Bilder von Belegen zu Ausgaben hinzufügen

Sie können einer Ausgabe während der Erstellung oder jederzeit danach Bilder anhängen. Bilder können direkt über die Anwendung hochgeladen, per E-Mail gesendet oder über die mobilen Emburse Chrome River oder Chrome River SNAP-Apps hinzugefügt werden. Eine vollständige Liste aller Möglichkeiten zur Belegeinreichung finden Sie hier: Belege als Reisender oder Delegierter hinzufügen.

• Wenn ein Bild über die Chrome River-App angehängt wird, sind nur JPG-, PDF-, PNG-, OFD- und TIFF-Dateien zulässig.
• Nur JPG-, PNG- und HEIC/HEIF-Dateien können über die Emburse Chrome River Mobile App und Chrome River SNAP akzeptiert werden.
• Jede Datei darf nicht größer als 10 MB sein, und es gibt ein Limit von 499 Bildern pro Reisekostenabrechnung.
• Bilder, die über E-Mail oder per Scannen oder Faxen hinzugefügt wurden, dürfen eine Gesamtgröße von 100 MB nicht überschreiten.
• JPG- und PNG-Dateien müssen mindestens 50 kB groß sein.

Weitere Details dazu finden Sie unter Spezifikationen für die Extraktion von Belegdaten (OCR).

Direkt an RKA-Header anhängen

Sobald Sie die Informationen für eine neue Ausgabe im Header eingetragen haben – den RKA-Namen, die Rückzahlungswährung und weitere erforderliche Informationen –, scrollen Sie nach unten zu dem Bereich Anhänge. Es gibt zwei Möglichkeiten, Bilder anzuhängen:

• Ziehen Sie Bilder per Drag & Drop auf das Feld BILD ZUM HOCHLADEN HIER ABLEGEN.
• Klicken Sie auf ANHÄNGE HINZUFÜGEN, um auf Ihrem Gerät nach Bildern zu suchen, die Sie dem Bericht anhängen möchten, oder laden Sie eines aus der Ausgaben über die Beleggalerie erstellen hoch.

Mit diesen beiden Möglichkeiten können Belege dem RKA-Header angehängt werden.

Jeder angehängte Beleg wird als Miniaturansicht angezeigt. Die Gesamtzahl an angehängten Belegen erscheint in Klammern neben „Anhängen“ auf der oberen Leiste.

• Falls Sie mehrseitige PDFs anhängen, die nur Bilder enthalten, führt dies zur Erstellung von separaten Ausgabenpositionen für jedes Bild, sofern Sie beim Senden Betrag und Währung nicht in der Betreffzeile angeben.
• Wenn Ihr Unternehmen diese Funktion deaktiviert hat, werden nur einseitige bildbasierte PDF-Dokumente in einzelne Belegbilder aufgeteilt.
• Für mehrseitige PDFs mit Text wird nur eine Position erstellt.

Wenn Sie auf eine Miniaturansicht klicken, erscheint eine Vorschau des Belegs. Mit den drei oben aufgeführten Symbolen in der Vorschau können Sie das Belegbild verkleinern, vergrößern und drehen. Mit dem Büroklammer-Symbol oben links können Sie den Beleg aus der Reisekostenabrechnung löschen.

Direkt an Belegposition anhängen

Sie können Belege direkt an bestimmte Positionen in Ihrer Reisekostenabrechnung anhängen. Bilder, die über Ausgabenpositionen per E-Mail erstellen oder per Fax oder als Scan eingereicht wurden, werden jedoch an den Header Ihrer Reisekostenabrechnung angehängt. Falls gewünscht können Sie die Bilder von dort an bestimmte Belegpositionen verschieben.

Belegpositionen mit angehängten Bildern sind mit einer Büroklammer versehen.

Auf Geräten mit breitem Bildschirm können Sie Bilder aus dem Header in eine bestimmte Belegposition in der Reisekostenabrechnung ziehen.

Auf Geräten mit kleinem Bildschirm wie Smartphones ist es einfacher, die gewünschte Belegposition zu öffnen, zu dem Bereich Anhänge herunterzuscrollen und auf ANHÄNGE HINZUFÜGEN zu klicken, wenn Sie ein Bild zu einer Belegposition hinzufügen möchten.

Wenn ein Bild in der Header-Leiste zu einer Belegposition hinzugefügt wurde, wird dies durch eine blaue Büroklammer an dem Miniaturbild angezeigt.

