Créer automatiquement des dépenses Folio

Les clients d’Emburse Enterprise ont la possibilité d’ajouter Emburse Folio, un service qui crée automatiquement des postes de dépenses pour tous les éléments folio d’hôtel et de voiture sans avoir besoin d’un flux de données spécial ou d’une carte bancaire d’entreprise.

Fonctionnement

Transférez simplement le reçu envoyé par le commerçant ou téléversez-le via la galerie de reçus. Emburse Folio créera automatiquement une dépense d’hôtel ou de location de voiture dans Emburse Enterprise (contenant le détail des dépenses tel que les frais de chambre, le stationnement et les frais Internet), ce qui vous permet de gagner du temps et d’éliminer le risque d’erreurs de saisie des données.

Au cours de ce processus, vous verrez une brève lueur violette au moment de la création des postes, indiquant l’activité d’Emburse AI en arrière-plan. Cette lueur confirme que le système traite et organise les détails du folio pour vous.

Grâce à l’IA, Emburse Folio s’adapte à l’échelle mondiale, en gérant différents modèles, langues et types de fichiers, y compris les reçus basés sur des images et les PDF.

Transfert des reçus dans Folio

Lorsque vous recevez un reçu PDF ou HTML textuel d’un hôtel après votre séjour, il vous suffit de l’envoyer à l’adresse e-mail attribuée à votre organisation. (Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Comment trouver l’adresse e-mail dans l’article Créer des postes de note de frais via e-mail.)

• Les reçus peuvent être sous forme de texte ou d’image.
• Ajouter le montant et le code de devise dans la ligne d’objet permettra de simplifier le suivi du reçu.
• Si le folio est un PDF, supprimez tout le texte transféré apparaissant dans le corps de l’e-mail.
• Si votre compte e-mail comporte une signature, supprimez-la du corps de l’e-mail.

Téléversement des reçus dans Folio

Vous pouvez également téléverser le reçu d’un hôtel ou d’une société de location de voiture dans Emburse Enterprise via la galerie de reçus pour une lecture automatique des éléments. Voir Galerie de reçus pour plus de détails.

Afficher un reçu Folio dans Emburse Enterprise

Une fois le reçu téléversé, vous le trouverez dans la section Hors ligne du portefeuille électronique, nommé « Reçu folio ».

• Vous pourrez tout de même utiliser le folio immédiatement, même s’il demeure à l’état de traitement, pour en saisir les détails manuellement. Cependant, les saisies détaillées seront créées automatiquement pour vous si vous attendez que le folio ait été traité.

• Cliquez sur le triangle à côté de l’icône des carrés empilés pour voir les détails du folio capturé.

• Si vous voyez le triangle plutôt que l’icône des carrés empilés, c’est que les saisies détaillées sont toujours en cours de traitement.

Ajouter une transaction Folio à une dépense

1. Créez un nouveau rapport de dépenses et cliquez sur le bouton + pour ajouter des postes.

2. Recherchez le reçu Folio de l’hôtel souhaité dans le portefeuille électronique, cochez la case, puis cliquez sur AJOUTER.

3. Remplissez les détails des dépenses nécessaires et cliquez sur DÉTAILLER.

4. Dans le volet d’énumération, cliquez simplement sur TERMINÉ.

5. L’ensemble des postes saisis à partir du folio d’hôtel que vous avez transféré a été automatiquement ajoutée au rapport.

Consolider les dépenses FOLIO par type de dépenses

Si votre organisation a activé la consolidation, les transactions de certains types de dépenses seront combinées afin de réduire le nombre de postes individuels qui apparaissent.

Par exemple, une facture d’hôtel type pour un séjour de trois jours peut indiquer trois fois le prix de la chambre, la taxe de séjour et trois déjeuners.

Lorsque la consolidation est active, vous ne verrez qu’un seul tarif combiné pour la chambre, un seul tarif combiné pour la taxe sur la chambre et un seul tarif combiné pour le déjeuner, plutôt que neuf postes.

Votre organisation peut également choisir de laisser certains types de dépenses non consolidés.

Attention : les justificatifs de paiement, d’acompte, de crédit et d’avance de fonds ne seront pas consolidés mais n’empêcheront pas les postes éligibles sur le même reçu d’être consolidés. Toutefois, les reçus contenant des charges de TVA seront totalement exclus de la consolidation, même si d’autres postes éligibles figurent sur le reçu.