Tagespauschalenausgaben zu einem Bericht hinzufügen

Einige Unternehmen erlauben es ihren Mitarbeitern, einen bestimmten Betrag am Tag für Lebenshaltungs- und Reisekosten im Zusammenhang mit der Arbeit auszugeben. Der Betrag variiert in der Regel je nach Standort und wird von den staatlichen Vorgaben definiert. Mit der Funktion der Ausgaben-Tagespauschale von Chrome River können Kunden die tatsächlichen Ausgaben anhand der zulässigen Ausgaben über die Belegpositionen in Reisekostenabrechnungen verfolgen. Während die Funktion Tagespauschalausgaben zu einem Bericht hinzufügen von Chrome River den Benutzern eine Tagespauschale gibt, erstattet Ausgaben-Tagespauschale Benutzern nur den tatsächlich für Mahlzeiten und Unterkunft ausgegebenen Betrag, und es zeichnet alle Überschreitungen auf.

Wenn Ihnen beispielsweise 100 US-Dollar pro Tag für Mahlzeiten eingeräumt werden und Sie 10 US-Dollar für das Frühstück, 10 US-Dollar für das Mittagessen und 150 US-Dollar für das Abendessen ausgeben, erstattet das System Frühstück und Mittagessen vollständig zurück, zeigt jedoch, dass nur 80 US-Dollar für das Abendessen innerhalb der Freibeträge liegen, wobei eine Überschreitung von 70 US-Dollar in der Reisekostenabrechnung angezeigt wird. Wenden Sie sich an Ihren Chrome-River-Administrator, um zu erfahren, wie Ihr Unternehmen mit Überschreitungen umgeht.

Darüber hinaus können Pauschalen für denselben Benutzer über dieselben Daten hinweg in verschiedenen Berichten verwendet werden. Vollständige Details zu allen Berichten für dieses Datum können auf einem einzigen Bildschirm mit den Pauschalendetails angezeigt werden.

Tagespauschale erstellen

1. Klicken Sie im Bildschirm Ausl. hinzf. auf NEU ERSTELLEN und klicken Sie im Mosaik auf den Ausgabentyp TAGESPAUSCHALE-ASSISTENT.

2 Geben Sie die Details der Ausgabe ein, einschließlich der vollständigen Adresse im Feld Ort und Zuordnung, und klicken Sie auf ZUR VORSCHAU HINZUFÜGEN.

3 Die Vorschau zeigt Ihnen die zulässigen Ausgaben für jeden Tag und lässt Sie bei Bedarf abzugsfähige Posten auswählen. Klicken Sie auf ÜBERNEHMEN.

4. In der Header-Vorschau des Berichts wird nun eine Zusammenfassung der Pauschalen angezeigt.

5. Klicken Sie in der Zusammenfassung der Pauschalen auf DETAILS ANZEIGEN, um vollständige Informationen über die Pauschalen für den ausgewählten Standort zu erhalten.

• Im oberen Bereich werden in der Spalte „Pauschale“ die Gesamtbeträge der täglichen Mahlzeiten und Hotels für die gesamte Reise angezeigt.

• Im unteren Bereich wird in der Spalte „Pauschale“ die Summe der Beträge für tägliche Mahlzeiten und Hotels pro Tag angezeigt.

6. Klicken Sie auf PAUSCHALEN BEARBEITEN, um den Ort oder das Datum zu ändern; Sie können den Betrag nicht eingeben.

Sobald Sie Pauschalen über den Tagespauschale-Assistenten erstellt haben, können Sie Ihrem Bericht Belegpositionen hinzufügen und die Tagespauschalen darauf anwenden.

Ausgaben für Mahlzeiten hinzufügen

1. Erstellen Sie eine neue Belegposition für die entsprechende Mahlzeit und markieren Sie das Kontrollkästchen TAGESPAUSCHALE ANWENDEN.

• Beachten Sie, dass Ihr Unternehmen die Möglichkeit hat, die Tagespauschale automatisch anzuwenden, ohne dass Sie das Kontrollkästchen aktivieren müssen.

2 Der Betrag wird im Abschnitt Tagespauschale aufgeschlüsselt, um Ihnen zu zeigen, wie viel der Pauschale verwendet wird.

