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Guide de démarrage rapide de l’utilisateur

Commencez à utiliser Emburse Chrome River en quelques minutes seulement après avoir appris à accéder à l’application, à créer, soumettre et faire le suivi d’un rapport, à approuver les dépenses et à voir toutes vos activités. Des guides d’utilisation détaillés sont disponibles dans le Service d’assistance Chrome River, accessible via le point d’interrogation dans le coin supérieur droit de l’application.

Connectez-vous à Chrome River

Lancez l’application Emburse Chrome River à partir d’un navigateur Web pris en charge avec l’URL qui vous a été fournie par l’administrateur Chrome River de votre organisation.

Remarque : vous devez désactiver les bloqueurs de fenêtres contextuelles pour chromeriver.com afin de pouvoir visualiser et d’imprimer les rapports PDF.

Logging

Première connexion

Cliquez sur le lien « Mot de passe oublié » et saisissez votre identifiant de connexion et d’entreprise. Chrome River vous enverra un courriel avec un mot de passe temporaire. La première fois que vous l’utiliserez, vous devrez définir votre propre mot de passe unique.

Connexion subséquente

Entrez dans l’écran de connexion votre ID d’utilisateur, votre mot de passe et l’ID d’entreprise qui vous a été attribué.

Exemple

    • ID d’utilisateur : svance

    • Mot de passe : *******

    • ID d’entreprise : www.cfa.com

Cliquez sur CONNEXION.

Pour plus de détails et les étapes de dépannage, voir Connexion à Chrome River.

Appli mobile Chrome River

Chrome River est une application hybride optionnelle qui offre aux clients un moyen plus facile de se connecter à l’appli Chrome River complète à l’aide de l’authentification unique (SSO) ou en activant la biométrie mobile comme les empreintes digitales et l’identification du visage. En téléchargeant Chrome River sur votre appareil mobile, vous pouvez facilement créer, soumettre et approuver des rapports de dépenses et des factures en déplacement, approuver des transactions, téléverser des reçus et bien plus encore.

Exigences de système

Chrome River est disponible pour les iPhones d’Apple fonctionnant avec le dernier iOS et pour les téléphones Android fonctionnant sous Nougat ainsi que toutes les nouvelles versions d’Android.

Télécharger Chrome River

1. Ouvrez l’App Store d’Apple ou l’application Google Play et cherchez « Chrome River ».

2. Cliquez sur l’icône bleue CR pour télécharger Chrome River.

Pour plus de détails, voir Télécharger & la connexion à l’appli mobile Chrome River.

Créer un rapport de dépenses

Un nouveau rapport de dépenses peut être créé pour chaque événement ou des événements peuvent être combinés en un seul rapport.

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur + CRÉER ou + dans le panneau Dépenses.

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2. La section de l’en-tête des dépenses contient tous les renseignements de base s’appliquant à chacune des dépenses figurant dans le rapport. Saisissez les données appropriées.

3. Pour votre première dépense, cliquez sur le bouton PLUS pour afficher les options de menu pour ajouter des dépenses.

Il y a quatre options principales pour ajouter des dépenses.

  • Direct : crée une transaction en espèces.

  • Cartes de crédit : les transactions sont chargées quotidiennement pour que vous puissiez les appliquer à un rapport de dépenses.

  • Hors ligne : éléments envoyés par courriel, images de reçus et courriels HTML.

  • Données de déplacement : transactions du fournisseur de déplacements de votre organisation.

Dépenses directes

Pour ajouter une dépense directe, sélectionnez le bouton mosaïque souhaité. Les boutons avec des flèches afficheront des options supplémentaires. Remplissez les champs obligatoires et cliquez sur ENREGISTRER pour ajouter la transaction.

Transactions par carte de crédit

Pour ajouter une ou plusieurs transactions par carte de crédit à votre rapport, cochez la case au-dessus de chaque montant. Cliquez ensuite sur le bouton PLUS en haut à droite.

Transactions hors ligne

Il s’agit de reçus en espèces envoyés à l’aide de Chrome River SNAP ou Snap & Send (« Envoyer une photo ») ou il s’agit de courriels HTML envoyés via Forward & Forget (« Transférer et oublier »). Ces transactions sont traitées comme des dépenses personnelles. Cliquez sur la case à cocher au-dessus de chaque montant, puis cliquez sur le bouton PLUS en haut à droite.

Transactions de déplacement

N’ajoutez des transactions de déplacement que si vous avez une transaction par carte de crédit ou un reçu correspondant à cette catégorie. Lorsqu’un courriel de déplacement transféré ou un reçu duplique une transaction par carte de crédit ou d’autres données de déplacement déjà importées dans Chrome River, le système les fusionne automatiquement. Toutefois, si nécessaire, vous pouvez fusionner les transactions manuellement. Cliquez sur TOUT, sélectionnez l’une des transactions correspondantes et faites-la glisser sur l’autre. Pour plus de détails, voir Fusionner les reçus et les transactions par carte de crédit.

