Belegausgaben automatisch erstellen

Kunden von Emburse Enterprise haben die Möglichkeit, Emburse Folio hinzuzufügen, einen KI-gestützten Dienst, der automatisch Ausgabenpositionen für alle Abrechnungspositionen für Hotel und Auto anlegt, ohne dass hierfür ein besonderer Datenfeed oder eine Firmenkreditkarte benötigt werden.

So funktioniert es

Leiten Sie einfach den Beleg, den sie vom Händler per E-Mail erhalten haben, weiter oder laden Sie ihn über die Beleggalerie hoch. Emburse Folio legt dann automatisch eine Hotel- oder Mietwagen-Ausgabe in Emburse Enterprise an – inklusive Ausgabenpositionen wie Zimmerpreise, Parken und Internetgebühren. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und umgehen mögliche Dateneingabefehler.

Während dieses Vorgangs sehen Sie eine kurze lilafarbene Hervorhebung, wenn Belegpositionen erstellt werden, was auf die Hintergrundaktivität von Emburse KI hinweist. Diese Hervorhebung bestätigt, dass das System für Sie Belegdaten verarbeitet und organisiert.

Spesenabrechnung, bei der ein Hotelbeleg automatisch in mehrere Belegpositionen aufgeteilt wird, dargestellt mit lilafarbener Hervorhebung aufgrund der Hintergrundaktivität von Emburse KI.

Da Emburse Folio KI nutzt, passt es sich weltweit an und verarbeitet unterschiedliche Vorlagen, Sprachen und Dateiformate, einschließlich bildbasierter Belege und PDFs.

Wenn Sie später einen von KI eingefügten Wert manuell ändern, wird das Funkensymbol entfernt. Diese visuellen Indikatoren helfen Ihnen, schnell zu erkennen, welche Details automatisch aus dem Beleg erfasst wurden.

Automatisch ausgefüllte UDA-Felder

Ihre Organisation kann KI-OCR-Daten benutzerdefinierten Feldern (UDAs) im Formular für Ausgabenpositionen zuordnen. Wenn eine Zuordnung eingerichtet ist, füllt Emburse Enterprise die ausgewählten UDA-Werte automatisch auf Grundlage der unterstützten Quittungs-, Beleg-, Flug-, Mahlzeiten- und Mietwagendaten aus. Nicht zugeordnete Felder werden ignoriert.

UDA-Name Beschreibung Ursprünglicher Ausgabentyp
merchantCity Die Stadt, in der sich der Händler oder Anbieter befindet. Allgemein
merchantCountry Das Land, in dem sich der Händler oder Anbieter befindet. Allgemein
merchantState Der Staat, die Provinz oder die Region, in dem/der sich der Händler oder Anbieter befindet. Allgemein
location Ein formatierter Händlerstandort, der Stadt und Land kombiniert und, sofern verfügbar, den Bundesstaat-/Provinzcode einschließt. Allgemein
tipAmount Der Trinkgeldbetrag, der auf dem Beleg enthalten ist. Allgemein
vatRegistrationNumber Die USt./GST-/Steuerregistrierungsnummer des Händlers, die auf dem Beleg oder der Rechnung angegeben ist. Allgemein
merchantPostalCode Die Postleitzahl der Adresse des Händlers. Allgemein
merchantAddress Die Adresse des Händlers oder Anbieters. Allgemein
invoiceNumber Die Beleg-, Rechnungs- oder Transaktionsreferenznummer. Allgemein
alcoholAmt (nur mit Emburse Assurance verfügbar) Der Anteil der Gesamtausgaben, der für alkoholische Getränke angefallen ist. Mahlzeit
hotelCheckInDate Das auf der Buchung oder dem Beleg angegebene Datum des Hotel-Check-in. Hotel
hotelCheckOutDate Das auf der Buchung oder dem Beleg angegebene Datum des Hotel-Check-out. Hotel
hotelConfirmationNumber Die Reservierungs- oder Bestätigungsnummer des Hotels. Hotel
airDepartDate Das Abflugdatum für den Flug oder die Flugbuchung. Luft
airReturnDate Das Rückflugdatum für den Flug oder die Flugbuchung. Luft
airClass Die Reiseklasse für den Flug, z. B. Economy, Business oder First Class. Luft
airline Die Fluggesellschaft für das Ticket oder die Reiseroute. Luft
airPassengerName Der Passagiername, der auf dem Flugticket oder dem Reiseplan angegeben ist. Luft
airTicketNum Die mit der Buchung verbundene Flugticketnummer. Luft
pnr Der Fluggastdatensatz (Passenger Name Record, PNR) bzw. der Buchungsreferenzcode der Fluggesellschaft. Luft
carRentalDate Das Abholdatum für das Mietfahrzeug. Mietwagen
carReturnDate Das Rückgabe- oder Abgabedatum für das Mietfahrzeug. Mietwagen
carAgency Der Name der Autovermietung. Mietwagen
carClass Die Kategorie oder Klasse des Mietfahrzeugs (z. B. Kompakt, Economy, Luxus). Mietwagen
carNumDays Die Gesamtanzahl der Miettage, berechnet vom Abhol- bis zum Rückgabedatum. Mietwagen

