Fusionner les transactions

Lorsqu’un e-mail ou un reçu de déplacement transféré correspond à une transaction par carte bancaire ou d’autres données de déplacement déjà importées dans Emburse Enterprise, le système les fusionne automatiquement dans le portefeuille électronique ou directement dans les postes d’un brouillon de rapport de dépenses.

Si un poste existe déjà et qu’un reçu correspondant est téléchargé ou qu’une transaction est importée ultérieurement, le système le fusionne avec le poste existant.

Qu’est-ce qui déclenche une fusion automatique ?

Pour qu’une fusion puisse se produire automatiquement, les conditions suivantes doivent être observées :

  1. Les types de dépenses correspondent.
  2. Les dates sont à moins de deux jours l’une de l’autre.
  3. Les montants ne s’écartent pas de plus de 25 % l’un de l’autre.

Ces conditions s’appliquent que les transactions soient dans le portefeuille électronique ou déjà incluses dans un poste d’un brouillon de rapport de dépenses.

Le système ne crée qu’un seul poste par transaction. Cela garantit que chaque dépense réellement effectuée s’affiche comme un seul poste, même si plusieurs sources fournissent des données correspondantes. Si d’autres reçus ou transactions correspondants sont ajoutés ultérieurement, ces derniers seront fusionnés dans un même poste.

Si la transaction est fusionnée dans un brouillon de poste existant, elle ne s’affichera plus comme un poste distinct dans le portefeuille électronique ou la galerie de reçus, car elle sera incluse dans le poste fusionné.

Si besoin, vous pouvez aussi fusionner manuellement tout type de transactions. Voir ci-dessous « Fusionner manuellement les transactions ».

Notifications de fusion automatique dans l’application

Si la transaction est fusionnée automatiquement dans le portefeuille électronique ou dans les postes d’un brouillon de rapport de dépenses alors que vous êtes connecté, une notification apparaîtra dans l’application avec un lien pour afficher le poste fusionné.

Bannière de notification indiquant que des fusions automatiques ont eu lieu dans le portefeuille électronique avec un bouton Afficher les éléments fusionnés

Si l’élément fusionné figure déjà dans un rapport, la notification dans l’application contient un lien pour afficher le rapport. 

Bannière de notification indiquant que des fusions automatiques ont eu lieu dans un rapport de dépenses avec un bouton Afficher le rapport

Si des fusions automatiques ont lieu pendant que vous êtes déconnecté, ces notifications apparaîtront une fois que vous vous serez reconnecté. Jusqu’à trois notifications s’affichent simultanément dans la pile.

Notifications par e-mail de fusion automatique

Des e-mails de notification récapitulatifs quotidiens peuvent également être envoyés pour les transactions fusionnées automatiquement.

Vous recevez un e-mail récapitulatif par jour en cas d’activité de fusion automatique à déclarer, y compris les fusions qui se produisent dans le portefeuille électronique et sur les postes du brouillon de rapport de dépenses.

E-mail récapitulatif des fusions automatiques affichant le nombre de fusions et un bouton de connexion pour vérifier les modifications

Voir les transactions fusionnées

Dans l’onglet Tout du portefeuille électronique, utilisez le bouton à bascule situé dans le coin supérieur droit pour passer de l’affichage de toutes les transactions à celui des transactions fusionnées.

Affichage des éléments fusionnés avec bouton bascule sur Fusionné affichant la liste des entrées combinées de carte de crédit et de reçu

Les transactions fusionnées automatiquement sont identifiées par un indicateur distinct dans le portefeuille électronique afin que les utilisateurs puissent rapidement savoir quand le système a fusionné automatiquement une transaction. 

Poste de dépense étiqueté Fusionné automatiquement faisant apparaître le reçu du billet d’avion avec le montant et les informations de la compagnie aérienne

Cet indicateur s’affiche également sur les postes associés du brouillon de rapport de dépenses, sauf si les transactions sont défusionnées manuellement.

Poste de dépense étiqueté Fusionné automatiquement faisant apparaître les frais de déjeuner avec les montants correspondants et la coche de confirmation

Lorsque les transactions sont fusionnées directement dans le poste d’un brouillon, l'indicateur Fusion automatique indique que plusieurs sources ont été combinées.

