Dépenses d’indemnité journalière allemande

Les dépenses d’indemnités journalières pour les organisations qui font des affaires en Allemagne sont calculées différemment des dépenses d’indemnités journalières pour les autres pays. L’Assistant d’indemnité journalière pour l’Allemagne est conçu pour reconnaître automatiquement des voyages continus comprenant plusieurs destinations afin que les utilisateurs reçoivent leurs montants de remboursement d’indemnité journalière en totalité, et ce, pour les journées où ils se déplacent à un emplacement différent, au lieu de réduire les montants de remboursement reçus pour les premier et dernier jours de voyage. L’assistant permet également de gérer facilement des situations telles que le passage des frontières, les nuitées et le travail dans plusieurs endroits au cours d’une même journée.

Assistant Par jour

1. Sur l’écran Ajouter des dépenses, sélectionnez Créer une nouvelle.

2. Sélectionnez l’Assistant d’indemnités journalières dans la mosaïque.

Si vous avez déjà créé des entrées d’indemnités journalières pour des voyages précédents sur le même rapport de dépenses, vous pourrez les prévisualiser dans l’Assistant Par jour.

3. Saisissez la Date de début et la Date de fin du voyage, y compris les heures exactes de début et de fin. 

• Pour les voyages comportant plusieurs segments, saisissez les dates de début et de fin d’un segment à la fois. 
• Le nombre de jours de votre voyage / segment sera automatiquement calculé dans la case Jours. 
• La case à cocher Séjour avec nuitées apparaîtra pour tout voyage ou segment qui s’étend sur deux jours ou plus.

4. Indiquez l’activité commerciale (raison) de votre voyage. Selon les règles de votre organisation, la Description du voyage peut être facultative.

5. Saisissez l’adresse exacte du lieu de travail où vous vous êtes rendu. Vous pouvez la rechercher dans le menu déroulant du sélecteur des lieux de l’une des deux façons suivantes :

• Commencez à taper l’adresse complète et sélectionnez la bonne parmi les suggestions.
• Commencez à taper le nom du lieu ou de l’institution (par exemple, l’aéroport de LAX ou Disneyland) et sélectionnez la bonne parmi les suggestions.

Confirmez le lieu de travail

Si vous saisissez la même adresse de lieu de travail que celle utilisée dans une dépense précédente d’indemnités journalières allemandes, et que les coordonnées géographiques ont changé, l’assistant d’indemnités journalières pourra vous demander de confirmer s’il s’agit du même lieu de travail.

• Oui : l’emplacement correspond au même lieu de travail.
• Non : L’emplacement est un autre lieu de travail.

Votre sélection détermine si la Règle des trois mois s’applique à l’emplacement. Le système enregistre votre sélection avec la ligne d’indemnités journalières et l’affiche aux approbateurs pendant l’examen.

Si la note de frais est renvoyée, vous pouvez mettre à jour votre sélection avant de la soumettre à nouveau.

Vous n’aurez plus à confirmer la même adresse, sauf en cas de changement des coordonnées géographiques.

Selon l’endroit que vous choisissez, la liste Taux de l’emplacement peut être générée automatiquement, ou vous pouvez être amené à sélectionner le bon emplacement dans la liste déroulante.

6. Indiquez l’Allocation qui s’appliquera à toutes les entrées créées avec ces informations.

7. Sélectionnez Ajouter pour générer un aperçu pour voir l’entrée que vous avez créée dans l’écran Aperçu des taux journaliers.

Ceci ne sauvegarde pas votre entrée comme une ligne d’élément individuelle. Vous devez sélectionner Appliquer dans l’écran Aperçu des taux journaliers pour sauvegarder les entrées comme postes individuels.

Aperçu des taux journaliers

Vous trouverez ici les dates, heures et lieux de chaque entrée.

