Schnellstartanleitung für Benutzer

Es dauert nur wenige Minuten, mit Emburse Enterprise durchzustarten: Lernen Sie, wie Sie auf die Anwendung zugreifen, einen Report erstellen, einreichen und verfolgen, Ausgaben genehmigen und alle Ihre Aktivitäten anzeigen. Detaillierte Benutzerhandbücher finden Sie im Emburse Enterprise-Hilfecenter, das Sie über das Fragezeichen oben rechts in der App erreichen.

Melden Sie sich bei Emburse Enterprise an.

Starten Sie die Emburse Enterprise-Anwendung in einem unterstützten Webbrowser unter der URL, die der Emburse Enterprise-Administrator Ihres Unternehmens Ihnen mitgeteilt hat.

Erstmalige Anmeldung

Wählen Sie den Link „Passwort vergessen“ und geben Sie Ihre Anmeldedaten und Ihre Firmen-ID ein. Emburse Enterprise sendet Ihnen eine E-Mail mit einem temporären Passwort. Bei der ersten Verwendung werden Sie aufgefordert, Ihr eigenes eindeutiges Passwort festzulegen.

Nachfolgende Anmeldung

Füllen Sie alle Felder auf dem Anmeldebildschirm aus, darunter die Benutzer-ID, das Passwort und die Firmen-ID, die Ihnen zugewiesen wurden.

Beispiel

• Benutzer-ID: svance

• Passwort: *******

• Firmen-ID: www.cfa.com

Klicken Sie auf ANMELDEN.

Vollständige Details und Schritte zur Fehlerbehebung finden Sie unter Bei Emburse Enterprise anmelden.

Erstellung einer Reisekostenabrechnung

Sie können für jedes Event eine eigene Reisekostenabrechnung erstellen, oder mehrere Events in einer einzigen Abrechnung erfassen.

1. Klicken Sie auf dem Dashboard im Bereich Ausgaben auf + ERSTELLEN oder +.

2. Im Header einer Ausgabe werden alle grundlegenden Informationen gespeichert, die auf jede Ausgabe in dieser Abrechnung zutreffen. Geben Sie die entsprechenden Daten ein.

3. Für Ihre erste Ausgabe wählen Sie die PLUS-Schaltfläche, um die Menüoptionen zum Hinzufügen von Ausgaben anzuzeigen.

Es gibt vier Hauptoptionen zum Hinzufügen von Ausgaben.

• Direkt: Eine Bargeldauslagen-Transaktion erstellen.
• Kreditkarte: Transaktionen werden täglich geladen, damit Sie sie für eine Reisekostenabrechnung verwenden können.
• Offline: Per E-Mail versandte Positionen, Bilder von Belegen und HTML-E-Mails.
• Reisedaten: Transaktionen vom Reiseanbieter Ihres Unternehmens.

Direkte Ausgaben

Um eine direkte Ausgabe hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Mosaik-Schaltfläche. Schaltflächen mit Pfeilen zeigen zusätzliche Optionen an. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf SPEICHERN, um die Transaktion hinzuzufügen.

Kreditkartentransaktionen

Um Ihrem Bericht eine oder mehrere Kreditkartentransaktionen hinzuzufügen, wählen Sie das Kontrollkästchen über dem jeweiligen Betrag. Klicken Sie dann auf die PLUS-Schaltfläche oben rechts.

Offline-Transaktionen

Hier handelt es sich um Barbelege, die über die Emburse Enterprise Mobile-App oder Snap & Send gesendet werden, oder um HTML-E-Mails, die über Forward & Forget gesendet werden. Diese Transaktionen werden als Auslagen behandelt. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen über dem jeweiligen Betrag und dann auf die PLUS-Schaltfläche oben rechts.

Reisetransaktion

Fügen Sie Reisetransaktionen nur dann hinzu, wenn Sie eine passende Kreditkartentransaktion oder einen Beleg haben, der zu einer aus eigener Tasche bezahlten Reiseausgabe passt. Wenn eine weitergeleitete Reise-E-Mail oder ein Reise-Beleg eine Kreditkartentransaktion oder andere bereits in Emburse Enterprise importierte Reisedaten dupliziert, führt das System diese Daten automatisch zusammen. Wenn nötig, können Sie Transaktionen aber auch manuell zusammenführen. Klicken Sie auf ALLE, wählen Sie eine der passenden Transaktionen und ziehen Sie sie auf die andere. Weitere Informationen finden Sie unter Beleg- und Kreditkartentransaktionen zusammenführen.

4. Klicken Sie auf den Namen des Berichts, um den Vorschaubereich anzuzeigen, in dem Sie Notizen hinzufügen und weitere Belege zu Ihrem Bericht hochladen können.

5. Nachdem alle Ausgaben dem Bericht hinzugefügt wurden, klicken Sie auf EINREICHEN, wenn Sie fertig sind. Oder klicken Sie auf den ZURÜCK-PFEIL, um Ihre Eingabe zu speichern, und kehren Sie zur Liste Entwürfe zurück.

• Wenn Sie beim Einreichen des Berichts eine Warnung oder eine Meldung zu einem Verstoß gegen die Richtlinien erhalten, finden Sie unter Warnungen & Verstöße bei der Ausgaben-Compliance weitere Details.

Alle Details zum Erstellen und Bearbeiten einer Reisekostenabrechnung finden Sie unter Erstellung einer Reisekostenabrechnung.

Bild eines Belegs anhängen

Sie können einer Ausgabeposition während der Anlegung oder jederzeit danach Bilder anhängen. Bilder können direkt über die Anwendung hochgeladen, per E-Mail gesendet oder über die Emburse Enterprise Mobile-App hinzugefügt werden. Eine vollständige Liste aller Möglichkeiten zur Belegeinreichung finden Sie hier: Belege als Reisender oder Vertreter hinzufügen.

• Wenn ein Bild über Emburse Enterprise hochgeladen wird, sind nur JPG-, PDF-, PNG-, OFD- und TIFF-Dateien zulässig.
• Jede Datei darf nicht größer als 10 MB sein, und JPG- und PNG-Dateien müssen mindestens 50 kB groß sein.

In einer Reisekostenabrechnung

Scrollen Sie im Bereich „Vorschau“ des Berichts nach unten zum Abschnitt Anhänge.

• Ziehen Sie Bilder entweder per Drag & Drop auf das Feld BILD ZUM HOCHLADEN HIER ABLEGEN,
• oder klicken Sie auf ANHÄNGE HINZUFÜGEN, um auf Ihrem Gerät nach Bildern zu suchen, die Sie dem Bericht anhängen möchten, oder laden Sie eines aus der Ausgaben über die Beleggalerie erstellen hoch.

Falls gewünscht können Sie ein hochgeladenes Bild direkt an eine Belegposition in Ihrem Bericht anhängen. Auf Geräten mit breitem Bildschirm können Sie Bilder aus dem Header in eine bestimmte Belegposition in der Reisekostenabrechnung ziehen.

Auf Geräten mit kleinem Bildschirm wie Smartphones ist es einfacher, die gewünschte Belegposition zu öffnen, zu dem Bereich Anhänge runter zu scrollen und auf ANHÄNGE HINZUFÜGEN zu klicken, wenn Sie ein Bild zu einer Belegposition hinzufügen möchten.

Über E-Mail anhängen

Sie können die Funktionen Snap & Send und Forward & Forget von Emburse Enterprise verwenden, um Belege per E-Mail einzureichen, wenn Sie nicht in der Anwendung angemeldet sind.

• Snap & Send: Senden Sie unterwegs ein Belegfoto per E-Mail, das Sie mit Ihrem Mobilgerät aufgenommen haben.

• Forward & Forget: Leiten Sie eine E-Mail-Bestätigung oder einen Beleg für eine Ausgabe weiter.

Fügen Sie das Bild oder die PDF-Datei einfach einer E-Mail bei (oder leiten Sie die erhaltene E-Mail weiter), und senden Sie sie an die von Ihrem Administrator bei Emburse Enterprise angegebene E-Mail-Adresse für die Belegübermittlung. Weitere Details dazu finden Sie hier: Ausgabenposten per E-Mail erstellen

Bilder werden in der Beleggalerie gespeichert, damit Sie sie später einem Bericht hinzufügen können. Jedes Bild erscheint in der Beleggalerie als eigenständige Position und beinhaltet sämtliche Informationen zu der Ausgabe.

• Für mehrseitige PDFs mit Text wird nur eine Position erstellt.
• Falls ein mehrseitiges PDF-Dokument nur Bilder enthält, führt dies zur Erstellung von separaten Ausgabenpositionen für jedes Bild, sofern Sie Betrag und Währung nicht in der Betreffzeile der E-Mail angeben.

Wenn Ihr Unternehmen diese Funktion deaktiviert hat, werden nur einseitige bildbasierte PDF-Dokumente in einzelne Belegbilder aufgeteilt. Ausführliche Details zum Anhängen von Bildern und PDFs per E-Mail finden Sie hier: Ausgabenpositionen per E-Mail erstellen.

Über die Emburse Enterprise Mobile-App

Mit der kostenlosen Emburse Enterprise Mobile-App können Belege auf schnelle und einfache Art fotografiert und die Bilder hochgeladen werden – direkt, wenn die Ausgabe erfolgt. Bitte fotografieren Sie einfach den Beleg mit der App, und er wird direkt in Ihre Beleggalerie und auf die Registerkarte „Offline“ Ihres eWallet hochgeladen. Sie können die Ausgabe auch direkt in der mobilen App erstellen.

Ausführliche Informationen zur Verwendung der mobilen App finden Sie im Enterprise Mobile Hilfecenter.

Verfolgen Sie Ihre eingereichte Reisekostenabrechnung

Wenn Sie auf EINREICHEN klicken, wird die Reisekostenabrechnung in Ihrer „Eingereicht“-Liste angezeigt. Von dort aus können Sie den Fortschritt durch den Genehmigungs-Routing-Vorgang verfolgen, indem Sie sie auswählen, auf die Schaltfläche „Weitere Aktionen“ über der Vorschau klicken und dann NACHVERFOLGUNG auswählen.

Klicken Sie auf eine Position, wenn Sie sehen möchten, in welcher Phase des Genehmigungsvorgangs sie sich befindet. Sie sehen dort auch, welchem Genehmiger die Position momentan zugewiesen ist, sowie das Datum und die Regel, die diese Zuordnung ausgelöst hat.

Unter Ihre eingereichten Reisekostenabrechnungen verfolgen finden Sie alle Einzelheiten, einschließlich Erläuterungen zu den verschiedenen Berichtsstatus.

Alle Ihre Aktivitäten anzeigen

Über das Anfrage-Dashboard können Sie Schnellanfragen für alle Ausgabenaktivitäten nach Kategorie ausführen. Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens können dazu Reisekostenabrechnungen, Ausgabenpositionen, Kreditkarten-Positionen, firmenbezahlte Positionen, Genehmigungen und bezahlte Ausgaben gehören.

1. Klicken Sie auf die MENÜ-Schaltfläche in der oberen linken Ecke von Emburse Enterprise, und wählen Sie dann ANFRAGE aus.

2. Klicken Sie auf den gewünschten Anfragebericht und filtern Sie die Ergebnisse im Dropdown-Menü Transaktionsdatum.

Vollständige Informationen zur Verwendung dieses Bildschirms finden Sie unter Anfrageberichte über Ausgabenaktivitäten anzeigen.

Genehmigen einer Reisekostenabrechnung

Wenn Sie Teil des Genehmigungsvorgangs sind, ermöglicht Emburse Enterprise Ihnen die einfache Genehmigung von Ausgaben in der App und per E-Mail.

Genehmigen in Emburse Enterprise

1. Wenn Positionen auf Ihre Genehmigung warten, erscheint auf dem Dashboard eine orangefarbene Benachrichtigungsleiste. Klicken Sie auf die Anzahl der Reisekostenabrechnungen, die in die Liste Genehmigungen erforderlich aufgenommen werden sollen.

