Guide de démarrage rapide de l’utilisateur

Commencez à utiliser Emburse Enterprise en quelques minutes seulement : apprenez à accéder à l’application, à créer, soumettre et faire le suivi d’une note de frais, à approuver les dépenses et à afficher toutes vos activités. Des guides d’utilisation détaillés sont disponibles dans le Centre d’assistance Emburse Enterprise, accessible via le point d’interrogation dans le coin supérieur droit de l’application.

Ouvrez une session dans Emburse Enterprise

Lancez l’application Emburse Enterprise à partir d’un navigateur Web pris en charge avec l’URL qui vous a été fournie par l’administrateur Emburse Enterprise de votre entreprise.

Première connexion

Sélectionnez le lien « Mot de passe oublié » et saisissez votre identifiant de connexion et d’entreprise. Emburse Enterprise vous enverra un e-mail avec un mot de passe provisoire. La première fois que vous l’utiliserez, vous devrez définir votre propre mot de passe unique.

Connexion subséquente

Entrez dans l’écran de connexion votre ID d’utilisateur, votre mot de passe et l’ID d’entreprise qui vous a été attribué.

Exemple

• ID d’utilisateur : svance

• Mot de passe : *******

• ID d’entreprise : www.cfa.com

Sélectionnez CONNEXION.

Pour obtenir des informations détaillées et consulter les étapes de dépannage, veuillez consulter la rubrique Se connecter à Emburse Enterprise.

Créer une note de frais

Une nouvelle note de frais peut être créée pour chaque événement ou des événements peuvent être combinés en une seule note de frais.

1. Dans le tableau de bord, sélectionnez + CRÉER ou + dans le panneau Dépenses.

2. La section de l’en-tête des dépenses contient tous les renseignements de base s’appliquant à chacune des dépenses figurant dans la note de frais. Saisissez les données appropriées.

3. Pour votre première dépense, cliquez sur le bouton PLUS pour afficher les options de menu pour ajouter des dépenses.

Il y a quatre options principales pour ajouter des dépenses.

• Direct : crée une transaction en espèces.
• Cartes de crédit : les transactions sont chargées quotidiennement pour que vous puissiez les appliquer à une note de frais.
• Hors ligne : éléments envoyés par e-mail, images de reçus et e-mails HTML.
• Données de déplacement : transactions du fournisseur de déplacements de votre entreprise.

Dépenses directes

Pour ajouter une dépense directe, sélectionnez le bouton mosaïque souhaité. Les boutons avec des flèches afficheront des options supplémentaires. Remplissez les champs obligatoires et cliquez sur ENREGISTRER pour ajouter la transaction.

Transactions par carte de crédit

Pour ajouter une ou plusieurs transactions par carte de crédit à votre note de frais, sélectionnez la case au-dessus de chaque montant. Sélectionnez ensuite le bouton PLUS en haut à droite.

Transactions hors ligne

Il s’agit des reçus d’espèces envoyés à l’aide de l’application mobile Emburse Enterprise ou par Envoyer une photo par e-mail ou d’e-mails HTML envoyés via Transférer & oublier. Ces transactions sont traitées comme des dépenses personnelles. Sélectionnez la case au-dessus de chaque montant, puis sélectionnez le bouton PLUS en haut à droite.

Transactions de déplacement

N’ajoutez des transactions de déplacement que si vous avez une transaction par carte de crédit ou un reçu correspondant à cette catégorie. Lorsqu’un e-mail de déplacement transféré ou un reçu duplique une transaction par carte bancaire ou d’autres données de déplacement déjà importées dans Emburse Enterprise, le système les rapproche automatiquement. Toutefois, si nécessaire, vous pouvez rapprocher les transactions manuellement. Sélectionnez TOUT, sélectionnez l’une des transactions correspondantes et faites-la glisser sur l’autre. Pour plus de détails, voir Rapprocher les reçus et les transactions par carte de crédit.

4. Sélectionnez le nom de la note de frais pour afficher le volet d’aperçu où vous pouvez ajouter des notes et télécharger d’autres reçus dans votre note de frais.

5. Une fois que vous aurez ajouté toutes les dépenses à la note de frais, cliquez sur SOUMETTRE si vous avez terminé. Ou cliquez sur la FLÈCHE ARRIÈRE pour enregistrer ce que vous avez saisi et revenir à la liste des ébauches.

• Si vous recevez un avertissement de non-conformité à la politique ou de violation lorsque vous soumettez la note de frais, consultez Avertissements et violations en matière de conformité des dépenses pour plus de détails.

