Gast-Ausgaben zu einem Bericht hinzufügen

Bei einigen Ausgabenpositionen wie Mahlzeiten und Veranstaltungen können Sie zwischen Teilnehmern Ihres Unternehmens und denen, die nicht zum Unternehmen gehören, unterscheiden. Wenn Sie bereits mit der Funktion Zuordnungen vertraut sind, werden Sie feststellen, dass die Gastauswahl ähnlich verläuft. Die Gastauswahl wird unten im Ausgaben-Eingabefenster angezeigt. Der Reisende wird automatisch als Gast hinzugefügt, um zu vermeiden, dass die Person doppelt gezählt wird.

Interne Gäste

Als interne Gäste zählen alle Benutzer von Emburse Expense Enterprise aus Ihrem Unternehmen. Emburse Enterprise identifiziert automatisch interne Gäste, die in der InterAction-Datenbank aufgeführt sind, und fügt sie automatisch Belegpositionen hinzu. Sie sind durch eine CRM-Nummer unterscheidbar.

Um interne Gäste ohne InterAction zu einer Belegposition hinzuzufügen, klicken Sie auf das Feld Gäste, um das Gastauswahlfenster zu öffnen. Kürzlich ausgewählte Gäste erscheinen in der Liste zuerst. Wenn Sie in der Suchleiste einen Namen eingeben, erscheint im unteren Teil des Bildschirms eine Liste aller Gäste. Sie können die Liste mithilfe der Scroll-Leiste durchsuchen. Klicken Sie dann auf den gewünschten Namen, um ihn auszuwählen.

Externe Gäste

Alle anderen Gäste, die keine Benutzer von Emburse Enterprise in Ihrem Unternehmen sind, gelten als externe Gäste. Für externe Gäste, die bereits im System hinterlegt sind, verläuft die Suche wie oben beschrieben. Kürzlich ausgewählte Gäste sind dabei mit einem Uhrsymbol gekennzeichnet.

Neue Gäste hinzufügen

Wenn ein externer Gast noch nicht im System hinterlegt ist, klicken Sie auf + NEUEN EXTERNEN GAST HINZUFÜGEN. Es erscheinen mehrere Felder, in denen Sie die Angaben zu dem Gast eintragen können. Je nach den Vorgaben Ihres Unternehmens kann es sein, dass Sie HINZUFÜGEN erst auswählen können, nachdem alle Felder ausgefüllt sind.

Externe Gäste aus dem Verlauf löschen

Sie können externe Gäste aus dem Dropdownmenü für die Gastauswahl löschen, um die Liste der potenziellen Gäste zu optimieren und zu verkürzen. Klicken Sie einfach auf das Papierkorbsymbol neben den Namen externer Gäste, um diese aus der Liste zu entfernen.

Andere Gasttypen

Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens werden Ihnen möglicherweise andere Gasttypen im Dropdownmenü der Gastauswahl angezeigt. Diese werden durch eine Integration mit dem CRM-System Ihres Unternehmens bereitgestellt und können andere Labels als die unten stehenden Beispiele haben. Wählen Sie den entsprechenden Typ aus, um auf die Liste der Gästekontakte Ihres Unternehmens zuzugreifen.

Gäste-Hochladefunktion

Bei großen Gästegruppen können Sie über die Gäste-Hochladefunktion von Emburse Enterprise eine Liste von Gästen direkt in die Abrechnung hochladen, statt die Angaben für jeden Gast manuell einzugeben. Bitte beachten Sie, dass mit dem Hochladen der Datei alle bereits in der Ausgabe hinterlegten Gastinformationen überschrieben werden.

1. Erstellen Sie eine CSV-Datei mit den Namen der internen Gäste und den Namen, Titeln und Unternehmen aller externen Gäste.

• Bei internen Gästen müssen Sie nur den Anmeldenamen oder die primäre E-Mail-Adresse des Emburse-Enterprise-Kontos angeben.
• Sie können optional auch den ausgegebenen Betrag für jeden Gast angeben. Wenn Sie keine Beträge angeben, wird die Ausgabe-Belegposition zu gleichen Teilen auf alle Gäste verteilt.
• Geben Sie keine Kommata in der CSV-Datei ein. Dies führt zum Fehler „Ungültiges Dateiformat“.

Hier finden Sie eine Muster-CSV-Datei, die Sie individuell anpassen können.

2. Klicken Sie im Bereich „Gäste“ des Eingabefensters für Ausgaben auf CSV HOCHLADEN, um die CSV-Datei anzuhängen.

3. Anschließend müssen Sie bestätigen, dass Sie alle in der Abrechnung vorhandenen Gäste überschreiben wollen. Klicken Sie auf HOCHLADEN.

