Mosaïques et tuiles

L’écran d’administration Mosaïques & tuiles vous permet de personnaliser l’apparence des mosaïques et tuiles Type de dépenses qui s’y affichent.

1. Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > INTERFACE UTILISATEUR > MOSAÏQUES & TUILES.

2. Sélectionnez la liste de modifications que vous souhaitez utiliser pour publier vos mises à jour.

3. Sélectionnez l’application souhaitée (EXPENSE, PRE-APPROVAL, etc.), puis VIGNETTES ou GALERIE DE MOSAÏQUES.

Aperçu de la galerie de mosaïques

Une mosaïque est une collection de tuiles de types de dépenses qui s’affichent dans différents endroits de l’application Chrome River. Par exemple, lorsque les utilisateurs veulent créer de nouvelles dépenses remboursables directement dans un rapport de dépenses, ils cliquent sur CRÉER NOUVELLE et peuvent choisir dans un groupe de types de dépenses disposés dans une mosaïque.

Les mosaïques peuvent être personnalisées pour afficher différentes collections de tuiles à différents utilisateurs selon les attributs de leurs dossiers personnels. Par exemple, votre organisation peut avoir un type de dépenses qui n’est disponible que dans certains pays. Vous pourriez créer une mosaïque qui contient cette tuile de type de dépenses et qui s’affiche seulement aux utilisateurs de ces pays.

Votre organisation pourrait aussi choisir de faire en sorte que certaines mosaïques apparaissent, sans tenir compte des mosaïques principales par défaut configurées dans les dossiers personnels des utilisateurs.

1. Sur l’écran d’administration Mosaïques & tuiles, cliquez sur GALERIE DE MOSAÏQUES.

2. Sélectionnez la mosaïque que vous aimeriez modifier dans la liste. Sur la droite, vous verrez une représentation directe de ce que les utilisateurs voient lorsqu’ils accèdent à cette mosaïque.

3. Cliquez sur une tuile pour voir ses propriétés, y compris de l’information spécifique à la mosaïque et aux propriétés réglées dans l’éditeur de tuiles.

4. Les dossiers de tuiles contiennent un sous-ensemble d’autres tuiles qui appartiennent à cette catégorie.

Modifier une mosaïque

1. Sélectionnez la mosaïque souhaitée dans la liste et cliquez sur MODIFIER.

2. La définition de tuile est incluse pour votre référence, mais seule la définition de mosaïque peut être modifiée ici. Toute modification que vous faites à la définition de mosaïque de la tuile s’applique seulement à la mosaïque que vous avez choisi de modifier. Pour faire des modifications universelles à la tuile, vous devez utiliser l’éditeur de tuiles. Voir Modifier une tuile ci-dessous pour en savoir plus sur la modification de la définition de tuile.

• Allocation par défaut : votre organisation peut choisir d’appliquer les allocations par défaut à certains types de dépenses selon les règles ou en utilisant ce champ. Saisissez le code de l’allocation que vous voulez attribuer à ce type de dépenses par défaut.
• Désactivé : cochez cette case si vous ne voulez pas que les utilisateurs soient capables de modifier l’allocation sélectionnée. Votre organisation peut aussi choisir de contrôler cette fonction à l’aide des règles.
• Priorité basse :cochez cette case pour que l’allocation par défaut sélectionnée soit utilisée seulement si le champ Allocation n’est pas déjà généré par une autre fonction par défaut, comme copier à partir d’une ligne d’élément précédente ou une dépense détaillée.
• Mosaïque de détails : utilisez la liste déroulante pour attribuer une autre mosaïque que les utilisateurs verront lorsqu’ils enregistrent un type de dépenses ayant une mosaïque de détails. Par exemple, lorsque les utilisateurs enregistrent une dépense d’hôtel, une deuxième mosaïque leur permet d’ajouter des détails provenant de la facture d’hôtel.
• Règles :cette configuration avancée vous permet d’ajouter ou de retirer des règles configurées de l’interface utilisateur à la mosaïque. Si votre organisation a déjà une ou plusieurs règles configurées ici, il n’est pas recommandé de les modifier.

Ajouter ou retirer des tuiles d’une mosaïque

1. Pour ajouter une autre tuile à la mosaïque, cliquez sur AJOUTER TUILE.

• Une liste de choix apparaîtra dans le panneau de gauche. Vous pouvez réduire la liste en saisissant du texte dans la boîte de recherche dans la partie supérieure.
• Glissez la tuile désirée sur la mosaïque pour l’ajouter.

