Spezifikationen für die Extraktion von Belegdaten (OCR) Häufig gestellte Fragen

Nachstehend finden Sie die vollständigen Bildspezifikationen für alle Methoden, um Belegbilder an Reisekostenabrechnungen anzuhängen.

Hier finden Sie auch einige Tipps zur Optimierung der Ergebnisse der Extraktion von Belegdaten bei der OCR (Optical Character Recognition).

Über die App

• Benutzer und ihre Delegierten können Belegbilder in den Formaten PDF, JPG, OFD und PNG hochladen. (Hinweis: Für Vorabgenehmigungen können nur PDF-Dateien hochgeladen werden).
• JPG- und PNG-Bilder müssen mindestens 50 kB groß sein.
• Die einzelnen Uploads dürfen nicht größer als 10 MB sein. Falls Sie eine Datei hinzufügen möchten, die größer als 10 MB ist, können Sie diese entweder in Abschnitte aufteilen oder per E-Mail oder Fax einsenden.

Über die mobilen Apps von Emburse Chrome River und Chrome River SNAP

• Es werden nur JPG-, PNG- und HEIC/HEIF-Dateien akzeptiert.

• Die Dateien dürfen maximal 10 MB groß sein. Außerdem bricht das System alle Upload-Vorgänge ab, die länger als 60 Sekunden dauern. Wenn das passiert, müssen Sie den Upload erneut versuchen, wenn Sie in einem WLAN sind oder eine schnelle Verbindung haben.

Per E-Mail oder Fax

Mit dieser Option können Sie die Größenbeschränkungen umgehen, die für das Hochladen von Bildern über die App gelten. Dies ist auch die einzige Möglichkeit, um Bilder als TIFF-Datei einzureichen.

• Es werden nur JPG-, PDF-, PNG-, OFD-, und TIFF-Dateien akzeptiert.
• Die Gesamtgröße aller per E-Mail hochgeladenen Bilder darf 100 MB nicht überschreiten.

Wenn Sie Ihre Belege direkt an eine bestimmte Reisekostenabrechnung anhängen möchten, müssen Sie vor den Belegen als erste Seite das Chrome River-Deckblatt mit dem eindeutigen QR-Code des Berichts einfügen. Benutzer können Belege für mehrere Reisekostenabrechnungen gleichzeitig einreichen. Hierfür muss vor jedem Belegpaket ein Chrome River-Deckblatt für die entsprechende Reisekostenabrechnung nach folgendem Schema platziert werden: Deckblatt A, Belegpaket A, Deckblatt B, Belegpaket B usw.

Tipps zur Bilderfassung

• Platzieren Sie den/die Belege auf einem weißen Hintergrund. Ein bunter oder schwarzer Hintergrund kann die Ergebnisse beeinträchtigen.
• Wenn Sie mehrere Belege fotografieren, richten Sie alle einheitlich aus.

• Lassen Sie zwischen den Belegen mindestens 3,8 cm Platz.

• Fotografieren Sie Hotelbelege separat.

• Halten Sie Ihr Gerät beim Fotografieren möglichst ruhig.

• Vielleicht verzichten Sie komplett auf die Zoom-Funktion und halten das Gerät nah an den Beleg; unter Umständen ist es günstiger, das Gerät aus größerer Entfernung zu verwenden und die Aufnahme für bessere Sichtbarkeit leicht zu vergrößern.

• Achten Sie darauf, dass auf dem Foto keine anderen Gegenstände sichtbar sind.

• Verwenden Sie keinen Blitz. Vergewissern Sie sich, dass auf dem Beleg keine Glanzeffekte entstehen, die die Daten unleserlich machen.

• Wählen Sie beim Anhängen der Bilder die Größe (Klein, Mittel, Groß, Tatsächliche Größe), die am ehesten 500 kB entspricht.

Sämtliche Details zum Hochladen von Bildern über die Chrome River-App oder per Fax/E-Mail finden Sie hier: Bilder von Belegen zu Ausgaben hinzufügen.

Fehlerbehebung Häufig gestellte Fragen

Fehlgeschlagene Einreichung

Wenn Sie Belege per Fax oder E-Mail einreichen, wird automatisch eine E-Mail versendet, die Sie über den Erfolg oder das Fehlschlagen einer Einreichung informiert. Sollte die Einreichung fehlschlagen, wird in der E-Mail der Grund hierfür genannt, beispielsweise ein fehlendes Deckblatt oder ein unleserlicher QR-Code.

Anhang fehlgeschlagen:

Es kann vorkommen, dass ein Belegbild nicht korrekt angehängt wird. Sollte dies der Fall sein, sendet die App die Datei per E-Mail entweder an den Einreicher oder den Administrator der Firma zurück. Dateien, die kleiner als 50 kB oder größer als 10 MB sind, werden der E-Mail nicht als Anhang hinzugefügt.

QR-Code-Probleme:

Falls ein Beleg zurückgesandt wird, der korrekt formatiert zu sein scheint, vergewissern Sie sich bitte, dass der QR-Code deutlich lesbar und nicht verdeckt ist. Gelegentlich enthalten QR-Codes eine erhebliche Menge „Rauschen“, d. h. in Bildern zeigen sich willkürlich schwarze und weiße Pixel, die in Helligkeit und Farbe vom eigentlichen Bild abweichen. Wenn der QR-Code-Leser von Chrome River den QR-Code nicht lesen kann, wird die Datei unter Umständen abgelehnt.

In der Regel lässt sich dieses Problem beheben, wenn Sie Deckblatt und Belege mit einer höheren Auflösung erneut scannen oder ausdrucken und dabei die Qualitätseinstellung „Hoch“ verwenden. Chrome River empfiehlt die Einstellungen Schwarzweißdokument und Auflösung 300 dpi; zulässig sind die Dateiformate JPG, PNG, TIFF, OFD und PDF.