Hotel-Ausgaben zu einem Bericht hinzufügen

Zusätzlich zu den Zimmerpreisen beinhalten Hotelrechnungen in der Regel auch Kosten für Mahlzeiten und andere Ausgaben, die während Ihres Aufenthalts getätigt wurden. Um den Erfassungsprozess dieser Gebühren schnell und einfach zu gestalten, ermöglicht es Ihnen das Ausgabe-Eingabefenster für Hotels, diese Positionen einzeln aufzuführen.

Wenn Sie die Gebühren zurzeit noch nicht einzeln aufführen möchten, können Sie die Kopfzeilenangaben ausfüllen und die Belegposition speichern.

Dieses Vorgehen verleiht Ihnen jedoch die Flexibilität, die Ausgaben erst später hinzuzufügen, anstatt sie nur einzugeben um eine Belegposition zu erstellen.

Ausgaben einzeln aufführen

Sobald Sie bereit sind, die Ausgaben einzeln auf der Rechnung aufzuführen, klicken Sie auf BEARBEITEN.

Geben Sie den Gesamtbetrag der Hotelrechnung an und klicken Sie auf EINZELAUFST..

Die Anzahl und Auswahl der im Fenster Einzelaufstellung hinzufügen aufgeführten Hotelkostenarten hängt von den Richtlinien Ihres Unternehmens ab. Der Gesamtbetrag der Rechnung wird oben rechts im Fenster schwarz angezeigt. Der verbleibende Betrag, der noch in Einzelposten angegeben werden muss, erscheint in rot.

Klicken Sie auf die gewünschte Kachel, um eine Ausgabe hinzuzufügen. Um die Kosten für das Hotelzimmer hinzuzufügen, klicken Sie auf UNTERKUNFT.

Das Ausgabe-Eingabefenster für Hotelpositionen ähnelt den Fenstern anderer Ausgabetypen. Der einzige Unterschied liegt darin, dass oben eine laufende Summe der Hotelausgaben-Zuordnung anzeigt wird.

Persönliche Ausgaben

Die Kachel „Persönliche Ausgaben“ wird für nicht erstattungsfähige Beträge verwendet. Fügen Sie einfach eine persönliche Ausgabe zu Ihrer Hotelbelegposition hinzu, genau wie Sie es bei anderen Hotelausgaben tun würden.

Wenn Sie Hotelausgaben sparen, wird die rote Summe Verbleibend aktualisiert. So wird Ihnen angezeigt, wie groß der Bestandteil der Rechnung ist, der noch zugeordnet werden muss. Sobald die Ausgabe vollständig zugeordnet ist, wird die verbleibende Summe grau.

Sie können jede einzelne Hotelausgabe, einschließlich die der Unterkunft, löschen, ohne dabei die übergeordneten Hotelausgaben aus der Reisekostenabrechnung zu entfernen. Um alle Hotelausgaben zu löschen, markieren Sie die übergeordneten Hotelausgaben in der Liste und klicken Sie auf LÖSCHEN.

Einzelaufstellung von wiederkehrenden Hotelausgaben

Klicken Sie im Fenster „Einzelaufstellung hinzufügen“ auf die Kachel WIEDERKEHREND, wenn Ihre Hotelrechnung nach Tageskosten und nicht nach einzelnen Beträgen für jede Kategorie aufgeschlüsselt ist.

Auf diese Weise müssen Sie wiederkehrende Kosten wie das Parken und die Unterkunft lediglich einmalig eingeben. Dann wählen Sie die Anzahl der Übernachtungen aus, damit die Gebühren automatisch berechnet werden. Die Auswahl der Ausgabentypen, die Ihnen in diesem Fenster angezeigt werden, ist abhängig von Ihrem Unternehmen.

Wenn alle Hotelausgaben eingegeben wurden, klicken Sie auf FERTIG.

Funktion „Zurückgesendete Hotel-Ausgaben“

Mit dieser Funktion können Benutzer Hotelausgaben, die von einem Genehmiger zurückgesendet wurden, einzeln auflisten.

1. Wenn der Genehmiger die ursprünglichen Hotelkosten zurücksendet, erscheint sie in der Rubrik „Zurückgewiesene Reisekostenabrechnungen“.

2. Klicken Sie auf ÖFFNEN, um die Hotelkosten erneut einzeln aufzuführen oder weitere Ausgaben hinzuzufügen.

3. Die zurückgewiesene(n) Ausgabenposition(en) erscheinen in gelber Markierung. Wählen Sie die gewünschte Belegposition aus und klicken Sie auf BEARBEITEN.

4. Wenn Sie die Belegposition nach Ihren Wünschen angepasst haben, klicken Sie auf SPEICHERN.

5. Sollte der Gesamtbetrag der einzelnen Aufführungen nicht mehr dem Gesamtbetrag der Hotelausgabe entsprechen, klicken Sie auf EINZELAUFST., um entweder neue Belegpositionen hinzuzufügen oder bestehende Positionen neu zuordnen zu können. Am Schluss sollte der korrekte Gesamtbetrag erreicht werden.

6. Wenn alle Hotelkosten einzeln aufgeführt sind, klicken Sie auf EINREICHEN.