Joindre des transactions du portefeuille électronique à un rapport

Le portefeuille électronique est l’endroit où vous trouverez toutes vos transactions, y compris les déplacements, les transactions de carte de crédit, les transactions de votre compte personnel, les transactions envoyées hors-ligne ou par e-mail par l’application mobile Emburse Enterprise, les données d’agences de voyages, les données de voyage et les autorisations. Le nombre de transactions affichées dépend de la configuration de votre entreprise.

Le portefeuille électronique vous donne aussi accès à la Galerie de reçus, où sont conservées les images que vous avez téléchargées directement au moyen de l’application.

Si vous avez des éléments inutilisés dans votre portefeuille électronique et que votre entreprise a configuré cette fonction, le nombre d’éléments inutilisés s’affichera par type dans une bannière sur la page d’accueil lorsque vous vous connecterez à Emburse Enterprise. Cliquez sur un compte pour ouvrir le portefeuille électronique dans l’onglet pour ce type de transaction, ou cliquez sur le lien AFFICHER TOUT pour aller à l’onglet Tout dans le portefeuille électronique.

Lier des éléments du portefeuille électronique à une note de frais

Dans la note de frais, cliquez sur le bouton + pour accéder à l’écran Ajouter des dépenses.

• Cliquez sur une catégorie du portefeuille électronique pour voir uniquement ce type de transaction, ou cliquez sur TOUT pour voir chaque transaction.

• Cliquez sur TRIER pour trier la liste selon de nombreux critères.

• Dans la vue Tout, vous pouvez également utiliser la liste déroulante pour regrouper les éléments par Déplacements ou Relevés, si votre entreprise profite de ces fonctionnalités.

• Utilisez le bouton de la vue Tout pour afficher uniquement les transactions rapprochées, si vous le souhaitez.

Pour créer un poste à partir d’un élément de portefeuille électronique, sélectionnez sa case à cocher, puis cliquez sur le bouton + dans le coin supérieur droit. Vous pouvez sélectionner et ajouter plusieurs transactions en même temps.

Sur les appareils à écran large, vous pouvez également faire glisser une transaction à partir du portefeuille électronique vers le nom de la note de frais pour la lier et créer une ligne d’élément. Pendant que vous faites glisser, l’en-tête de la note de frais affichera une zone ciblée indiquant « Créer un poste ».

Ensuite, l’écran Saisie de dépenses s’ouvrira pour chaque élément ajouté, ce qui vous permettra de le modifier ou d’ajouter des détails supplémentaires. Lorsque vous aurez terminé, cliquez sur ENREGISTRER.

Rapprocher des transactions du portefeuille électronique avec des postes existants

Les utilisateurs d’ordinateurs de bureau et d’appareils mobiles à écran large peuvent faire glisser les transactions du portefeuille électronique (comme les transactions de carte de crédit ou de voyage) sur des postes existants afin de les rapprocher.

• Si l’élément glissé-déposé est la transaction principale, le formulaire de modification des postes s’ouvrira et les données de la transaction principale seront préchargées. En ce qui concerne les transactions par carte de crédit, certains champs comme ceux de la date et du montant seront désactivés afin d’empêcher l’altération des données de carte de crédit importées.
• Si l’élément n’est pas la transaction principale, celui-ci sera simplement rapproché du poste.