Dépenses d'indemnité journalière allemande

L'indemnité journalière de dépenses pour les organisations qui font des affaires en Allemagne est calculée différemment de l'indemnité journalière de dépenses pour les autres pays. L'Assistant d'indemnité journalière pour l'Allemagne est conçu pour reconnaître automatiquement des voyages continus comprenant plusieurs destinations afin que les utilisateurs reçoivent leurs montants de remboursement d'indemnité journalière en totalité, et ce, pour les journées où ils se déplacent à un emplacement différent, au lieu de réduire les montants de remboursement reçus pour les premier et dernier jours de voyage. L'assistant permet également de gérer facilement des situations telles que le passage des frontières, les nuitées et le travail dans plusieurs endroits au cours d'une même journée.

Assistant Par jour

Sur l’écran Ajouter des dépenses, cliquez sur CRÉER NOUVELLE et sélectionnez l’Assistant Par jour dans la mosaïque. Votre entreprise a peut-être créé cette sous-catégorie dans une catégorie de dépenses plus large, comme les repas ou les kilomètres.

Si vous avez déjà créé des entrées d'indemnités journalières pour des voyages précédents sur le même rapport de dépenses, vous pourrez les prévisualiser dans l'Assistant Par jour.

[1] Saisissez la date de début et la date de fin du voyage, y compris les heures exactes de début et de fin. Pour les voyages comportant plusieurs segments, saisissez les dates de début et de fin d'un segment à la fois. Le nombre de jours de votre voyage / segment sera automatiquement calculé dans la case Jours. La case à cocher Séjour d'une nuit apparaîtra pour tout voyage ou segment qui s'étend sur deux jours ou plus.

[2] Indiquez l'activité commerciale (raison) de votre voyage. Selon les règles de votre organisation, une description du voyage peut être facultative.

[3] Ensuite, vous devez saisir l'adresse exacte du lieu où vous vous êtes rendu. Vous pouvez la rechercher dans le menu déroulant du sélecteur de lieu de l'une des deux façons suivantes :

Commencez à taper l'adresse complète et sélectionnez la bonne parmi les suggestions.
Commencez à taper le nom du lieu ou de l'institution (par exemple, l'aéroport de LAX ou Disneyland) et sélectionnez la bonne parmi les suggestions.

Selon l'endroit que vous choisissez, la liste du taux de l'emplacement peut se générer automatiquement ou vous pouvez être amené à sélectionner le bon emplacement dans une liste déroulante.

[4] Indiquez l'allocation qui s'appliquera à toutes les entrées créées avec ces détails.

5. Cliquez sur AJOUTER POUR GÉNÉRER UN APERÇU pour voir l'entrée que vous avez créée dans l'écran Aperçu des taux par jour.

Remarque : Ceci ne sauvegarde pas votre entrée comme une ligne d'élément individuelle. Vous devez cliquer sur APPLIQUER dans l'écran Aperçu des taux par jour pour sauvegarder les entrées comme lignes d'élément individuelles.

Aperçu des taux par jour

Vous trouverez ici les dates, heures et lieux de chaque entrée.

Supprimer : cliquez sur l'icône de la poubelle pour supprimer une entrée.
Modifier : cliquez sur l'icône du crayon pour modifier une entrée.
Franchises :ceci vous permettra de cocher à gauche les éléments d'indemnité journalière pour lesquels vous ne devez pas être remboursé. Par exemple, si vous n'avez pas utilisé votre indemnité journalière pour payer votre dîner parce qu'il était fourni par le congrès auquel vous assistiez, cocher la case « Dîner » déduira de votre remboursement le montant alloué par votre entreprise pour le dîner.
Effacer tout : si vous devez apporter une modification qui affecte toutes les entrées, cliquez sur EFFACER TOUT pour supprimer toutes les entrées et recommencer dans l'Assistant Par jour.

Lorsque vous êtes satisfait des entrées que vous avez créées, cliquez sur APPLIQUER pour les enregistrer dans le rapport de dépenses en tant que lignes d'élément individuelles.

