Tagespauschalausgaben Deutschland zu einem Bericht hinzufügen

Die Tagespauschalen für Unternehmen, die in Deutschland geschäftlich tätig sind, werden anders berechnet als die Tagespauschalen in anderen Ländern. Der Tagespauschalen-Assistent für Deutschland erkennt automatisch fortgesetzte Reisen mit mehreren Zielen, damit Benutzer für Tage, an denen sie an einen anderen Ort reisen, die volle Tagespauschale erhalten und nicht nur die geringeren Erstattungsbeträge, die für An- und Abreisetage gelten. Der Assistent erleichtert auch die Handhabung von Situationen wie Grenzübertritte, Übernachtungen und die Arbeit an mehreren Orten an einem einzigen Tag.

Tagespauschalen-Assistent

1. Wählen Sie im Bildschirm Ausgaben hinzufügen die Option Neu erstellen.

2. Wählen Sie den Tagespauschalen-Assistenten aus dem Mosaik aus.

Wenn Sie bereits Tagespauschaleinträge für frühere Reisen in derselben Spesenabrechnung angelegt haben, können Sie diese im Tagespauschalen-Assistenten in einer Vorschau anzeigen.

3. Geben Sie das Start- und Enddatum der Reise ein, einschließlich der genauen Uhrzeiten. 

• Bei Reisen mit mehreren Abschnitten geben Sie das Beginn- und Enddatum jeweils für einen Abschnitt ein. 
• Die Anzahl der Tage Ihrer Reise/des Reiseabschnitts wird automatisch im Feld Tage berechnet. 
• Das Kontrollkästchen Übernachtung wird für alle Reisen/Abschnitte angezeigt, die sich über zwei oder mehr Tage erstrecken.

4. Geben Sie den Geschäftszweck (Grund) für Ihre Reise ein. Je nach den Regeln Ihres Unternehmens kann eine Beschreibung der Reise optional sein.

5. Geben Sie die genaue Adresse des Arbeitsortes ein, zu dem Sie gereist sind. Sie können in der Dropdown-Liste für die Standortauswahl auf zwei Arten danach suchen:

• Beginnen Sie mit der Eingabe der vollständigen Adresse und wählen Sie aus den Vorschlägen die richtige Adresse aus.
• Beginnen Sie mit der Eingabe des Ortsnamens oder der Einrichtung (z. B. LAX-Flughafen oder Disneyland) und wählen Sie aus den Vorschlägen den richtigen aus.

Arbeitsort bestätigen

Wenn Sie dieselbe Arbeitsadresse eingeben, die bereits in einer früheren Tagespauschale Deutschland verwendet wurde, und sich die geografischen Koordinaten geändert haben, fordert der Tagespauschalen-Assistent Sie möglicherweise auf, zu bestätigen, ob es sich um denselben Arbeitsort handelt.

• Ja: Der Standort ist derselbe Arbeitsort.
• Nein: Der Standort ist ein anderer Arbeitsort.

Ihre Auswahl bestimmt, ob die Dreimonatsregel für den Standort gilt. Das System speichert Ihre Auswahl in der Belegposition „Tagespauschale“ und zeigt sie den Genehmigern während der Prüfung an.

Wenn der Report zurückgegeben wird, können Sie Ihre Auswahl aktualisieren, bevor Sie den Report erneut einreichen.

Sie werden nicht erneut zur Eingabe derselben Adresse aufgefordert, es sei denn, die geografischen Koordinaten ändern sich.

Abhängig von dem von Ihnen gewählten Ort wird der Satzort möglicherweise automatisch ausgefüllt oder Sie müssen den richtigen Ort aus einer Dropdown-Liste auswählen.

6. Geben Sie die Zuordnung ein, die für alle mit diesen Details erstellten Einträge gilt.

7. Wählen Sie Zur Vorschau hinzufügen aus, um den von Ihnen erstellten Eintrag in der Vorschau „Tagespauschalsätze“ zu sehen.

Dadurch wird Ihre Eingabe nicht als Belegposition gespeichert. Sie müssen in der Vorschau „Tagespauschalsätze“ Übernehmen auswählen, um Einträge als Belegpositionen zu speichern.

Vorschau „Tagespauschalsätze“

Hier sehen Sie Datum, Uhrzeit und Ort für jeden Eintrag.

• Löschen: Wählen Sie das Papierkorb-Symbol aus, um einen Eintrag zu entfernen.
• Bearbeiten: Wählen Sie das Bleistift-Symbol aus, um einen Eintrag zu bearbeiten.
• Abzugsfähig: Wählen Sie den Pfeil links neben dem Datum aus, um Pauschalbeträge abzuhaken, die Ihnen nicht erstattet werden müssen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Tagespauschale für das Mittagessen nicht verwendet haben, da es bei einer Konferenz ein Mittagessen gab, wird Ihre Rückerstattung durch Auswahl des Kontrollkästchens „Mittagessen“ um den Betrag reduziert, den Ihre Firma für das Mittagessen vorsieht.
• Alles löschen: Wenn Sie eine Änderung vornehmen müssen, die sich auf alle Einträge auswirkt, wählen Sie Alles löschen, um alle Einträge zu löschen und im Tagespauschalen-Assistenten neu zu beginnen.

