Ausgabenpositionen per E-Mail erstellen

Mit Emburse Expense Enterprise können Sie neue Ausgabenpositionen per E-Mail erstellen (Fotografieren & Senden) und diese später online über unsere App einer Reisekostenabrechnung hinzufügen. Diese Option empfiehlt sich beispielsweise, wenn Sie unterwegs mit Ihrem Mobilgerät einen Beleg fotografiert haben.

Per E-Mail versendete Bilder werden im Bereich Offline der eWallet und Ausgaben über die Beleggalerie erstellen angezeigt; reine Text-E-Mails erscheinen nur im Bereich Offline. Falls Ihnen die ID der Reisekostenabrechnung bekannt ist, der Sie das Bild hinzufügen möchten, können Sie es direkt per E-Mail an diese Abrechnung schicken.

Zulässig sind nur Dateien in den Formaten JPG, PDF, PNG, OFD und TIFF mit einer Größe von mindestens 50 kB und maximal 10 MB. Insgesamt dürfen alle für eine einzige Reisekostenabrechnung hochgeladenen Dateien nicht größer als 100 MB sein.

Eine vollständige Liste aller Möglichkeiten zur Belegeinreichung finden Sie hier: Belege als Reisender oder Delegierter hinzufügen.

Wie finde ich die E-Mail-Adresse?

Da Emburse Enterprise über mehrere E-Mail-Adressen für die Belegeinreichung verfügt, stellt Ihr Emburse Enterprise-Administrator Ihnen die richtige E-Mail-Adresse zur Verfügung, die Ihrem Unternehmen zugewiesen ist.

Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, gibt es zwei Möglichkeiten, die E-Mail-Adresse zu finden.

• Öffnen Sie eine PDF-Titelseite gemäß dieser Anleitung und verwenden Sie die E-Mail-Adresse oben.

• Finden Sie die Instanz Ihres Unternehmens in der folgenden Tabelle, um die entsprechende E-Mail-Adresse anzuzeigen.

• Informationen dazu, welche Instanz Ihr Unternehmen verwendet, finden Sie unter Chrome River-Instanzen und -Umgebungen verstehen.

Reine Text-Belege

1. Senden Sie eine neue E-Mail-Nachricht mit folgenden Informationen:

• Die „An“-Adresse ist die, die Ihrem Unternehmen zugewiesen ist. Weitere Details dazu finden Sie oben unter „Wie finde ich die E-Mail-Adresse?“.

• Die E-Mail-Adresse „Von“ muss online mit Ihrem Konto in Emburse Expense Enterprise verknüpft sein.

• Im Betreff muss der Ausgabenbetrag ohne Symbole angegeben werden; auf Wunsch können Sie den entsprechenden Währungscode angeben. Wenn Sie den Ausgabenbetrag nicht in der Betreffzeile eingeben, wird der Betrag online in Emburse Enterprise als 0,00 angezeigt.

• Der Text sollte eine Beschreibung der Ausgabe enthalten. Er wird im Abschnitt Beschreibung aller generierten PDF Reports angezeigt. Versehen Sie den Text zu Beginn mit #note, damit das System die ersten 1.500 Zeichen (oder alles bis zum Zeilenumbruch) Ihrer Nachricht in das Beschreibungsfeld übernimmt.

2. Sobald Ihre Nachricht empfangen wurde, erscheinen die Ausgaben im Abschnitt Offline Ihrer E-Geldbörse.

3. Fügen Sie Ihren Ausgaben wie gewohnt Belege hinzu. Vollständige Informationen dazu, wie Sie Bilder von Belegen ansehen und anhängen können, finden Sie im Artikel Bilder von Belegen zu Ausgaben hinzufügen.

HTML-Belege senden

1. Falls Sie eine E-Mail-Bestätigung oder einen Beleg für eine Ausgabe im HTML-Format erhalten haben, können Sie diese Nachricht per „Forward & Forget“ direkt an die E-Mail-Adresse weiterleiten, die Ihrem Unternehmen zugewiesen wurde (siehe oben), damit sie in ein Belegbild und eine entsprechende Ausgabentransaktion umgewandelt wird.

• Das System kann E-Mail-Signaturen ignorieren, allerdings darf die E-Mail keine Anhänge enthalten.

• Die E-Mail-Adresse „Von“ muss in der Adressliste Ihrer Emburse Enterprise-Kontoeinstellungen aufgeführt sein.

2. Das aus Ihrer weitergeleiteten HTML-E-Mail erstellte PDF-Dokument finden Sie im Ordner Offline der Registerkarte Positionen.

3. Die Bildverarbeitungssoftware von Emburse Enterprise liest gültige Daten aus möglichst vielen der folgenden Kriterien aus:

• Betrag
• Währung
• Positionstyp
• Datum
• Lieferant

4. Wenn Sie die Betreffzeile der E-Mail durch einen Betrag und einen Währungscode ersetzen, überschreibt dies den Betrag und die Währung, die über OCR ausgelesen wurden.

5. Wenn Sie die Betreffzeile der E-Mail durch eine RKA-ID ersetzen, wird der Beleg direkt dieser Reisekostenabrechnung hinzugefügt.

6. Wenn Sie den Text zu Beginn mit #note versehen, übernimmt das System die ersten 1.500 Zeichen (oder alles bis zum Zeilenumbruch) Ihrer Nachricht in das Beschreibungsfeld der neuen Ausgabenposition.