Modifier les éléments d'indemnité journalière

Une fois que vous avez créé et enregistré une entrée en tant que ligne d'élément, la seule façon de la modifier est de revenir à l'Assistant Par jour. Sélectionnez l'élément et cliquez sur AFFICHER DANS L’ASSISTANT de l'aperçu.

Une fois que vous êtes dans l'Assistant Par jour, vous pouvez supprimer ou modifier des entrées individuelles. Veuillez noter que, dans certaines circonstances, vous ne pouvez pas supprimer ou modifier une entrée car cela affecterait la logique de toutes les autres entrées. Dans ce cas, vous devez cliquer sur EFFACER TOUT les entrées et recommencer.

Séjour d'une nuit

La case à cocher Séjour d'une nuit est utilisée pour les voyages de deux jours ou plus au tarif par jour allemand afin de créer une entrée continue. La case est cochée par défaut lorsque vous créez une saisie sur plusieurs jours.

En décochant la case Séjour d'une nuit, vous pouvez documenter les voyages qui n'impliquent pas de nuitée, en créant des entrées individuelles pour chaque jour, plutôt qu'un groupe d'entrées continues.

Par exemple, si vous vous rendez dans un autre lieu pour travailler mais que vous rentrez chez vous chaque jour pour dormir, vous devez décocher la case « Séjour d'une nuit » lors de la création de votre indemnité journalière.

Case Séjour d'une nuit cochée

Case Séjour d'une nuit non cochée

En décochant la case Séjour de nuit, vous pouvez également fusionner un voyage de deux jours sans nuitée en un seul jour ou supprimer un jour si le voyage dure plus de deux jours. La saisie individuelle sera seulement créée si l'heure de début de la première journée est plus tard que 16 h et que l'heure de fin de la deuxième journée est plus tôt que 8 h. Si le nombre d'heures total est plus bas que huit, un montant de 0,00 $ sera calculé. Sinon, un taux d'une demi-journée sera calculé.

Pour les voyages de plusieurs jours sans nuitée, dont la partie avant la nuit est plus longue que la partie après la nuit, le dernier jour du voyage sera rejeté.

Par exemple, si vous avez travaillé de 17 heures à 4 heures chaque jour de votre voyage, le premier jour de votre voyage (où vous avez travaillé de 17 heures à 23 heures 59) sera compté, mais le dernier jour (où vous avez travaillé de minuit à 4 heures) sera rejeté.

À l'inverse, si la partie de vos heures de travail postérieures à la nuit est plus longue que la partie antérieure à la nuit, le premier jour du voyage sera rejeté.

Plusieurs lieux en une seule journée

L'assistant Par jour allemand vous permet de saisir plusieurs lieux de travail pour une seule journée, mais vous ne serez remboursé qu'au taux de l'entrée la plus longue pour cette journée. Cependant, tous les lieux s'afficheront dans l'aperçu pour votre référence, avec un taux de 0,00 pour toutes les entrées précédentes.

Passage des frontières

La section Passage des frontières de l'Assistant Par jour sera activée lorsque les trois conditions suivantes seront remplies :

Le voyage dure deux jours ou plus.
La case Séjour d'une nuit est cochée.
Le voyage se fait dans un pays autre que l'Allemagne.

Vous devrez indiquer la date locale à laquelle vous êtes arrivé à votre destination et la date locale à laquelle vous êtes parti de la destination.

Veuillez noter que les entrées de passage de frontière ne peuvent être créées qu'en tant que nouvelles entrées. Si vous avez initialement créé un autre type d'entrée par accident, vous devrez cliquer sur EFFACER TOUT et commencer une nouvelle entrée afin de sélectionner un passage frontalier.

[1] Sélectionnez la date à laquelle vous êtes arrivé à votre destination (c'est-à-dire l'adresse que vous avez saisie dans le champ Emplacement).

Par exemple, si votre voyage d'affaires vous a amené aux États-Unis via le Canada sur plusieurs jours, sélectionnez le jour de votre arrivée aux États-Unis.

