Ausgaben über die Beleggalerie erstellen

Sie können im Hauptmenü (über die Schaltfläche eBELEGE), über das Fenster Ausgaben hinzufügen und über die Schaltfläche ANHÄNGE HINZUFÜGEN im Ausgabe-Eingabefenster auf die Beleggalerie zugreifen. Die Beleggalerie enthält Bilder von sämtlichen Belegen, die mit der mobilen Emburse Chrome River-App, der Chrome River-App oder Chrome River SNAP direkt in die Galerie hochgeladen wurden.

• Die Dateien für einzelne Bilder beim Upload über die App dürfen nicht größer als 10 MB sein; zulässig sind die Formate JPG, PDF, PNG, OFD und TIFF.
• Chrome River SNAP ist nur mit den Dateiformaten JPG, PNG und HEIC/HEIF kompatibel.

Zugriff auf die Beleggalerie

Durch Anklicken der Menü-Schaltfläche und Auswahl von eBELEGE im Dropdown-Menü können Sie die Beleggalerie überall in der App aufrufen.

Wenn Sie vom Fenster „Ausgaben hinzufügen“ auf die Beleggalerie zugreifen möchten, klicken Sie innerhalb einer beliebigen Reisekostenabrechnung auf den PLUS-BUTTON (+) und anschließend auf BELEGGALERIE ganz unten in der Liste.

Um von einer Ausgabenposition auf die Beleggalerie zuzugreifen, klicken Sie im Abschnitt „Anhänge“ auf ANHÄNGE HINZUFÜGEN und anschließend auf AUS DER BELEGGALERIE.

Wird neben der Beleggalerie ein grüner Punkt angezeigt, stehen ungenutzte Belege zur Verfügung.

Sobald ein Beleg für eine Reisekostenabrechnung verwendet wurde, verschwindet er aus der Beleggalerie, um zu verhindern, dass er versehentlich für mehrere Reisekostenabrechnungen verwendet wird. Wenn jedoch die Reisekostenabrechnung oder die Belegposition, an die sie angehängt ist, gelöscht wird oder wenn der Beleg aus der Abrechnung gelöscht wird, erscheinen ursprünglich in die Beleggalerie hochgeladene Bilder wieder in der Beleggalerie.

• Bilder, die direkt an den Bericht angehängt und nicht zuerst in die Beleggalerie hochgeladen wurden, werden aus Chrome River entfernt, wenn die Reisekostenabrechnung oder die Belegposition gelöscht wird. Um dies zu verhindern, verwenden Sie die Büroklammer-Schaltfläche in der oberen linken Ecke des Bildbetrachters, um den Beleg abzutrennen, bevor Sie die Belegposition oder die Reisekostenabrechnung löschen. Dadurch wird er an die Beleggalerie gesendet.

Bild hochladen

1. Um aus der Anwendung heraus Bilder zur Beleggalerie hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche HOCHLADEN in der oberen rechten Ecke der Beleggalerie.

• Auf dem Desktop und auf Breitbildgeräten ist das Symbol eine Wolke oder das Wort HOCHLADEN.

• Auf Geräten mit schmalem Bildschirm ist das Symbol eine Kamera.

2. Wählen Sie das/die gewünschte(n) Bild(er) und klicken Sie auf ÖFFNEN.

• Auch hier dürfen die Dateien der einzelnen Bilder nicht größer als 10 MB sein. Zulässig sind die Formate JPG, PDF, PNG, OFD und TIFF.

3. Die animierte Statusanzeige zeigt an, dass derzeit die OCR-Verarbeitung der Datei ausgeführt wird. Sie können der Beleg erst verwenden, wenn die OCR-Verarbeitung abgeschlossen ist – ein Vorgang, der normalerweise etwa 30 Sekunden dauert. Wenn Sie jedoch mit der Verwendung des Beleges warten, bis die OCR-Verarbeitung abgeschlossen ist, können Sie die Vorteile der OCR-Technologie von Chrome River voll ausschöpfen, um die extrahierten Daten automatisch in die von Ihnen erstellten Ausgaben einzufügen, anstatt sie unnötigerweise manuell einzugeben.

Ansichten

Über die Symbole oben links in der Galerie können Sie eine der beiden Ansichten auswählen. Standardmäßig wird die Bildansicht angezeigt.

Bildansicht

Zeigt Bilder der einzelnen Belege als Miniaturansichten an.

Listenansicht

Zeigt alle Bilder von Belegen in einer Liste. Mit den Kontrollkästchen rechts können Sie einer Reisekostenabrechnung gleichzeitig mehrere Belege hinzufügen oder mehrere Bilder gleichzeitig löschen. Sie haben zudem die Möglichkeit, den mit einem Beleg-Bild verbundenen Ausgabentyp zu ändern, indem Sie auf das entsprechende Symbol klicken.

Ein blaues Label zeigt an, aus welcher Quelle das Bild stammt.

• Beleg: Das Belegbild wurde per E-Mail eingereicht.
• Nicht angehängte Bilder: Diese Bilder wurden
• direkt aus der Beleggalerie hochgeladen;
• über ein eingescanntes oder gefaxtes Deckblatt hinzugefügt, das nachträglich von dieser Reisekostenabrechnung getrennt wurde;
• von einem anderen Ort als der Beleggalerie, etwa der Kamera eines Smartphones, in eine Belegposition oder einen Header hochgeladen und nachträglich von dieser Belegposition oder diesem Header getrennt.

