Allouer des postes à un rapport de dépenses

Chrome River EXPENSE permet de rechercher facilement les attributions (votre organisation utilise peut-être les termes comptes, codes de coût ou d'autres mots) pour l'attribution des postes individuels dans un rapport de dépenses.

Sélection d'une attribution

Lorsque vous choisissez un type de dépense dans CRÉER DE NOUVELLES DÉPENSES, l'écran de saisie des dépenses s'affiche pour vous permettre d'entrer les renseignements relatifs à cette dépense, y compris le numéro d'allocation.

Cliquez sur le champ Rechercher une allocation pour ouvrir une liste déroulante. Les attributions récemment sélectionnées s'affichent dans la partie supérieure et sont indiquées par une icône d'horloge. Cliquez sur l’allocation souhaitée pour la sélectionner.

Dès que vous entrez un nom ou un numéro dans la barre de recherche, la liste défile automatiquement jusqu'aux attributions contenant ce nom ou ce numéro.

Partager une attribution

Chrome River donne à l'utilisateur la possibilité de partager une dépense entre plusieurs attributions. Cliquez sur + AJOUTER UNE ALLOCATION.

Deux champs d'allocation s'affichent, la première allocation indiquant 100 %.

Cliquez sur Rechercher une allocation pour ouvrir la même liste déroulante, puis faites défiler ou commencez à taper pour trouver l’allocation souhaitée.

Les dépenses sont partagées également par défaut. Vous pouvez changer manuellement les montants répartis en modifiant le pourcentage ou le montant figurant à côté de chaque attribution. Le pourcentage total s'affiche en gris au bas de l'écran; vous pouvez ainsi vérifier que le total des montants modifiés équivaut à 100 %.

• Cliquez sur AJOUTER UNE ALLOCATION pour inclure plus d’allocations pour la division.
• Cliquez sur FRACTIONNER À PARTS ÉGALES pour répartir la dépense également entre toutes les allocations.
• Cliquez sur EFFACER LE FRACTIONNEMENT pour annuler toutes les allocations sauf la première, à la dépense sera allouée à 100 %.
• Cliquez sur X à gauche pour supprimer une allocation.

Grouper des allocations

Si votre organisation a activé cette fonctionnalité et que vous utilisez fréquemment plus d'une allocation par dépense, vous pouvez créer des groupes d'allocations préréglés pour un usage ultérieur.

1. Une fois que vous avez ajouté toutes les allocations souhaitées à un rapport, cliquez simplement sur CRÉER UN PRÉRÉGLAGE pour enregistrer ce groupe avec un nom unique.

2. Lorsque vous avez inscrit un nom, cliquez sur CRÉER.

3. La prochaine fois que vous aurez besoin de ce groupe d’allocations pour un rapport, cliquez simplement sur bouton PRÉRÉGLAGES dans la section Allocation de l’écran Saisie des dépenses.

4. Trouvez le groupe souhaité dans la liste et cliquez pour l’ajouter au rapport.

5. Vous devrez confirmer que vous souhaitez remplacer les allocations existantes. Cliquez sur REMPLACER.

6. Le groupe d'allocations sélectionné s'affichera dans votre rapport.