Gast-Ausgaben zu einem Bericht hinzufügen

Bei einigen Ausgabenpositionen wie Mahlzeiten und Veranstaltungen können Sie zwischen Teilnehmern Ihres Unternehmens und Gästen unterscheiden. Wenn Sie bereits mit der Funktion Belegpositionen zu einer Reisekostenabrechnung zuordnen vertraut sind, werden Sie feststellen, dass die Gastauswahl ähnlich verläuft. Die Gastauswahl wird unten im Ausgaben-Eingabefenster angezeigt. Der Reisende wird automatisch als Gast hinzugefügt, um zu vermeiden, dass die Person doppelt gezählt wird.

Interne Gäste

Als interne Gäste zählen alle Benutzer von Chrome River EXPENSE innerhalb Ihres Unternehmens. Chrome River identifiziert automatisch interne Gäste, die in der InterAction-Datenbank aufgeführt sind, und fügt sie automatisch Belegpositionen hinzu. Sie sind durch eine CRM-Nummer unterscheidbar.

Um interne Gäste ohne InterAction zu einer Belegposition hinzuzufügen, klicken Sie auf das Feld Gäste, um das Gastauswahlfenster zu öffnen. Kürzlich ausgewählte Gäste erscheinen zuerst in der Liste. Wenn Sie in der Suchleiste einen Namen eingeben, erscheint im unteren Teil des Bildschirms eine Liste aller Gäste. Sie können die Liste mithilfe der Scroll-Leiste durchsuchen. Klicken Sie dann auf den gewünschten Namen, um diesen auszuwählen.

Externe Gäste

Alle anderen Gäste, die keine Benutzer von Chrome River innerhalb Ihres Unternehmens sind, gelten als externe Gäste. Für externe Gäste, die bereits im System hinterlegt sind, verläuft die Suche wie oben beschrieben. Kürzlich ausgewählte Gäste sind dabei mit einem Uhr-Symbol markiert.

Neue Gäste hinzufügen

Wenn ein externer Gast noch nicht im System hinterlegt ist, wählen Sie + NEUEN EXTERNEN GAST HINZUF.. Es erscheinen mehrere Felder, in denen Sie die Angaben des Gastes eintragen können. Je nach den Vorgaben Ihres Unternehmens kann es sein, dass Sie HINZUFÜGEN erst auswählen können, nachdem alle Felder ausgefüllt sind.

Externe Gäste aus dem Verlauf löschen

Sie können externe Gäste aus dem Dropdown-Menü für die Gastauswahl löschen, um die Liste der potenziellen Gäste zu optimieren und zu verkürzen. Klicken Sie einfach auf das Papierkorb-Symbol neben den Namen externer Gäste, um diese aus der Liste zu entfernen.

Andere Gasttypen

Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens werden Ihnen möglicherweise andere Typen von Gästen im Dropdown-Menü der Gastauswahl angezeigt. Diese werden durch eine Integration mit dem CRM-System Ihres Unternehmens bereitgestellt und können andere Labels als die unten abgebildeten Beispiele haben. Wählen Sie den entsprechenden Typ aus, um auf die Liste der Gästekontakte Ihres Unternehmens zuzugreifen.

Gäste-Hochladefunktion

Bei großen Gästegruppen können Sie über die Gäste-Hochladefunktion eine Liste von Gästen direkt in die Abrechnung hochladen, statt die Angaben für jeden Gast manuell einzugeben. Bitte beachten Sie, dass mit dem Hochladen der Datei alle bereits in der Ausgabe hinterlegten Gastinformationen überschrieben werden.

1. Erstellen Sie eine CSV-Datei mit den Namen der internen Gäste und den Namen, Titeln und Unternehmen aller externen Gäste.

• Bei internen Gästen müssen Sie nur den Anmeldenamen oder die primäre E-Mail-Adresse des Chrome River-Kontos angeben.
• Sie können optional auch den ausgegebenen Betrag für jeden Gast angeben. Wenn Sie keine Beträge angeben, wird die Ausgabe-Belegposition zu gleichen Teilen auf alle Gäste aufgeteilt.
• Geben Sie keine Kommata in der CSV-Datei ein, das führt zum Fehler „Ungültiges Dateiformat“.

Hier finden Sie eine Muster-CSV-Datei, die Sie individuell anpassen können.

