Aller au contenu principal

Créer une facture

Chaque facture de fournisseur est saisie dans son propre dossier de facture unique. Vous trouverez ci-dessous des informations sur la création d’une facture dans Emburse Enterprise.

  • Les factures peuvent également être créées simplement en transférant l’e-mail d’un fournisseur avec une facture en pièce jointe. Consultez Créer des factures par e-mail pour obtenir des renseignements détaillés.

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur le bouton +CRÉER dans le coin supérieur droit du ruban Factures.

2. Sur les appareils munis d’un écran large, il est recommandé de faire défiler la page vers le bas jusqu’à la section Pièces jointes, puis de cliquer sur PARCOURIR LE FICHIER afin de téléverser l’image de la facture. Vous pouvez également faire glisser la facture et la déposer dans l’écran Saisie des factures pour la joindre.

Vous pourrez ainsi voir facilement les détails de la facture à côté de l’écran de saisie.

Informations du titre de la facture

Vous pouvez créer une nouvelle facture à partir de rien ou utiliser l’écran Factures antérieures pour vous servir d’une ancienne facture comme modèle et préremplir plusieurs des champs.

Les champs sur votre écran peuvent être différents de ceux qui indiqués ci-dessous, selon la politique et les lignes directrices de l’entreprise.
  • Nom du fournisseur : Cliquez pour afficher les derniers noms et tous les noms et identifiants des fournisseurs
  • Commencez à taper pour faire une recherche à partir de n’importe quelle partie du nom ou de l’identifiant du fournisseur.
  • Si vous ne trouvez pas le fournisseur ou s’il n’existe pas, cliquez sur le bouton CRÉER UN FOURNISSEUR TEMPORAIRE pour créer une demande de nouveau fournisseur temporaire. Consultez la section Créer un nouveau fournisseur temporaire pour obtenir de plus amples renseignements.
  • Adresse du fournisseur : Une fois que vous avez saisi un fournisseur, cliquez sur ce champ pour choisir dans une liste d’adresses associées.
  • Si l’adresse du fournisseur est introuvable ou n’existe pas, cliquez sur le bouton CRÉER UNE NOUVELLE ADRESSE pour créer une demande d’adresse de nouveau fournisseur temporaire. Consultez la section Créer un nouveau fournisseur temporaire pour obtenir de plus amples renseignements.
  • N° facture Saisissez le numéro de la facture exactement comme il est affiché sur l’image de la facture.
  • Date de la factureCliquez pour ouvrir le CALENDRIER et choisissez une date qui correspond à la date de facture sur l’image de facture.
  • Période comptable : si votre organisation a activé cette fonctionnalité, sélectionnez la période dans laquelle la transaction doit être comptabilisée.
  • Date d'échéance : si des conditions de paiement du fournisseur sont associées au dossier d’adresse du fournisseur sélectionné, ces conditions et la date d’échéance sont affichées ici.
  • Montant de la facture : saisissez le montant de la facture ou cliquez sur l’icône de la CALCULATRICE pour effectuer une addition, une soustraction, une multiplication ou une division.
    Sélectionnez la FLÈCHE VERS LE HAUT (^) dans le coin supérieur droit de la calculatrice pour afficher un ruban électronique des quatre dernières entrées. S’il y a plus que quatre entrées, utilisez la barre de défilement pour revoir et vérifier l’entrée de données. Pressez la touche ENTRÉE pour additionner la dernière entrée et mettre à jour le champ du montant.
  • Devise : les codes de devise sont automatiquement remplis dans ce champ selon l’adresse du fournisseur sélectionnée. Si le code de devise affiché ici ne concorde pas avec celui qui est indiqué sur l’image de la facture, sélectionnez le bon code dans la liste déroulante de devises. Le système met quotidiennement à jour le taux de change à partir de XE.com à minuit UTC et s’en sert pour fournir une estimation du taux de change selon la date de la facture.
  • Conditions du rabais, Date du rabais et Montant du rabais :si votre organisation a activé cette fonctionnalité et que le fournisseur propose un rabais pour paiement anticipé, vous pouvez appliquer les conditions dans ces champs. Elles reflètent les conditions par défaut définies dans le dossier de l’adresse du fournisseur, mais vous pouvez remplacer les conditions par défaut ici (ou les ajouter si l’adresse du fournisseur n’a pas de conditions par défaut). Appliquer des conditions de rabais aux factures et aux bons de commande
  • Numéro de BC : saisissez le numéro ou cliquez sur RECHERCHER pour trouver le bon de commande correspondant. Vous pouvez joindre plusieurs bons de commande du même fournisseur à une seule facture.

