Téléverser des factures électroniques XML dans une dépense

Si votre organisation a activé la fonctionnalité de téléversement de fichiers XML, vous pouvez joindre des factures électroniques au format XML émises par les commerçants aux lignes d’éléments de vos notes de frais afin de vous conformer aux exigences réglementaires gouvernementales.

Les administrateurs peuvent activer cette fonctionnalité en soumettant un billet d’assistance pour demander l’ajout du bouton de téléversement de fichiers XML aux formulaires de saisie des dépenses de votre organisation.

Formats de facture électronique XML pris en charge

Emburse Enterprise prend en charge les factures électroniques au format XML conformes aux normes Peppol et EN16931. Il peut s’agir, par exemple, de factures émises en Allemagne, en Belgique et en France. Les factures émises dans d’autres territoires peuvent également être prises en charge si leur fichier XML est conforme à ces formats.

Joindre une facture électronique XML à une dépense

La devise et le pays de la ligne d’élément doivent correspondre à ceux indiqués sur la facture électronique au format XML.

1. Créez et enregistrez la ligne d’élément dans votre rapport.

2. Sélectionnez la ligne d’élément et, dans son aperçu, sélectionnez Sélectionnez Téléverser un fichier XML dans l’aperçu de la ligne d’élément pour joindre une facture électronique au format XML. Plus d’actions > Téléverser le XML.

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3. Une fois le téléversement réussi, les renseignements extraits de la facture sont ajoutés à la ligne d’élément sous forme de commentaire. Lorsqu’il est présent dans le XML, le commentaire comprend :

  • L’utilisateur qui a téléversé le fichier
  • Le nom du fichier original
  • La date de la facture
  • Le numéro de la facture
  • Le nom de l’émetteur
  • Le numéro d’identification fiscale de l’émetteur
  • L’adresse de l’émetteur
  • Le nom du destinataire
  • Le total
  • Les taxes
  • L’identifiant unique du document (si disponible)

Le fichier XML est conservé avec la ligne d’élément et peut être récupéré par les administrateurs à partir de l’écran d’administration Demander des reçus numériques. 

Commentaire associé à une ligne d’élément affichant les renseignements extraits de la facture XML, notamment l’utilisateur, le nom du fichier, la date et le numéro de la facture, l’émetteur, le numéro d’identification fiscale, l’adresse, le destinataire, le montant total et les taxes.

Récupérer le fichier XML téléversé

Pour obtenir tous les détails sur la récupération des factures électroniques au format XML, consultez la section Demander des reçus XML ou OFD de l’article Écran d’administration de la demande de reçus numériques 

 

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