2. Pour ajouter une tuile directement dans un dossier ou à la mosaïque, vous devez cliquer pour développer le fichier avant d’y glisser la tuile.

3. Pour déplacer une tuile d’un dossier à un autre, vous devez d’abord déplacer la tuile à l’extérieur de son dossier d’origine. Vous pourrez ensuite développer le dossier de destination et y glisser la tuile.

4. Pour supprimer une tuile, passez la souris au-dessus de celle-ci et cliquez sur le X rouge.

5. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur ENREGISTRER dans le coin supérieur gauche.

Ajouter, modifier et retirer des dossiers dans une mosaïque

1. Pour ajouter un dossier existant à la mosaïque, cliquez sur AJOUTER UN DOSSIER.

• Une liste de choix apparaîtra dans le panneau de gauche. Vous pouvez réduire la liste en saisissant du texte dans la boîte de recherche dans la partie supérieure.
• Glissez le dossier voulu dans la mosaïque pour l’y ajouter. Il sera vide.
• Vous ne pourrez pas enregistrer le dossier jusqu’à ce qu’il contienne au moins une tuile.
• Pour déplacer une tuile d’un autre dossier à celui-ci, vous devez d’abord déplacer la tuile à l’extérieur de son dossier d’origine. Vous pourrez alors développer le nouveau dossier et y glisser la tuile.

• Une fois le dossier ajouté, vous pouvez changer son étiquette et son icône dans le panneau Propriétés du dossier sur la droite.

2. Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur AJOUTER UN DOSSIER et cliquez ensuite sur NOUVEAU DOSSIER.

• Dans la fenêtre contextuelle « Ajouter un dossier », saisissez un nom d’étiquette pour le nouveau dossier et choisissez une icône dans la liste. Appuyez ensuite sur AJOUTER.

• Glissez ensuite le nouveau dossier de la liste à la mosaïque.

3. Pour supprimer un dossier ou une tuile, passez la souris au-dessus et cliquez sur le X rouge. Toutes les tuiles dans le dossier seront aussi retirées de cette mosaïque. Cependant, la suppression ne sera permanente que si vous cliquez sur ENREGISTRER.

4. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur ENREGISTRER dans le coin supérieur gauche.

Modifier les tuiles

Les tuiles sont une représentation graphique de chacun des types de dépenses de votre organisation, classées dans des collections nommées « mosaïques ». Chaque tuile peut être associée à un seul type de dépense.

1. Dans l’écran d’administration Mosaïques et tuiles, cliquez sur &TUILES.

2. Toutes les tuiles de votre organisation sont placées en ordre alphabétique. Cliquez sur une tuile pour avoir un aperçu de ses propriétés.

• Les tuiles avec un contour pointillé ne sont pas encore utilisées dans les mosaïques.

3. Pour apporter des modifications aux tuiles sélectionnées, appuyez sur MODIFIER. Si vous n’aviez pas sélectionné de liste de modifications lors de l’étape 1, vous devrez le faire maintenant.

4. Les propriétés de la tuile sont affichées dans les modes Aperçu et Modifier.

• Type de dépense : le nom de votre organisation pour ce type de dépenses. Une tuile ne peut être associée qu’à un seul type de dépense.
• Icône : la représentation graphique du type de dépenses dans l’interface utilisateur.
• Étiquette : le nom du type de dépenses tel qu’il s’affiche dans l’interface utilisateur.
• Infobulle : un champ optionnel pour fournir de plus amples détails sur le type de dépenses qui s’affichent lorsque les utilisateurs survolent la tuile avec leur souris.
• Nom du formulaire : le formulaire de saisie de données lié à ce type de dépenses. Votre organisation peut utiliser le même formulaire pour plusieurs dépenses différentes ou personnaliser des formulaires pour certains types de dépenses.
• Commandes : propriétés configurables de ce type de dépenses (par exemple, si les utilisateurs peuvent ou non changer le type d’une dépense déjà créée vers un autre type ou à partir d’un autre type).
• Règles : toutes les règles liées à l’interface utilisateur. Éventuellement, les administrateurs auront accès à un écran de règles de l’interface utilisateur qui leur permettra de personnaliser le comportement d’un type de dépenses (par exemple, masquer l’option de sélection de dates pour un type de dépenses et attribuer la date d’aujourd’hui par défaut). Ces personnalisations seront énumérées ici.
• Références : Ajoutez un hyperlien au formulaire de données pour ce type de dépenses (c’est-à-dire un lien vers la politique de voyage de votre organisation sur votre Intranet). Voir « Ajouter une URL à une vignette de dépenses », ci-dessous, pour plus de détails.