• Supprimer : sélectionnez l’icône de la poubelle pour supprimer une entrée.
• Modifier : sélectionnez l’icône du crayon pour modifier une entrée.
• Franchises :sélectionnez la flèche à gauche de la date pour désélectionner les postes d’indemnité journalière pour lesquels vous ne devez pas être remboursé. Par exemple, si vous n’avez pas utilisé votre indemnité journalière pour payer votre déjeuner parce qu’il était fourni par le congrès auquel vous assistiez, décocher la case « Déjeuner » déduira de votre remboursement le montant alloué par votre entreprise pour le déjeuner.
• Effacer tout : si vous devez apporter une modification qui affecte toutes les entrées, sélectionnez Effacer tout pour supprimer toutes les entrées et recommencer dans l’Assistant des indemnités journalières.

Lorsque vous êtes satisfait des entrées que vous avez créées, sélectionnez Appliquer pour les enregistrer dans le rapport de dépenses en tant que postes individuels.

Modifier des postes d’indemnité journalière

Une fois que vous avez créé et enregistré une entrée en tant que poste, la seule façon de le modifier est de revenir à l’Assistant des indemnités journalières. Sélectionnez le poste puis Afficher dans l’assistant de l’aperçu.

Une fois que vous êtes dans l’Assistant d’indemnités journalières, vous pouvez supprimer ou modifier des postes individuels. Attention : dans certains cas, vous ne pouvez pas supprimer ou modifier une entrée car cela affecterait la logique de toutes les autres entrées. Dans ce cas, vous devez sélectionner Effacer tout(es) les entrées et recommencer.

Séjour avec nuitées

La case à cocher Séjour avec nuitées est utilisée pour les voyages de deux jours ou plus au tarif d’indemnités journalières allemand afin de créer une entrée continue. La case est cochée par défaut lorsque vous créez une saisie sur plusieurs jours.

En décochant la case Séjour avec nuitées, vous pouvez documenter les voyages qui n’impliquent pas de nuitée en créant des entrées individuelles pour chaque jour, plutôt qu’un groupe d’entrées continues.

• Par exemple, si vous vous rendez dans un autre lieu pour travailler mais que vous rentrez chez vous chaque jour pour dormir, vous devez décocher la case « Séjour avec nuitées » lors de la création de votre indemnité journalière.

Case Séjour avec nuitées cochée

Case Séjour avec nuitées non cochée

En décochant la case Séjour avec nuitées, vous pouvez également fusionner un voyage de deux jours sans nuitée en un seul jour ou supprimer un jour si le voyage dure plus de deux jours. Ce type de voyage sera seulement créé si l’heure de début de la première journée est après 16 h et que l’heure de fin de la dernière journée est avant 8 h. Si le nombre d’heures total d’une journée est inférieur à huit heures, un montant de 0,00  sera calculé. Sinon, un taux d’une demi-journée sera calculé.

Pour les voyages de plusieurs jours sans nuitée, dont la partie avant minuit est plus longue que la partie après minuit, le dernier jour du voyage sera rejeté.

• Par exemple, si vous avez travaillé de 17 heures à 4 heures chaque jour de votre voyage, le premier jour de votre voyage (où vous avez travaillé de 17 heures à 23 heures 59) sera compté, mais le dernier jour (où vous avez travaillé de minuit à 4 heures) sera rejeté.

À l’inverse, si la partie de vos heures de travail après minuit est plus longue que la partie avant minuit, le premier jour du voyage sera rejeté.

Plusieurs lieux en une seule journée

L’assistant d’indemnités journalières allemandes vous permet de saisir plusieurs lieux de travail pour une seule journée, mais vous ne serez remboursé qu’au taux de l’entrée la plus longue pour cette journée. Cependant, tous les lieux s’afficheront dans l’aperçu pour référence, avec un taux de 0,00 pour toutes les entrées précédentes.

Passage des frontières

La section Passage des frontières de l’Assistant d’indemnités journalières sera activée lorsque les trois conditions suivantes seront remplies :

• Le voyage dure deux jours ou plus.
• La case Séjour avec nuitées est cochée.
• Le voyage se fait dans un pays autre que l’Allemagne.

Vous devrez indiquer la date locale à laquelle vous êtes arrivé à votre destination et la date locale à laquelle vous avez quitté la destination.

Veuillez noter que les entrées de passage de frontière ne peuvent être créées qu’en tant que nouvelles entrées. Si vous avez initialement créé un autre type d’entrée par accident, vous devrez sélectionner Effacer tout et recommencer une nouvelle entrée afin de sélectionner le passage d’une frontière.

