Créer un fournisseur temporaire

De temps à autre, lorsque vous créez une nouvelle facture ou un nouveau bon de commande, le fournisseur dont vous avez besoin peut être absent du menu déroulant de recherche de fournisseurs. Vous pouvez créer un nouveau fournisseur temporaire pour la facture ou le bon de commande, et demander ensuite à votre administrateur de fournisseurs d’ajouter le nouveau à votre système comptable.

Ajouter un fournisseur temporaire

[1] Cliquez dans la boîte Nom de fournisseur et sélectionnez CRÉER UN FOURNISSEUR TEMPORAIRE dans le haut de la liste déroulante.

[2] Saisissez le nom du nouveau fournisseur, puis cliquez sur CRÉER. Vous n’aurez pas besoin d’ajouter l’adresse du fournisseur.

[3] Remplissez les champs restants sur l’écran de saisie de la nouvelle facture et cliquez sur ENREGISTRER ou, le cas échéant, sur ENVOYER. Une icône spéciale accompagnera le nom du nouveau fournisseur temporaire dans le tableau de bord des factures.

L’icône s’affichera également lorsque le fournisseur temporaire apparaîtra dans les résultats de recherche futurs.

Utiliser un fournisseur temporaire

Selon les règles de votre entreprise, votre facture ou bon de commande envoyé sera probablement acheminé à un spécialiste de fournisseurs dans l’organisation. Ce spécialiste examinera le nouveau fournisseur temporaire et l’ajoutera avec l’adresse correspondante au système comptable de votre entreprise ou à Chrome River en ligne. Une fois les renseignements du nouveau fournisseur ajoutés au système comptable de votre entreprise, nous vous recommandons d’attendre que ces renseignements soient mis à jour dans Chrome River avant de remplacer le fournisseur temporaire par le fournisseur approuvé.

Dans certaines entreprises, les factures soumises sont acheminées sans être d’abord transmises à l’examinateur des comptes créditeurs. Ce dernier devra tout de même convertir le nouveau fournisseur temporaire en fournisseur permanent avant que la facture puisse être approuvée et exportée.

Convertir un nouveau fournisseur temporaire en fournisseur permanent

Une fois les renseignements sur le nouveau fournisseur ajoutés au système comptable de votre entreprise et à Chrome River, vous ou l’approbateur devrez remplacer le nom du nouveau fournisseur temporaire dans la facture ou le bon de commande par le nom de fournisseur approuvé qui a été ajouté à votre système comptable et chargé dans Chrome River.

• Si la facture ou le bon de commande n’a pas été envoyé, ouvrez-le dans les brouillons et utilisez le menu déroulant des fournisseurs pour sélectionner le nom du fournisseur permanent dans la liste. Cliquez sur ENREGISTRER ou ENVOYER.
• Si la facture ou le bon de commande a déjà été envoyé, l’approbateur devra l’ouvrir dans le tableau de bord d’approbation (ou l’examinateur peut l’ouvrir dans le tableau de bord) pour sélectionner le nom de fournisseur permanent, puis cliquer sur ENREGISTRER ou ENVOYER.

Remarque : Remarque : l’option de filtre est disponible dans le tableau de bord des factures et celui de gestion des bons de commande, ce qui permet à l’examinateur de rechercher toutes les factures ou tous les bons de commande qui contiennent des demandes liées au nouveau fournisseur.