Folio-Beleg weiterleiten

Wenn Sie nach Ihrem Aufenthalt einen PDF-, bildbasierten oder HTML-Beleg von einem Hotel erhalten, leiten Sie diesen einfach an die E-Mail-Adresse weiter, die Ihrem Unternehmen zugewiesen ist. (Weitere Details dazu finden Sie hier: Wie finde ich die E-Mail-Adresse im Artikel Ausgabenpositionen über E-Mail anlegen.)

  • Belege können textbasiert oder bildbasiert sein.
  • Wenn Sie den Betrag und den Währungscode in die Betreffzeile setzen, erleichtert dies die Nachverfolgung des Belegs.
  • Wenn die Hotelabrechnung als PDF-Datei vorliegt, sollten Sie den weitergeleiteten Textabschnitt aus der E-Mail entfernen.
  • Falls Sie eine E-Mail-Signatur verwenden, sollten Sie diese ebenfalls aus der E-Mail entfernen.

    • E-Mail-Entwurf mit angehängtem Hotelbeleg-PDF, bereit zum Versand an die Emburse-E-Mail-Adresse zur Belegverarbeitung.

Folio-Beleg hochladen

Sie können auch einen Beleg eines Hotels bzw. einer Autovermietung über die Beleggalerie zur automatischen Einzelaufstellung auf Emburse Enterprise hochladen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Ausgaben über die Beleggalerie anlegen.

Folio-Beleg in Emburse Enterprise anzeigen

Sobald der Beleg hochgeladen wurde, finden Sie ihn im Offline-Abschnitt der eWallet mit der Bezeichnung „Folio-Beleg“.

  • Sie können den Folio-Beleg sofort verwenden – auch wenn er im Verarbeitungsstatus bleibt –, um Einzelnachweise manuell einzugeben. Die Einzelnachweise werden jedoch automatisch für Sie erstellt, wenn Sie warten, bis die Bearbeitung des Belegs abgeschlossen ist.

Neue Hotelkosten mit angehängtem Beleg werden in der eWallet angezeigt, zusammen mit Datum und Gesamtbetrag.

  • Klicken Sie auf das Dreieck neben dem Symbol der gestapelten Quadrate, um die Auflistung der Ausgaben im Detail sehen zu können.

eWallet-Ansicht mit einem Hotelbeleg, bei dem die Belegdaten ausgeklappt sind, einschließlich aufgeschlüsselter Gebühren und Steuern.

  • Wenn nur das Dreieck, jedoch nicht das Symbol der gestapelten Quadrate in Ihrer Ansicht angezeigt wird, befindet sich die Auflistung der Ausgaben im Detail noch in der Verarbeitung.

    • Hotelkosten in der eWallet mit einem Betrag von null, was darauf hinweist, dass der Beleg noch verarbeitet wird.