1. Sélectionnez la date à laquelle vous êtes arrivé à votre destination (c’est-à-dire l’adresse que vous avez saisie dans le champ Lieu).

• Par exemple, si votre voyage d’affaires vous a amené aux États-Unis via le Canada sur plusieurs jours, sélectionnez le jour de votre arrivée aux États-Unis.

2. Si vous choisissez une option autre que Même jour, vous devrez choisir votre mode de transport.

3. Si vous n’avez pris que l’avion jusqu’à votre destination finale (y compris les éventuelles escales), sélectionnez Avion uniquement. Si vous avez utilisé plusieurs modes de transport (par exemple, vous êtes descendu de l’avion dans une ville et vous êtes ensuite allé en voiture dans une autre ville comme destination finale), sélectionnez Autre. Vous devrez ensuite saisir le nom du dernier pays où vous vous trouviez à 23 h 59 la veille de votre arrivée à votre destination finale.

Exemples

• Si vous avez atterri à Toronto, au Canada, à 17 h 59 le 19 août et êtes arrivé à Buffalo, dans l’État de New York, en voiture à 20 h 15 le 19 août, le dernier pays dans lequel vous vous trouviez le 19 août était les États-Unis.
• Si vous avez atterri à Toronto, au Canada, à 17 h 59 le 19 août, mais avez traversé la frontière canado-américaine après minuit et êtes arrivé à Buffalo, dans l’État de New York, en voiture à 1 h 20 le 20 août, le dernier pays dans lequel vous vous trouviez le 19 août était le Canada.

4. Sélectionnez maintenant le jour où vous avez quitté le lieu où l’activité commerciale a eu lieu. Selon le temps qu’il vous a fallu pour rentrer chez vous, il se peut que ce ne soit pas le même que le dernier jour de votre voyage.

5. Si vous choisissez une option autre que Même jour, vous devrez choisir votre mode de transport.

6. Si vous n’avez pris qu’un avion pour rentrer en Allemagne (y compris les éventuelles escales), sélectionnez Avion uniquement. Si vous avez utilisé plusieurs modes de transport (par exemple, vous êtes descendu de l’avion dans une ville et vous êtes ensuite rendu dans une autre ville en voiture), sélectionnez Autre. Vous devrez alors choisir la date à laquelle vous êtes rentré en Allemagne, même si vous n’êtes pas arrivé à votre destination finale à cette date.

Règle des trois mois

La règle allemande des trois mois stipule que l’indemnité journalière devient imposable après que l’utilisateur a travaillé pendant trois mois à la même adresse de manière continue.

Pour les clients concernés par la règle des trois mois, Emburse Enterprise peut automatiquement déterminer si la période de trois mois est terminée pour les utilisateurs, puis déclencher des règles de gestion spécifiques pour leurs indemnités journalières, en fonction de la manière dont votre entreprise souhaite les traiter.

Utilisateurs partenaires

Une autre fonction optionnelle de l’indemnité journalière pour l’Allemagne est la possibilité de désigner certains utilisateurs comme des « partenaires » pour calculer les différentes obligations fiscales qui s’appliquent aux partenaires et aux employés réguliers. Votre organisation peut demander d’activer cette fonction. Pour les utilisateurs partenaires (tels qu’identifiés selon les règlements d’utilisateur autorisé), aucune déduction n’est appliquée au montant à rembourser du poste. Toutefois, le système enregistre la déduction pour que le montant puisse être attribué à un autre poste durant l’exportation.

Dépenses retournées d’indemnité journalière allemande

Si une indemnité journalière allemande que vous avez soumise est retournée par un approbateur, le système ouvrira l’Assistant d’indemnités journalières pour vous permettre d’apporter des modifications. Veuillez noter que vous ne pourrez pas ajouter de nouveaux postes à une dépense retournée.

Étant donné que tous les postes de l’indemnité journalière allemande doivent être renvoyés ensemble, le commentaire de l’approbateur n’apparaîtra que sur l’entrée qu’il aura rejetée, de sorte que vous puissiez facilement voir où la correction est nécessaire.