Bilder von Belegen zu Ausgaben hinzufügen

Sie können einer Ausgabeposition während der Anlegung oder jederzeit danach Bilder anhängen. Bilder können direkt über die Anwendung hochgeladen, per E-Mail gesendet oder über die Emburse Enterprise Mobile-App hinzugefügt werden.

Eine vollständige Liste aller Möglichkeiten zur Belegeinreichung finden Sie hier: Belege als Reisender oder Vertreter hinzufügen.

Voraussetzungen

• Wenn ein Bild über die Emburse Enterprise-App angehängt wird, sind nur JPG-, PDF-, PNG-, OFD- und TIFF-Dateien zulässig.
• Nur JPG-, PNG- und HEIC/HEIF-Dateien können über die Emburse Enterprise Mobile-App und CR SNAP akzeptiert werden.
• Jede Datei darf nicht größer als 10 MB sein, und es gibt ein Limit von 499 Bildern pro Reisekostenabrechnung.
• Bilder, die über E-Mail oder per Scannen oder Faxen hinzugefügt wurden, dürfen eine Gesamtgröße von 100 MB nicht überschreiten.
• JPG- und PNG-Dateien müssen mindestens 50 kB groß sein.

Weitere Details dazu finden Sie unter Tipps zur Erfassung von Belegen, Bildspezifikationen und Problembehandlung.

KI-Indikatoren für auf Belegen basierende Ausgaben

Wenn Emburse KI Informationen aus einem Beleg extrahiert, sehen Sie kurz eine lilafarbener Hervorhebung um Felder wie Datum und Betrag herum, wenn diese ausgefüllt werden. An diesen Feldern bleibt dann ein Funkensymbol, um anzuzeigen, dass Emburse KI die Werte eingefügt hat. Wenn Emburse KI auch die Ausgabekategorie extrahiert und zuordnet, wird neben dem ausgewählten Ausgabe-Typ ein Funkensymbol angezeigt.

Wenn ein Feld im Spesenformular von Emburse KI ausgefüllt wurde, wird im Formular „Powered by Emburse AI“ angezeigt.

Wenn Sie später einen von KI eingefügten Wert manuell ändern, wird das Funkensymbol entfernt. Diese visuellen Indikatoren helfen Ihnen, schnell zu erkennen, welche Details automatisch aus dem Beleg erfasst wurden.

Direkt an Report-Header anhängen

Sobald Sie die Informationen für eine neue Ausgabe im Header eingetragen haben – den Report-Namen, die Rückzahlungswährung und weitere erforderliche Informationen –, scrollen Sie nach unten zu dem Bereich Anhänge. Es gibt zwei Möglichkeiten, Bilder anzuhängen:

• Ziehen Sie Bilder per Drag & Drop auf das Feld BILD ZUM HOCHLADEN HIER ABLEGEN
• Klicken Sie auf ANHÄNGE HINZUFÜGEN, um auf Ihrem Gerät nach Bildern zu suchen, oder laden Sie eines aus der Beleggalerie hoch.

Mit diesen beiden Möglichkeiten können Belege dem Report-Header angehängt werden.

Jeder angehängte Beleg wird als Miniaturansicht angezeigt. Die Gesamtzahl an angehängten Belegen erscheint in Klammern neben „Anhängen“ auf der oberen Leiste.

• Bildbasierte PDFs mit mehreren Belegen auf einer Seite werden in einzelne Belegbilder zugeschnitten.
• Bildbasierte PDFs mit mehreren Seiten werden als ein vollständiger Beleg behandelt.
• Textbasierte PDFs mit mehreren Seiten werden als ein vollständiger Beleg behandelt.

Wenn Sie auf eine Miniaturansicht klicken, erscheint eine Vorschau des Belegs. Mit den drei oben aufgeführten Symbolen in der Vorschau können Sie das Belegbild verkleinern, vergrößern und drehen. Mit dem Büroklammer-Symbol oben links können Sie den Beleg aus der Reisekostenabrechnung löschen.

Direkt an Belegposition anhängen

Sie können Belege direkt an bestimmte Positionen in Ihrer Reisekostenabrechnung anhängen. Bilder, die per E-Mail oder per Fax oder als Scan eingereicht wurden, werden jedoch an den Header Ihrer Reisekostenabrechnung angehängt. Falls gewünscht können Sie die Bilder von dort an bestimmte Belegpositionen verschieben.

Belegpositionen mit angehängten Bildern sind mit einer Büroklammer versehen.

Auf Geräten mit breitem Bildschirm können Sie Bilder aus dem Header in eine bestimmte Belegposition in der Reisekostenabrechnung ziehen.

Auf Geräten mit kleinem Bildschirm wie Smartphones ist es einfacher, die gewünschte Belegposition zu öffnen, zu dem Bereich Anhänge runter zu scrollen und auf ANHÄNGE HINZUFÜGEN zu klicken, wenn Sie ein Bild zu einer Belegposition hinzufügen möchten.

Wenn ein Bild in der Header-Leiste zu einer Belegposition hinzugefügt wurde, wird dies durch eine blaue Büroklammer an dem Miniaturbild angezeigt.