Fusionner manuellement les transactions

Si nécessaire, vous pouvez fusionner manuellement des transactions de tout type, montant ou date, sous réserve des restrictions suivantes :

  • Une transaction par carte de crédit ne peut jamais être fusionnée avec une autre transaction par carte de crédit.
  • Les notifications en temps réel peuvent uniquement être fusionnées avec des transactions par carte de crédit.
  • Une note d’hôtel chargée ou envoyée par e-mail ne peut jamais être fusionnée avec une autre note d’hôtel.
  • Les transactions de données de déplacement ou d’agence de voyages ne peuvent être fusionnées que si elles proviennent de fournisseurs de données différents.

1. Accédez au portefeuille électronique et cliquez sur Tout pour afficher toutes les transactions.

2. Déterminez les transactions que vous souhaitez fusionner. Sélectionnez une transaction et faites-la glisser sur l’autre.
Liste du portefeuille électronique faisant apparaître les éléments de reçu et de carte de crédit alignés pour la fusion avec l’icône Glisser

3. La nouvelle transaction fusionnée sera nommée [premier élément] + [deuxième élément] + [troisième élément] et ainsi de suite, en fonction de la hiérarchie établie par le système.

Cliquez ici pour afficher la hiérarchie.

  1. Carte de crédit / Carte de paiement de l’entreprise / Carte pour réunions / Carte de crédit internationale
  2. Compte personnel
  3. Agence de voyages / Données de voyage (si vous fusionnez l’agence de voyages et les données de voyage, le premier élément sera celui dont la date de création est la plus récente)
  4. Éléments hors ligne : reçus envoyés par e-mail / images chargées
  5. Préautorisation American Express®

4. Dans le portefeuille électronique, la transaction fusionnée apparaîtra dans la section principale du poste du portefeuille électronique (p. ex. carte de crédit, agence de voyages, hors ligne), ainsi que dans la section Tout. Les autres postes de l’ensemble fusionné n’apparaîtront plus dans leurs sections respectives du portefeuille électronique.

Le portefeuille électronique filtré sur carte de crédit faisant apparaître la transaction fusionnée étiquetée Carte de crédit + Reçu avec le montant

5. L’icône, la date et le montant affichés sont ceux de l’élément principal de l’ensemble fusionné. Cliquez sur Détails fusionnés pour voir tous les éléments de l’ensemble.

Transaction fusionnée développée faisant apparaître des éléments individuels sous Détails fusionnés, y compris les entrées de cartes de crédit et de reçus

6. Cliquez sur le nom du fournisseur ou de la source pour afficher des détails supplémentaires sur chacune des transactions de l’ensemble, y compris les images jointes.

Vue fractionnée montrant l’image du reçu avec les détails de la transaction fusionnée, y compris le commerçant, le montant et les identifiants de fusion

7. Si vous ajoutez l’élément fusionné à un rapport de dépenses, le poste de dépense sera créé à partir des renseignements du premier élément (p. ex. description, nom du fournisseur, montant, devise, objectif commercial). Les détails de chaque transaction fusionnée s’affichent toutefois dans la section Détails téléchargés du poste.

Vue du rapport de dépenses montrant les détails de la carte de crédit et du reçu téléchargés pour une transaction fusionnée avec les montants et les informations du commerçant

Défusionner manuellement des transactions

Vous pouvez défusionner une ou plusieurs transactions si une transaction a été fusionnée par erreur.

Si la transaction fusionnée a déjà été ajoutée à un rapport de dépenses, supprimez-la du rapport afin qu’elle réapparaisse dans le portefeuille électronique. Suivez ensuite les étapes ci-dessous pour la défusionner.

1. Trouvez la transaction fusionnée dans le portefeuille électronique et cliquez sur Détails fusionnés pour développer toutes les transactions qu’elle contient.

Élément du portefeuille électronique avec l’option Détails fusionnés en surbrillance pour une transaction par carte de crédit

2. Cliquez ensuite sur l’icône de lien cassé sur la transaction souhaitée pour la supprimer du groupe. Si le groupe contient plus de deux transactions, vous devrez sélectionner chaque transaction individuellement pour la supprimer du groupe.

Transaction fusionnée développée faisant apparaître des éléments de carte de crédit et de reçu séparés avec l’option de dissociation pour la défusionner

Une fois qu’une transaction a été retirée d’un ensemble fusionné, elle peut être fusionnée à un nouvel ensemble.

Transactions AmTrav

Les clients qui utilisent l’intégration AmTrav d’Emburse pour la fusion des données de reçus de voyages peuvent trouver ces transactions dans la section hors ligne du portefeuille électronique. Seuls les types de voyages suivants sont pris en charge, et seulement pour les États-Unis :

  • Aérien
  • Train
  • Frais de service
  • Hôtels prépayés

Pour en savoir plus, consultez la base de connaissances AmTrav.

 

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