OCR VISION pour le remplissage automatique de données

Si votre entreprise s’abonne à OCR VISION d’Emburse Enterprise, les informations suivantes seront automatiquement extraites de l’image de la facture que vous avez jointe, et les champs seront automatiquement remplis :

  • N° facture : si le système ne parvient pas à trouver ou extraire un numéro de facture, il en génère un au format suivant : [montant de la facture] [date de la facture]
  • Demandeur : extrait à partir de l’image et associé aux données maîtres de votre entreprise.
  • Nom du fournisseur : extrait à partir de l’image et associé aux données maîtres de votre entreprise.
  • Adresse du fournisseur : extrait à partir de l’image et associé aux données maîtres de votre entreprise.
  • Code de devise
  • Montant de la facture
  • Date de la facture : si le système ne parvient pas à trouver ou extraire une date de facture, il utilise la date de téléchargement de la pièce jointe.
  • Envoyer la facture à
  • Envoyer à

Si la facture contient également un numéro de bon de commande se trouvant dans le système Emburse Enterprise, le bon de commande sera relié pour permettre l’extraction des données correspondantes mentionnées plus haut. De plus, il extrait et utilise les informations suivantes pour créer des postes :

  • Montant dépensé
  • Élément Quantité
  • Poste Prix unitaire
  • ID de l’article du fournisseur
  • ID Article
  • Description de l’élément
  • Élément UM (Unité de mesure)
  • Allocations
  • Code de coût
  • ID du chronométreur
  • Unités de mesure
  • Données définies par l'utilisateur de ligne d’élément

Pour connaître tous les détails, consultez la section Remplir automatiquement les données via OCR VISION.

Détail de la facture

Remarque : les champs sur votre écran peuvent varier, selon la politique et les lignes directrices de l’entreprise.
  • Vérifiez la note de service : saisissez les informations qui apparaîtront dans l’avis de remise du chèque imprimé.
  • Description : Le texte saisi ici apparaîtra automatiquement dans chaque description de poste (il peut aussi être modifié si besoin).
  • Demandeur : utilisez le menu déroulant pour sélectionner la personne qui a demandé ou engagé les biens ou services sur la facture.
  • Adresse du site : l’emplacement où les biens/services facturés ont été livrés ou seront utilisés.
  • Adresse de facturation : l’adresse où la facture a été envoyée.
  • Identificateur : sélectionnez un identificateur à partir d’une liste personnalisée par votre organisation.

Traitement particulier

Si le dossier de la facture requiert un traitement particulier, cliquez sur la flèche qui pointe vers le bas pour agrandir la section Traitement particulier.

  • Demande de vérification : utilisez le menu déroulant si le chèque lié au paiement doit être envoyé directement à une personne dans l’organisation (plutôt qu’envoyé par la poste au fournisseur) ou s’il doit être conservé dans les comptes fournisseurs pour qu’une personne de l’organisation vienne le chercher.
  • Si nécessaire, cliquez sur le champ sous le menu déroulant pour sélectionner la personne appropriée.
  • Options de manutention
  • Urgent : le traitement de la facture doit être expédié.
  • Interrompre la facture : cette fonction permet d’effectuer le routage par le flux de travail et d’approuver ou d’exporter une facture, selon les règles de routage de votre entreprise.
  • Bloquer le paiement : Selon votre configuration d’Emburse Enterprise, cet indicateur peut être utilisé pour indiquer à votre système comptable qu’après l’enregistrement de la facture le paiement doit être bloqué jusqu’à une date ultérieure.
  • Payer par virement : optionnel, selon votre configuration.
  • Chèque « lendemain » :optionnel, selon votre configuration.
  • Chèque séparé : optionnel, selon votre configuration.
  • Processeur de change : si votre organisation travaille avec une société de change, cochez cette case pour sélectionner les conditions associées aux devises.
  • Instructions de traitement particulier : informations qui aideraient les comptes fournisseurs à traiter le paiement de la facture.

