Administration de formulaires

L’écran d’administration des formulaires vous permet de personnaliser les formulaires de saisie de données qui recueillent des informations lorsque les utilisateurs créent ou modifient des dépenses et des préapprobations. Un formulaire est ce que les utilisateurs voient lorsqu’ils créent une nouvelle dépense ou une préapprobation, ou lorsqu’ils cliquent sur une tuile dans une mosaïque. Les formulaires collectent des données comme la date et le montant dépensé, mais peuvent également inclure des attributs définis par l’utilisateur, des formules ou des règles d’interface utilisateur, ainsi que des propriétés propres à ceux-ci.

Types de formulaires

Formulaires de lignes d’éléments

Ces formulaires sont associés à une tuile dans une mosaïque.

Votre organisation peut utiliser le même formulaire de lignes d’éléments pour plusieurs dépenses différentes ou personnaliser des formulaires pour certains types de dépenses. Par exemple, vous pouvez avoir un formulaire Repas qui est associé à trois tuiles dans une mosaïque : déjeuner, dîner et Repas – Autre.

De ce fait, les modifications apportées à un formulaire peuvent affecter plusieurs tuiles. Dans une prochaine version, nous indiquerons visuellement quelles tuiles seront touchées par les modifications apportées à chaque formulaire. En attendant, un clic sur une tuile individuelle dans l’administration des mosaïques et des tuiles affichera le nom du formulaire associé à cette tuile.

Formulaires communs

Communs à toutes les dépenses, préapprobations, factures et bons de commande, ces formulaires ne sont pas associés au niveau de la tuile.

Voici quelques exemples :

• Attributs définis par l’utilisateur globales Dépenses : Ajoute des champs de données définies par l’utilisateur qui s’afficheront sur chaque formulaire de ligne d’élément ayant le champ de système Attributs définis par l’utilisateur des dépenses globales. Par exemple, votre organisation pourrait créer un attribut défini par l’utilisateur global « Fournisseur » qui capture les informations sur le fournisseur pour chaque ligne ajoutée par les utilisateurs.

• Attributs définis par l’utilisateur Dépenses par jour : Ajoute des champs de données définies par l’utilisateur à tous les formulaires de lignes par jour. Par exemple, votre organisation pourrait ajouter un champ « Ville du fournisseur » pour capturer l’emplacement sur chaque ligne d’élément par jour.

• Si votre organisation utilise cette fonction pour de tels types de dépenses détaillées, comme Hôtel et Location de voitures, vous pouvez personnaliser les formulaires Hébergement récurrent et Hébergement non récurrent qui permettent aux utilisateurs de saisir facilement les dépenses qui se reproduisent sur plusieurs jours pendant un voyage, comme les frais quotidiens pour le Wi-Fi ou la taxe d’hébergement.

Voir les formulaires

1. Cliquez sur PARAMÈTRES D’ADMINISTRATEUR > INTERFACE UTILISATEUR > FORMULAIRES.

2. Sélectionnez le jeu de modifications que vous souhaitez utiliser. Si un jeu de modifications n’existe pas, vous pouvez sélectionner la production en temps réel (ou AQ) et cliquer sur VOIR.

3. Vous verrez une liste de tous les formulaires définis pour votre organisation.

• Utilisez l’en-tête des Formulaires pour les trier par nom.

• Utilisez l’en-tête Type pour les trier par type (commun ou ligne d’élément).

Cliquez sur un formulaire pour afficher ses champs et leur ordre. Les champs sur les formulaires de votre organisation peuvent différer de ceux décrits ici.

Modifier les formulaires

 1. Sélectionnez le formulaire souhaité et cliquez sur MODIFIER dans le coin supérieur droit.

2. Si vous n’êtes pas dans un jeu de modifications, vous serez invité à sélectionner un jeu de modifications ou à en créer un nouveau.

3. Sur la gauche, vous verrez trois onglets contenant des champs et des règles que vous pouvez ajouter au formulaire. C’est également là que ces éléments réapparaîtront si vous les retirez du formulaire.

• Système : champs standards, appelés panneaux. La plupart des panneaux ne peuvent apparaître qu’une seule fois sur un formulaire.

• L’espaceur, la ligne d’espacement et le texte/l’étiquette sont les seuls panneaux qui peuvent apparaître plusieurs fois sur un formulaire.