[2] Si vous choisissez une option autre que Même jour, vous devrez choisir votre mode de transport.

[3] Si vous n'avez pris l'avion que jusqu'à la destination finale (y compris les escales éventuelles), sélectionnez Avion uniquement. Si vous avez utilisé plusieurs modes de transport (par exemple, vous êtes descendu de l'avion dans une ville et vous êtes ensuite allé en voiture dans une autre ville comme destination finale), sélectionnez Autre. Vous devrez ensuite saisir le nom du dernier pays où vous vous êtes rendu à 23 h 59 la veille de votre arrivée à votre destination finale.

Exemples

Si vous avez atterri à Toronto, au Canada, à 17 h 59 le 19 août et vous êtes arrivé à Buffalo, dans l’État de New York, en voiture à 20 h 15 le 19 août, le dernier pays dans lequel vous vous trouviez le 19 août était les États-Unis.
Si vous avez atterri à Toronto, au Canada, à 17 h 59 le 19 août, mais vous avez traversé la frontière canado-américaine après minuit et vous êtes arrivé à Buffalo, dans l’État de New York, en voiture à 1 h 20 le 20 août, le dernier pays dans lequel vous vous trouviez le 19 août était le Canada.

[4] Sélectionnez maintenant le jour où vous avez quitté le lieu où l'activité commerciale a eu lieu. Selon le temps qu'il vous a fallu pour rentrer chez vous, il se peut que ce ne soit pas le même que le dernier jour de votre voyage.

5. Si vous choisissez une option autre que Même jour, vous devrez choisir votre mode de transport.

6. Si vous n'avez pris qu'un avion pour rentrer en Allemagne (y compris les escales éventuelles), sélectionnez Avion uniquement. Si vous avez utilisé plusieurs modes de transport (par exemple, vous êtes descendu de l'avion dans une ville et vous êtes ensuite allé dans une autre ville en voiture), sélectionnez Autre. Vous devrez alors choisir la date à laquelle vous êtes rentré en Allemagne, même si vous n'êtes pas arrivé à votre destination finale à cette date.

Règle des trois mois

La règle allemande des trois mois stipule que l'indemnité journalière devient imposable après qu'un utilisateur a travaillé pendant trois mois à la même adresse de manière continue (ce qui est défini comme n'ayant pas eu d'interruption de plus de 28 jours consécutifs).

Pour les clients concernés par la règle des trois mois, Chrome River peut automatiquement déterminer si la période de trois mois est terminée pour les utilisateurs et ensuite déclencher des règles de gestion spécifiques pour leurs dépenses journalières, en fonction de la manière dont votre organisation souhaite les traiter.

Utilisateurs partenaires

Une autre fonction optionnelle de l'indemnité par jour pour l'Allemagne est la possibilité de désigner certains utilisateurs comme des « partenaires » à des fins de calcul des taxes. En effet, le calcul varie selon qu'il s'applique aux partenaires ou aux employés normaux. Votre organisation peut demander d'activer cette fonction. Pour les utilisateurs qui sont des partenaires (tels qu'identifiés selon les règlements d'utilisateur autorisé), aucune déduction n'est appliquée au montant à rembourser de la ligne d'élément. Toutefois, le système enregistre la déduction pour que le montant puisse être attribué à une ligne d'élément différente durant l'exportation.

Dépenses retournées d'indemnité journalière allemande

Si une dépense par jour allemande que vous avez soumise est retournée par un approbateur, l'Assistant Par jour s'ouvre pour vous permettre d'apporter des modifications. Veuillez noter que vous ne pourrez pas ajouter de nouvelles lignes d'élement à une dépense remboursée.

Comme toutes les lignes d'élément de l'indemnité journalière allemande doivent être renvoyés ensemble, le commentaire de l'approbateur n'apparaîtra que sur l'entrée qu'il a rejetée, de sorte que vous puissiez facilement voir où la correction est nécessaire.