Ajouter des dépenses d’indemnités journalières à un rapport

Certaines entreprises accordent à leurs employés un montant fixe par jour couvrant les frais de séjour et de déplacement reliés à leur travail. Cette somme diffère selon les endroits et est régie par des directives gouvernementales. Vous pouvez ajouter des postes de dépenses d'indemnité journalière à votre rapport de dépenses.

Sur l’écran Ajouter des dépenses, cliquez sur CRÉER NOUVELLE et sélectionnez le type de dépense quotidienne dans la mosaïque. Votre entreprise peut offrir l' Indemnité journalière et/ou l'Assistant par jour; ces vignettes peuvent s'afficher comme sous-catégories sous des catégories de dépenses plus étendues, par exemple, les repas ou le kilométrage.

Par jour

[1] Entrez la date, l'endroit et, si désiré, une description. Le champ Dépensé est inactif car ce montant sera automatiquement calculé selon l'endroit et les politiques de l'entreprise.

[2] Le panneau des Déductibles apparaîtra une fois que vous aurez saisie une date et un emplacement. Ceci vous permettra de cocher les éléments d'indemnité journalière pour lesquels vous ne devez pas être remboursé. Par exemple, si vous n'avez pas utilisé votre indemnité journalière pour payer votre dîner parce qu'il était fourni par le congrès auquel vous assistiez, cocher la case « Dîner » déduira de votre remboursement le montant alloué par votre entreprise pour le dîner.

• Jour de voyage : Les repas et les frais accessoires sont remboursés à des taux différents durant les jours de voyage : 75 % des repas et 100 % des frais accessoires. Cochez cette case pour indiquer si une date précise était un jour de voyage.
• Déduction supplémentaire : Vous pouvez déduire de votre montant de remboursement une somme supérieure à l'allocation habituelle en entrant ce montant la zone Déduction supplémentaire.

[3] Utilisez le menu déroulant pour rechercher et affecter l'indemnité journalière selon une attribution précise. Cliquez sur AJOUTER UNE ALLOCATION pour la fractionner entre plusieurs allocations.

[4] Si nécessaire, cliquez sur PARCOURIR LE FICHIER À JOINDRE pour ajouter de la documentation.

5. Cliquez sur ENREGISTRER.

Assistant Par jour

L'assistant de l'indemnité journalière vous permet d'entrer simultanément les dépenses effectuées durant plusieurs jours.

[1] Entrez la date de début et la date de fin. Le nombre de jours sera automatiquement calculé.

[2] Sélectionnez l'emplacement. Votre entreprise peut simplement avoir décidé d'offrir des taux pour ceux qui résident dans l'État et hors État au lieu de taux spécifiques à chaque ville.

[3] Utilisez le menu déroulant pour rechercher et affecter l'indemnité journalière selon une attribution précise. Cliquez sur AJOUTER UNE ALLOCATION pour la fractionner entre plusieurs allocations.

[4] Cliquez sur AJOUTER DES ENTRÉES. Les entrées d'indemnité journalière inscrites chaque jour s'affichent dans le panneau de droite dans le cas des appareils disposant d'un grand écran; dans les cas des appareils dont l'écran est étroit, elles s'affichent dans un écran de remplacement.

5. Cliquez sur la flèche à côté d’une entrée pour afficher son panneau Franchises. Ceci vous permettra de cocher les éléments d'indemnité journalière pour lesquels vous ne devez pas être remboursé. Par exemple, si vous n'avez pas utilisé votre indemnité journalière pour payer votre dîner parce qu'il était fourni par le congrès auquel vous assistiez, cocher la case « Dîner » déduira de votre remboursement le montant alloué par votre entreprise pour le dîner.

• Jour de voyage : Les repas et les frais accessoires sont remboursés à des taux différents durant les jours de voyage : 75 % des repas et 100 % des frais accessoires. Cochez cette case pour indiquer si une date précise était un jour de voyage.
• Déduction supplémentaire : Vous pouvez déduire de votre montant de remboursement une somme supérieure à l'allocation habituelle en entrant ce montant la zone Déduction supplémentaire.

6. Pour ajouter d’autres entrées quotidiennes, cliquez sur AJOUTER DES ENTRÉES en bas du panneau de gauche sur les appareils à écran large ou cliquez sur + AJOUTER D’AUTRES ENTRÉES sous les entrées détaillées sur les appareils à écran étroit.

7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur AJOUTER AU RAPPORT.

Calculateur d'indemnité journalière d'hébergement

Le calculateur d'indemnité journalière d'hébergement facilite le calcul exact du montant d'indemnité d'hébergement applicable pour votre rapport de dépenses.

[1] Sur l’écran Ajouter dépense, cliquez sur PAR JOUR, puis sur HÉBERGEMENT PAYÉ.

[2] Entrez la date de début et de fin ainsi que le nombre de chambres dans le calculateur.

[3] Lorsque vous cliquez sur ENREGISTRER, la valeur totale autorisée s’affiche sur le formulaire de saisie des dépenses.