4. Cliquez sur le nom du rapport pour afficher le volet d’aperçu, où vous pouvez ajouter des notes et téléverser d’autres reçus dans votre rapport.

5. Une fois que toutes les dépenses auront été ajoutées au rapport, cliquez sur SOUMETTRE si vous avez terminé. Ou cliquez sur la FLÈCHE ARRIÈRE pour enregistrer ce que vous avez saisi et revenir à la liste des ébauches.

Pour plus de détails sur la création et la modification d’un rapport de dépenses, consultez Créer un rapport de dépenses.

Joindre une image de reçu

Vous pouvez joindre des images à une dépense pendant ou après sa création. Les images peuvent être téléversées directement via l’application, envoyées par courriel ou ajoutées via SNAP de Chrome River. Pour obtenir une liste complète des modes d’envoi des reçus, voir Cas d’envoi de reçu.

  • Seuls les fichiers JPG, PDF, PNG, OFD et TIFF peuvent être acceptés lorsqu’une image est téléversée via Chrome River.
  • Aucun fichier ne peut dépasser 10 Mo, et les fichiers JPG et PNG doivent être au minimum de 50 Ko.

À l’intérieur d’un rapport de dépenses

Dans le volet Aperçu du rapport, faites défiler vers le bas jusqu’à la section Pièces jointes.

  • Glissez-déposez des images sur GLISSER L’IMAGE ICI POUR TÉLÉVERSER
  • Ou cliquez sur AJOUTER DES PIÈCES JOINTES pour rechercher des images sur votre appareil ou en télécharger une à partir de la page Créer des dépenses dans la galerie des reçus.

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Si vous le souhaitez, vous pouvez joindre une image téléversée directement à un poste de votre rapport. Sur les appareils dotés d’un grand écran, vous pouvez faire glisser les images de l’en-tête à un poste précis sur le rapport.

Sur les appareils à écran étroit comme les téléphones, il sera plus facile d’ajouter une image d’élément de ligne en ouvrant l’élément de ligne souhaité, en faisant défiler la section Pièces jointes et en cliquant sur AJOUTER DES PIÈCES JOINTES.

À un courriel

Vous pouvez utiliser les fonctionnalités Snap & Send (« Envoyer une photo ») et Forward & Forget (« Transférer et oublier ») de Chrome River pour envoyer des reçus par courriel lorsque vous n’êtes pas connecté à l’application.

  • Snap & Send : (« Envoyer une photo ») par courriel, envoyez une photo de reçu que vous avez prise avec votre appareil mobile lors de vos déplacements.

  • Forward & Forget : (« Transférer et oublier ») transmettre un courriel de confirmation ou un reçu pour une dépense.

Il vous suffit de joindre l’image ou le PDF à un courriel (ou de transférer le courriel que vous avez reçu) et de l’envoyer à l’adresse courriel de soumission de reçus fournie par votre administrateur Chrome River. Voir Créer des postes de dépenses par courriel pour plus de détails sur la recherche de l’adresse courriel.

L’adresse courriel à partir de laquelle vous envoyez votre message doit être l’une de celles qui figurent dans les Paramètres de votre compte Chrome River.

Les images seront placées dans la Galerie des reçus pour que vous puissiez les joindre à un rapport ultérieurement. Chaque image apparaîtra dans la Galerie des reçus comme son propre élément, avec les informations correspondantes sur la dépense.

  • Si un document PDF de plusieurs pages contient également du texte, un élément unique sera créé.

  • Si un PDF multipages contient uniquement des images, chaque image sera créée en tant qu’élément de dépense distinct, sauf si vous mettez le montant et la devise dans la ligne d’objet du courriel.

Si votre organisation a désactivé cette fonctionnalité, seuls les PDF à base d’images d’une seule page seront divisés en images de reçus individuelles. Voir Créer des postes de dépenses par courriel pour plus de détails sur l’envoi d’images et de PDF en pièce jointe par courriel.

Dans Chrome River SNAP

L’application SNAP gratuite vous permet de capturer et de téléverser rapidement et facilement des images de reçus dès que les dépenses sont engagées. Il vous suffit de prendre une photo du reçu à l’aide de SNAP et elle sera téléversée directement dans votre Galerie de reçus et dans l’onglet Hors ligne du porte-monnaie électronique pour être utilisée la prochaine fois que vous accéderez à Chrome River. De plus, il est possible d’utiliser SNAP pour télécharger des images prises avec une autre application sur l’appareil.

Cliquez sur le lien approprié ci-dessous pour obtenir des détails complets sur le téléchargement et l’utilisation de SNAP avec votre appareil mobile.

Consultez Ajouter des images pour plus de détails sur toutes les façons dont vous pouvez joindre des images à un rapport de dépenses.

Suivi de votre rapport de dépenses soumis

Une fois que vous avez cliqué sur SOUMETTRE, le rapport de dépenses apparaîtra dans votre liste Soumis. De là, vous pouvez suivre sa progression à travers le processus d’acheminement d’approbation en le sélectionnant, en cliquant sur les trois points au-dessus de l’aperçu, puis en sélectionnant SUIVI.

Cliquez sur un élément pour voir où il se trouve dans le processus d’approbation, y compris l’approbateur auquel il est actuellement affecté, la date et la règle qui a déclenché l’affectation.

Voir Suivi des rapports de dépenses soumis pour plus de détails, y compris des explications sur les différents statuts des rapports.

Afficher toute votre activité

Le tableau de bord de recherche vous permet d’effectuer des demandes rapides sur toutes vos activités de dépenses par catégorie. Selon la configuration de votre organisation, il peut s’agir de rapports de dépenses, de postes de dépenses, d’éléments de cartes de crédit, d’éléments payés par l’entreprise, d’approbations et de dépenses payées.

1. Cliquez sur le bouton MENU dans le coin supérieur gauche de Chrome River, puis sélectionnez ENQUÊTE.

2. Cliquez sur le rapport d’enquête souhaité, puis utilisez la liste déroulante Date de transaction pour filtrer les résultats.

Pour plus de détails, consultez la section Afficher les rapports d’enquête sur l’activité des dépenses..

Approuver un rapport de dépenses

Si vous participez au processus d’approbation, Chrome River vous permet d’approuver facilement les dépenses dans l’application et par courriel.

Approuver dans Chrome River

1. Si vous avez des éléments en attente de votre approbation, vous verrez une barre de notification jaune sur le tableau de bord. Cliquez sur le nombre de rapports de dépenses à faire figurer dans la liste Approbations requises.

2. Cliquez sur un rapport dans la liste pour ouvrir un aperçu.

3. En cliquant sur RENVOYER ou APPROUVER dans l’aperçu, vous refusez ou approuvez immédiatement tous les postes du rapport.

    • Retour : saisissez la note requise et cliquez sur RENVOYER.Tous les postes du rapport seront renvoyés au propriétaire de la dépense.

    • Approuver : cliquez à nouveau sur APPROUVER pour confirmer. Tous les postes du rapport passeront à l’étape suivante du processus d’approbation.

4. Si vous souhaitez approuver ou renvoyer des postes individuellement, vous devez ouvrir le rapport en double-cliquant dessus dans la liste Approbations requises, en cliquant simplement sur son nom dans l’aperçu ou en cliquant sur OUVRIR sous l’élément de menu à trois points dans le coin supérieur gauche de l’aperçu.

5. À moins qu’ils ne soient assortis d’un avertissement de conformité, les lignes d’élément sont approuvées par défaut. Vous verrez un crochet vert à côté d’une ligne d’élément dans la liste, ainsi qu’un crochet « Approuvé » dans l’aperçu de cette ligne. Si le poste a été renvoyé ou réassigné, vous le verrez noté par une flèche rouge aux mêmes endroits.

6. En cliquant sur AJUSTER, vous pourrez modifier certaines informations sur le poste. Pour plus de détails, voir Approbation des dépenses dans Chrome River. Vous devrez ajouter une note, mais, selon la configuration de votre organisation, vous pouvez décider d’aviser ou non le propriétaire de la dépense du rajustement. Cliquez sur ENREGISTRER.

7. Lorsque vous aurez terminé d’ajuster ou de retourner des articles, cliquez sur SOUMETTRE au bas de la liste des postes. Ne cliquez pas sur RENVOYER à moins que vous ne souhaitiez renvoyer les postes, même ceux que vous avez approuvés ou ajustés.

Pour plus de détails sur l’approbation des dépenses dans Chrome River, voir Approuver les dépenses dans Chrome River.

Approbation par courriel

Vous recevrez un courriel de Chrome River pour les dépenses qui requièrent votre approbation. Vous ne pouvez approuver ou renvoyer toutes les dépenses qu’avec cette méthode; tout ajustement de ligne d’élément doit être fait dans Chrome River en ligne.

  • Accepter : cela crée un nouveau courriel qui doit être envoyé pour approuver instantanément tous les postes.

  • Retour : cela crée un nouveau courriel qui doit être envoyé pour rejeter instantanément tous les postes.

Pour ajouter des questions ou des commentaires, ajoutez-les simplement au corps du courriel, au-dessus du message transféré, puis cliquez sur ENVOYER.

Les approbations par courriel ne peuvent être envoyées qu’à partir de l’adresse courriel principale de votre compte Chrome River, sauf si votre organisation a activé la possibilité d’approuver à partir de l’une des adresses courriel répertoriées dans les paramètres de votre compte.

certains appareils mobiles peuvent remplir automatiquement le champ « De » avec l’adresse électronique par défaut de l’appareil, plutôt qu’avec l’adresse électronique à laquelle la notification d’approbation a été envoyée. Assurez-vous que le champ « De » contient votre adresse courriel principale de compte Chrome River avant de cliquer sur ENVOYER sur votre approbation ou courriel de retour.

Voir Approbation par courriel pour plus de détails sur l’approbation par courriel.

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