4. Falls die Datei ungültig ist oder bestimmte Zeilen korrigiert werden müssen, erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Zuordnung

Das System verteilt die Kosten automatisch gleichmäßig auf die Gäste, sodass 100 % des Gesamtbetrags zugeordnet werden. Sie können den Anteil oder die Beträge für jeden einzelnen Teilnehmer individuell anpassen und so Ausgabenanteile neu zuordnen. Im unteren Bereich wird die Gesamtprozentzahl in Grau angezeigt, sodass Sie sicher sein können, dass die angepassten Beträge 100 % ergeben.

Sie können einem oder mehreren Gästen einen Betrag von 0,00 zuweisen, solange die Beträge der anderen Gäste zusammen 100 % des Gesamtbetrags für diese Ausgabe ergeben.

Gast-Ausgaben von Meetings erstellen

Sie können Gäste, die an Geschäftsessen und Konferenzen teilnehmen, importieren, indem Sie Emburse Enterprise in einer Kalendereinladung (ICS-Format) in Anwendungen wie Gmail oder Outlook als Teilnehmer einladen. Senden Sie die Einladung an dieselbe E-Mail-Adresse, die Sie zum Einreichen von Belegen verwenden. Um zu erfahren, wie Sie diese Adresse finden, gehen Sie zu Ausgabenpositionen per E-Mail erstellen.

Wenn die automatische Zusammenführung eine passende Übereinstimmung zwischen dem Kalenderereignis und einer Essensquittung findet, verknüpft sie sie in der E-Wallet, unabhängig davon, ob die Kalendereinladung oder der Beleg zuerst eintrifft. Eventuell wird anschließend derselben zusammengeführten Position eine passende Firmenkartentransaktion hinzugefügt. Informationen zu den Regeln, Hinweise und Benachrichtigungen im Zusammenhang mit der automatischen Zusammenführung finden Sie unter Beleg- und Kreditkartentransaktionen zusammenführen. Wenn das System die Positionen nicht automatisch zusammenführt, führen Sie sie wie folgt manuell zusammen.

Nachdem Sie die zusammengeführte Position zu einer Spesenabrechnung hinzugefügt haben, können die Gästedaten aus dem Kalenderereignis in den Abschnitt „Gäste“ eingetragen werden. Die Beleg- oder Kreditkarteninformationen werden in andere Felder eingetragen, wenn diese Quellen Teil der zusammengeführten Position sind.

1. Fügen Sie Emburse Enterprise zu dem Meeting im Kalender hinzu, indem Sie eine Einladung an dieselbe E-Mail-Adresse senden, die Sie zum Einreichen von Belegen verwenden. (Weitere Details dazu finden Sie unter Ausgabenpositionen per E-Mail erstellen.)

2. Nachdem die Einladung verarbeitet wurde, wird die Kalendertransaktion im Offline-Abschnitt der E-Wallet angezeigt, bleibt jedoch vom Beleg getrennt.

Wenn die automatische Zusammenführung das Kalenderereignis bereits mit einem passenden Beleg zusammengeführt hat, wählen Sie „Alle“ aus, um die kombinierte Position zu suchen (z. B. Beleg + Kalenderereignis).

3. Wenn das Kalenderereignis und der Beleg oder die Kartentransaktion weiterhin getrennt sind, führen Sie sie manuell zusammen:

1. Klicken Sie in der Spesenabrechnung auf das „+“, um Ausgaben hinzuzufügen. Wählen Sie dann Alle aus, um sich alle Ihre Positionen in der E-Wallet gleichzeitig anzeigen zu lassen.
2. Wählen Sie das Kalenderereignis und den dazugehörenden Beleg oder die Kreditkartentransaktion aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Zusammenführen.

4. Wählen Sie die zusammengeführte Position und dann den „+“-Button aus oder fügen Sie sie der Spesenabrechnung mithilfe von Drag & Drop hinzu.

5. Die von Ihnen erstellte Belegposition wird zur Bearbeitung angezeigt. Scrollen Sie bis hinunter zum Abschnitt „Gäste“, um sich die Gästedaten aus dem Kalenderereignis anzeigen zu lassen. Emburse Enterprise fügt die Gäste zur Ausgabe hinzu und stellt fest, ob die Teilnehmer interne oder externe Gäste sind, indem es ihre E-Mail-Adressen analysiert.

• Bei externen Gästen versucht Emburse Enterprise, Vorname, Nachname und Firmenname zu extrahieren, wenn diese Daten in den Metadaten des Ereignisses enthalten sind.

Das System teilt den Betrag der Belegposition gleichmäßig auf alle Gäste auf.

Klicken Sie im Abschnitt „Heruntergeladene Details“ auf den Pfeil bei „Kalenderereignis“ oder „Beleg/Kreditkarte“, um sich die extrahierten Daten anzeigen zu lassen.

Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben.