Fusionner les transactions

Lorsqu’un courriel ou un reçu de déplacement transféré correspond à une transaction par carte de crédit ou d’autres données sur les déplacements déjà importées dans Emburse Enterprise, le système les fusionne automatiquement.

Qu’est-ce qui déclenche une fusion automatique?

Les critères de déclenchement d’une fusion automatique dépendent du type de dépense.

Dépenses non liées aux repas

La fusion s’exécute pour les dépenses autres que les frais de repas uniquement lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :

  • Les dates de transaction sont à moins de trois jours l’une de l’autre.
  • La devise utilisée est la même.
  • Le montant de la dépense est le même.
  • Le reçu comporte au moins une image.

Dépenses de repas

La fusion automatique s’exécute pour les dépenses de repas uniquement lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :

  • Les dates de transaction sont les mêmes.
  • La devise utilisée est la même.
  • Le montant de la dépense indiqué sur le reçu est compris dans une marge de 25 % par rapport au montant de la dépense figurant sur la carte de crédit.
  • Le reçu comporte au moins une image.
  • Les deux transactions comportent un type de dépense appartenant à la catégorie des frais de repas.

Une transaction de carte de crédit associée au type de dépense « Déjeuner » et une transaction de reçu associée au type de dépense « Dîner » sont tout de même fusionnées si tous les critères sont remplis.

Ces conditions s’appliquent, que les transactions se trouvent dans le portefeuille électronique ou qu’elles soient déjà incluses dans une ligne d’élément d’une note de frais à l’état d’ébauche.

Le système crée une ligne d’élément par dépense réelle. Lorsque plusieurs sources correspondantes sont trouvées, elles sont fusionnées dans cette même ligne d’élément plutôt que de créer des lignes d’élément distinctes. Si vous ajoutez ultérieurement des transactions ou des reçus correspondants, le système les fusionne dans la même ligne d’élément.

Si une transaction est fusionnée dans une ligne d’élément d’une ébauche de note de frais existante, elle n’apparaît plus comme élément distinct dans le portefeuille électronique ou la Galerie des reçus, puisqu’elle est déjà incluse dans cette ligne d’élément.

Vous pouvez également fusionner manuellement des transactions de tout type. Voir la section « Fusionner manuellement les transactions » ci-dessous.

Notifications de fusion automatique dans l’application

Si une transaction est fusionnée automatiquement dans le portefeuille électronique ou dans une ligne d’élément d’une ébauche de note de frais existante pendant que vous êtes connecté, l’application affiche une notification intégrée avec un lien permettant d’afficher l’élément fusionné.

Bannière de notification indiquant que des fusions automatiques ont eu lieu dans le portefeuille électronique, avec un bouton « Afficher les éléments fusionnés »

Si l’élément fusionné figure déjà dans une note de frais, la notification intégrée à l’application contient un lien permettant d’afficher la note de frais. 

Bannière de notification indiquant que des fusions automatiques ont eu lieu dans une note de frais, avec un bouton « Afficher la note de frais »

Si des fusions automatiques ont lieu pendant que vous êtes déconnecté, ces notifications s’affichent lorsque vous vous reconnectez. Jusqu’à trois notifications s’affichent dans la pile à la fois.

Notifications de fusion automatique par courriel

Vous pouvez également recevoir des notifications par courriel de résumé quotidien concernant les transactions fusionnées automatiquement.

Vous recevez un courriel récapitulatif quotidien lorsqu’il y a une activité de fusion automatique à signaler, y compris les fusions qui ont lieu dans le portefeuille électronique et dans les lignes d’éléments d’une ébauche de note de frais.

Courriel récapitulatif de l’activité de fusion automatique indiquant le nombre de fusions effectuées, avec un bouton « Se connecter pour consulter les modifications »

Afficher les transactions fusionnées

Dans l’onglet Tout du portefeuille électronique, utilisez le bouton à bascule situé dans le coin supérieur droit pour passer de l’affichage de toutes les transactions à l’affichage des transactions fusionnées.

Affichage des éléments fusionnés, avec un bouton bascule défini sur « Fusionnées » affichant une liste des entrées combinées de cartes de crédit et de reçus.

Le portefeuille électronique marque les transactions fusionnées automatiquement avec un indicateur distinct afin que les utilisateurs puissent savoir rapidement qu’une transaction a été fusionnée automatiquement par le système. 

Élément de dépense portant le libellé « Fusionné automatiquement », affichant un reçu de billet d’avion avec le montant et les renseignements de la compagnie aérienne

Le portefeuille électronique affiche également cet indicateur sur la ligne d’éléments d’un brouillon de rapport de dépenses, sauf si vous dissociez manuellement les transactions.

Élément de ligne d’élément portant le libellé « Fusionné automatiquement », affichant une dépense de dîner avec des montants correspondants et une coche de confirmation

Lorsque le système fusionne des transactions directement dans la ligne d’élément d’une ébauche de note de frais, l’indicateur « Fusionné automatiquement » indique que plusieurs sources ont été combinées.

