Guide de démarrage rapide pour les flux de données

Cliquez sur votre rôle dans la liste ci-dessous pour accéder à la foire aux questions correspondant à votre situation. Pour les questions les plus fréquemment posées sur le FTP, voirla Foire aux questions sur le FTP.

	Équipe informatique avec de l’expérience sur Emburse Enterprise Vous avez de l'expérience avec le système de flux d’Emburse Enterprise. Vous êtes familier avec le dossier FTP et n'avez pas peur de configurer vos propres scripts de dépôt et de récupération des fichiers de flux. Cliquez ici pour accéder à la FAQ!
	Équipe informatique sans expérience sur Emburse Enterprise Vous n'avez pas beaucoup d'expérience avec le système de flux Emburse Enterprise et vous n'avez probablement jamais envoyé de fichiers de flux auparavant. Cliquez ici pour accéder à la FAQ!
	Équipe financière avec de l’expérience sur Emburse Enterprise Vous maîtrisez la navigation dans l'interface Emburse Enterprise. Vous savez où toutes les données sont stockées et comment les modifier. Il se peut que quelqu'un doive envoyer les fichiers de flux à votre place, mais vous n'avez pas de problème avec leur configuration. Cliquez ici pour accéder à la FAQ!
	Équipe financière sans expérience sur Emburse Enterprise Vous commencez à utiliser le système Emburse Enterprise et vous ne savez peut-être pas ce que les différents ensembles de données signifient. Vous prenez le relais d’un administrateur antérieur ou vous êtes le premier à faire découvrir Emburse Enterprise à votre entreprise. Cliquez ici pour accéder à la FAQ!

Équipe informatique avec de l’expérience sur Emburse Enterprise

Comment puis-je me retirer des courriels de confirmation du Flux d’Emburse Enterprise et ajouter une autre personne ?

Dans Emburse Enterprise, cliquez sur votre nom d’utilisateur dans le coin supérieur droit du tableau de bord. Accédez ensuite à Paramètres > Paramètres des notifications et faites défiler jusqu’à la notification de courriel dont vous désirez vous désabonner. Décochez la case bleue à la droite du nom.

Afin de réattribuer la notification à un autre utilisateur d’Emburse Enterprise, consultez « Afficher et modifier les abonnés supplémentaires » dans la rubrique écran Administration des notifications.

Comment envoyer un flux à Emburse Enterprise ?

1. Une fois que le fichier de flux a été créé selon les spécifications de Spécifications du flux de données Emburse Enterprise, enregistrez-le avec l’extension .txt.
2. Créez ensuite un fichier .ACK vide sous le même nom que le fichier .txt.
3. Connectez-vous ensuite à votre compte FTP et ajoutez le fichier .txt dans la section /files de votre dossier FTP.
4. Une fois le fichier .txt dans la section /files, vous pouvez y ajouter le fichier .ACK.
5. Le fichier .ACK doit être ajouté après le fichier .txt, car c'est ce qui indique au système Emburse Enterprise qu'un fichier est prêt à être récupéré.

La prochaine fois que le système analyse vos fichiers pour déterminer si l'un d'entre eux est prêt à être traité, il reconnaîtra le fichier .ACK et le traitera avec le fichier .txt.

Dois-je inclure tous les dossiers d’un flux chaque fois que je l’exécute?

Pour certains flux, vous devez envoyer tous les dossiers lors de chaque exécution tandis que pour d'autres, vous devez envoyer seulement les dossiers mis à jour ou modifiés.

Les flux pour lesquels seuls les dossiers mis à jour ou modifiés doivent être envoyés sont les suivants :

• Dossier
• MatterOnSelect
• MatterFilter
• Facturation du fournisseur
• Facture GL

Les flux pour lesquels tous les dossiers doivent être envoyés lors de chaque exécution sont les suivants :

• Flux de la personne
• Entity Feed (flux d'entité)
• EntityType Feed (flux de type d'entités)
• Delegates Feed (flux de délégués)

Vous devez envoyer tous les dossiers pour ces flux, car une toute nouvelle version des données est créée lors de chaque exécution pour assurer que tout est à jour. Si un dossier n’est pas inclus dans ces flux, il sera automatiquement supprimé du système.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Spécifications du flux de données & la foire aux questions.

Comment puis-je envoyer des flux à l’environnement d’AQ?

Si votre organisation utilise un environnement d’AQ, il vous suffit, pour y envoyer des flux, de changer le nom du fichier que vous téléversez et de le mettre sur le serveur FTP pour l’AQ.

