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Dépenses FOLIO de Chrome River

Les clients de Chrome River ont la possibilité d’ajouter FOLIO, un service qui crée automatiquement des dépenses d’éléments de ligne pour tous les éléments de folio d’hôtel et de voiture sans avoir besoin d’un flux de données spécial ou d’une carte de crédit d’entreprise.

Les utilisateurs transfèrent simplement le reçu PDF ou HTML textuel envoyé par courriel par le commerçant ou le téléversent via la Galerie des reçus, et FOLIO crée automatiquement une dépense d’hôtel dans Chrome River (contenant des dépenses détaillées telles que les frais de chambre, le stationnement et les frais Internet), économisant du temps et éliminant le risque d’erreurs de saisie de données. FOLIO travaille pour tout commerçant d’hôtel ou de location de voiture qui génère un reçu textuel, dans toutes les devises mondiales et dans plusieurs langues.

Transfert des reçus sur FOLIO

Lorsque vous recevez un reçu PDF ou HTML textuel d’un hôtel après votre séjour, il vous suffit de l’envoyer à l’adresse courriel attribuée à votre organisation. (Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Comment trouver l’adresse courriel.)

  • Les documents en format PDF doivent contenir du texte; les PDF contenant seulement des images seront refusés.
  • Ajouter le montant et le code de devise dans la ligne d’objet permettra de simplifier le suivi du reçu.
  • Si le folio est un PDF, supprimez tout le texte transféré apparaissant dans le corps du courriel.
  • Si votre compte courriel comporte une signature, supprimez-la du corps du courriel.

Téléversement de reçu dans FOLIO

Vous pouvez également téléverser le reçu PDF textuel d’un commerçant d’hôtel ou de location de voiture sur Chrome River via la Galerie des reçus pour générer les détails automatiquement. Voir Galerie de reçus pour plus de détails.

Afficher le reçu FOLIO dans Chrome River

Une fois le reçu téléversé, vous le trouverez dans la section Hors ligne du portefeuille électronique, nommé « Reçu folio ».

  • Veuillez noter que de 1 à 24 heures sont nécessaires pour que la ROC (reconnaissance optique de caractères) traite le reçu. Vous verrez un indicateur « Saisie détaillée en cours » jusqu’à ce que ce soit terminé.

  • Vous pourrez tout de même utiliser le folio immédiatement, même s’il demeure à l’état de traitement, pour en saisir les détails manuellement. Cependant, les saisies détaillées seront créées automatiquement pour vous si vous attendez que le folio ait été traité.

  • Cliquez sur le triangle à côté de l’icône des carrés empilés pour voir les détails du folio capturé.

  • Bien que les informations d’en-tête soient traitées très rapidement, il peut y avoir un délai avant que les saisies détaillées s’affichent dans Chrome River. Si vous voyez le triangle plutôt que l’icône des carrés empilés, c’est que les saisies détaillées sont toujours en cours de traitement.

Ajouter une transaction FOLIO à une dépense

1. Créez un nouveau rapport de dépenses et cliquez sur le bouton + pour ajouter des éléments de ligne.

2 Trouvez le reçu du folio de l’hôtel souhaité dans le portefeuille électronique, cochez sa case et cliquez sur AJOUTER.

3 Remplissez les détails des dépenses nécessaires et cliquez sur DÉTAILLER.

4. Dans le volet d’énumération, cliquez simplement sur TERMINÉ.

5. La totalité des détails saisis à partir du folio d’hôtel que vous avez transféré a été ajoutée au rapport.

Consolider les dépenses FOLIO par type de dépenses

Si votre organisation a activé la consolidation, les transactions de certains types de dépenses seront combinées afin de réduire le nombre de lignes d’élément individuelles qui apparaissent.

Par exemple, une facture d’hôtel type pour un séjour de trois jours peut indiquer le prix de trois chambres, la taxe de séjour et trois dîners.

Lorsque la consolidation est active, vous ne verrez qu’un seul tarif combiné pour la chambre, un seul tarif combiné pour la taxe sur la chambre et un seul tarif combiné pour le dîner, au lieu de neuf éléments.

Votre organisation peut également choisir de laisser certains types de dépenses non consolidés.

Veuillez noter que les justificatifs de paiement, de dépôt, de crédit et d’avance de fonds ne seront pas consolidés, mais n’empêcheront pas les justificatifs admissibles sur le même reçu d’être consolidés. Toutefois, les reçus contenant des charges de TVA seront totalement exclus de la consolidation, même si d’autres justificatifs admissibles figurent sur le reçu.

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