Créer automatiquement des dépenses Folio Les clients d’Emburse Enterprise ont la possibilité d’ajouter Emburse Folio, un service alimenté par l’IA qui crée automatiquement des lignes d’éléments détaillées pour tous les éléments de folio d’hôtel et de voiture sans avoir besoin d’un flux de données spécial ou d’une carte de crédit d’entreprise. Fonctionnement Transférez simplement un reçu envoyé par courriel par un commerçant ou importez-le dans la Galerie des reçus, et Emburse Folio crée automatiquement une dépense d’hôtel ou de location de voiture dans Emburse Enterprise, avec le détail des dépenses, notamment les frais de chambre, de stationnement et d’accès à Internet, ce qui fait économiser du temps tout en éliminant le risque d’erreurs de saisie de données. Pendant ce processus, vous verrez brièvement une lueur violette apparaître pendant la création des lignes d’éléments, indiquant que l’IA d’Emburse est en cours de traitement en arrière-plan. Cette lueur confirme que le système traite et organise les détails de la facture pour vous. Grâce à l’IA, Emburse Folio s’adapte à l’échelle mondiale en prenant en charge différents modèles, langues et types de fichiers, y compris les reçus sous forme d’image et les fichiers PDF. Si vous modifiez par la suite manuellement une valeur renseignée à l’aide de l’IA, l’icône en forme d’étincelle disparaît. Ces indicateurs visuels vous permettent de repérer rapidement les renseignements qui ont été extraits automatiquement du reçu. Champs UDA remplis automatiquement Votre organisation peut associer les données ROC alimentées par l’IA à des champs définis par l’utilisateur (UDA) dans le formulaire de ligne d’éléments. Une fois la mise en correspondance effectuée, Emburse Enterprise peut automatiquement renseigner les valeurs de l’UDA sélectionnées à partir des données prises en charge provenant des reçus, des factures d’hôtel, des billets d’avion, des repas et des locations de voiture. Les champs qui ne sont pas mis en correspondance sont ignorés. Nom UDA Description Type de dépense d’origine merchantCity La ville où le commerçant ou le fournisseur est situé. Générique merchantCountry Le pays où se trouve le commerçant ou le fournisseur. Générique merchantState L’État, la province ou la région où le commerçant ou le fournisseur est situé. Générique emplacement Un emplacement de commerçant formaté combinant la ville et le pays, et incluant le code de l’État ou de la province lorsqu’il est disponible. Générique tipAmount Le montant de la gratuité ou du pourboire inclus sur le reçu. Générique vatRegistrationNumber Le numéro d’identification TVA/TPS/TVH ou d’enregistrement fiscal du commerçant figurant sur le reçu ou la facture. Générique merchantPostalCode Le code postal de l’adresse du commerçant. Générique merchantAddress L’adresse municipale du commerçant ou du vendeur. Générique invoiceNumber Le numéro de reçu, de facture ou de référence de transaction. Générique alcoholAmt (disponible avec Emburse Assurance seulement) La partie de la dépense totale liée aux boissons alcoolisées. Repas hotelCheckInDate La date d’arrivée à l’hôtel indiquée sur la réservation ou le reçu. Hôtel hotelCheckOutDate La date de départ de l’hôtel indiquée sur la réservation ou le reçu. Hôtel hotelConfirmationNumber Le numéro de réservation ou de confirmation de l’hôtel. Hôtel airDepartDate La date de départ pour le vol ou la réservation de la compagnie aérienne. Aérien airReturnDate La date de retour pour le vol ou la réservation de la compagnie aérienne. Aérien airClass La classe de voyage du vol, comme Économique, Affaires ou Première classe. Aérien Compagnie aérienne Le transporteur aérien associé au billet ou à l’itinéraire. Aérien airPassengerName Le nom du passager indiqué sur le billet d’avion ou l’itinéraire. Aérien airTicketNum Le numéro de billet d’avion associé à la réservation. Aérien pnr Le dossier passager (PNR) ou le code de référence de réservation de la compagnie aérienne. Aérien carRentalDate La date de prise en charge du véhicule de location. Location de voiture carReturnDate La date de retour ou de restitution du véhicule de location. Location de voiture carAgency Le nom de l’entreprise ou de l’agence de location de voiture. Location de voiture carClass La catégorie ou la classe du véhicule de location (par exemple : Compacte, Économique, Luxueuse). Location de voiture carNumDays Le nombre total de jours de location calculé entre les dates de prise en charge et de retour. Location de voiture Transférer un reçu de folio Lorsque vous recevez un reçu PDF, sous forme d’image ou en HTML d’un hôtel après votre séjour, il vous suffit de le transférer à l’adresse courriel attribuée à votre organisation. (Pour plus de détails, consultez l’article Comment trouver l’adresse courriel dans leCréer des éléments de dépense par courriel.) Les reçus peuvent être en format texte ou sous forme d’image. Ajouter le montant et le code de devise dans la ligne d’objet permettra de simplifier le suivi du reçu. Si le folio est un PDF, supprimez tout le texte transféré apparaissant dans le corps du courriel. Si votre compte courriel comporte une signature, supprimez-la du corps du courriel. Téléverser un reçu de folio Vous pouvez également téléverser le reçu d’un hôtel ou d’un service de location de voiture dans Emburse Enterprise par l’intermédiaire de la Galerie des reçus pour générer les détails automatiquement. Consultez l’article Créer des dépenses par l’intermédiaire de la Galerie des reçus pour plus de détails. Afficher un reçu de folio dans Emburse Enterprise Une fois le reçu téléversé, vous le trouverez dans la section Hors ligne du portefeuille électronique, nommé « Reçu de folio ». Vous pourrez utiliser le reçu de folio immédiatement, même s’il demeure à l’état de traitement, pour en saisir les détails manuellement. Cependant, les saisies détaillées seront créées automatiquement pour vous si vous attendez que le folio ait été traité. Cliquez sur la flèche située à côté de l’icône des carrés empilés pour voir les détails du folio capturé. Si vous voyez le triangle plutôt que l’icône des carrés empilés, c’est que les saisies détaillées sont toujours en cours de traitement. Ajouter une transaction folio à une dépense 1. Créez un nouveau rapport de dépenses et cliquez sur le bouton + pour ajouter des éléments de ligne. 2. Trouvez le reçu du folio de l’hôtel souhaité dans le portefeuille électronique, cochez sa case et cliquez sur AJOUTER. 3. Remplissez les détails des dépenses nécessaires et cliquez sur DÉTAILLER. 4. Dans le volet d’énumération, cliquez simplement sur TERMINÉ. 5. La totalité des ventilations du folio d’hôtel que vous avez transmis a été ajoutée automatiquement au rapport. Consolider les dépenses FOLIO par type de dépenses Si votre organisation a activé la consolidation, les transactions de certains types de dépenses seront combinées afin de réduire le nombre de ventilations par ligne qui apparaissent. Par exemple, une facture d’hôtel type pour un séjour de trois jours peut indiquer trois frais de chambre, trois frais de taxes sur la chambre et trois dîners. Lorsque la consolidation est active, vous ne verrez qu’un seul frais de chambre combiné, un seul frais de taxes sur la chambre combiné et un seul frais de dîner combiné, au lieu de neuf ventilations. Votre organisation peut également choisir de laisser certains types de dépenses non consolidés. Veuillez noter que les ventilations de paiement, de dépôt, de crédit et d’avance de fonds ne seront pas consolidées, mais n’empêcheront pas les ventilations admissibles sur le même reçu d’être consolidées. Toutefois, les reçus contenant des taxes de TVA seront totalement exclus de la consolidation, même si d’autres ventilations admissibles figurent sur le reçu. Cet article vous a-t-il été utile ? Oui Non