Dépenses du programme de voitures

Si votre organisation a configuré le programme de voitures de Chrome River, cela fonctionne avec notre assistant de kilométrage pour aider votre entreprise à répondre aux exigences internationales de remboursement des conducteurs au taux approprié pour leur type de moteur de véhicule ou la distance totale qu’ils ont parcourue au cours de l’exercice. L’assistant de kilométrage permet de définir facilement la distance parcourue et d’enregistrer la carte correspondante, tandis que le plan de voiture simplifie la sélection du taux de remboursement correct. Il personnalise la façon dont un taux kilométrique est calculé en fonction de critères tels que la distance, le type de moteur dans la voiture, le nombre de passagers et le volume de fret.

Le programme de voitures propose également des mises à jour en temps réel du nombre total de kilomètres, du tarif et du montant du remboursement des utilisateurs. Lorsqu’ un nouvel élément de ligne de kilomètre est ajouté ou qu’un élément de kilomètre existant est modifié, cela peut affecter le taux auquel les autres éléments du rapport doivent être remboursés. Chrome River recalcule automatiquement tous les éléments de kilomètres du rapport en temps réel et met à jour tous les éléments concernés.

De plus, le programme de voitures comprend des tarifs mixtes lorsque les kilomètres d’un élément de ligne passent à un nouveau tarif.

• Par exemple, un utilisateur pourrait être remboursé à 0,35 $/kilomètre pour des distances de 0 à 1 000 km au total et à 0,25 $/kilomètre pour 1 000 à 2 000 km au total. Sur un élément de ligne de 100 km qui commence à 950 km au total et se termine à 1050 km au total, Chrome River calculera correctement le total à rembourser à chaque taux et affichera au créateur de dépenses et à l’approbateur le taux mixte de 0,30 $/kilomètre. ]

Dans la section des préférences, vous pouvez déterminer votre programme de voitures par défaut afin que vos lignes d'élément de kilométrage se remplissent automatiquement. Si une voiture différente a été utilisée lors d'un voyage en particulier, vous avez la possibilité de retirer le programme de voitures de la ligne d'élément correspondante.

Configurer le programme de voitures dans la section des préférences

[1] Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit de l’application, puis cliquez sur PARAMÈTRES DE COMPTE.

[2] Cliquez sur PARAMÈTRES DES PRÉFÉRENCES, puis cliquez sur le programme de voitures par défaut pour le modifier. Sur les appareils à écran large, cliquez sur l’icône crayon pour modifier.

[3] Sélectionnez le programme approprié à partir du menu déroulant Programme de voitures.

[4] Selon le programme choisi, vous aurez accès à un menu déroulant à catégories qui vous permettra de choisir un type ou une taille de moteur, ou vous verrez dans le second champ un montant correspondant à la distance totale parcourue lors de l'année ou de l'exercice en cours.

5. Cliquez sur ENREGISTRER.

Choisir un programme de voitures pour une ligne d'élément

Vous pouvez annuler le programme de voitures applicable à une ligne d'élément si une voiture différente a été utilisée lors d'un voyage en particulier.

[1] Sur l’écran de saisie des frais Kilométrage, cliquez sur le menu déroulant Programme de voitures pour sélectionner le programme souhaité.

[2] Si vous avez sélectionné un programme fondé sur la distance, la distance annuelle cumulative et le taux s'afficheront. Saisissez la distance ou cliquez sur CARTE pour la calculer automatiquement en fonction de votre origine et de votre destination.

Si vous avez choisi un programme fondé sur le type de moteur, utilisez le menu déroulant à catégories pour sélectionner le type approprié.

Saisissez ensuite la distance ou cliquez sur CARTE pour la calculer automatiquement en fonction de votre origine et de votre destination.

Mémorisation des dépenses avec programme de voitures

Chrome River offre aux clients une fonctionnalité Dépenses mémorisées qui permet aux utilisateurs de « mémoriser » les éléments de dépenses fréquemment utilisés afin de les ajouter facilement aux futurs rapports du portefeuille électronique. Le système mémorisera les valeurs de programme de voitures, de niveau et de modificateur pour ces éléments. Consultez Dépenses mémorisées pour obtenir des renseignements détaillés.