Par exemple, dans un flux de personnes, la convention d'appellation pour les fichiers ressemble à ceci :

Person-[Environment]-[CustomerCode]-YYYY-MM-DD-HHMM.txt

Pour envoyer Person-prod-ABCD-2022-01-31-1234.txt à l’environnement AQ, il vous suffit de le renommer Person-qa-ABCD-2022-01-31-1234.txt.

Ensuite, vous le déposez avec le fichier .ACK correspondant sur le serveur FTP pour l’AQ, et notre système le prendra à partir de là.

Consultez Spécifications du flux de données& la foire aux questions pour plus de détails sur l’emplacement des fichiers de flux.

Combien de temps dure le processus de téléversement d’un flux?

Notre système effectue un balayage du répertoire FTP toutes les 12 minutes. Par la suite, le traitement d'un fichier de flux dépend de son contenu et du trafic du serveur. (Le trafic est généralement le plus dense au début de la journée.) La durée de traitement dépend de celles de la récupération du serveur FTP, de la lecture des contenus du fichier par le système et de l'ajout du fichier dans la base de données.

Pourquoi mon nouveau flux de données a-t-il rencontré une erreur la première fois que je l’ai chargé ?

La première fois que vous chargez un nouveau flux de données dans le système, le processus peut échouer s’il dépasse le nombre de modifications autorisées. Vous pouvez recommencer facilement le traitement en suivant les instructions figurant sous Retraiter le flux de données en cas d’échec dans l’article Écran d'administration des flux de données.

Équipe informatique sans expérience sur Emburse Enterprise

Dois-je inclure tous les dossiers d’un flux chaque fois que je l’exécute?

Pour certains flux, vous devez envoyer tous les dossiers lors de chaque exécution tandis que pour d'autres, vous devez envoyer seulement les dossiers mis à jour ou modifiés.

Les flux pour lesquels seuls les dossiers mis à jour ou modifiés doivent être envoyés sont les suivants :

• Dossier
• MatterOnSelect
• MatterFilter
• Facturation du fournisseur
• Facture GL

Les flux pour lesquels tous les dossiers doivent être envoyés lors de chaque exécution sont les suivants :

• Flux de la personne
• Entity Feed (flux d'entité)
• EntityType Feed (flux de type d'entités)
• Delegates Feed (flux de délégués)

Vous devez envoyer tous les dossiers pour ces flux, car une toute nouvelle version des données est créée lors de chaque exécution pour assurer que tout est à jour. Si un dossier n’est pas inclus dans ces flux, il sera automatiquement supprimé du système.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Spécifications du flux de données & la foire aux questions.

Dans la notification relative au flux de la personne, on obtient ce message : « The following issues have been found while processing BatchPerson050 ». Le système indique qu'une erreur de nom d'utilisateur non valide s'est produite, mais lorsque je vérifie dans notre fichier, il n'y a rien à corriger. Pourquoi obtenons-nous ce message?

Les erreurs Batch50 qui affichent le message : « Issue: Nom d’utilisateur invalide. Le message L’utilisateur AAAAAAA existe déjà avec l’identifiant unique BBBBBBB dans le système » apparaît lorsque notre système détecte la réutilisation d'un identifiant de connexion (nom d'utilisateur) ou d'une adresse électronique qui existe déjà ; généralement parce que l'identifiant de connexion ou l'adresse électronique a été attribué à un utilisateur dont le dossier personnel est indiqué comme « Supprimé » dans Emburse Enterprise.

Les identifiants uniques ne peuvent être mis à jour à partir du flux. Pour corriger ces erreurs, vous devrez accéder au profil supprimé de l’utilisateur et modifier l'identifiant unique pour le faire correspondre au nouveau dossier. Ensuite, téléchargez le dernier fichier de flux de la personne pour mettre à jour les autres modifications attendues.

Liens connexes : Spécifications du flux de données& la foire aux questions

Si nous voulons envoyer le flux de dossiers toutes les heures, du lundi au vendredi, ce téléversement provoquerait-il un problème pour les utilisateurs qui consultent et saisissent des dépenses dans Emburse Enterprise ?

Beaucoup de nos clients envoient des flux de dossier toutes les heures sans aucun problème. Toutefois, vous devez prendre quelques points en considération avant de procéder au téléversement :

Votre organisation envoie-t-elle tous les dossiers existants dans les fichiers de flux de dossier? Ou envoie-t-elle seulement les dossiers nouveaux ou modifiés? Si votre emplacement augmente considérablement le nombre de dossiers, il est recommandé que votre fichier de flux de dossier contienne uniquement des dossiers nouveaux ou modifiés. Sinon, il se peut que le traitement des dossiers prenne plus de temps qu'à l'habitude.