Wenn Sie mit den angelegten Einträgen zufrieden sind, wählen Sie ÜBERNEHMEN, um sie als Belegpositionen in der Spesenabrechnung zu speichern.

Tagespauschalpositionen bearbeiten

Nachdem Sie einen Eintrag als Belegposition angelegt und gespeichert haben, können Sie ihn nur noch bearbeiten, indem Sie zum Tagespauschalen-Assistenten zurückkehren. Wählen Sie die Position aus und wählen Sie in der Vorschau die Option In Assistent anzeigen.

Sobald Sie sich im Tagespauschalen-Assistenten befinden, können Sie einzelne Einträge löschen oder bearbeiten. Beachten Sie, dass Sie unter bestimmten Umständen einen Eintrag möglicherweise nicht löschen oder bearbeiten können, weil dies die Logik aller anderen Einträge beeinträchtigen würde. In diesem Fall müssen Sie Alles löschen auswählen und von vorne beginnen.

Übernachtung

Das Kontrollkästchen Übernachtung wird bei Reisen mit „Tagespauschale Deutschland“ von zwei oder mehr Tagen verwendet, um einen durchgehenden Eintrag anzulegen. Das Feld ist standardmäßig markiert, wenn Sie einen mehrtägigen Eintrag anlegen.

Wenn Sie das Kontrollkästchen „Übernachtung“ deaktivieren, können Sie Pendlerreisen, bei denen Sie nicht übernachten, dokumentieren und für jeden Tag individuelle statt einer fortlaufenden Gruppe von Einträgen erstellen.

• Wenn Sie z. B. zur Arbeit an einen anderen Ort fahren, aber jeden Tag zum Schlafen nach Hause zurückkehren würden, müssten Sie bei der Erstellung Ihrer Tagespauschale das Kästchen „Übernachtung“ deaktivieren.

Kästchen „Übernachtung“ aktiviert

Kästchen „Übernachtung“ nicht aktiviert

Wenn Sie das Kontrollkästchen „Übernachtung“ deaktivieren, können Sie auch eine zweitägige Reise ohne Übernachtung zu einem einzigen Tag zusammenfassen oder einen Tag entfernen, wenn die Reise länger als zwei Tage dauert. Diese Art der Reise wird nur angelegt, wenn die Startzeit des ersten Tages später als 16:00 Uhr und die Endzeit des letzten Tages früher als 08:00 Uhr ist. Wenn die Gesamtzahl der Stunden für einen Tag unter acht liegt, wird ein Betrag von 0,00 berechnet. Andernfalls wird ein Halbtagessatz berechnet.

Bei mehrtägigen Reisen ohne Übernachtung, bei denen der Anteil vor Mitternacht länger ist als der Anteil nach Mitternacht, wird der letzte Tag der Reise verworfen.

• Wenn Sie beispielsweise an jedem Tag Ihrer Reise von 17:00 bis 04:00 Uhr gearbeitet haben, wird der erste Tag Ihrer Reise (an dem Sie von 17:00 bis 23:59 Uhr gearbeitet haben) gezählt, aber der letzte Tag (an dem Sie von 00:00 bis 04:00 Uhr gearbeitet haben) wird verworfen.

Umgekehrt wird der erste Tag der Reise verworfen, wenn der Anteil Ihrer Arbeitszeit nach Mitternacht länger ist als der Anteil vor Mitternacht.

Mehrere Orte an einem Tag

Mit dem Tagespauschalen-Assistenten Deutschland können Sie mehrere Arbeitsorte für einen Tag eingeben, aber Sie erhalten nur den Satz des längsten Eintrags für diesen Tag erstattet. Alle Orte werden jedoch zu Ihrer Information in der Vorschau angezeigt, mit einem Satz von 0,00 für alle früheren Einträge.

Grenzübertritt

Der Abschnitt „Grenzübertritt“ des Tagespauschalen-Assistenten wird aktiviert, wenn die folgenden drei Bedingungen erfüllt sind:

• Die Reise dauert zwei oder mehr Tage.
• Das Kästchen Übernachtung ist aktiviert.
• Die Reise erfolgt in ein Land außerhalb Deutschlands.

Sie müssen das lokale Datum eingeben, an dem Sie Ihren Zielort erreicht haben, sowie das lokale Datum, an dem Sie den Zielort verlassen haben.

Beachten Sie, dass Grenzübertrittseinträge nur als neue Einträge erstellt werden dürfen. Wenn Sie ursprünglich versehentlich eine andere Art von Eintrag erstellt haben, müssen Sie Alles löschen auswählen und einen neuen Eintrag erstellen, um einen Grenzübertritt auszuwählen.