Bilder von Belegen

Wenn Sie in der E-Mail mit Ihren Ausgaben Bilder von Belegen senden möchten, fügen Sie die Bilder einfach der Nachricht hinzu. Sie können beispielsweise mit Ihrem Smartphone einen Beleg fotografieren und ihn dann als Anhang einer vom Telefon aus an die Ihrem Unternehmen zugeordnete E-Mail-Adresse gesandten E-Mail hinzufügen. (Wenn Sie sich nicht sicher sind, finden Sie oben weitere Details unter „Wie finde ich die E-Mail-Adresse?“.)

Die Bilder werden zusammen mit den Ausgaben in der „Beleggalerie“ und der Registerkarte Offline der E-Geldbörse angezeigt. Jedes Bild erscheint als eigenständige Position und beinhaltet sämtliche Informationen zu der Ausgabe.

Falls Sie mehrseitige PDFs anhängen, die nur Bilder enthalten, führt dies zur Erstellung von separaten Ausgabenpositionen für jedes Bild, sofern Sie beim Senden Betrag und Währung nicht in der Betreffzeile angeben.

• Wenn Ihr Unternehmen diese Funktion deaktiviert hat, werden nur einseitige bildbasierte PDF-Dokumente in einzelne Belegbilder aufgeteilt.

Für mehrseitige PDFs mit Text wird nur eine Position erstellt.

1. Fotografieren Sie den Beleg mit Ihrem Mobilgerät.

2. Entwerfen Sie eine neue E-Mail-Nachricht mit folgenden Informationen:

• Die „An“-Adresse ist die, die Ihrem Unternehmen zugewiesen ist. Weitere Details dazu finden Sie oben unter „Wie finde ich die E-Mail-Adresse?“.

• Die E-Mail-Adresse „Von“ muss in der Adressliste Ihrer Emburse Enterprise-Kontoeinstellungen aufgeführt sein.

• Im Betreff muss der Ausgabenbetrag ohne Symbole angegeben werden; auf Wunsch können Sie den entsprechenden Währungscode angeben. Der Betrag und/oder Währungscode, den Sie in die Betreffzeile eingegeben haben, überschreibt den Betrag und/oder die Währung, die bei der Verarbeitung der Quittung erfasst wurden. Lassen Sie die Betreffzeile leer, wenn Sie die per OCR erfassten Daten nicht überschreiben möchten.

• Der Text kann eine Beschreibung der Ausgabe enthalten. Er wird im Abschnitt Beschreibung aller generierten PDF Reports angezeigt.

3. Fügen Sie das Belegfoto als Anhang hinzu. Zulässig sind nur Dateien in den Formaten JPG, PDF, PNG, OFD und TIFF, die jeweils nicht größer als 10 MB sind. Die Gesamtgröße aller Dateien darf 100 MB nicht überschreiten.

4. Sobald Ihre Nachricht empfangen wurde, erscheinen die Ausgaben in der Beleggalerie und unter der Offline-Registerkarte der E-Geldbörse.

Hinzufügen zu einer bestimmten Ausgabe durch Überschreiben der Betreffzeile

Falls Ihnen die ID der Reisekostenabrechnung bekannt ist, der Sie ein Bild hinzufügen möchten, geben Sie die RKA-ID (mit Bindestrichen) statt der Währung in die Betreffzeile Ihrer E-Mail ein. Entfernen Sie – außer dem Bild – sämtliche Inhalte aus dem Text der E-Mail, auch E-Mail-Signaturen. Senden Sie sie an die E-Mail-Adresse, die Ihrem Unternehmen zugewiesen ist (siehe oben).

Diese Methode funktioniert auch dann, wenn die von Ihnen gesandte E-Mail mehrere Anhänge mit Bildern enthält, sofern sich alle auf dieselbe Reisekostenabrechnung beziehen. Insgesamt dürfen alle Bilder zusammen nicht größer als 100 MB sein.

Bilder werden dem RKA-Header hinzugefügt. Falls erforderlich können Sie die Bilder unter einer bestimmten Belegposition ablegen. Weitere Informationen dazu finden Sie in dem Artikel Bilder von Belegen zu Ausgaben hinzufügen.

Belege durch Überschreiben der Betreffzeile per E-Mail an die E-Geldbörse eines anderen Benutzers senden

Emburse Enterprise gibt Ihnen die Möglichkeit, Belegbilder direkt per E-Mail an die E-Geldbörse eines anderen Benutzers zu senden. Gleichzeitig können andere Benutzern auch Ihnen Belegbilder per E-Mail an Ihre E-Geldbörse senden.

Wenn Sie eine der oben aufgeführten Methoden anwenden, geben Sie einfach die E-Mail-Adresse eines anderen Emburse Enterprise-Benutzers in die Betreffzeile der E-Mail ein. Der Absender erhält eine E-Mail-Bestätigung, in der genau aufgeführt wird, an wen das Bild gesendet wurde. Bei seiner nächsten Anmeldung in Emburse Enterprise wird der Empfänger den Beleg in seiner E-Geldbörse vorfinden.

• Der Beleg muss von der in Emburse Enterprise als primär oder alternativ angegebenen E-Mail-Adresse des Benutzers versendet werden.
• Die Betreffzeile muss die in Emburse Enterprise als primär oder alternativ angegebene E-Mail-Adresse des anderen Benutzers enthalten.
• Beide Benutzer müssen demselben Chrome River-Kunden angehören.

Augabentyp ändern

Sobald die Ausgabenposition im eWallet erscheint, können Sie den automatisch zugewiesenen Ausgabentyp bei Bedarf einfach ändern. Klicken Sie einfach auf die Kachel für den Ausgabentyp, um einen neuen auszuwählen.