Administration des attributs définis par l’utilisateur

L’écran d’administration des attributs définis par l’utilisateur (ADU) vous permet de créer et de mettre à jour facilement des champs personnalisés, ou des attributs de données, que vous pouvez mettre sur des formulaires pour recueillir les informations requises pour votre organisation.

Afficher les ADU

1. Cliquez sur PARAMÈTRES D’ADMINISTRATEUR > INTERFACE UTILISATEUR > ATTRIBUTS DÉFINIS PAR L’UTILISATEUR.

2. Sélectionnez le jeu de modifications que vous souhaitez utiliser. Si un jeu de modifications n’existe pas, vous pouvez sélectionner la production en temps réel (ou AQ) et cliquer sur VOIR.

3. Vous verrez une liste de tous les ADU définis pour votre organisation.

• Le numéro sur la droite indique le nombre total de dépenses et de formulaires de préapprobation liés à cet Attribut défini par l’utilisateur.

Cliquez sur un ADU pour afficher ses détails.

• Cliquez sur les FORMULAIRES LIÉS pour afficher tous les formulaires de dépenses et de préapprobation qui utilisent cet Attribut défini par l’utilisateur et seront affectés par toutes les modifications apportées à celui-ci.

Créer un nouvel ADU

1. Cliquez sur le signe plus bleu en haut de la liste Attributs définis par l’utilisateur.

2. Si vous n’êtes pas dans un jeu de modifications, vous serez invité à sélectionner un jeu de modifications ou à en créer un nouveau.

3. Saisissez les détails du nouvel ADU.

• Nom : le nom de système unique pour l’ADU. Le nom doit commencer par une lettre et ne contenir que des caractères alphanumériques ou des traits de soulignement. Les espaces ne sont pas autorisés.

• Étiquette : le nom d’affichage que les utilisateurs verront dans l’interface. L’étiquette doit être un mot ou une expression qui aidera les utilisateurs à comprendre l’information qu’on leur demande de fournir.

• Type : utilisez la liste déroulante pour sélectionner le type d’ADU que vous souhaitez créer :

• Case à cocher : affiche une case à cocher et stocke la valeur comme 1 (coché) ou 0 (décoché).

• Format : précisez si l’étiquette sera affichée avant ou après la case à cocher. La meilleure pratique consiste à placer l’étiquette avant la case à cocher.

• Devise : affiche un champ de montant avec le même format que la devise du montant dépensé. L’entrée doit être numérique.

• Date : affiche un champ dans lequel une date peut être saisie manuellement ou sélectionnée dans un calendrier.

• Entité : affiche une liste déroulante ou consultable, en fonction du type d’entité associé, et stocke le code d’entité de l’entité sélectionnée. Pour plus de détails, voir « Propriétés de l’ADU de l’entité » ci-dessous.

• Nombre : affiche un champ numérique. L’entrée doit être numérique.

• Précision : précisez le nombre de décimales pour l’ADU, de 0 à 5.

• Texte : affiche un champ de texte. L’entrée peut être des caractères alphanumériques ou spéciaux.

• Requis : cochez cette case pour que l’ADU devienne un champ obligatoire sur chaque formulaire dans lequel il apparaît. Pour plus de flexibilité, ne cochez pas la case Requis et utilisez l’écran Administration de formulaires pour sélectionner si l’ADU est requis ou facultatif sur chaque formulaire.

• Message de validation : si vous cochez REQUIS, vous serez invité à fournir un message de validation facultatif. Il sera affiché en rouge sous l’ADU lorsque l’utilisateur tentera d’enregistrer le formulaire sans saisir de valeur dans l’ADU.

Propriétés de l’ADU de l’entité

Les ADU d’entité sont des champs de type liste déroulante ou de type liste de recherche. Lorsque vous créez un ADU d’entité, il vous sera demandé de le lier à un type d’entité spécifique qui contient la liste des valeurs parmi lesquelles les utilisateurs peuvent sélectionner. Pour savoir comment créer un type d’entité et définir ses valeurs, consultez Écran d’administration des entités.