• Beachten Sie, dass alkoholische Getränke niemals über die Tagespauschale erstattet werden, weshalb sie als Überschreitung angezeigt werden. Alle Ausgaben für alkoholische Getränke, die Sie eingeben, müssen aus eigener Tasche bezahlt werden.

• Wenn Ihr Unternehmen die Möglichkeit deaktiviert hat, Ausgaben für alkoholische Getränke hinzuzufügen, sehen Sie die Felder Alkohol, Steuer/Trinkgeld oder Lebensmittel überhaupt nicht.

3 Wenn Sie einen Betrag für Steuer/Trinkgeld eingeben, wird er basierend auf dem Verhältnis von Lebensmitteln zu alkoholischen Getränken aufgeteilt.

Klicken Sie auf SPEICHERN.

4. Wenn Sie Ihre nächsten Ausgaben für Mahlzeiten für den Tag hinzufügen, erhalten Sie nur eine Rückerstattung bis zum Betrag der Tagespauschale.

• In dem abgebildeten Beispiel hatte der Reisende an diesem Tag nur 35,65 US-Dollar an verbleibender Pauschale für Mahlzeiten, so dass 4,35 US-Dollar eines 40 US-Dollar teuren Abendessens als Überschreitung angesehen werden.

5. Klicken Sie auf DETAILS ANZEIGEN, um zu sehen, wie die Beträge berechnet werden.

Ausgaben für Unterkunft hinzufügen

1. Erstellen Sie eine Hotel-Ausgabe und klicken Sie auf EINZELAUFST. Wenn Sie die jeweilige Einzelaufstellung erstellen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen TAGESPAUSCHALE ANWENDEN.

• Beachten Sie, dass Ihr Unternehmen die Möglichkeit hat, die Tagespauschale automatisch anzuwenden, ohne dass Sie das Kontrollkästchen aktivieren müssen.

2 Abhängig von der Konfiguration Ihres Unternehmens können Sie die Tagespauschale möglicherweise nur auf die Unterkunft anwenden, oder Sie können die Pauschale für mehrere Einzelaufstellungstypen für Hotels wie WLAN, Parkplatz oder Wäsche verwenden. Darüber hinaus gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen die Unterkunftssteuer konfigurieren kann. Wenden Sie sich an Ihren Chrome-River-Administrator, um weitere Informationen über die Eingabe der Unterkunftssteuer zu erhalten.

3 Für die Einzelaufstellung der Unterkünfte pro Tag erhalten Sie nur eine Rückerstattung bis zum Betrag der Tagespauschale.

• In dem abgebildeten Beispiel hatte der Reisende an diesem Tag nur 370,28 US-Dollar an verbleibender Pauschale für die Unterkunft, so dass 29,72 US-Dollar von 400 US-Dollar eines Hotelzimmerpreises als Überschreitung angesehen werden.

4. Klicken Sie auf DETAILS ANZEIGEN, um zu sehen, wie die Beträge berechnet werden.

Tagespauschale bearbeiten

Sie können den Standort, die Datumsangaben, die abzugsfähigen Posten und weitere Einzelheiten der Tagespauschale mit Ausnahme der Beträge bearbeiten.

1. Klicken Sie in der Zusammenfassung der Pauschalen auf DETAILS ANZEIGEN.

2 Klicken Sie anschließend auf PAUSCHALEN BEARBEITEN.

3 Sie werden an den Tagespauschale-Assistenten zurückgeleitet, um Änderungen an beliebigen Details mit Ausnahme der Beträge vorzunehmen.

4. Wenn sich die Beträge infolge Ihrer Änderungen ändern, erhalten Sie eine Meldung über einen Verstoß zu dem/den betroffenen Belegposition(en). Sie können den Bericht erst einreichen, wenn Sie die Änderungen bestätigt oder den Verstoß korrigiert haben.

5. Klicken Sie im Abschnitt Tagespauschale auf BESTÄTIGEN, um die Änderungen zu übernehmen.

Alternativ müssen Sie, wenn Ihr Unternehmen verlangt, dass Sie die Zuordnungen bei Überschreitungen aufteilen, die Zuordnungen manuell an den neuen Betrag der Tagespauschale anpassen.