet écran présente un sommaire des dépenses que vous avez ajoutées et vous permet d’ajouter des commentaires ou des reçus à votre rapport de dépenses.

DANS UN RAPPORT

Cliquez sur une ligne pour la mettre en surbrillance et la prévisualiser. Vous y voyez un sommaire de cette dépense et vous pouvez y ajouter des commentaires et des images. Pour passer à l’élément suivant, cliquez sur la flèche dans le coin inférieur droit de l’aperçu ou cliquez dessus dans la liste des dépenses sur la gauche.

ÉCRANS D’ÉBAUCHES ET DE DONNÉES SOUMISES

Lorsque vous cliquez sur une dépense pour obtenir un aperçu, vous pourrez joindre des reçus, afficher et répondre aux commentaires, et voir

Données d’en-tête telles que la date et l’ID du rapport.
Sommaire financier des dépenses totales.
Sommaire des dépenses de chaque poste individuel.
Sommaire du compte des attributions pour fin de facturation.
Pièces jointes au rapport de dépenses. Ceux-ci seront affichés au bas de l’écran de prévisualisation. Vous pouvez cliquer dessus pour les agrandir ou les faire pivoter.

Prenez note que si votre organisation a personnalisé cet écran, il se peut que l’aperçu ne contienne que l’en-tête et le sommaire financier.

Commentaires

Pour fournir d’autres commentaires durant le processus d’approbation, entrez-les dans le rapport entier ou dans les postes individuels d’un rapport de dépenses. Vous pouvez également voir les commentaires entrés par les approbateurs dans les rapports de dépenses soumis. Ces commentaires sont affichés en ordre chronologique.

COMMENTAIRES DANS L’EN-TÊTE

Pour saisir un commentaire qui s’applique à l’ensemble du rapport, saisissez-le dans le champ Commentaires de l’aperçu de l’en-tête. Puis cliquez sur PUBLIER.

COMMENTAIRES DANS DES POSTES INDIVIDUELS

Pour saisir un commentaire sur une ligne spécifique, cliquez sur l’élément pour le sélectionner et utilisez le champ Commentaires en bas de l’écran de prévisualisation.

Commenter à partir d’un écran de prévisualisation

Vous pouvez également afficher et ajouter des commentaires dans l’en-tête de rapports directement à partir de l’aperçu des dépenses dans la liste Ébauches.

Joindre des images

Vous pouvez joindre des images de reçus à partir d’un rapport de dépenses, de la liste Ébauches ou de la liste Envoyé. Pour en savoir plus, consultez Ajouter des images de reçu.

Fermer ou soumettre

Lorsque vous avez terminé d’ajouter des dépenses à une ébauche de rapport, vous pouvez cliquer sur la FLÈCHE ARRIÈRE dans le coin supérieur gauche pour fermer le rapport et l’enregistrer dans les ébauches pour plus tard. Si le rapport est prêt à être soumis pour approbation, cliquez sur le bouton vert ENVOYER.

Pour soumettre le rapport de dépenses à partir de l’ébauche, cliquez pour la mettre en surbrillance dans la liste, puis cliquez sur le bouton vert ENVOYER au-dessus de l’aperçu.

On vous demandera si vos dépenses sont exactes et si elles sont faites à des fins commerciales légitimes. Lorsque vous cliquez sur ENVOYER, le rapport de dépenses sera acheminé pour approbation en fonction des règles d’acheminement et des politiques d’approbation mises en œuvre par votre entreprise.

Routage demandé

Si votre entreprise a mis en œuvre une fonction vous demandant comment acheminer, vous devrez peut-être sélectionner un ou plusieurs approbateurs à partir d’une liste qui apparaîtra lorsque vous cliquerez sur ENVOYER.

Les rapports de dépenses comportant plusieurs éléments assortis de la même allocation, mais de sous-allocations différentes, devront comporter le même nombre d’approbateurs au moment de leur soumission.

Pour affecter un approbateur à plusieurs allocations simultanément, cochez les cases situées à côté des allocations appropriées, puis cliquez sur ATTRIBUER UN APPROBATEUR pour choisir l’approbateur dans une liste.

Consultez la section Avertissements et violations relatifs à la conformité des dépenses pour en savoir plus sur tout avertissement qui pourrait vous être adressé durant la création d’un nouveau rapport de dépenses.