Über einen Entwurf oder die „Vor kurzem eingereicht“-Liste anhängen

Sie können Bilder einem Report-Entwurf oder einer kürzlich eingereichten Reisekostenabrechnung anhängen, ohne dabei den Bericht zu öffnen. Suchen Sie einfach nach dem gewünschten Bericht in der Liste und wählen Sie diesen aus. Wenn die Vorschau auf der rechten Seite erscheint, scrollen Sie nach unten und verschieben Sie die Bilder entweder per Drag & Drop auf das Feld BILD ZUM HOCHLADEN HIER ABLEGEN, um sie hochzuladen, oder klicken Sie auf ANHÄNGE HINZUFÜGEN, um Bilder auf Ihrem Gerät zu suchen oder sie über die Beleggalerie hochzuladen.

Über die Beleggalerie anhängen

Bilder von Belegen, die über Emburse Enterprise online oder die Emburse Enterprise Mobile-App hochgeladen oder per E-Mail eingesendet wurden, erscheinen in der Beleggalerie. Von dort aus können sie zu einer bereits bestehenden Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden oder verwendet werden, um eine neue Reisekostenabrechnung zu erstellen.

1. In der Reisekostenabrechnung können Sie auf den PLUS-Button klicken, um eine neue Ausgabe hinzuzufügen.

2. Klicken Sie auf  BELEGGALERIE.

3. Wählen Sie den Beleg aus.

4. Klicken Sie auf den blauen PLUS-Button, um den ausgewählten Beleg zur Reisekostenabrechnung hinzuzufügen.

Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel Ausgaben über die Beleggalerie anlegen.

Über die Emburse Enterprise- oder CR SNAP-Apps

Sobald Emburse Enterprise oder CR SNAP Ihr Belegfoto auf Emburse Enterprise hochgeladen hat, sehen Sie es in Ihrer Beleggalerie und in der Registerkarte „Offline“ der eWallet. Nachdem Emburses KI-gestützte OCR-Verarbeitung (optische Zeichenerkennung) abgeschlossen ist, können Sie den Beleg einer Spesenabrechnung hinzufügen.

1. Melden Sie sich bei Emburse Enterprise an.

2. In der Spesenabrechnung können Sie auf den Plus-Button tippen, um eine neue Ausgabe hinzuzufügen.

3. Tippen Sie auf BELEGGALERIE. 

4. Wählen Sie den Beleg aus.

5. Tippen Sie auf den PLUS-Button, um den ausgewählten Beleg zur Spesenabrechnung hinzuzufügen.

Über E-Mail anhängen

Wenn Sie einmal nicht in der App angemeldet sind, können Sie über die Beleg-Funktion von Emburse Enterprise Belegbilder einreichen. Diese Option empfiehlt sich beispielsweise, wenn Sie unterwegs mit Ihrem mobilen Endgerät einen Beleg fotografiert haben. SSie können diese dann entweder direkt in eine bestimmte Ausgabe oder in die Beleggalerie erstellen hochladen, damit Sie den Beleg später einer Reisekostenabrechnung hinzufügen können. Sie haben zudem die Möglichkeit, Belegbilder direkt per E-Mail an die E-Geldbörse eines anderen Benutzers zu senden. Gleichzeitig können andere Benutzer auch Ihnen Belegbilder per E-Mail an Ihre E-Geldbörse senden. Weitere Details dazu finden Sie unter Ausgabenpositionen per E-Mail anlegen.

Per Fax oder als Scan

Bilder von Belegen können auch eingescannt und per E-Mail angehängt oder zusammen mit einem Deckblatt per Fax eingesandt werden, sodass die Bilder an eine bestimmte Reisekostenabrechnung weitergeleitet werden. Diese Option empfiehlt sich besonders, wenn Sie einen großen Stapel an Papierbelegen zu senden haben.

Klicken Sie auf den PDF-Button in der Vorschau der Reisekostenabrechnung, zu der Sie Bilder hinzufügen möchten. Wenn Sie das Feld  DECKBLATT auswählen, wird das Deckblatt in einem neuen Fenster geöffnet, sodass Sie dieses ausdrucken oder speichern können.

Senden Sie das Deckblatt und den Beleg oder die Belege gesammelt per Fax oder scannen Sie die Dokumente ein und senden Sie diese per E-Mail an Emburse Enterprise. Faxnummer und E-Mail-Adresse befinden sich beide auf dem Deckblatt.

Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail, wenn die Belege erfolgreich eingereicht wurden. Im Falle einer fehlgeschlagenen Einreichung erhalten Sie eine detaillierte Fehlermeldung.

Belege löschen

Um ein Belegbild aus einer Belegposition zu löschen, wählen Sie die Position aus, scrollen Sie zum Abschnitt Anhänge und wählen Sie das gewünschte Bild aus.

Wenn der Bildbetrachter geöffnet wird, klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol in der oberen linken Ecke.

Gelöschte Bilder werden unterschiedlich behandelt, je nachdem, auf welche Art sie zuerst hochgeladen wurden. Siehe Positionen im Papierkorb löschen und wiederherstellen für vollständige Details darüber, was mit einem Belegbild nach dem Löschen geschieht.