1. Wählen Sie das Datum, an dem Sie an Ihrem Zielort angekommen sind (d. h. die Adresse, die Sie in das Feld „Ort“ eingegeben haben).

• Wenn Ihre Geschäftspläne Sie beispielsweise über mehrere Tage über Kanada in die USA geführt haben, wählen Sie den Tag Ihrer Ankunft in den USA.

2. Wenn Sie eine andere Option als Gleicher Tag wählen, müssen Sie Ihre Reisemethode auswählen.

3. Wenn Sie nur mit dem Flugzeug zum endgültigen Zielort geflogen sind (einschließlich eventueller Zwischenlandungen), wählen Sie Reine Flugreise. Wenn Sie mehrere Verkehrsmittel genutzt haben – zum Beispiel sind Sie in einer Stadt aus dem Flugzeug gestiegen und dann mit dem Auto in eine andere Stadt als Ihr Endziel weitergefahren –, wählen Sie Sonstige. Sie werden dann aufgefordert, den Namen des Landes einzugeben, in dem Sie sich am Tag vor Ihrer Ankunft am endgültigen Zielort um 23:59 Uhr zuletzt aufgehalten haben.

Beispiele

• Wenn Sie am 19. August um 17:59 Uhr in Toronto, Kanada, gelandet sind und am 19. August um 20:15 Uhr mit dem Auto in Buffalo, New York, ankamen, sind die USA das letzte Land, in dem Sie am 19. August waren.
• Wenn Sie am 19. August um 17:59 Uhr in Toronto, Kanada, gelandet sind, die Grenze zwischen Kanada und den USA aber erst nach Mitternacht überquert haben und am 20. August um 1:20 Uhr mit dem Auto in Buffalo, New York, ankamen, ist Kanada das letzte Land, in dem Sie am 19. August waren.

4. Wählen Sie nun den Tag, an dem Sie den Ort verlassen haben, an dem die Geschäftsaktivität stattgefunden hat. Je nachdem, wie lange es gedauert hat, bis Sie nach Hause kamen, ist dies möglicherweise nicht derselbe Tag wie der letzte Tag Ihrer Reise.

5. Wenn Sie eine andere Option als Gleicher Tag wählen, müssen Sie Ihre Reisemethode auswählen.

6. Wenn Sie nur mit dem Flugzeug zurück nach Deutschland geflogen sind (einschließlich eventueller Zwischenlandungen), wählen Sie Reine Flugreise. Wenn Sie mehrere Verkehrsmittel genutzt haben – zum Beispiel sind Sie in einer Stadt aus dem Flugzeug gestiegen und dann mit dem Auto in eine andere Stadt gefahren –, wählen Sie Sonstige. Sie müssen dann das Datum wählen, an dem Sie nach Deutschland zurückgekehrt sind, auch wenn Sie an diesem Datum nicht an Ihrem endgültigen Zielort angekommen sind.

Dreimonatsregel

Die deutsche Dreimonatsregel schreibt vor, dass die Tagespauschale steuerpflichtig wird, wenn ein Nutzer drei Monate lang ununterbrochen an derselben Adresse gearbeitet hat.

Für Kunden, die von der Dreimonatsregel betroffen sind, kann Emburse Enterprise automatisch feststellen, ob die Dreimonatsfrist für die Benutzer abgelaufen ist, und dann bestimmte Geschäftsregeln für ihre Tagespauschalen auslösen, je nachdem, wie Ihr Unternehmen diese behandeln möchte.

Partner-Nutzer

Außerdem bietet der Tagespauschalen-Assistent für Deutschland die Option, bestimmte Benutzer als „Partner“ zu markieren, um die für Partner geltenden steuerlichen Verpflichtungen zu berechnen, die von denen regulärer Mitarbeiter abweichen. Ihr Unternehmen kann anfragen, diese Funktion zu aktivieren. Benutzern, die Partner sind (und die über die Regeln für autorisierte Benutzer entsprechend als solche identifiziert wurden), werden keine Abzüge des Erstattungsbetrags für Belegpositionen berechnet. Bitte beachten Sie, dass diese Abzüge dennoch im System erfasst werden, damit der Betrag beim Export gegebenenfalls einer anderen Belegposition zugeordnet werden kann.

Zurückgegebene Tagespauschalausgaben Deutschland

Wenn eine von Ihnen eingereichte Tagespauschale Deutschland von einem Genehmiger zurückgegeben wird, öffnet sich der Tagespauschalen-Assistent, damit Sie Änderungen vornehmen können. Beachten Sie, dass Sie keine neuen Belegpositionen zu einer zurückgegebenen Ausgabe hinzufügen können.

Da alle Belegpositionen der Tagespauschale Deutschland zusammen zurückgegeben werden müssen, erscheint der Kommentar des Genehmigers nur bei dem Eintrag, den er abgelehnt hat, sodass Sie leicht erkennen können, wo eine Korrektur erforderlich ist.