Avertissements et violations relatifs à la conformité des dépenses

Les avertissements et les violations renforcent les règles d’affaires de votre organisation.

Avertissement

Un avertissement de conformité indique que des renseignements supplémentaires sont nécessaires pour que la dépense puisse être soumise pour approbation et traitement. Les avertissements de conformité sont susceptibles de se produire lors de la sauvegarde d’un élément ou d’une ligne d’élément, ou lorsqu’un rapport de dépenses en entier est soumis pour approbation.

Le numéro du règlement qui a déclenché l'avertissement ou la violation s'affiche en haut du message.

Vous pouvez y donner suite soit en modifiant les données (s'il y a erreur) ou en répondant à l'avertissement.

• Si une réponse est nécessaire, cliquez sur « Ajouter une réponse » dans la zone de réponse sous le message pour activer une zone de texte où vous pouvez inscrire votre réponse.
• Cliquez sur PUBLIER pour mettre à jour et fermer le message d’avertissement de conformité.

Répondre en masse aux avertissements de saisie détaillée des lignes d’élément d’hôtel

Si votre organisation a activé cette fonction, vous pouvez répondre en masse au même message d’avertissement sur plusieurs éléments de dépenses d’hôtel. Lorsque vous répondez au premier message d’avertissement, une fenêtre contextuelle vous donnera l’option de publier la même réponse pour tous les éléments de cette dépense d’hôtel ayant le même avertissement de conformité.

• Si vous sélectionnez APPLIQUER À TOUT, la réponse sera automatiquement appliquée à tous les autres éléments ayant le même avertissement.
• Si vous sélectionnez PUBLIER LA RÉPONSE, elle sera appliquée à cet élément seulement.

Vous devrez tout de même répondre à tout avertissement de conformité unique de façon individuelle.

Violation

Une violation de conformité indique que la dépense ne peut pas être soumise à des fins d’approbation et de paiement conformément aux politiques de l’entreprise définies dans le système. Une violation de conformité est susceptible de se produire lors de la sauvegarde d’une ligne d’élément ou lorsqu’un rapport de dépenses en entier est soumis pour approbation.

Si les données fournies comportent une erreur, le bouton ENVOYER sera désactivé. Vous devrez apporter toutes les modifications nécessaires avant de pouvoir envoyer la dépense.

Remarque : Remarque : consultez votre service des finances pour obtenir des directives sur la façon de gérer les violations de conformité.