Fusionner les transactions

Lorsqu’un courriel ou un reçu de déplacement transféré duplique une transaction par carte de crédit ou d’autres données de déplacement déjà importées dans Chrome River, le système les fusionne automatiquement. Pour qu'une fusion puisse se produire automatiquement, les conditions suivantes doivent être observées :

1. Les types de dépenses correspondent.
2. Les dates sont à moins de deux jours l'une de l'autre.
3. Les montants ne s'écartent pas de plus de 25 % l'un de l'autre.

Toutefois, si cela s'avère nécessaire, vous pouvez fusionner manuellement des transactions de tout type, montant ou date, sous réserve des restrictions suivantes :

• Une transaction par carte de crédit ne peut jamais être fusionnée avec une autre transaction par carte de crédit.
• Les Notifications AMEX en temps réel peuvent uniquement être fusionnées avec des transactions par carte de crédit.
• Une note d’hôtel téléchargée ou envoyée par courriel ne peut jamais être fusionnée avec une autre note d’hôtel.
• Les transactions de données de déplacement ou d’agence de voyages ne peuvent être fusionnées que si elles proviennent de fournisseurs de données différents.

Voir les transactions fusionnées

Dans l’onglet TOUT du portefeuille électronique, utilisez le bouton à bascule situé dans le coin supérieur droit pour passer de l’affichage de toutes les transactions à celui des transactions fusionnées.

Fusionner manuellement les transactions

1. Accédez au portefeuille électronique et cliquez sur TOUT pour afficher toutes les transactions.

2. Déterminez les transactions que vous souhaitez fusionner. Choisissez une transaction et glissez-la sur l'autre.

3. La nouvelle transaction fusionnée sera nommée [premier élément] + [deuxième élément] + [troisième élément] et ainsi de suite, en fonction de la hiérarchie établie par le système.

Cliquez ici pour afficher la hiérarchie.

1. Carte de crédit / Carte de paiement par la firme / Carte pour réunions / Carte de crédit internationale
2. Compte personnel
3. Agence de voyages / Données de voyage (si vous fusionnez l’agence de voyage & les données de voyage, le premier élément sera celui dont la date de création est la plus récente)
4. Éléments hors ligne : reçus envoyés par courriel / Images téléversées / Données de l'application iOS
5. Préautorisation AMEX

Dans le portefeuille électronique, la transaction fusionnée apparaîtra dans la section du premier élément (p. ex. carte de crédit, agence de voyages, hors ligne), ainsi que dans la section TOUS. Les autres éléments de l'ensemble fusionné ne figureront plus dans leurs sections respectives du portefeuille électronique.

4. L'icône, la date et les détails du montant affichés sont ceux de l'élément principal de l'ensemble fusionné. Cliquez sur DÉTAILS FUSIONNÉS pour voir tous les éléments de l’ensemble.

5. Cliquez sur le nom du fournisseur ou de la source pour afficher des détails supplémentaires sur l’une des transactions de l’ensemble, y compris les images jointes.

6. Lors que vous glissez l'élément fusionné sur un rapport de dépenses, la ligne d'élément est créée à partir des renseignements du premier élément (p. ex. description, nom du fournisseur, montant, devise, objectif commercial). Les détails de l'ensemble des transactions fusionnées s'affichent toutefois dans la section Détails téléchargés de la ligne d'élément.

Défusionner les transactions

Vous pouvez défusionner une ou plusieurs transactions si une transaction de données de voyage a été fusionnée par erreur.

1. Trouvez la transaction fusionnée dans le portefeuille électronique et cliquez pour développer toutes les transactions qu’elle contient. Cliquez ensuite sur l’icône de lien cassé sur la transaction souhaitée pour la supprimer du groupe. Si le groupe contient plus de deux transactions, vous devrez cliquer sur chacune des transactions visées pour la séparer du groupe.

Une fois qu'une transaction a été retirée d'un ensemble fusionné, elle peut être fusionnée à un nouvel ensemble.

Transactions AmTrav

Les clients qui utilisent l’intégration AmTrav d’Emburse pour la fusion des données de reçus de voyages trouveront ces transactions dans la section Bureau du Portefeuille électronique. Seuls les types de voyages suivants sont pris en charge, et seulement pour les États-Unis.

• Aérien

• Train

• Frais de service

• Hôtels prépayés

Pour obtenir des renseignements complets, cliquez ici pour accéder à la Base de connaissances AmTrav.