Dépenses des invités

Certains éléments de dépenses, comme les repas ou les événements, offrent une option permettant de distinguer les participants appartenant à votre organisation de ceux qui n’en font pas partie. Si vous connaissez déjà la fonctionnalité Allocations, vous remarquerez que le sélecteur d’invités fonctionne de la même manière. Le sélecteur d’invités s’affiche au bas de l’écran de saisie des dépenses. La personne à rembourser est automatiquement ajoutée comme invité, ce qui élimine le risque qu’elle soit comptée deux fois.

Invités internes

Les invités internes sont des utilisateurs d’Emburse Expense Enterprise au sein de votre organisation. Emburse Enterprise identifie automatiquement les invités internes répertoriés dans la base de données InterAction et les ajoute automatiquement aux lignes d’élément. Ils se distinguent par un numéro CRM.

Pour ajouter à une ligne d’élément des invités internes qui ne figurent pas dans InterAction, cliquez sur le champ Invités pour ouvrir le volet Sélection des invités. Les invités récemment sélectionnés s’affichent en haut de l’écran. Dès que vous entrez les lettres d’un nom dans la barre de recherche, une liste de tous les invités s’affiche dans la partie inférieure de l’écran. Au besoin, utilisez la barre de défilement pour parcourir la liste. Cliquez ensuite sur le nom souhaité pour le sélectionner.

Invités externes

Les invités externes sont tous les autres types d’invités qui ne sont pas utilisateurs d’Emburse Enterprise dans votre organisation. La recherche d’invités externes se fait de la même façon que la recherche d’invités internes décrite ci-dessus; les invités récents sont indiqués par une icône d’horloge.

Ajouter un nouvel invité

Si l’invité externe n’est pas dans le système, cliquez sur + AJOUTER DE NOUVEAUX INVITÉS EXTERNES. Plusieurs champs s’afficheront, permettant d’ajouter les données de ce nouvel invité. Selon les politiques de votre entreprise, il se peut que vous ne puissiez pas cliquer sur AJOUTER tant que les informations n’ont pas été saisies dans chaque champ.

Supprimer un invité externe de l’historique

Vous pouvez supprimer des invités externes du menu déroulant du sélecteur d’invités afin de rationaliser et de raccourcir la liste des invités potentiels. Cliquez simplement sur l’icône de la corbeille à côté des noms des invités externes pour les supprimer de la liste.

Autres types d’invités

Selon la configuration de votre organisation, vous pouvez voir d’autres types d’invités dans le menu déroulant Sélecteur d’invités. Ceux-ci sont fournis par une intégration avec le système CRM de votre organisation et peuvent avoir des étiquettes différentes des exemples illustrés ci-dessous. Choisissez le type approprié pour accéder à la liste des contacts invités de votre organisation.

Chargeur d’invités

Pour les grands groupes d’invités, la fonctionnalité Chargeur d’invités d’Emburse Enterprise permet aux utilisateurs de téléverser une liste d’invités directement sur le rapport plutôt que de devoir saisir manuellement les données de chaque invité. Remarquez que le fichier téléversé remplacera toutes les données des invités déjà présentes sur la dépense.

1. Créez un fichier .CSV comportant les noms des invités internes ainsi que les noms de tout invité externe, y compris leurs postes et entreprises.

• Pour les invités internes, vous n’aurez qu’à énumérer leurs noms de connexion Emburse Enterprise, ou l’adresse courriel principale indiquée à leur compte.
• Si vous le souhaitez, vous pouvez préciser un montant de dépense pour chaque invité. Si aucun montant n’est indiqué, le montant sur la ligne d’élément de dépense sera divisé également entre tous les invités.
• N’insérez pas de virgules dans le fichier CSV; cela provoquerait une erreur de format de fichier non valide.

Cliquez ici pour voir un exemple de fichier .CSV que vous pouvez personnaliser.

2. Cliquez sur le bouton TÉLÉVERSER LE FICHIER CSV dans la zone Invités de l’écran de saisie des dépenses et joignez le fichier .CSV.

3. Vous serez invité à confirmer que vous souhaitez remplacer tout invité déjà ajouté au rapport. Cliquez sur TÉLÉVERSER.