2. Klicken Sie auf einen Bericht in der Liste, um eine Vorschau zu öffnen.

3. Wenn Sie in der Vorschau auf RÜCKSENDUNG oder GENEHMIGEN klicken, werden alle Belegpositionen des Berichts sofort abgelehnt bzw. genehmigt.

• Rücksendung: Rücksendung: Geben Sie die gewünschte Notiz ein und klicken Sie auf RÜCKSENDUNG. Alle Belegpositionen in der Reisekostenabrechnung werden an den Reisenden zurückgesandt.

• Genehmigen: Klicken Sie erneut auf GENEHMIGEN, um zu bestätigen. Alle Belegpositionen im Bericht werden zum nächsten Schritt im Genehmigungsvorgang weitergeleitet.

4. Wenn Sie Belegpositionen einzeln genehmigen oder zurücksenden möchten, müssen Sie den Report öffnen, indem Sie in der Liste „Genehmigungen erforderlich“ doppelt darauf klicken, in der Vorschau einfach auf seinen Namen klicken oder durch Klicken auf ÖFFNEN unter der Schaltfläche Weitere Aktionen in der oberen linken Ecke der Vorschau.

5. Sofern keine Compliance-Warnungen vorliegen, werden Belegpositionen standardmäßig als genehmigt markiert. Die genehmigten Belegpositionen sind in der Liste mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet sowie einem „Genehmigen“-Häkchen in der Vorschau der Belegposition. Falls eine Belegposition zurückgesandt oder neu zugewiesen wurde, erscheint diese Kennzeichnung an der gleichen Stelle mit einem roten Pfeil.

6. Wenn Sie auf BEARB. klicken, können Sie bestimmte Informationen zu der Belegposition ändern. Weitere Einzelheiten erfahren Sie unter Ausgaben in Emburse Enterprise genehmigen. Das Hinzufügen einer Notiz ist erforderlich, doch je nach Konfiguration Ihres Unternehmens bleibt es Ihnen selbst überlassen, ob Sie den Reisenden über die Anpassungen informieren. Wählen Sie SPEICHERN.

7. Wenn Sie mit dem Anpassen oder Zurücksenden von Positionen fertig sind, klicken Sie unten in der Belegpositionsliste auf SENDEN. Klicken Sie nicht auf RÜCKSENDUNG, es sei denn, Sie möchten alle Belegpositionen zurücksenden, auch die, die Sie genehmigt oder angepasst haben.

Weitere Einzelheiten zur Genehmigung von Ausgaben in Emburse Enterprise erfahren Sie unter Ausgaben in Emburse Enterprise genehmigen.

Per E-Mail genehmigen

Emburse Enterprise sendet Ihnen Ausgaben, die auf Ihre Genehmigung warten, per E-Mail. Sie können alle Ausgaben nur mit dieser Methode genehmigen oder zurückgeben – alle Anpassungen von Belegpositionen müssen online in Emburse Enterprise vorgenommen werden.

• Akzeptieren: Annehmen: Dadurch wird eine neue E-Mail erstellt, die gesendet werden muss, um alle Belegpositionen im Bericht sofort zu genehmigen.

• Rücksendung: Dadurch wird eine neue E-Mail erstellt, die gesendet werden muss, um alle Belegpositionen im Bericht sofort abzulehnen.

Geben Sie Fragen oder Kommentare einfach über der weitergeleiteten Nachricht in das Textfeld der E-Mail ein und klicken Sie anschließend auf SENDEN.

Genehmigungen per E-Mail dürfen nur von der primären E-Mail-Adresse Ihres Kontos bei Emburse Enterprise aus eingesandt werden, es sei denn, Ihr Unternehmen hat in Ihren Kontoeinstellungen die Funktion aktiviert, dass von jeder E-Mail-Adresse aus Genehmigungen eingesandt werden können.

Ausführliche Details zur Genehmigung per E-Mail finden Sie hier: