Ausgaben über die Beleggalerie erstellen

Der schnellste Weg, eine neue Ausgabe in Emburse Enterprise anzulegen, ist, einen Beleg in die Beleggalerie hochzuladen und daraus eine neue Ausgabe zu erstellen. Siehe „Eine Ausgabe direkt aus der Beleggalerie anlegen“ unten für Details.

Sie können im Hauptmenü (über die Schaltfläche eBelege ), über das Fenster Ausgaben hinzufügen und über die Schaltfläche Anhänge hinzufügen im Ausgabe-Eingabefenster auf die Beleggalerie zugreifen. Sie enthält alle Belegbilder, die direkt über die Emburse Enterprise Mobile-App in die Galerie hochgeladen wurden.

Voraussetzungen

Die maximale Dateigröße für einzelne Bilder, die über die App hochgeladen werden, beträgt 10 MB.
Akzeptierte Dateiformate sind JPG, PDF, PNG, OFD und TIFF.

Zugriff auf die Beleggalerie

Durch Anklicken der Menü-Schaltfläche und Auswahl von eBelege im Dropdown-Menü können Sie die Beleggalerie überall in der App aufrufen.

Menüschaltfläche und eBelege sind im Navigationsmenü von Emburse Enterprise hervorgehoben.

Wenn Sie vom Fenster „Ausgaben hinzufügen“ auf die Beleggalerie zugreifen möchten, klicken Sie innerhalb einer beliebigen Reisekostenabrechnung auf die +-Schaltfläche und wählen Sie anschließend Beleggalerie ganz unten in der Liste.

NEW Receipt Gallery.png

Um aus einer Ausgabenposition heraus auf die Beleggalerie zuzugreifen, wählen Sie im Abschnitt „Anhänge“ Anhänge hinzufügen und dann Aus der Beleggalerie.

LI Receipts 2.png

Wird neben der Beleggalerie ein grüner Punkt angezeigt, stehen ungenutzte Belege zur Verfügung.

Nachdem Sie einen Beleg in einer Reisekostenabrechnung verwendet haben, entfernt Emburse Enterprise ihn aus der Beleggalerie, damit Sie ihn nicht in einer anderen Abrechnung verwenden. Wenn Sie diese Reisekostenabrechnung oder die Einzelposition löschen oder wenn Sie den Beleg aus der Abrechnung löschen, werden Belege, die Sie ursprünglich in die Beleggalerie hochgeladen haben, wieder in der Beleggalerie angezeigt.

Bilder, die direkt an die Reisekostenabrechnung angehängt und nicht zuerst in die Beleggalerie hochgeladen wurden, werden von Emburse Enterprise entfernt, wenn die Reisekostenabrechnung oder die Belegposition gelöscht wird. Um dies zu verhindern, verwenden Sie die Büroklammer-Schaltfläche in der oberen linken Ecke des Bildbetrachters, um den Beleg abzutrennen, bevor Sie die Belegposition oder die Reisekostenabrechnung löschen. Dadurch wird der Beleg an die Beleggalerie gesendet.

Bild hochladen

1. Um aus der Anwendung heraus Bilder zur Beleggalerie hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen in der oberen rechten Ecke der Beleggalerie.

Auf dem Desktop und auf Breitbildgeräten ist das Symbol eine Wolke oder das Wort Hochladen.
Auf Geräten mit schmalem Bildschirm ist das Symbol eine Kamera.

2. Wählen Sie das/die gewünschte(n) Bild(er) und klicken Sie dann auf Öffnen. Informationen zu Datei- und Formatbeschränkungen finden Sie unter Voraussetzungen.

3. Die animierte Statusanzeige zeigt an, dass derzeit Emburses KI-gestützte OCR-Verarbeitung der Datei ausgeführt wird. Sie können den Beleg erst verwenden, wenn die OCR-Verarbeitung abgeschlossen ist, was in der Regel etwa 30 Sekunden dauert. Während Sie warten, bis die OCR-Verarbeitung abgeschlossen ist, füllt Emburse Enterprise die Ausgabe mit den extrahierten Daten aus, sodass Sie diese nicht manuell eingeben müssen.

OCR Processing Indicator.png

Ansichten

Über die Schaltflächen oben links in der Galerie können Sie eine der beiden Ansichten auswählen. Standardmäßig wird die Bildansicht angezeigt.

Bildansicht

Zeigt Bilder der einzelnen Belege als Miniaturansichten an.

Listenansicht

Zeigt alle Bilder von Belegen in einer Liste. Mit den Kontrollkästchen rechts können Sie einer Reisekostenabrechnung gleichzeitig mehrere Belege hinzufügen oder mehrere Bilder gleichzeitig löschen. Sie haben zudem die Möglichkeit, den mit einer Beleg-Bilddatei verbundenen Ausgabentyp zu ändern, indem Sie das entsprechende Symbol auswählen.