Über einen Entwurf oder die „Vor kurzem eingereicht“-Liste anhängen

Sie können Bilder einem RKA-Entwurf oder einer kürzlich eingereichten Reisekostenabrechnung anhängen, ohne dabei den Bericht zu öffnen. Suchen Sie einfach nach dem gewünschten Bericht in der Liste und wählen Sie diesen aus. Wenn die Vorschau auf der rechten Seite erscheint, scrollen Sie nach unten und verschieben Sie die Bilder entweder per Drag & Drop auf das Feld BILD ZUM HOCHLADEN HIER ABLEGEN, um sie hochzuladen, oder klicken Sie auf ANHÄNGE HINZUFÜGEN, um Bilder auf Ihrem Gerät zu suchen oder sie aus der Ausgaben über die Beleggalerie erstellen hochzuladen.

Über die Beleggalerie anhängen

Bilder von Belegen, die zuvor hochgeladen oder über Ausgabenpositionen per E-Mail erstellen eingesendet wurden, erscheinen in der Beleggalerie. Von dort aus können sie zu einer bereits bestehenden Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden, zudem können Sie anhand eines Belegbilds eine neue Reisekostenabrechnung erstellen.

1. In der Reisekostenabrechnung können Sie auf den PLUS-Button klicken, um eine neue Ausgabe hinzuzufügen.

2. Klicken Sie auf BELEGGALERIE.

3. Wählen Sie den Beleg aus.

4. Klicken Sie auf den blauen PLUS-Button, um den ausgewählten Beleg zur Reisekostenabrechnung hinzuzufügen.

Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel Ausgaben über die Beleggalerie erstellen.

Über die mobilen Apps von Emburse Chrome River oder Chrome River SNAP

Sobald Emburse Chrome River oder Chrome River SNAP Ihr Belegfoto hochgeladen hat, sehen Sie es in Ihrer Beleggalerie und in der Registerkarte Offline des eWallet. Nachdem die OCR-Verarbeitung (optische Zeichenerkennung) abgeschlossen ist, können Sie den Beleg einer Reisekostenabrechnung hinzufügen.

1. Melden Sie sich bei Chrome River an.

2. In der Reisekostenabrechnung können Sie auf den Plus-Button tippen, um eine neue Ausgabe hinzuzufügen.

3. Tippen Sie auf BELEGGALERIE.

4. Wählen Sie den Beleg aus.

5. Tippen Sie auf den Plus-Button, um den ausgewählten Beleg zur Reisekostenabrechnung hinzuzufügen.

Über E-Mail anhängen

Wenn Sie einmal nicht in der App angemeldet sind, können Sie über die Beleg-Funktion von Chrome River Belegbilder einreichen. Diese Option empfiehlt sich beispielsweise, wenn Sie unterwegs mit Ihrem mobilen Endgerät einen Beleg fotografiert haben. Sie können diese dann entweder direkt in eine bestimmte Ausgabe oder in die Ausgaben über die Beleggalerie erstellen hochladen, damit Sie den Beleg später einer Reisekostenabrechnung hinzufügen können. Sie haben zudem die Möglichkeit, Belegbilder direkt per E-Mail an die E-Geldbörse eines anderen Benutzers zu senden. Gleichzeitig können andere Benutzer auch Ihnen Belegbilder per E-Mail an Ihre E-Geldbörse senden. Weitere Details dazu finden Sie unter Ausgabenpositionen per E-Mail erstellen.

Per Fax oder als Scan

Bilder von Belegen können auch eingescannt und per E-Mail angehängt oder zusammen mit einem Deckblatt per Fax eingesandt werden, sodass die Bilder an eine bestimmte Reisekostenabrechnung weitergeleitet werden. Diese Option empfiehlt sich besonders, wenn Sie einen großen Stapel an Papierbelegen zu senden haben.

Klicken Sie auf den PDF-Button in der Vorschau der Reisekostenabrechnung, zu der Sie Bilder hinzufügen möchten. Wenn Sie das Feld DECKBLATT auswählen, wird das Deckblatt der Reisekostenabrechnung in einem neuen Fenster geöffnet, sodass Sie diese ausdrucken oder speichern können.

Senden Sie das Deckblatt und den Beleg oder die Belege gesammelt per Fax oder scannen Sie die Dokumente ein und senden Sie diese per E-Mail an Chrome River. Faxnummer und E-Mail-Adresse befinden sich beide auf dem Deckblatt.

Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail, wenn die Belege erfolgreich eingereicht wurden. Im Falle einer fehlgeschlagenen Einreichung erhalten Sie eine detaillierte Fehlermeldung.

Belege löschen

Um ein Belegbild aus einer Belegposition zu löschen, wählen Sie die Position aus, scrollen Sie zum Abschnitt Anhänge und wählen Sie das gewünschte Bild aus.

Wenn der Bildbetrachter geöffnet wird, klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol in der oberen linken Ecke.

Gelöschte Bilder werden unterschiedlich behandelt, je nachdem, auf welche Art sie zuerst hochgeladen wurden. Siehe Positionen im Papierkorb löschen und wiederherstellen für vollständige Details darüber, was mit einem Belegbild nach dem Löschen geschieht.