Les ADU d’entités ont un certain nombre de propriétés supplémentaires, qui sont décrites ci-dessous. Il est recommandé de parler avec le consultant en mise en œuvre de Chrome River de votre organisation avant de configurer les propriétés plus avancées des ADU d’entités.

Type d’entité

Le type d’entité identifie la liste des valeurs disponibles pour la sélection.

• Non consultable : une liste déroulante de valeurs s’affiche lorsque les utilisateurs cliquent sur le champ, et ils ne seront autorisés à sélectionner que dans cette liste.

• Recherche : lorsque les utilisateurs tapent dans le champ, sa liste déroulante change pour afficher le sous-ensemble de valeurs correspondant à la chaîne de recherche saisie. Les ADU d’entités consultables sont généralement utilisés lorsque la liste de valeurs est assez longue.

Propriétés de la liste recherchable

• Afficher les données supplémentaires 1 : ajoute la valeur Données supplémentaires 1 de l’entité devant le nom de l’entité (ou Données supplémentaires 2) lorsqu’elle est affichée dans la liste déroulante

• Afficher les données supplémentaires 2 : ajoute la valeur Données supplémentaires 2 de l’entité devant le nom de l’entité lorsqu’elle est affichée dans la liste déroulante

• Activer la recherche élastique : ce paramètre avancé dont vous voudrez peut-être discuter avec votre consultant en mise en œuvre offre une capacité de recherche améliorée et peut améliorer les performances pour de très grandes listes.

• Filtrer par : les entités au sein d’un ADU d’entité peuvent être filtrées de différentes manières afin que seules les entités correspondant à certains critères s’affichent. Toutes ces fonctionnalités sont considérées comme avancées et sont généralement mises en place par votre équipe de mise en œuvre.

• Valeur de recherche : la liste est filtrée en fonction d’une certaine valeur existant dans le code d’entité, les données supplémentaires 1 ou les données supplémentaires 2.

• Attribut d’utilisateur actif : la liste est filtrée selon que le code d’entité, les données supplémentaires 1 ou les données supplémentaires 2 correspondent à un attribut particulier de la personne à rembourser (par exemple, code de pays, titre, champs UDA).

• Rôle et entité : la liste est filtrée selon que le code d’entité, les données supplémentaires 1 ou les données supplémentaires 2 correspondent à un attribut de relation particulier de la personne à rembourser (par exemple, une partie du bureau)

Propriétés de la liste non recherchable

• Filtrer par

• Attribut de relation Type d’entité : comme pour le filtre Rôle et Entité, la liste est filtrée en fonction des attributs de relation de la personne à rembourser. Cependant, ce filtre recherche les correspondances sur les attributs de relation en utilisant le type d’entité lié au type d’entité de cet ADU, quel que soit le rôle. Vous pouvez choisir un rôle spécifique comme sélection par défaut.

• Par exemple, si le type d’entité associé à cet ADU est « Entreprise » et que l’utilisateur a les attributs de relation « Partie de l’entreprise AAA » et « Révision de l’entreprise BBB», l’utilisateur verra AAA et BBB dans la liste déroulante de cet ADU. Si le rôle par défaut est configuré en tant que « partie de », l’ADU sera par défaut AAA lors de l’affichage initial.

Il est important de noter qu’une fois votre ADU enregistré, vous ne pourrez plus modifier le nom, le type ou le type d’entité de l’ADU. De plus, vous ne pourrez pas supprimer l’ADU.

Si vous avez créé votre ADU de manière incorrecte, vous pouvez supprimer votre jeu de modifications et recommencer. Cependant, si le jeu de modifications est publié, le nom, le type et le type d’entité de l’ADU ne seront pas modifiables, et l’ADU ne sera pas effaçable. Dans ce cas, vous pouvez choisir de ne pas utiliser l’ADU en le supprimant de tous les formulaires dans lesquels il apparaît. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Administration de formulaires.