4. Un message d’erreur vous avertira si le fichier est non valide ou si des rangées particulières doivent être corrigées.

Allocation

Le système divise automatiquement le coût de façon égale entre les invités, de sorte que 100 % du montant total soit attribué. Vous pouvez modifier manuellement les pourcentages par personne ou les montants individuels pour réattribuer certaines portions de la dépense. Le pourcentage total s’affiche en gris au bas de l’écran; vous pouvez ainsi vérifier que le total des montants modifiés équivaut à 100 %.

Vous pouvez attribuer un montant de 0,00 à un ou plusieurs invités, à condition que les montants des autres invités s’élèvent à 100 % du total de cette dépense.

Créer une dépense d’invité à partir d’une invitation à une réunion

Vous pouvez importer les invités de repas et de réunions d’affaires en ajoutant Emburse Enterprise comme participant à une invitation de calendrier (.ics) dans des applications comme Gmail ou Outlook. Envoyez l’invitation à la même adresse courriel que celle que vous utilisez pour soumettre vos reçus. Voir Créer des éléments de dépenses par courriel pour savoir comment trouver cette adresse.

Lorsque la fusion automatique trouve une correspondance admissible entre l’événement de calendrier et un reçu de repas admissible, elle les associe dans le portefeuille électronique, que l’invitation de calendrier ou le reçu arrive en premier. Une transaction de carte d’entreprise correspondante peut ensuite être ajoutée au même élément fusionné. Voir Fusionner les reçus et les transactions par carte de crédit pour connaître les règles, les indicateurs et les notifications de fusion automatique. Lorsque le système ne fusionne pas automatiquement les éléments, suivez les étapes ci-dessous pour les fusionner manuellement.

Une fois l’élément fusionné ajouté à un rapport de dépenses, les données sur les invités provenant de l’événement de calendrier peuvent alimenter la section Invités. Les renseignements du reçu ou de la carte de crédit sont utilisés pour renseigner d’autres champs de dépense lorsque ces sources font partie de l’élément fusionné.

1. Ajoutez Emburse Enterprise à la réunion du calendrier en envoyant une invitation à la même adresse courriel que celle que vous utilisez pour soumettre vos reçus. (Consultez Créer des éléments de dépenses par courriel pour plus de renseignements.)

2. Une fois l’invitation traitée, la transaction de calendrier s’affiche dans la section Hors ligne du Portefeuille électronique tant qu’elle reste séparée du reçu.

Si la fusion automatique a déjà combiné l’événement de calendrier avec un reçu correspondant, sélectionnez Tout pour trouver l’élément combiné (par exemple, Reçu + Événement de calendrier).

3. Si l’événement de calendrier et le reçu ou la transaction par carte restent séparés, fusionnez-les manuellement :

1. Dans le rapport de dépenses, sélectionnez + pour ajouter des dépenses, puis sélectionnez Tout pour afficher ensemble tous les éléments de votre portefeuille électronique.
2. Sélectionnez l’événement de calendrier et la transaction de reçu ou de carte de crédit correspondante, puis sélectionnez Fusionner.

4. Sélectionnez l’élément fusionné, puis sélectionnez le bouton + ou faites-le glisser sur le rapport de dépenses pour l’y ajouter.

5. La ligne d’élément que vous avez créée s’affiche pour modification. Faites défiler la page jusqu’à la section Invités pour consulter les données sur les invités importées depuis l’événement de calendrier. Emburse Enterprise utilise les adresses courriel des autres participants pour déterminer s’il s’agit d’invités internes ou externes au moment de les ajouter à la dépense.

• Pour les invités externes, Emburse Enterprise tentera d’extraire le prénom, le nom de famille et le nom de l’entreprise, si les métadonnées de l’événement contiennent ces données

Le système répartit le montant de la ligne d’élément également entre tous les invités.

Dans la section Détails téléchargés, sélectionnez la flèche associée à Événement de calendrier ou à Reçu/Carte de crédit pour afficher davantage de données extraites.

Lorsque vous avez rempli tous les champs requis, cliquez sur Enregistrer.