Pour plus de détails sur la création et la modification d’une note de frais, consultez Créer une note de frais.

Joindre une image de reçu

Vous pouvez joindre des images à une dépense pendant ou après sa création. Les images peuvent être téléchargées directement via l’application, envoyées par e-mail ou ajoutées via l’application mobile Emburse Enterprise. Pour obtenir la liste complète des modes d’envoi des reçus, consultez Tous les modes d’ajout de reçus en tant que responsable de la dépense ou délégué.

• Seuls les fichiers JPG, PDF, PNG, OFD et TIFF peuvent être acceptés lorsqu’une image est téléchargée via Emburse Enterprise.
• Aucun fichier ne peut dépasser 10 Mo, et les fichiers JPG et PNG doivent être au minimum de 50 ko.

À l’intérieur d’une note de frais

Dans le volet Aperçu de la note de frais, faites défiler vers le bas jusqu’à la section Pièces jointes.

• Vous pouvez glisser-déposer les images sur GLISSER L’IMAGE ICI POUR LE TÉLÉCHARGEMENT
• Ou sélectionner AJOUTER DES PIÈCES JOINTES pour rechercher des images sur votre appareil ou en télécharger une à partir de la page Créer des dépenses dans la galerie des reçus.

Si vous le souhaitez, vous pouvez joindre une image téléchargée directement à un poste de votre note de frais. Sur les appareils dotés d’un grand écran, vous pouvez faire glisser les images de l’en-tête vers un poste précis sur la note de frais.

Sur les appareils à écran étroit comme les téléphones, il sera plus facile d’ajouter une image de poste en ouvrant le poste souhaité, en faisant défiler la section Pièces jointes et en sélectionnant AJOUTER DES PIÈCES JOINTES.

Par e-mail

Vous pouvez utiliser les fonctionnalités Envoyer une photo et Transférer & oublier d’Emburse Enterprise pour envoyer des reçus par e-mail lorsque vous n’êtes pas connecté(e) à l’application.

• Envoyer une photo : par e-mail, envoyez une photo de reçu que vous avez prise avec votre appareil mobile lors de vos déplacements.

• Transférer et oublier : transmettez un e-mail de confirmation ou un reçu pour une dépense.

Il vous suffit de joindre l’image ou le PDF à un e-mail (ou de transférer l’e-mail que vous avez reçu) et de l’envoyer à l’adresse électronique de soumission de reçus fournie par votre administrateur Emburse Enterprise. Voir Créer des postes de dépenses par e-mail pour plus de détails sur la recherche de l’adresse e-mail.

Les images seront placées dans la Galerie des reçus pour que vous puissiez les joindre à une note de frais ultérieurement. Chaque image apparaîtra dans la Galerie des reçus comme son propre poste, avec les informations correspondantes sur la dépense.

• Si un document PDF de plusieurs pages contient également du texte, un poste unique sera créé.
• Si un PDF multipages contient uniquement des images, chaque image sera créée en tant que poste de dépense distinct, sauf si vous mettez le montant et la devise dans la ligne d’objet de l’e-mail.

Si votre entreprise a désactivé cette fonctionnalité, seuls les PDF à base d’images d’une seule page seront divisés en images de reçus individuelles. Voir Créer des postes de dépenses par e-mail pour plus de détails sur l’envoi d’images et de PDF en pièce jointe par e-mail.

Via l’application mobile Emburse Enterprise

L’application mobile Emburse Enterprise gratuite vous permet de saisir et de télécharger rapidement et facilement des images de reçus dès que les dépenses sont engagées. Il vous suffit de prendre une photo du reçu à l’aide de l’application ; elle sera téléchargée directement dans votre Galerie de reçus et dans l’onglet Hors ligne du portefeuille électronique. Vous pouvez également créer la dépense directement dans l’application mobile.

Pour plus de détails sur l’utilisation de l’application mobile, consultez le Centre d’assistance Enterprise Mobile.

Suivi de votre note de frais soumise

Une fois que vous aurez sélectionné SOUMETTRE, la note de frais apparaîtra dans votre liste Soumises. De là, vous pouvez suivre sa progression dans le processus d’approbation en la sélectionnant, en sélectionnant le bouton Plus d’actions au-dessus de l’aperçu, puis en sélectionnant SUIVI.

Cliquez sur un poste pour voir où il se trouve dans le processus d’approbation, y compris l’approbateur auquel il est actuellement affecté, la date et la règle qui a déclenché l’affectation.

Voir Suivi des notes de frais soumises pour plus de détails, y compris des explications sur les différents statuts des notes de frais.

Afficher toute votre activité

Le tableau de bord de recherche vous permet d’effectuer des demandes rapides sur toutes vos activités de dépenses par catégorie. Selon la configuration de votre entreprise, il peut s’agir de notes de frais, de postes de dépenses, d’éléments de cartes de crédit, d’éléments payés par l’entreprise, d’approbations et de dépenses payées.

1. Sélectionnez le bouton MENU dans le coin supérieur gauche d’Emburse Enterprise, puis sélectionnez DEMANDE.

2. Sélectionnez le rapport d’enquête souhaité, puis utilisez la liste déroulante Date de transaction pour filtrer les résultats.

Pour plus de détails, consultez la section Afficher les rapports d’enquête sur l’activité des dépenses..

Approuver une note de frais

Si vous participez au processus d’approbation, Emburse Enterprise vous permet d’approuver facilement les dépenses dans l’application et par e-mail.

Approuver dans Emburse Enterprise

1. Si vous avez des éléments qui attendent votre approbation, vous verrez une barre de notification jaune sur le tableau de bord. Sélectionnez le nombre de notes de frais à faire figurer dans la liste Approbations requises.

2. Sélectionnez une note de frais dans la liste pour ouvrir un aperçu.

3. En sélectionnant RENVOYER ou APPROUVER dans l’aperçu, vous refusez ou approuvez immédiatement tous les postes de la note de frais.

• Renvoyer : saisissez la note requise et sélectionnez RENVOYER.Tous les postes de la note de frais seront renvoyés au propriétaire de la dépense.

• Approuver : Sélectionnez APPROUVER à nouveau pour confirmer. Tous les postes de la note de frais passeront à l’étape suivante du processus d’approbation.

4. Si vous souhaitez approuver ou renvoyer des postes de dépenses individuels, vous devez ouvrir la note de frais en double-cliquant dessus dans la liste Approbations requises, en cliquant simplement sur son nom dans l’aperçu ou en cliquant sur OUVRIR sous le bouton Plus d’actions dans le coin supérieur gauche de l’aperçu.

5. À moins qu’ils ne soient assortis d’un avertissement de conformité, les postes sont approuvés par défaut. Vous verrez une coche verte à côté d’un poste dans la liste, ainsi qu’une coche « Approuvé » dans l’aperçu de ce poste. Si le poste a été renvoyé ou réaffecté, vous le verrez noté par une flèche rouge aux mêmes endroits.

6. En cliquant sur AJUSTER, vous pourrez modifier certaines informations sur le poste. Consultez Approuver les dépenses dans Emburse Enterprise pour plus de détails. Vous devrez ajouter une note, mais, selon la configuration de votre entreprise, vous pouvez décider d’aviser ou non le propriétaire de la dépense de l’ajustement. Sélectionnez ENREGISTRER.

7. Lorsque vous aurez terminé d’ajuster ou de retourner des postes, sélectionnez SOUMETTRE au bas de la liste des postes. Ne sélectionnez pas RENVOYER à moins que vous ne souhaitiez renvoyer les postes, même ceux que vous avez approuvés ou ajustés.

Consultez Approuver les dépenses dans Emburse Enterprise pour obtenir des informations détaillées sur la façon d’approuver des dépenses dans Emburse Enterprise.

Approbation par e-mail

Vous recevrez un e-mail d’Emburse Enterprise pour les dépenses qui nécessitent votre approbation. Vous pouvez approuver ou retourner toutes les dépenses uniquement avec cette méthode ; tout ajustement de poste doit être effectué dans Emburse Enterprise en ligne.

• Accepter : cela crée un nouvel e-mail qui doit être envoyé pour approuver instantanément tous les postes.

• Renvoyer : cela crée un nouvel e-mail qui doit être envoyé pour rejeter instantanément tous les postes.

Pour ajouter des questions ou des commentaires, ajoutez-les simplement au corps de l’e-mail, au-dessus du message transféré, puis sélectionnez ENVOYER.

Les approbations par e-mail ne peuvent être envoyées qu’à partir de l’adresse électronique principale de votre compte Emburse Enterprise, sauf si votre entreprise a activé la possibilité d’approuver à partir de l’une des adresses électroniques répertoriées dans les paramètres de votre compte.

Voir Approbation par e-mail pour plus de détails sur l’approbation par e-mail.