Combien de temps dure le processus de téléversement d’un flux?

Notre système effectue un balayage du répertoire FTP toutes les 12 minutes. Par la suite, le traitement d'un fichier de flux dépend de son contenu et du trafic du serveur. (Le trafic est généralement le plus dense au début de la journée.) La durée de traitement dépend de celles de la récupération du serveur FTP, de la lecture des contenus du fichier par le système et de l'ajout du fichier dans la base de données.

Pourquoi mon nouveau flux de données a-t-il rencontré une erreur la première fois que je l’ai chargé ?

La première fois que vous chargez un nouveau flux de données dans le système, le processus peut échouer s’il dépasse le nombre de modifications autorisées. Vous pouvez recommencer facilement le traitement en suivant les instructions figurant sous Retraiter le flux de données en cas d’échec dans l’article Écran d'administration des flux de données.

Mettez-vous à jour les adresses électroniques et les identifiants de connexion des utilisateurs à partir du flux de personne, ou sont-ils générés d’une autre manière?

Les dossiers personnels peuvent être modifiés à partir du flux Personnes de votre entreprise ou directement dans l'écran d’administration de l’application Emburse Enterprise.

• Pour obtenir de plus amples renseignements sur la mise à jour des dossiers de personne à partir du flux, consultez Comment actualiser le flux de la personne dans AQ?.
• Pour obtenir de plus amples renseignements sur la mise à jour des dossiers personnels dans Emburse Enterprise, consultez l’écran Administration du personnel.

Il n’y a pas d’autre façon de modifier ces renseignements de votre côté.

Équipe financière avec de l’expérience sur Emburse Enterprise

Quel est le meilleur moyen/le moyen le plus rapide pour supprimer les dossiers client de la liste déroulante?

La valeur de date de clôture du flux de dossier vous permet de définir une date à laquelle le dossier en question devient inactif. Après cette date, les utilisateurs ne pourront plus sélectionner ce dossier lorsqu'ils remplissent un rapport.

• Utiliser la fonction Date de clôture au lieu de supprimer de façon permanente le dossier permet de maintenir le dossier accessible dans l’écran d'administration des allocations et de conserver les données historiques.

• À tout moment, vous pouvez réactiver le dossier en modifiant le champ Date de clôture à une date ultérieure. Ainsi, le dossier sera à nouveau visible pour les utilisateurs.

Il est également possible de définir une date de fermeture à partir de l’Écran d'administration du personnel. Cependant, si vous souhaitez fermer de nombreux dossiers, il est plus facile de définir la date de clôture à partir du flux de dossier .

Pourquoi mon nouveau flux de données a-t-il rencontré une erreur la première fois que je l’ai chargé ?

La première fois que vous chargez un nouveau flux de données dans le système, le processus peut échouer s’il dépasse le nombre de modifications autorisées. Vous pouvez recommencer facilement le traitement en suivant les instructions figurant sous Retraiter le flux de données en cas d’échec dans l’article Écran d'administration des flux de données.

Dans notre notification relative au flux de la personne, on obtient ce message : « The following issues have been found while processing BatchPerson050 ». Le système indique qu'une erreur de nom d'utilisateur non valide s'est produite, mais lorsque je vérifie dans notre fichier, il n'y a rien à corriger. Pourquoi obtenons-nous ce message?

Les erreurs Batch50 qui affichent le message : « Issue: Nom d’utilisateur invalide. Le message L’utilisateur AAAAAAA existe déjà avec l’identifiant unique BBBBBBB dans le système » apparaît lorsque notre système détecte la réutilisation d'un identifiant de connexion (nom d'utilisateur) ou d'une adresse électronique qui existe déjà ; généralement parce que l'identifiant de connexion ou l'adresse électronique a été attribué à un utilisateur dont le dossier personnel est indiqué comme « Supprimé » dans Emburse Enterprise.

Les identifiants uniques ne peuvent être mis à jour à partir du flux. Pour corriger ces erreurs, vous devrez accéder au profil supprimé de l’utilisateur et modifier l'identifiant unique pour le faire correspondre au nouveau dossier. Ensuite, téléchargez le dernier fichier de flux de la personne pour mettre à jour les autres modifications attendues.

Liens connexes : Spécifications du flux de données& la foire aux questions

Équipe financière sans expérience sur Emburse Enterprise

Si nous voulons envoyer le flux de dossiers toutes les heures, du lundi au vendredi, ce téléversement provoquerait-il un problème pour les utilisateurs qui consultent et saisissent des dépenses dans Emburse Enterprise ?

Beaucoup de nos clients envoient des flux de dossier toutes les heures sans aucun problème. Toutefois, vous devez prendre quelques points en considération avant de procéder au téléversement :

Votre organisation envoie-t-elle tous les dossiers existants dans les fichiers de flux de dossier? Ou envoie-t-elle seulement les dossiers nouveaux ou modifiés? Si votre emplacement augmente considérablement le nombre de dossiers, il est recommandé que votre fichier de flux de dossier contienne uniquement des dossiers nouveaux ou modifiés. Sinon, il se peut que le traitement des dossiers prenne plus de temps qu'à l'habitude.

Les utilisateurs de l’application Emburse Enterprise remarqueront-ils un effet sur le service lorsque j’envoie un flux ?

Le traitement des flux et leur insertion dans l’environnement de votre emplacement sont effectués dans des programmes dorsaux. Vos utilisateurs ne verront aucune différence dans l’apparence ou la performance de l’application Emburse Enterprise lors de l'envoi des flux.

Combien de temps dure le processus de téléversement d’un flux?

Notre système effectue un balayage du répertoire FTP toutes les 12 minutes. Par la suite, le traitement d'un fichier de flux dépend de son contenu et du trafic du serveur. (Le trafic est généralement le plus dense au début de la journée.) La durée de traitement dépend de celles de la récupération du serveur FTP, de la lecture des contenus du fichier par le système et de l'ajout du fichier dans la base de données.

Pourquoi mon nouveau flux de données a-t-il rencontré une erreur la première fois que je l’ai chargé ?

La première fois que vous chargez un nouveau flux de données dans le système, le processus peut échouer s’il dépasse le nombre de modifications autorisées. Vous pouvez recommencer facilement le traitement en suivant les instructions figurant sous Retraiter le flux de données en cas d’échec dans l’article Écran d'administration des flux de données.

Mettez-vous à jour les adresses électroniques et les identifiants de connexion des utilisateurs à partir du flux de personne, ou sont-ils générés d’une autre manière?

Les dossiers personnels peuvent être modifiés à partir du flux Personnes de votre entreprise ou directement dans l'écran d’administration de l’application Emburse Enterprise.

• Pour obtenir de plus amples renseignements sur la mise à jour des dossiers de personne à partir du flux, consultez Comment actualiser le flux de la personne dans AQ?.
• Pour obtenir de plus amples renseignements sur la mise à jour des dossiers personnels dans Emburse Enterprise, consultez l’écran Administration du personnel.

Il n’y a pas d’autre façon de modifier ces renseignements de votre côté.

Y a-t-il un moyen de réinitialiser en masse les adresses électroniques des utilisateurs après les avoir débrouillées pour les tests dans l’environnement d’AQ?

Lorsque l’environnement d’AQ de votre organisation a été créé initialement, toutes les adresses électroniques des utilisateurs ont été embrouillées pour bloquer la réception de notifications par courriel lors des tests d’AQ. Toutefois, afin de tester les notifications par courriel, il est nécessaire de débrouiller ces adresses pour certains utilisateurs. Consultez Notifications de courriel pour obtenir des renseignements complets sur ce processus.

Si vous devez maintenant réembrouiller en masse les adresses électroniques des utilisateurs, vous pouvez le faire en envoyant un flux de données de personnes pour votre environnement d'AQ.

1. Faites une copie du fichier de flux de personne et définissez l'AQ comme environnement au lieu de prod. Par exemple : Person-QA-HFD4-2019-01-08-1155.txt
2. Dans le fichier de flux de personne de l’environnement d’AQ, vous n’avez qu’à remplacer tout ce qui suit @ par chromewallet.com.

Gardez en tête que les flux de personne exigent tous les dossiers lors de chaque exécution, ce qui signifie que vous devez inclure tous les utilisateurs de l'environnement d’AQ dans ce flux. Si le flux ne contient pas d'utilisateurs actifs, ils seront supprimés. Les utilisateurs supprimés n'auront plus accès à l'environnement d'AQ jusqu'à ce qu'ils soient ajoutés à nouveau. Pour éviter tout problème, assurez-vous que tous les utilisateurs actuellement actifs dans l'environnement d'AQ sont également inclus dans ce flux.

Liens connexes : Écran d'administration du personnel et Écran d'administration du personnel.