Ajouter des dépenses d’hôtel à un rapport

En plus des frais de la chambre, les factures d'hôtel incluent habituellement les frais de repas et autres dépenses liées à votre séjour. L'écran d'entrée des dépenses d'hôtel vous permet de détailler ces frais, ce qui facilite et accélère le processus d'enregistrement des montants.

Si les dépenses ne peuvent être détaillées immédiatement, vous pouvez remplir l'en-tête et sauvegarder le poste pour le détailler plus tard.

Si la dépense n'est pas attribuée, un message de violation peut s'afficher à l'écran de prévisualisation de la ligne d'élément. Vous aurez toutefois la possibilité de l'ajouter ultérieurement plutôt que de devoir la saisir pour créer la ligne d'élément.

Détailler les dépenses

Lorsque vous êtes prêt à détailler la dépense sur la facture, cliquez sur MODIFIER.

Saisissez le montant total de la facture d’hôtel et cliquez sur DÉTAILLER.

Les types de dépenses hôtelières qui s'affichent à l'écran Ajouter l'énumération varient selon les politiques de votre organisation. Le montant total de la facture figure en noir dans le coin supérieur droit de l'écran. Le montant restant à détailler est inscrit en rouge.

Cliquez sur la tuile souhaitée pour ajouter une dépense. Pour ajouter le coût de la chambre d’hôtel, cliquez sur HÉBERGEMENT.

L'écran d'entrée des dépenses détaillées d'hôtel est similaire à celui des autres types de dépenses, sauf qu'un cumul de l'attribution des dépenses d'hôtel y est affiché en haut.

Dépenses personnelles

La tuile Dépenses personnelles est utilisée pour les montants non remboursables. Ajoutez simplement une dépense personnelle à votre article de ligne d’hôtel comme vous le feriez pour toute autre dépense d’hôtel.

Lorsque vous sauvegardez les dépenses d'hôtel, le total Restant en rouge se met à jour, indiquant le montant de la facture qui reste à attribuer. Une fois la dépense entière allouée, le montant restant passe au gris.

Vous pouvez supprimer des dépenses d'hôtel précises, y compris les dépenses d'hébergement, sans supprimer les dépenses d'hôtel apparentées dans le rapport. Pour supprimer toutes les dépenses d’hôtel, sélectionnez la dépense d’hôtel parent dans la grille, cliquez sur le menu à trois points, puis cliquez sur SUPPRIMER.

Ventilation des dépenses d'hôtel récurrentes

Cliquez sur la tuile RÉCURRENT sur l’écran Ajouter l’énumération si votre facture d’hôtel est détaillée par coût quotidien plutôt que par total pour chaque catégorie.

Ceci vous permettra d'entrer facilement les coûts récurrents tels que le stationnement et l'hébergement une seule fois pour ensuite sélectionner le nombre de nuits et obtenir automatiquement le total des frais. Les types de dépenses courantes qui s'affichent dans cet écran relèvent du choix de votre organisation.

Lorsque vous aurez terminé d’inscrire toutes les dépenses d’hôtel, touchez DONE (TERMINÉ).

Fonctionnalité de retour de dépenses d'hôtel

Cette fonction permet aux utilisateurs de détailler les dépenses d'hôtel qui ont été retournées par un approbateur.

1. Lorsqu'un approbateur retourne une dépense d'hôtel, cette dernière figure dans Rapports de dépenses renvoyés.

2. Cliquez sur OUVRIR pour détailler à nouveau les dépenses de l’hôtel ou ajouter d’autres dépenses.

3. Les lignes d'élément retournées seront surlignées en jaune. Sélectionnez l’élément de ligne souhaité et cliquez sur MODIFIER.

4. Lorsque vous avez terminé de modifier l’élément de ligne, cliquez sur ENREGISTRER.

5. Si le montant total de vos éléments n’est plus égal au montant total de la dépense d’hôtel, cliquez sur DÉTAILLER pour ajouter de nouveaux éléments ou réaffecter les montants d’articles existants afin d’atteindre le montant total correct.

6. Lorsque la dépense de l’hôtel est entièrement détaillée, cliquez sur ENVOYER.