Folio-Transaktionen zu einer Ausgabe hinzufügen

  1. Erstellen Sie eine neue Spesenabrechnung und klicken Sie auf das +, um Belegpositionen hinzuzufügen.

    Leerer Spesenabrechnungsbildschirm, der den Benutzer auffordert, „Ausgabe hinzufügen“ auszuwählen oder Elemente aus der eWallet hierher zu ziehen.

  2. Suchen Sie den gewünschten Hotelabrechnungsbeleg in Ihrer eWallet, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, und klicken Sie auf HINZUFÜGEN.

    eWallet mit ausgewähltem Hotelabrechnungsbeleg und hervorgehobener „Hinzufügen“-Schaltfläche, um ihn an eine Spesenabrechnung anzuhängen.

  3. Geben Sie die nötigen Ausgabendetails ein und klicken Sie auf EINZELAUFSTELLUNG.

    Hotel-Spesenposition mit ausgefüllten Belegdetails und sichtbarer Schaltfläche „Einzelaufstellung“.

  4. Klicken Sie anschließend im Fenster „Einzelaufstellung“ auf FERTIG.

    Fenster „Einzelaufstellung“ mit aus dem Beleg erfassten Abrechnungspositionen und sichtbarer Schaltfläche „Fertig“.

  5. Alle detaillierten Ausgaben der Hotelabrechnung, die Sie weitergeleitet haben, wurden automatisch zu der Reisekostenabrechnung hinzugefügt.

    Spesenabrechnung, die automatisch aufgeschlüsselte Kosten von einem Hotelbeleg als separate Positionen auflistet.

Gutschriften auf Hotelbelegen

Emburse Folio schlüsselt alle Hotelgutschriften auf, die Sie erhalten, wie Rückerstattungen, Speisen-und-Getränke-Gutschriften oder Treueprämien. Jede Gutschrift wird als negativer Betrag angezeigt und bleibt in einer eigenen Zeile, auch wenn der Beleg mehr als eine Gutschrift mit der gleichen Beschreibung und dem gleichen Betrag enthält.

Emburse Folio berücksichtigt diese Gutschriftsbeträge in der Gesamtsumme des Belegs. Der verbleibende Betrag zeigt 0,00 an, wenn die aufgeschlüsselten Beträge einschließlich dieser Gutschriften der Gesamtsumme auf dem Hotelbeleg entsprechen.

Anzahlungen und Zahlungen auf Hotelbelegen werden nicht als separate Zeilen aufgeschlüsselt.

Belegausgaben nach Ausgabentyp konsolidieren

Wenn Ihr Unternehmen die Konsolidierung aktiviert hat, werden Transaktionen bestimmter Ausgabentypen zusammengefasst, um die Anzahl der angezeigten Belegpositionen zu reduzieren.

Beispielsweise könnte eine typische Hotelrechnung für einen dreitägigen Aufenthalt drei Zimmerkosten, drei Steuerkosten und drei Mittagessen ausweisen.

Einzelaufstellung des Hotelbelegs mit separaten Zimmerkosten, Zimmersteuern und Verpflegungskosten für jeden Tag eines Aufenthalts.

Wenn die Konsolidierung aktiv ist, sehen Sie anstelle von neun Einzelnachweisen nur eine kombinierte Zimmerkostenposition, eine kombinierte Steuerkostenposition und eine kombinierte Mittagessenposition.

Derselbe Hotelbeleg mit konsolidierten Posten, die jeweils kombinierte Zimmerkosten, Zimmersteuer und Verpflegungskosten ausweisen.

Ihr Unternehmen kann sich auch dafür entscheiden, bestimmte Ausgabentypen nicht zu konsolidieren.

Beachten Sie, dass die Einzelnachweise für Zahlungen, Einzahlungen, Kredite und Bargeldvorschüsse nicht konsolidiert werden, was jedoch nicht verhindert, dass qualifizierte Einzelnachweise auf demselben Beleg konsolidiert werden. Belege, die USt.-Belastungen enthalten, werden jedoch vollständig von der Konsolidierung ausgeschlossen, auch wenn auf dem Beleg andere qualifizierende Einzelnachweise vorhanden sind.

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