2. Klicken Sie im Bereich Gäste des Eingabefensters für Ausgaben auf CSV HOCHLADEN, um die CSV-Datei anzuhängen.

3. Anschließend müssen Sie bestätigen, dass Sie alle in der Abrechnung vorhandenen Gäste überschreiben wollen. Klicken Sie auf HOCHLADEN.

4. Falls die Datei ungültig ist oder bestimmte Spalten korrigiert werden müssen, erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Zuordnung

Das System teilt die Kosten automatisch gleichmäßig auf die Gäste auf, sodass 100 % des Gesamtbetrags zugeordnet werden. Sie können den Anteil oder die Beträge für jeden einzelnen Teilnehmer individuell anpassen und so Ausgabenanteile neu zuordnen. Im unteren Bereich wird die Gesamtprozentzahl in Grau angezeigt, sodass Sie sicher sein können, dass der angepasste Betrag 100 % ergibt.

Es ist sogar möglich, einem oder mehreren Gästen einen Betrag von 0,00 zuzuweisen, solange die Beträge der anderen Gäste 100 % des Gesamtbetrags für diese Ausgabe ausmachen.

Gast-Ausgaben von Meetings erstellen

Sie können Gäste, die an Geschäftsessen und Konferenzen teilnehmen, automatisch importieren, indem Sie Chrome River in einer Kalender-App, die ICS-Dateien unterstützt, wie Gmail oder Outlook als Teilnehmer „einladen“. Sobald Chrome River die eigentliche Ausgabe erhält, können Sie das Kalenderereignis mit der Kreditkartentransaktion oder dem Beleg zusammenführen, um Felder automatisch mit Daten über Gäste auszufüllen. Die App kann bei der Erstellung der Ausgabenposition sogar zwischen internen und externen Gästen unterscheiden. Die Ausgabendetails werden automatisch durch die vorhandene Beleg- oder Kreditkartenposition ausgefüllt.

1. Fügen Sie Chrome River zum ICS-Kalenderereignis hinzu, indem Sie eine Einladung an dieselbe E-Mail-Adresse senden, die Sie zum Einreichen von Belegen verwenden. (Weitere Details dazu finden Sie hier: Ausgabenpositionen per E-Mail erstellen.)

2. Gehen Sie zum Offline-Abschnitt der eWallet-Transaktionen an einen Bericht anhängen, um die durch die Kalendereinladung automatisch erstellte Ausgabe anzusehen.

3. Nachdem die mit diesem Kalenderereignis in Zusammenhang stehende Kreditkartentransaktion oder der Beleg für das Essen oder die Aktivität in Chrome River importiert wurde, können Sie die zwei Positionen zusammenführen und zur Reisekostenabrechnung hinzufügen.

1. Klicken Sie in der RKA auf das +, um Ausgaben hinzuzufügen, und klicken Sie anschließend auf ALLE, um alle Ihre Positionen in der eWallet gleichzeitig anzuzeigen.
2. Wählen Sie das Kalenderereignis und den dazugehörenden Beleg oder die Kreditkartentransaktion aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche VERSCHM..

4. Wählen Sie nun die zusammengeführte Position aus und klicken Sie auf den Plus-Button (+). Alternativ können Sie die Position auch per Drag & Drop zur RKA hinzufügen.

5. Die von Ihnen erstellte Belegposition kann nun bearbeitet werden. Scrollen Sie bis hinunter zur Rubrik Gäste, um die Gäste-Daten vom Kalenderereignis zu sehen. Die Software von Chrome River fügt die Gäste zur Ausgabe hinzu und ermittelt, ob die Teilnehmer interne oder externe Gäste sind, indem es ihre E-Mail-Adressen analysiert.

• Bei externen Gästen wird Chrome River versuchen, Vorname, Nachname und Firmenname zu extrahieren, wenn die Daten in den Metadaten der Veranstaltung angegeben wurden.

Der Betrag der Belegposition wird gleichmäßig auf alle Gäste aufgeteilt.

Im Abschnitt Heruntergeladene Details können Sie weitere Daten ansehen, indem Sie auf den Pfeil im Kalenderereignis, auf den Beleg oder die Kreditkarte klicken.

Wählen Sie SPEICHERN, wenn Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben.