Créer automatiquement des dépenses Folio

Les clients d’Emburse Enterprise ont la possibilité d’ajouter Emburse Folio, un service qui crée automatiquement des postes de dépenses pour tous les éléments folio d’hôtel et de voiture sans avoir besoin d’un flux de données spécial ou d’une carte bancaire d’entreprise.

Les utilisateurs transfèrent simplement le reçu PDF ou HTML au format texte envoyé par courriel par le commerçant ou le téléversent via la galerie de reçus, et Emburse Folio crée automatiquement une dépense d’hôtel dans Emburse Enterprise (contenant des dépenses détaillées telles que les frais de chambre, le stationnement et les frais Internet), ce qui permet de gagner du temps et d’éliminer le risque d’erreurs de saisie des données. Emburse Folio convient à tous les hôtels et à toutes les sociétés de location de voiture qui génèrent un reçu au format texte, dans toutes les devises mondiales et dans plusieurs langues.

Transfert des reçus dans Folio

Lorsque vous recevez un reçu PDF ou HTML textuel d’un hôtel après votre séjour, il vous suffit de l’envoyer à l’adresse courriel attribuée à votre organisation. (Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Comment trouver l’adresse courriel.)

• Les documents en format PDF doivent contenir du texte; les PDF contenant seulement des images seront refusés.
• Ajouter le montant et le code de devise dans la ligne d’objet permettra de simplifier le suivi du reçu.
• Si le folio est un PDF, supprimez tout le texte transféré apparaissant dans le corps du courriel.
• Si votre compte courriel comporte une signature, supprimez-la du corps du courriel.

Téléversement des reçus dans Folio

Vous pouvez également téléverser le reçu PDF au format texte d’un hôtel ou d’une société de location de voiture dans Emburse Enterprise via la galerie de reçus pour une lecture automatique des éléments. Voir Galerie de reçus pour plus de détails.

Afficher un reçu Folio dans Emburse Enterprise

Une fois le reçu téléversé, vous le trouverez dans la section Hors ligne du portefeuille électronique, nommé « Reçu folio ».

• Veuillez noter que de 1 à 24 heures sont nécessaires pour que la ROC (reconnaissance optique de caractères) traite le reçu. Vous verrez un indicateur « Saisie détaillée en cours » jusqu’à ce que ce soit terminé.

• Vous pourrez tout de même utiliser le folio immédiatement, même s’il demeure à l’état de traitement, pour en saisir les détails manuellement. Cependant, les saisies détaillées seront créées automatiquement pour vous si vous attendez que le folio ait été traité.

• Cliquez sur le triangle à côté de l’icône des carrés empilés pour voir les détails du folio capturé.

• Bien que les informations d’en-tête soient traitées très rapidement, un délai peut être nécessaire avant que les saisies détaillées s’affichent dans Emburse Enterprise. Si vous voyez le triangle plutôt que l’icône des carrés empilés, c’est que les saisies détaillées sont toujours en cours de traitement.

Ajouter une transaction Folio à une dépense

1. Créez un nouveau rapport de dépenses et cliquez sur le bouton + pour ajouter des éléments de ligne.

2. Trouvez le reçu Folio de l’hôtel souhaité dans le portefeuille électronique, cochez sa case, puis cliquez sur AJOUTER.

3. Remplissez les détails des dépenses nécessaires et cliquez sur DÉTAILLER.

4. Dans le volet d’énumération, cliquez simplement sur TERMINÉ.

5. La totalité des détails saisis à partir du folio d’hôtel que vous avez transféré a été ajoutée au rapport.

Consolider les dépenses FOLIO par type de dépenses

Si votre organisation a activé la consolidation, les transactions de certains types de dépenses seront combinées afin de réduire le nombre de lignes d’élément individuelles qui apparaissent.

Par exemple, une facture d’hôtel type pour un séjour de trois jours peut indiquer le prix de trois chambres, la taxe de séjour et trois dîners.

Lorsque la consolidation est active, vous ne verrez qu’un seul tarif combiné pour la chambre, un seul tarif combiné pour la taxe sur la chambre et un seul tarif combiné pour le dîner, au lieu de neuf éléments.

Votre organisation peut également choisir de laisser certains types de dépenses non consolidés.

Veuillez noter que les justificatifs de paiement, de dépôt, de crédit et d’avance de fonds ne seront pas consolidés, mais n’empêcheront pas les justificatifs admissibles sur le même reçu d’être consolidés. Toutefois, les reçus contenant des charges de TVA seront totalement exclus de la consolidation, même si d’autres justificatifs admissibles figurent sur le reçu.