• Utilisation : indique quelles mosaïques utilisent actuellement ce type de dépenses. Les deux points indiquent les sous-dossiers.

5. Une fois vos modifications apportées, appuyez sur ENREGISTRER.

Créer une nouvelle tuile

Pour créer une nouvelle tuile, vous devez d’abord créer sa dépense correspondante à l’aide de l’écran d’administration « Type de dépenses ». Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Créer des types de dépenses.

1. Dans l’écran d’administration Mosaïques et tuiles, cliquez sur &TUILES.

2. Cliquez sur le signe « plus » bleu dans la partie supérieure droite de la liste de tuiles.

3. Définissez les propriétés pour la nouvelle tuile.

• Type de dépenses :utilisez le menu déroulant pour sélectionner le type de dépenses pour laquelle vous créez cette tuile.
• Icône : cliquez sur la flèche qui se trouve à côté de l’icône par défaut pour sélectionner une représentation graphique appropriée pour le type de dépenses dans l’interface utilisateur.
• Étiquette : saisissez le nom du type de dépenses tel qu’il apparaît dans l’interface utilisateur. Il devrait être le même que le nom d’affichage de la dépense affiché dans l’écran Administration des types de dépenses.
• Infobulle : vous pouvez utiliser ce champ facultatif pour obtenir plus de détails sur le type de dépenses qui apparaîtront lorsque les utilisateurs survoleront la tuile.
• Nom du formulaire : utilisez la liste déroulante pour sélectionner le formulaire de données associé à ce type de dépenses. Votre organisation peut utiliser le même formulaire pour plusieurs dépenses différentes ou personnaliser des formulaires pour certains types de dépenses.
• Commandes : vérifiez pour configurer certaines propriétés de ce type de dépenses (c’est-à-dire si les utilisateurs peuvent passer d’une dépense déjà créée d’un autre type vers ou de ce type de dépenses).
• Règles : cette configuration avancée vous permet d’ajouter ou de retirer des règles de l’interface utilisateur configurées à la tuile à l’aide du menu déroulant. Éventuellement, les administrateurs auront accès à un écran de règles de l’interface utilisateur qui leur permettra de personnaliser le comportement d’un type de dépenses (par exemple, masquer l’option de sélection de dates pour un type de dépenses et attribuer la date d’aujourd’hui par défaut). Ces personnalisations seront énumérées ici.
• Références : cliquez sur AJOUTER RÉFÉRENCE pour insérer un hyperlien texte qui apparaîtra sur le formulaire de données pour ce type de dépenses (c’est-à-dire un lien vers la politique de voyage de votre organisation sur votre Intranet).
• Dans la fenêtre contextuelle « Ajouter référence », saisissez le nom de l’étiquette de lien qui s’affichera pour les utilisateurs et le lien URL qui les dirigera vers la référence.

• Utilisation : lorsque vous aurez enregistré la tuile et l’aurez ajoutée à une ou plusieurs mosaïques, cette section affichera quelles mosaïques utilisent présentement ce type de dépenses. Les deux points indiquent les sous-dossiers.

Une fois terminé, cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter une URL à une vignette de dépenses

La section Références de l’éditeur de vignettes permet à votre organisation de lier les utilisateurs à des informations supplémentaires sur ce type de dépense via une ou plusieurs URL personnalisables. Elle est particulièrement utile pour orienter les utilisateurs vers des politiques liées aux règles de conformité.

1. Sélectionnez la vignette souhaitée, cliquez sur MODIFIER, puis faites défiler jusqu’à la section Références et cliquez sur AJOUTER RÉFÉRENCE.

2. Sur l’écran Ajouter une référence, saisissez le texte d’affichage cliquable correspondant au lien dans le champ Étiquette de lien, puis saisissez l’URL dans le champ URL du lien. Appuyez ensuite sur ENREGISTRER.

3. Le lien apparaîtra dans la section Références de cette vignette.