Dépenses des invités

Certains éléments de dépenses, comme les repas ou les événements, offrent une option permettant de distinguer les participants appartenant à votre organisation de ceux qui n'en font pas partie. Si vous connaissez déjà la fonctionnalité Allocations, vous remarquerez que le sélecteur d'invités fonctionne de la même manière. Le sélecteur d'invités s'affiche au bas de l'écran d'entrée des dépenses. La personne à rembourser est automatiquement ajoutée comme invité, ce qui permet d'éviter la possibilité de l'inclure deux fois dans les calculs.

Invités internes

Les invités internes sont les utilisateurs de la fonctionnalité Chrome River EXPENSE de votre organisation. Chrome River identifie automatiquement les invités internes qui sont répertoriés dans la base de données InterAction et les ajoute automatiquement aux éléments de ligne. Ils se distinguent par un numéro CRM.

Pour ajouter des invités internes non-InterAction à un élément de ligne, cliquez sur le champ Invités pour ouvrir le volet Sélection des invités. Les invités récemment sélectionnés s'affichent en haut de l'écran. Dès que vous entrez les lettres d'un nom dans la barre de recherche, une liste de tous les invités s'affiche dans la partie inférieure de l'écran. Au besoin, utilisez la barre de défilement pour parcourir la liste. Cliquez ensuite sur le nom souhaité pour le sélectionner.

Invités externes

Les invités externes sont tous les autres types d'invités qui ne sont pas utilisateurs de Chrome River dans votre organisation. La recherche d'invités externes se fait de la même façon que la recherche d'invités internes décrite ci-dessus; les récents invités sont indiqués par une icône d'horloge.

Ajouter un nouvel invité

Si l’invité externe n’est pas dans le système, cliquez sur + AJOUTER DE NOUVEAUX INVITÉS EXTERNES. De nombreux champs s'afficheront, permettant d'ajouter les données de ce nouvel invité. Selon les politiques de votre entreprise, il se peut que vous ne puissiez pas cliquer sur AJOUTER tant que les informations n’ont pas été saisies dans chaque champ.

Supprimer un invité externe de l’historique

Vous pouvez supprimer des invités externes du menu déroulant du sélecteur d’invités afin de rationaliser et de raccourcir la liste des invités potentiels. Cliquez simplement sur l’icône de la corbeille à côté des noms des invités externes pour les supprimer de la liste.

Autres types d’invités

Selon la configuration de votre organisation, vous pouvez voir d’autres types d’invités dans le menu déroulant Sélecteur d’invités. Ceux-ci sont fournis par une intégration avec le système CRM de votre organisation et peuvent avoir des étiquettes différentes des exemples illustrés ci-dessous. Choisissez le type approprié pour accéder à la liste des contacts invités de votre organisation.

Chargeur d'invités

Pour les grands groupes d'invités, la fonctionnalité Chargeur d'invités de Chrome River permet aux utilisateurs de téléverser une liste d'invités directement sur le rapport plutôt que de devoir saisir manuellement les données de chaque invité. Remarquez que le fichier téléversé remplacera toutes les données des invités déjà présentes sur la dépense.

1. Créez un fichier .CSV comportant les noms des invités internes ainsi que les noms de tout invité externe, y compris leurs postes et entreprises.

• Pour les invités internes, vous n'aurez qu'à énumérer leurs noms de connexion Chrome River, ou l'adresse courriel principale indiquée à leur compte.
• En outre, vous pourrez spécifier un montant de dépense pour chaque invité. Si aucun montant n'est indiqué, le montant sur la ligne d'élément de dépense sera divisé équitablement entre les invités.
• N'insérez pas de virgules dans le fichier CSV; cela provoquerait une erreur de format de fichier.

Cliquez ici pour voir un exemple de fichier .CVS que vous pouvez personnaliser.

2. Cliquez sur le bouton TÉLÉVERSER LE FICHIER CSV dans la zone Invités de l’écran de saisie des dépenses et joignez le fichier .CSV.

3. Vous serez invité à confirmer que vous souhaitez annuler tout invité déjà ajouté au rapport. Cliquez sur TÉLÉVERSER.

4. Un message d'erreur vous avertira si le fichier est non valide, ou si des rangées particulières doivent être corrigées.

Allocation

Le système divise automatiquement le coût de façon égale entre les invités pour atteindre 100% du montant total attribué. Vous pouvez modifier manuellement les pourcentages par personne ou les montants individuels pour réattribuer certaines portions de la dépense. Le pourcentage total s'affiche en gris au bas de l'écran; vous pouvez ainsi vérifier que le total des montants modifiés équivaut à 100 %.

Il est même possible d’attribuer un montant de 0,00 à un ou plusieurs invités, à condition que les montants des autres s’élèvent à 100 % du total de cette dépense.

Créer une dépense d'invité à partir d'une invitation à une réunion

Vous pouvez importer automatiquement des invités lors de repas et de réunions d'affaires en invitant Chrome River comme participant dans une application de calendrier ICS comme Gmail ou Outlook. Une fois que les dépenses réelles seront entrées dans Chrome River, vous pourrez fusionner l'événement du calendrier avec la transaction par carte de crédit ou le reçu pour remplir automatiquement les données des invités. L'application pourra même faire la différence entre les invités internes et externes lors de la création de l'élément de dépense, et les détails des dépenses seront remplis automatiquement grâce au reçu ou à la transaction de carte de crédit.

1. Ajoutez Chrome River à la réunion du calendrier ICS en envoyant une invitation à la même adresse courriel que celle que vous utilisez pour envoyer des reçus. (Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Comment trouver l’adresse courriel.)

2. Pour consulter les dépenses créées automatiquement par l'invitation du calendrier, accédez à la section hors-ligne de Portefeuille électronique.

3. Après l'importation dans Chrome River de la transaction par carte de crédit ou du reçu de repas ou d'activité associé à cet événement, fusionnez les deux éléments et ajoutez-les à votre rapport de dépenses.

1. À partir de l’intérieur du rapport de dépenses, cliquez sur + pour ajouter des dépenses, puis cliquez sur TOUT pour afficher tous les éléments de votre portefeuille électronique ensemble.
2. Sélectionnez l’événement de calendrier et la transaction de reçu ou de carte de crédit correspondante, puis cliquez sur le bouton FUSIONNER.

4. Sélectionnez maintenant l’élément fusionné et cliquez sur le bouton + ou faites-le glisser pour l’ajouter au rapport de dépenses.

5. La ligne d'élément que vous avez créée s'ouvrira pour que vous puissiez la modifier. Pour consulter les données sur les invités qui ont importées depuis l'événement, rendez-vous à la section Invités. Le logiciel de Chrome River utilise les adresses électroniques des participants pour déterminer s'ils sont des invités internes ou externes au moment de les ajouter aux dépenses créées.

• Pour les invités externes, Chrome River tentera d'extraire le prénom, le nom de famille et le nom de l'entreprise, si les données étaient inscrites dans les métadonnées de l'événement.

Le montant de la ligne d'éléments est réparti équitablement entre tous les invités.

Dans la section Détails téléchargés, vous pouvez afficher plus de données extraites en cliquant sur la flèche sur l’événement de calendrier ou le reçu/la carte de crédit.

Lorsque vous avez rempli tous les champs requis, cliquez sur ENREGISTRER.