List View NEW.png

Ein blaues Label zeigt an, aus welcher Quelle das Bild stammt.

Beleg: Das Belegbild wurde per E-Mail eingereicht.
Nicht angehängte Bilder: Bilder, die Sie
- direkt in die Beleggalerie hochladen,
- durch Scannen oder Faxen eines Deckblatts anhängen und dann von dieser Abrechnung trennen
- oder von einem anderen Ort als der Beleggalerie, etwa der Kamera eines Smartphones, in eine Belegposition oder einen Header hochladen und dann von dieser Belegposition oder diesem Header trennen.

Schnelles Hochladen für Mobilgeräte

Benutzer von Geräten mit kleinem Bildschirm, etwa mit Smartphones, können ein oder mehrere Bilder über die Schaltfläche für schnelles Hochladen im Dashboard in die Beleggalerie hochladen.

Diese Schaltfläche wird nur auf Geräten mit kleinem Bildschirm, aber nicht auf Geräten mit breitem Bildschirm wie Tablets oder Laptops angezeigt.

RG – Quick Upload.png

Nachdem die Bilder hochgeladen wurden, können Sie die Benachrichtigung schließen und auf dem Dashboard bleiben oder Beleggalerie anzeigen auswählen, um zur Beleggalerie zu wechseln.

RG – Upload Confirm.png

Sort

In beiden Ansichten können Sie Bilder nach Datum, Ausgegebenem Betrag, Ausgabentyp, Transaktionsquelle und Händler sortieren.

Vorschau

Wenn Sie ein Bild in der Galerie auswählen, wird eine Vorschau angezeigt.

Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche (+), um aus diesem Bild heraus eine Belegposition zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie nachstehend unter Ausgabe von einem Bild anlegen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Papierkorb, um den Beleg zu löschen
Mit den Schaltflächen Lupe können Sie Belege vergrößern und verkleinern.
Sie können das Bild auch drehen.
Klicken Sie auf das X, wenn Sie die Ansicht schließen und wieder in die Beleggalerie zurückkehren möchten.
Mit den Vorschaubildern unten im Vorschaufenster können Sie mehrseitige Belege durchblättern.

Anlegung einer Ausgabe direkt aus der Beleggalerie

Sie haben die Möglichkeit, direkt aus der Beleggalerie Bilder anzuhängen oder neue Reisekostenabrechnungen zu erstellen. Es ist also nicht notwendig, vorher eine Reisekostenabrechnung zu öffnen oder separat zu erstellen. Dies ist der schnellste Weg, eine neue Reisekostenabrechnung zu erstellen, da Emburse KI wichtige Daten aus dem Beleg extrahieren und diese automatisch zur Ausgabeposition hinzufügen wird, wodurch die Menge an Daten, die Sie manuell eingeben müssen, reduziert wird.

In der Beleggalerie zeigt ein Funkensymbol auf einem Beleg an, dass er von Emburse KI verarbeitet wurde.

In der Beleggalerie mit Funkensymbolen angezeigte Belege weisen darauf hin, dass sie von Emburse KI verarbeitet wurden.

Wenn Sie eine Ausgabe anhand dieses Belegs anlegen, werden die von Emburse KI ausgefüllten Felder kurz lilafarben hervorgehoben und dann wird in deren Nähe ein Funkensymbol anzeigen, um die von Emburse KI gestützte Datenextraktion zu kennzeichnen. Wenn Emburse KI auch die Ausgabekategorie extrahiert und zuordnet, wird neben dem ausgewählten Ausgabe-Typ ein Funkensymbol angezeigt.

Wenn ein Feld im Spesenformular von Emburse KI ausgefüllt wurde, wird im Formular „Powered by Emburse AI“ angezeigt.

Spesenformular mit lilafarbener Hervorhebung und Funkensymbolen in den Feldern, die automatisch durch Emburse KI ausgefüllt wurden.

Wenn Sie später einen von Emburse KI eingefügten Wert manuell ändern, entfernt Emburse Enterprise das Funkensymbol. Diese visuellen Indikatoren helfen Ihnen, schnell zu erkennen, welche Details Emburse KI automatisch aus dem Beleg erfasst hat.

Eine Ausgabe anlegen

1. Wählen Sie in der Beleggalerie die gewünschten Belege aus und klicken Sie dann auf die grüne Plus-Schaltfläche (+).

Um mit ausgewählten Belegen eine neue Reisekostenabrechnung zu erstellen, klicken Sie auf Eine neue Reisekostenabrechnung erstellen.
Um die ausgewählten Belege zu einer bestehenden Reisekostenabrechnung hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Abrechnung aus der Liste von Reisekostenabrechnungs-Entwürfen aus.

Daten aus einem Beleg werden nur automatisch übernommen, wenn Sie eine neue Ausgabeposition anlegen, nicht wenn Sie den ausgewählten Beleg zu einer bestehenden Ausgabeposition hinzufügen.

Bilder aus der Beleggalerie von einer Reisekostenabrechnung aus hinzufügen

Sie können Bilder aus der Beleggalerie direkt an Reisekostenabrechnungs-Header oder bestehende Belegpositionen anhängen.

Ziehen Sie Belege an den kleinen Quadraten, um diese in der Galerieansicht oder der Listenansicht in Headern oder Belegpositionen abzulegen. Anschließend öffnet sich das Eingabefenster von Belegpositionen.

Pfeile zeigen das Ziehen eines Belegs aus der Galerie in den Header oder eine Belegposition der Reisekostenabrechnung.

Wenn Sie einer Reisekostenabrechnung mehrere Belege auf einmal hinzufügen möchten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben allen relevanten Belegen und klicken Sie anschließend auf die Plus-Schaltfläche (+) oben in der Beleggalerie. Anschließend öffnet sich das Eingabefenster für Belegpositionen für jede Position in der Reihenfolge ihrer Auswahl. Falls Sie die Eingabe für eine Belegposition abbrechen, wird das Eingabefenster der nächsten ausgewählten Position angezeigt.

Adding Multiple Receipt Gallery Items to an Expense Report Simultaneously.png

Falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, ein Bild der Beleggalerie aus der Reisekostenabrechnung zu löschen, wird dieser Beleg wieder in die Beleggalerie verschoben.

Bilder aus der Beleggalerie von einer Belegposition aus hinzufügen

Wenn Ihr Unternehmen diese Option zulässt, können Sie ein Bild aus der Beleggalerie von einer Belegposition aus anhängen. Auf diese Weise können Genehmiger, Benutzer mit zurückgesandten Reisekostenabrechnungen und Benutzer von Geräten mit kleinem Bildschirm einzelnen Belegpositionen Bilder aus der Beleggalerie hinzufügen.

Scrollen Sie in der Belegposition zum Abschnitt „Anhänge“ und klicken Sie auf Anhänge hinzufügen.

Wenn Ihr Unternehmen nicht zulässt, dass Sie Anhänge zu einer Position hochladen, gelangen Sie durch Klicken auf „Anhänge hinzufügen“ direkt zur Beleggalerie. Siehe Schritt 3 unten.

Wählen Sie Aus der Beleggalerie.
Wählen Sie in der Beleggalerie die einzelnen Bilder aus, die Sie anhängen möchten, oder aktivieren Sie Alle auswählen und klicken Sie dann auf Anhängen.
Um aus dieser Ansicht einen neuen Beleg hochzuladen, klicken Sie oben rechts auf Hochladen, wählen Sie das Bild aus und klicken Sie auf Öffnen. Informationen zu Datei- und Formatbeschränkungen finden Sie unter Voraussetzungen.

Sie können auch ein Belegbild auf die Beleggalerie ziehen, um es hochzuladen .
Wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist, wählen Sie den Beleg aus und klicken Sie dann auf Anhängen.
Für jeden angehängten Beleg wird eine Miniaturansicht im Abschnitt „Anhänge“ angezeigt. Oben zeigt der Abschnitt „Heruntergeladene Details“ die extrahierten Transaktionsinformationen für die einzelnen Belege an. Klicken Sie auf den Pfeil auf einem Beleg, um seine Details zu erweitern.

Falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt ein Bild der Beleggalerie aus der Reisekostenabrechnung löschen, wird dieses Bild wieder in die Beleggalerie verschoben.

Ausgabe von einem Bild anlegen

Über die Plus-Schaltfläche im Vorschaufenster können Sie mit einem Bild eine Ausgabenposition anlegen.

Wenn Sie diese auswählen, fordert Emburse Enterprise Sie auf, einen Ausgabentyp auszuwählen. Im Abschnitt Heruntergeladene Details finden Sie weitere Informationen zu der Transaktion, die Ihnen die Auswahl erleichtern.

Select Expense Type for Receipt.png

Als Nächstes wird ein Bereich „Eingabe der Details zur Ausgabenposition“ angezeigt, damit Sie die Ausgabendetails eingeben können. Sofern Ihr Bildschirm breit genug ist, werden die Bildvorschau und das Ausgabe-Eingabefenster nebeneinander angezeigt.

Das System wendet Emburses KI-gestützte optische Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) an, um möglichst viele Felder mit Daten aus dem Beleg auszufüllen.

Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Daten eingegeben haben.