Belegausgaben automatisch erstellen

Kunden von Emburse Enterprise haben die Möglichkeit, Emburse Folio hinzuzufügen, einen KI-gestützten Dienst, der automatisch Ausgabenpositionen für alle Hotel- und Autoabrechnungspositionen anlegt, ohne dass hierfür ein besonderer Datenfeed oder eine Firmenkreditkarte benötigt werden.

So funktioniert es

Leiten Sie einfach den Beleg, den sie vom Händler per E-Mail erhalten haben, weiter oder laden Sie ihn über die Beleggalerie hoch. Emburse Folio legt dann automatisch eine Hotel- oder Mietwagen-Ausgabe in Emburse Enterprise an – inklusive Ausgabenpositionen wie Zimmerpreise, Parken und Internetgebühren. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und umgehen mögliche Dateneingabefehler.

Während dieses Vorgangs sehen Sie eine kurze lilafarbene Hervorhebung, wenn Belegpositionen erstellt werden, was auf die Hintergrundaktivität von Emburse KI hinweist. Diese Hervorhebung bestätigt, dass das System für Sie Belegdaten verarbeitet und organisiert.

Da Emburse Folio KI nutzt, passt es sich weltweit an und verarbeitet unterschiedliche Vorlagen, Sprachen und Dateiformate, einschließlich bildbasierter Belege und PDFs.

Folio-Beleg weiterleiten

Wenn Sie nach Ihrem Aufenthalt einen PDF-, bildbasierten oder HTML-Beleg von einem Hotel erhalten, leiten Sie diesen einfach an die E-Mail-Adresse weiter, die Ihrem Unternehmen zugewiesen ist. (Weitere Details dazu finden Sie hier: Wie finde ich die E-Mail-Adresse im Artikel Ausgabenpositionen über E-Mail anlegen.)

• Belege können textbasiert oder bildbasiert sein.
• Wenn Sie den Betrag und den Währungscode in die Betreffzeile setzen, erleichtert dies die Nachverfolgung des Belegs.
• Wenn die Hotelabrechnung als PDF-Datei vorliegt, sollten Sie den weitergeleiteten Textabschnitt aus der E-Mail entfernen.
• Falls Sie eine E-Mail-Signatur verwenden, sollten Sie diese ebenfalls aus der E-Mail entfernen.

Folio-Beleg hochladen

Sie können auch einen Beleg eines Hotels bzw. einer Autovermietung über die Beleggalerie zur automatischen Einzelaufstellung auf Emburse Enterprise hochladen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Ausgaben über die Beleggalerie anlegen.

Folio-Beleg in Emburse Enterprise anzeigen

Sobald der Beleg hochgeladen wurde, finden Sie ihn im Offline-Abschnitt der eWallet mit der Bezeichnung „Folio-Beleg“.

• Sie können den Folio-Beleg sofort verwenden – auch wenn er im Verarbeitungsstatus bleibt –, um Einzelnachweise manuell einzugeben. Die Einzelnachweise werden jedoch automatisch für Sie erstellt, wenn Sie warten, bis die Bearbeitung des Folios abgeschlossen ist.

• Klicken Sie auf das Dreieck neben dem Symbol der gestapelten Quadrate, um die Auflistung der Ausgaben im Detail sehen zu können.

• Wenn nur das Dreieck, jedoch nicht das Symbol der gestapelten Quadrate in Ihrer Ansicht angezeigt wird, befindet sich die Auflistung der Ausgaben im Detail noch in der Verarbeitung.

Folio-Transaktionen zu einer Ausgabe hinzufügen

1. Erstellen Sie eine neue Reisekostenabrechnung und klicken Sie auf das +, um Belegpositionen hinzuzufügen.

2. Suchen Sie den gewünschten Hotelabrechnungsbeleg in Ihrer eWallet, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, und klicken Sie auf HINZUFÜGEN.

3. Geben Sie die nötigen Ausgabendetails ein und klicken Sie auf EINZELAUFST.

4. Klicken Sie anschließend im Einzelaufstellungsfenster auf FERTIG.

5. Alle detaillierten Ausgaben der Hotelabrechnung, die Sie weitergeleitet haben, wurden automatisch zu der Reisekostenabrechnung hinzugefügt.

FOLIO-Ausgaben nach Ausgabentyp konsolidieren

Wenn Ihr Unternehmen die Konsolidierung aktiviert hat, werden Transaktionen bestimmter Ausgabentypen zusammengefasst, um die Anzahl der angezeigten Belegpositionen zu reduzieren.

Beispielsweise könnte eine typische Hotelrechnung für einen dreitägigen Aufenthalt drei Zimmerkosten, drei Steuerkosten und drei Mittagessen ausweisen.

Wenn die Konsolidierung aktiv ist, sehen Sie anstelle von neun Einzelnachweisen nur eine kombinierte Zimmerkostenposition, eine kombinierte Steuerkostenposition und eine kombinierte Mittagessenposition.

Ihr Unternehmen kann sich auch dafür entscheiden, bestimmte Ausgabentypen nicht zu konsolidieren.

Beachten Sie, dass die Einzelnachweise für Zahlungen, Einzahlungen, Kredite und Bargeldvorschüsse nicht konsolidiert werden, was jedoch nicht verhindert, dass qualifizierte Einzelnachweise auf demselben Beleg konsolidiert werden. Belege, die USt.-Belastungen enthalten, werden jedoch vollständig von der Konsolidierung ausgeschlossen, auch wenn auf dem Beleg andere qualifizierende Einzelnachweise vorhanden sind.