Commentaires

Le champ Commentaires vous permet de fournir des informations supplémentaires durant le processus d’approbation. Saisissez vos notes et cliquez sur PUBLIER pour les ajouter à la facture.

Pièces jointes

Cliquez sur PARCOURIR LE FICHIER pour téléverser l’image de la facture.

Si vous utilisez un ordinateur de bureau, vous pouvez simplement glisser l’image dans la fenêtre de saisie des factures pour la téléverser.

L’image apparaîtra en dessous en mode vignette. Cliquez sur la vignette pour afficher l’image dans la visionneuse. Sur les appareils à écran large, la boîte lumineuse s’ouvre à gauche de l’écran de saisie de la facture. Sur les appareils à petit écran, elle couvre l’écran de saisie de la facture.

Allocations

La section Allocations vous permet d’ajouter des postes de dépenses à votre facture.

Une fois la date de facture ajoutée, le bouton AJOUTER UNE DÉPENSE sera activé pour vous permettre d’ajouter des postes.

Initialement, le montant Restant indiqué sera celui de la facture saisi dans l’en-tête. À mesure que vous ajouterez des dépenses, le Total changera pour afficher la part du montant total déjà attribuée aux postes. Une fois la facture entièrement allouée, le montant restant est de 0,00.

Cliquez sur AJOUTER UNE DÉPENSE pour sélectionner le type de poste approprié dans la mosaïque. Si votre organisation n’a qu’une seule catégorie de dépenses, elle sera présélectionnée pour vous.

Selon le type de dépenses sélectionné, il peut y avoir plus ou moins de champs à remplir.
  • Montant : saisissez le montant du poste ou utilisez la calculatrice pour additionner, soustraire, multiplier et diviser.
  • Description : le texte de description se remplira automatiquement à partir de la description saisie dans la section Détail de la facture. Modifiez le texte ou ajoutez des informations supplémentaires dans le champ de description, si nécessaire. Le texte est généralement inclus dans le descriptif des coûts qui sera inscrit sur les factures des clients (pour les éléments facturables) ou dans le champ de description du Grand livre général (GL) de votre système de comptabilité.
  • Sujet ou GL : Cliquez pour sélectionner le compte GL à facturer pour cette dépense.

Cliquez sur ENREGISTRER pour ajouter l’article à la facture.

Modifier le type de dépense

Si vous modifiez le type de dépense d’un poste de la facture en un poste qui utilise le même type d’allocation (p. ex., GL), la valeur d’allocation d’origine sera conservée.

Si le nouveau type de dépense utilise un type d’allocation différent (p. ex., Sujet au lieu de GL), l’allocation sera effacée pour vous permettre de sélectionner la bonne allocation.

Si vous annulez la modification du type de dépense, l’allocation d’origine sera conservée.

Trier des postes

Dans le mode de prévisualisation du tableau de bord Approbation, dans la liste Projets de factures et dans Gestion des factures, vous pouvez trier les postes de la facture selon le numéro de ligne, la dépense, le compte, le montant ou la conformité. Vous n’avez qu’à cliquer sur le nom de l’en-tête et sélectionner l’option de tri dans la liste déroulante (le cas échéant).

Allouer les montants

Le lien ALLOUER LES MONTANTS en bleu vous permet d’ajouter des allocations avant taxes aux montants existants, et ce dans les mêmes proportions que l’allocation existante.

Par exemple, si vous sélectionnez un poste indiquant 20 $ et un autre qui indique 30 $, le fait de cliquer sur ALLOUER LES MONTANTS et de saisir des frais pour livraison urgente de 100 $ entraînera une augmentation de 40 % du premier poste, soit 60 $, et de 60 % du second poste, soit 90 $.

