Indemnité journalière de dépenses

Certaines entreprises accordent à leurs employés un montant fixe par jour couvrant les frais de séjour et de déplacement reliés à leur travail. Cette somme diffère selon les endroits et est régie par des directives gouvernementales. La fonction Indemnité journalière de dépenses d’Emburse Enterprise permet aux clients de suivre les dépenses réelles par rapport aux dépenses autorisées via les postes d’allocation sur les notes de frais. Alors que la fonctionnalité Indemnité per diem d’Emburse Enterprise donne aux utilisateurs une somme quotidienne forfaitaire, l’indemnité journalière de dépenses ne rembourse les utilisateurs que pour le montant réel dépensé pour les repas et l’hébergement, et elle assure le suivi de tous les excédents.

Par exemple, si vous avez droit à 100 $par jour pour les repas et que vous dépensez 10 $ pour le déjeuner, 10 $ pour le dîner et 150 $ pour le souper, le système vous remboursera entièrement le déjeuner et le dîner, mais montrera que seulement 80 $ du souper sont compris dans l’indemnité, avec un excédent de 70 $ qui s’affiche sur le rapport de dépenses. Consultez votre administrateur Emburse Enterprise pour savoir comment votre entreprise a choisi de gérer les excédents.

De plus, des indemnités peuvent être utilisées dans des rapports distincts pour le même utilisateur aux mêmes dates. Les détails complets de tous les rapports pour cette date peuvent être consultés sur un seul écran Détails de l’indemnité.

Créer une indemnité journalière

1. Sur l’écran Ajouter une dépense, cliquez sur CRÉER UNE NOUVELLE et cliquez sur le type de dépense de l’ASSISTANT D’INDEMNITÉ JOURNALIÈRE dans la mosaïque.

2. Saisissez les détails de la dépense, y compris l’adresse complète dans le champ Emplacement et Indemnité, et cliquez sur AJOUTER POUR GÉNÉRER UN APERÇU.

3. L’aperçu vous montre les dépenses admissibles pour chaque jour et vous permet de sélectionner des franchises, si nécessaire. Cliquez sur APPLIQUER.

4. Un sommaire des indemnités apparaîtra maintenant dans l’aperçu de l’en-tête du rapport.

5. Cliquez sur AFFICHER LES DÉTAILS dans le Sommaire des indemnités pour obtenir des informations complètes sur les indemnités pour votre emplacement sélectionné.

• La section supérieure affiche le total des repas quotidiens et des montants liés à l’hôtel pour la totalité du voyage dans la colonne Indemnité.

• La section inférieure indique la somme des montants quotidiens des repas et des hôtels par jour dans la colonne Indemnité.

6. Cliquez sur MODIFIER LES INDEMNITÉS pour modifier l’emplacement ou la date; vous ne pourrez pas saisir le montant.

Une fois que vous aurez créé des indemnités à l’aide de l’Assistant d’indemnité journalière, vous pourrez ajouter des lignes à votre rapport et leur appliquer l’indemnité journalière.

Ajouter les dépenses pour les repas

1. Créez une nouvelle ligne pour le repas approprié et cochez la case « APPLIQUER L’INDEMNITÉ JOURNALIÈRE ».

• Veuillez noter que votre organisation peut choisir d’appliquer automatiquement l’indemnité journalière sans que vous n’ayez à cocher la case.

2. Le montant sera détaillé dans la section Indemnité journalière pour vous indiquer la portion de l’indemnité qui sera utilisée.

• Veuillez noter que l’alcool n’est jamais remboursé par l’indemnité journalière; ces dépenses seront donc traitées comme des excédents. Tous les frais d’alcool que vous saisirez devront être payés de votre poche.

• Si votre organisation a désactivé la possibilité d’ajouter des dépenses liées à l’alcool, vous ne verrez plus les champs Alcool, Taxe/Pourboire ou Aliments.

3. Si vous ajoutez un montant de Taxe/Pourboire, il sera divisé en fonction du rapport entre les aliments et l’alcool.

Cliquez sur ENREGISTRER.

4. Lorsque vous additionnez vos dépenses pour les repas de la journée, vous ne serez remboursé que jusqu’à concurrence du montant de l’indemnité journalière.

• Dans l’exemple illustré, la personne à rembourser n’avait que 35,65 $ en indemnité restante pour les repas ce jour-là. Ainsi, 4,35 $ d’un souper de 40 $ sera considéré comme un excédent.

5. Cliquez sur AFFICHER LES DÉTAILS pour voir comment les montants sont calculés.

Ajouter des dépenses d’hébergement

1. Créez une dépense d’hôtel et cliquez sur DÉTAILLER. Lorsque vous créez chaque détail applicable, cochez la case APPLIQUER L’INDEMNITÉ JOURNALIÈRE.

• Veuillez noter que votre organisation peut choisir d’appliquer automatiquement l’indemnité journalière sans que vous n’ayez à cocher la case.

2. Selon la configuration de votre organisation, vous pouvez uniquement appliquer l’indemnité journalière à l’hébergement, ou vous pouvez utiliser l’indemnité pour plusieurs types de dépenses d’hôtel, comme le Wi-Fi, le stationnement ou la buanderie. De plus, il existe de nombreuses façons pour votre organisation de configurer la Taxe de séjour. Consultez votre administrateur Emburse Enterprise pour plus de détails sur la saisie de la Taxe de séjour.

3. Pour chaque jour où il y a des dépenses liées à l’hébergement, vous ne serez remboursé que jusqu’à concurrence du montant de l’indemnité journalière.

• Dans l’exemple illustré, la personne à rembourser n’avait que 370,28 $ d’indemnité restante pour l’hébergement ce jour-là. Ainsi, 29,72 $ d’un tarif de chambre d’hôtel de 400 $ sera considéré comme un excédent.

4. Cliquez sur AFFICHER LES DÉTAILS pour voir comment les montants sont calculés.

Modifier l’indemnité journalière

Vous pouvez modifier l’emplacement de l’indemnité journalière, les dates, les franchises et tous les autres détails, à l’exception des montants.

1. Cliquez sur AFFICHER LES DÉTAILS dans le Sommaire des indemnités.

2. Cliquez ensuite sur MODIFIER LES INDEMNITÉS.

3. Vous serez redirigé vers l’Assistant d’indemnité journalière pour apporter des modifications à tous les détails, à l’exception des montants.

4. Si les montants changent à la suite de vos modifications, vous recevrez un message d’erreur sur la ou les lignes concernées. Vous ne pourrez pas soumettre le rapport tant que vous n’aurez pas confirmé les modifications ou corrigé l’erreur.

5. Dans la section Indemnité journalière, cliquez sur CONFIRMER pour accepter les modifications.

Par ailleurs, si votre organisation vous demande de fractionner les indemnités en cas d’excédent, vous devrez ajuster manuellement ces indemnités en fonction du nouveau montant de l’indemnité journalière.