Schnelles Hochladen für Mobilgeräte

Benutzer von Geräten mit kleinem Bildschirm, etwa mit Smartphones, können ein oder mehrere Bilder über den Button für schnelles Hochladen im Dashboard in die Beleggalerie hochladen.

Nach dem Hochladen können Sie die Benachrichtigung schließen und im Dashboard bleiben oder auf den Link BELEGGALERIE ANZEIGEN klicken, um zur Beleggalerie weitergeleitet zu werden.

Sort

In beiden Ansichten können Sie Bilder nach Datum, Ausgegebenem Betrag, Ausgabentyp, Transaktionsquelle und Händler sortieren.

Vorschau

Wenn Sie auf ein Bild in der Galerie klicken, wird eine Vorschau angezeigt.

• Klicken Sie auf den Plus-Button (+), um aus diesem Bild eine Belegposition zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie nachstehend unter Ausgabe von einem Bild erstellen.
• Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um den Beleg zu löschen.
• Mit dem Lupe-Symbol können Sie Belege vergrößern und verkleinern.
• Sie können das Bild auch drehen.
• Klicken Sie auf das X, wenn Sie die Ansicht schließen und wieder in die Beleggalerie zurückkehren möchten.
• Mit den Pfeilen unten im Vorschaufenster können Sie mehrseitige Belege durchblättern.

Erstellung von Ausgabepositionen direkt aus der Beleggalerie

Sie haben die Möglichkeit, direkt aus der Beleggalerie Bilder anzuhängen oder neue Reisekostenabrechnungen zu erstellen. Es ist also nicht notwendig, vorher eine Reisekostenabrechnung zu öffnen oder separat zu erstellen.

Wählen Sie in der Beleggalerie die gewünschten Belege aus und klicken Sie dann auf den grünen Plus-Button (+).

• Um mit den ausgewählten Belegen eine neue Reisekostenabrechnung zu erstellen, klicken Sie auf EINE NEUE REISEKOSTENABRECHNUNG ERSTELLEN.
• Um die ausgewählten Belege zu einer bestehenden Reisekostenabrechnung hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Abrechnung aus der Liste von Reisekostenabrechnungs-Entwürfen aus.

Bilder aus der Beleggalerie von einer Reisekostenabrechnung aus hinzufügen

Sie können Bilder aus der Beleggalerie direkt an Reisekostenabrechnungs-Header oder bestehende Belegpositionen anhängen.

Verwenden Sie das Symbol mit den kleinen Quadraten, um Belege in der Galerieansicht oder der Listenansicht in Headern oder Belegpositionen abzulegen. Anschließend öffnet sich das Eingabefenster von Belegpositionen.

Wenn Sie einer Reisekostenabrechnung mehrere Belege auf einmal hinzufügen möchten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben allen relevanten Belegen und klicken Sie anschließend auf den Plus-Button (+) oben in der Beleggalerie. Anschließend öffnet sich das Eingabefenster für Belegpositionen für jede Position in der Reihenfolge ihrer Auswahl. Falls Sie die Eingabe für eine Belegposition abbrechen, öffnet sich das Eingabefenster der nächsten ausgewählten Position.

Falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, ein Bild der Beleggalerie aus der Reisekostenabrechnung zu löschen, wird dieser Beleg wieder in die Beleggalerie verschoben.

Bilder aus der Beleggalerie von einer Belegposition aus hinzufügen

Sie haben auch die Möglichkeit, Bilder aus der Beleggalerie direkt innerhalb einer Belegposition hinzuzufügen. Auf diese Weise können Genehmiger, Benutzer mit zurückgesandten Reisekostenabrechnungen und Benutzer von Geräten mit kleinem Bildschirm einzelnen Belegpositionen Bilder aus der Beleggalerie hinzufügen.

Scrollen Sie nach unten in den Abschnitt Anhänge, klicken Sie auf ANHÄNGE HINZUFÜGEN und wählen Sie AUS DER BELEGGALERIE aus.

Um einer Reisekostenabrechnung einen oder mehrere Belege hinzuzufügen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben allen relevanten Belegen und klicken Sie anschließend auf ANHÄNGEN.

Von jedem hinzugefügten Beleg erscheint im Abschnitt „Anhänge“ ein Miniaturbild. Außerdem wird über dem Abschnitt „Anhänge“ der Abschnitt Heruntergeladene Details angezeigt. Wenn Sie die Details ansehen möchten, klicken Sie auf den Pfeil für den entsprechenden Beleg. Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, ein Bild der Beleggalerie aus der Reisekostenabrechnung zu löschen, wird dieser Beleg wieder in die Beleggalerie verschoben.

Ausgabe von einem Bild erstellen

Über den Plus-Button im Vorschaufenster können Sie mit einem Bild eine Ausgabenposition erstellen.

Wenn Sie darauf klicken, werden Sie aufgefordert, einen Ausgabentyp auszuwählen. Im Abschnitt HERUNTERGELADENE DETAILS finden Sie weitere Informationen zu der Transaktion, die Ihnen die Auswahl erleichtern.

Anschließend wird ein Ausgabe-Eingabefenster angezeigt, in dem Sie detaillierte Informationen zu dieser Ausgabe eingeben können. Sofern Ihr Bildschirm breit genug ist, werden die Bildvorschau und das Ausgabe-Eingabefenster nebeneinander angezeigt, um Ihnen die Dateneingabe zu erleichtern.

Das System wendet optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) an, um möglichst viele Felder mit Daten aus dem Beleg auszufüllen.

Klicken Sie auf SPEICHERN, wenn Sie alle Daten eingegeben haben.