Fusionner manuellement les transactions

Vous pouvez fusionner manuellement des transactions de n’importe quel type, montant ou date, sous réserve uniquement des restrictions suivantes :

  • Une transaction par carte de crédit ne peut jamais être fusionnée avec une autre transaction par carte de crédit.
  • Les notifications en temps réel peuvent uniquement être fusionnées avec des transactions par carte de crédit.
  • Un reçu d’hôtel téléchargé ou envoyé par courriel ne peut jamais être fusionné avec un autre reçu d’hôtel.
  • Les transactions de données de déplacement ou d’agence de voyages ne peuvent être fusionnées que si elles proviennent de fournisseurs de données différents.

1. Accédez au portefeuille électronique et cliquez sur « Tout » pour afficher toutes les transactions.

2. Déterminez quelles transactions vous souhaitez fusionner. Sélectionnez une transaction et glissez-la sur l’autre.
Liste du portefeuille électronique montrant les éléments de reçu et de carte de crédit harmonisés pour la fusion avec l’indicateur de poignée de déplacement

3. Le système nomme la transaction fusionnée [Élément principal] + [Élément secondaire] + [Élément tertiaire], en fonction des priorités suivantes :

Priorité Type de transaction Notes
1 Carte de crédit / Carte de paiement par le cabinet / Carte pour réunions / Carte de crédit internationale  
2 Compte personnel  
3 Agence de voyages / Données de voyage Si vous fusionnez des données d’une agence de voyages et des données de voyage, l’élément dont la date de création est la plus récente est l’élément principal.
4 Éléments hors ligne : Reçus envoyés par courriel / Images téléversées  
5 Préautorisation American Express®  

4. Le portefeuille électronique affiche la transaction fusionnée dans la section de l’élément principal (p. ex. carte de crédit, agence de voyages, hors ligne) ainsi que dans la section « Tout ». Le portefeuille électronique supprime les autres éléments fusionnés de leurs sections d’origine.

Portefeuille électronique filtré sur « Carte de crédit », affichant une transaction fusionnée portant le libellé « Carte de crédit + Reçu » avec le montant

5. Sélectionnez « Détails de la fusion » pour afficher tous les éléments de l’ensemble.

Transaction fusionnée développée affichant les éléments individuels sous « Détails de la fusion », y compris les entrées de carte de crédit et de reçus

L’ensemble fusionné utilise l’icône, la date et le montant de l’élément principal.

6. Sélectionnez le nom du fournisseur ou de la source pour afficher des détails supplémentaires pour chaque transaction de l’ensemble, y compris les images jointes.

Vue divisée montrant l’image du reçu aux côtés des détails de la transaction fusionnée, y compris le commerçant, le montant et les identifiants de fusion

7. Lors que vous ajoutez l’élément fusionné à la note de frais, la ligne d’élément est créée à partir des renseignements du premier élément (p. ex. description, nom du fournisseur, montant, devise, objectif commercial). Les détails de l’ensemble des transactions fusionnées s’affichent toutefois dans la section « Détails téléchargés » de la ligne d’élément.

Affichage du rapport de dépenses montrant les détails de la carte de crédit téléchargée et du reçu pour une transaction fusionnée, y compris les montants et les renseignements sur le commerçant

Défusionner manuellement les transactions

Vous pouvez défusionner une ou plusieurs transactions si le système a fusionné une transaction par erreur. 

Si la transaction fusionnée a déjà été ajoutée à une note de frais, supprimez-la de la note de frais afin qu’elle figure à nouveau dans le portefeuille électronique, à partir duquel elle pourra être défusionnée. Suivez ensuite les étapes ci-dessous pour la défusionner.

1. Trouvez la transaction fusionnée dans le portefeuille électronique et cliquez sur « Détails fusionnés » pour développer toutes les transactions qu’elle contient.

Élément du portefeuille électronique avec l’option « Détails fusionnés » en surbrillance pour une transaction par carte de crédit

2. Sélectionnez l’icône de lien brisé sur la transaction que vous souhaitez défusionner du groupe. Si le groupe contient plus de deux transactions, sélectionnez chacune des transactions visées pour la défusionner du groupe.

Transaction fusionnée développée montrant des éléments distincts de carte de crédit et de reçu avec l’option de les défusionner

Après avoir supprimé une transaction d’un ensemble fusionné, vous pouvez la fusionner dans un nouvel ensemble.

Transactions AmTrav

Les clients qui utilisent l’intégration AmTrav d’Emburse pour la fusion des données de reçus de voyage trouveront ces transactions dans la section « Hors ligne » du portefeuille électronique. Seuls les types de voyages suivants sont pris en charge, et seulement pour les États-Unis.

  • Aérien
  • Train
  • Frais de service
  • Hôtels prépayés

Pour plus de détails, consultez la base de connaissances AmTrav.

 

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