• ADU : champs personnalisés; voir Administration des attributs définis par l’utilisateur pour plus de détails. Chaque ADU ne peut apparaître qu’une seule fois sur un formulaire.

• Règles : règles d’interface utilisateur définies par votre organisation. Chaque règle ne peut apparaître qu’une seule fois sur un formulaire.

Pour ajouter un panneau, un ADU ou une règle au formulaire, survolez dessus avec le curseur et cliquez sur le signe « + » bleu qui apparaît.

4. Sur la droite, vous verrez une liste de tous les champs, règles et formules associés à ce formulaire. Lorsque vous survolez un champ, vous verrez deux options :

• Six points : saisissez le champ par les six points et faites-le glisser pour le changer à l’endroit où il apparaît sur le formulaire.

• X : cliquez sur le X pour supprimer le champ de ce formulaire.

Champs

Cliquez sur un champ pour modifier ses propriétés et ses restrictions.

Propriétés

Chaque champ aura un ensemble différent de propriétés, mais il y a des propriétés communes partagées par de nombreux champs.

• Désactiver le champ : pour empêcher les utilisateurs de modifier la valeur de ce champ sur le formulaire.

• Champ requis : pour exiger que les utilisateurs saisissent ou sélectionnent une valeur pour ce champ avant que la ligne ne soit enregistrée.

• Message de validation : pour personnaliser le message qui apparaît lorsque les utilisateurs tentent d’enregistrer sans saisir ou sélectionner une valeur pour ce champ.

• Masquer le champ : cocher cette option empêche le champ d’être visible dans l’interface utilisateur.

• Infobulle : pour personnaliser le message qui apparaît lorsque les utilisateurs survolent l’étiquette du champ dans l’interface utilisateur.

Restrictions

Certains champs peuvent inclure la possibilité d’ajouter des restrictions; par exemple, faire en sorte qu’un montant dépensé soit supérieur à zéro ou que la sélection de la date ne soit pas postérieure à la date d’aujourd’hui.

Règles

Les règles d’interface utilisateur affectent le comportement des champs d’un formulaire. Ceux-ci se déclencheront dans l’ordre descendant, alors assurez-vous de les organiser dans le bon ordre sur votre formulaire.

• Exemple : masquer le sélecteur de date pour un type de dépense et lui attribuer la date du jour par défaut.

Pour obtenir de l’aide sur la sélection des règles appropriées, contactez votre gestionnaire de la réussite des clients de Chrome River.

Formules

Votre organisation peut avoir des formules associées à certains formulaires qui ont été créés lors de votre mise en œuvre de Chrome River pour effectuer des fonctions spécifiques sur d’autres champs dans le formulaire, généralement sur les formulaires de type Kilométrage.

• Exemple : mettre à jour le montant dépensé en appliquant un calcul basé sur la saisie des ADU Taux et Distance.

Les formules peuvent être modifiées dans la section Propriétés de l’éditeur de champ, mais il est recommandé de parler avec le consultant en mise en œuvre de Chrome River de votre organisation avant de modifier les formules.

Aperçu des formulaires

Vous pouvez afficher un aperçu du formulaire que vous venez de créer ou de mettre à jour via le Gestionnaire des Listes de modifications.

1. Cliquez sur INTERFACE UTILISATEUR > GESTIONNAIRE DES LISTES DE MODIFICATIONS.

2. Sélectionnez le jeu de modifications dans lequel vous avez créé ou mis à jour le formulaire. Cliquez ensuite sur la liste déroulante à côté des modifications de formulaires, ou cliquez sur TOUT DÉVELOPPER.

3. Cliquez sur AFFICHER.

4. Une visualisation interactive montrant la composition du formulaire s’ouvrira dans une fenêtre contextuelle.

Copier les formulaires

La copie est la meilleure façon de créer de nouveaux formulaires. Cette fonction vous permet de créer de nouveaux formulaires basés sur des formulaires existants simplement en les personnalisant.

1. Sélectionnez le formulaire sur lequel vous souhaitez baser votre nouveau formulaire et cliquez sur COPIER.

2. Vous serez invité à créer un nom unique pour le formulaire. Cliquez sur OK.

3. Sur la copie, cliquez sur MODIFIER.

3. Ajustez les champs, les règles et les formules si nécessaire, puis cliquez sur ENREGISTRER.