  • Les éléments sélectionnés pour l’allocation doivent tous être soit positifs, soit négatifs. Dans le cas contraire, vous recevrez un message d’erreur.
  • Chaque fois que vous effectuerez une allocation, Emburse Enterprise lancera des règles de conformité qui pourront déclencher des avertissements et des violations.

1. Cochez les cases en regard des montants que vous souhaitez allouer et cliquez sur ALLOUER LES MONTANTS.

2. Saisissez le montant à répartir au prorata à côté des postes sélectionnés et cliquez sur ALLOUER.

3. Les nouveaux montants se refléteront dans le volet Modalités d’allocation.

Modifier globalement

Le bouton MODIFIER GLOBALEMENT vous permet d’effectuer la(s) même(s) modification(s) sur plusieurs postes simultanément.

1. Cochez les cases à côté des postes souhaitez et cliquez sur MODIFIER GLOBALEMENT.

2. Effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur APPLIQUER.

Les Attributs définis par l’utilisateur (ADU) n’apparaîtront dans la fenêtre contextuelle que si au moins deux postes sélectionnés partagent des Attributs définis par l’utilisateur.

Annuler les modifications à une facture

Vous pouvez annuler les modifications apportées à une facture à tout moment avant de la soumettre ou de l’enregistrer, à quelques exceptions près.

  • Vous ne pouvez pas annuler une facture de projet présentant
  • Une remarque
  • Une ou plusieurs lignes d’élément
  • Une image en pièce jointe

Si vous n’avez pas encore enregistré le projet et cliquez sur ANNULER, l’entrée sera supprimée et ne s’affichera pas dans votre liste de projets.

Si la facture a déjà été enregistrée, cliquer sur ANNULER n’annulera que les modifications que vous avez apportées depuis la dernière fois où vous avez enregistré la facture.

Enregistrer vs Envoyer

Si vous n’êtes pas prêt à soumettre ou à faire approuver la facture, cliquez sur ENREGISTRER pour conserver l’enregistrement de la facture dans son état actuel (c.-à-d., dans Mes factures non soumises ou dans le tableau de bord d’approbation). Vous pourrez modifier la facture à partir de n’importe quel emplacement jusqu’à ce qu’elle soit envoyée.

Si la facture est prête pour être envoyée à l’approbation, cliquez sur SOUMETTRE, puis sur APPROUVER dans la liste déroulante.

Vous devrez confirmer que vous approuvez la facture. Vous pouvez sélectionner un vérificateur supplémentaire dans la liste déroulante ou ajouter un commentaire si vous le désirez.

Les règles d’acheminement des factures de votre entreprise détermineront laquelle de ces options est disponible.
  • Accepter pour approbation/paiement : la facture sera acheminée pour approbation en fonction des règles d’acheminement et des politiques d’approbation mises en œuvre par votre entreprise. Le suivi de facture indiquera que vous avez approuvé le paiement de la facture.
  • Accepter avec un réviseur supplémentaire : la facture sera acheminée pour approbation à l’utilisateur que vous aurez indiqué dans le menu déroulant Sélecteur de personne. Le suivi de facture indiquera que vous avez approuvé le paiement de la facture. Une fois que l’utilisateur que vous aurez sélectionné soumettra la facture pour approbation, les règles d’acheminement de la facture détermineront qui doit ensuite approuver la facture.
  • Renvoyer au demandeur : Si vous n’êtes pas le demandeur de la facture, elle sera renvoyée au demandeur indiqué sur l’en-tête de la facture. Le suivi de facture indiquera que vous avez retourné la facture.
  • Renvoyer aux comptes fournisseurs : La facture sera renvoyée aux comptes fournisseurs pour examen. Le suivi de facture indiquera que vous avez retourné la facture.
  • Renvoyer au créateur : Si vous n’êtes pas le créateur de la facture, elle sera retournée au créateur pour examen. Le suivi de facture indiquera que vous avez retourné la facture.
  • Renvoyer à une autre personne : la facture sera renvoyée à la personne sélectionnée dans le menu déroulant. Le suivi de facture indiquera que vous avez retourné la facture.

Cet article vous a-t-il été utile ?