Demander des justificatifs numériques

Bien que les rapports de demande Mes rapports de dépenses et Mes factures permettent aux utilisateurs de rechercher des images associées à leurs propres dépenses et factures, l’écran d’administration Demander des justificatifs numériques permet aux utilisateurs disposant des privilèges de sécurité nécessaires de demander des images concernant les rapports de dépenses ou factures de tout utilisateur. Il peut également être utilisé pour demander des justificatifs XML et OFD numériques.

Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > SUIVI & NOTIFICATIONS > DEMANDE DE REÇUS NUMÉRIQUES.

Demander des images de dépenses standard

Vous pouvez demander des images à partir de dépenses de tout état sauf Brouillon. Toutefois, seules celles contenant des images pourront être sélectionnées parmi les résultats.

Les recherches sont limitées à un maximum de 500 résultats afin d’éviter qu’elles ne prennent trop de temps et n’aboutissent pas. Si vous affinez vos filtres de recherche pour les rendre plus spécifiques ou si vous triez les résultats de la recherche en fonction des différents en-têtes de colonne, le système récupère à nouveau les 500 premiers résultats, ce qui peut donner un ensemble complètement différent de 500 résultats.

1. Sélectionnez IMAGES dans la liste déroulante.

2. Utilisez les filtres pour chercher les images par

• Date de soumission et/ou date d’exportation : Choisissez au moins une date.
• Personne à rembourser
• Attributs de relation (entités)
• ID du rapport : Saisissez jusqu’ à 50 ID de rapport, séparés par des virgules.

Cliquez sur RECHERCHER.

3. Vous pouvez cliquer sur l’un des en-têtes de colonne pour trier les résultats par cet en-tête. Glissez l’en-tête ou les en-têtes de la colonne dont vous voulez regrouper les résultats jusqu’à la barre bleue.

4. Cochez les cases pour sélectionner les images souhaitées, puis cliquez sur DEMANDER. Les rapports sans pièces jointes seront gris et ne pourront pas être sélectionnés.

5. Un lien vers le PDF des images sera envoyé à votre adresse courriel principale. La fenêtre de confirmation affichera le nombre d’éléments sélectionnés ainsi que l’adresse courriel où ils seront envoyés. Cliquez sur DEMANDER.

Demander des images de dépenses scellées

Votre organisation peut profiter du service d’archivage numérique Emburse (EDAS), un service optionnel qui garantit que les reçus saisis dans une solution de dépenses Emburse sont conformes aux exigences de numérisation et d’archivage pour les pays pris en charge.

Les « images scellées » sont des reçus qui ont été transférés à l’EDAS pour être convertis en une reproduction PDF de haute qualité du reçu original. La copie PDF est ensuite scellée conformément aux exigences du pays de l’utilisateur pour devenir la copie légalement conforme. Pour connaître tous les détails, consultez la section Archivage de reçus numériques.

Notez que les requêtes d’images scellées vous permettent uniquement de rechercher, de sélectionner et de récupérer des images à partir de rapports ayant le statut Exporté et au-delà. D’autres demandes d’images permettront la recherche, la sélection et la récupération d’images à partir de rapports en statut Soumis et au-delà.

1. Sélectionnez IMAGES SCELLÉES dans la liste déroulante Type d’archive numérique.

2. Utilisez les filtres pour chercher les images par

• Date de soumission et/ou date d’exportation (choisissez au moins une date)
• Personne à rembourser
• Attributs de relation (entités)
• ID du rapport : Saisissez jusqu’ à 50 ID de rapport, séparés par des virgules.

Cliquez sur RECHERCHER.

3. Les résultats de la recherche afficheront les 500 premiers rapports de la période dont le statut est « Exporté » (ou au-delà), mais seuls les rapports contenant des images scellées pourront être sélectionnés.

• Les images scellées sont indiquées par une icône en forme de trombone dans la colonne Pièce jointe.

• Les images scellées qui contiennent des données XML en ligne sont indiquées par une icône en forme de coche verte dans la colonne Données XML.

4. Pour télécharger des rapports spécifiques, sélectionnez-les et cliquez sur DEMANDER LES RAPPORTS SÉLECTIONNÉS.

L’écran de confirmation affichera le nombre de rapports sélectionnés et votre adresse courriel. Cliquez sur DEMANDER.

5. Pour télécharger tous les rapports, cliquez sur DEMANDER TOUS LES RAPPORTS.

• Veuillez noter que l’écran de recherche n’affichera que les 500 premiers rapports, mais en cliquant sur DEMANDER TOUS LES RAPPORTS, vous obtiendrez un fichier compressé pouvant contenir jusqu’à 4 000 rapports. Si vous souhaitez demander des reçus pour plus de 4 000 rapports, vous devrez affiner vos résultats de recherche (par exemple, en réduisant la plage de dates) pour obtenir un maximum de 4 000 rapports à la fois et les demander par lots jusqu’à ce que vous ayez obtenu le nombre souhaité.

L’écran de confirmation vérifiera votre adresse courriel. Cliquez sur CONFIRMER.

6. Vous verrez un message de confirmation que la demande a été acceptée.

7. Vous recevrez un lien par courriel pour télécharger le fichier ZIP contenant les images scellées demandées.

Ce fichier crypté et protégé par mot de passe contient la date et l’heure auxquelles vous avez initié la demande, ainsi qu’un mot de passe.

Cliquez sur TÉLÉCHARGER LE FICHIER.

8. Lorsque vous extrayez les fichiers d’images scellées, vous devrez saisir le mot de passe, que vous pouvez copier-coller à partir du courriel.

9. Les images sont organisées en dossiers pour chaque ID du rapport. Dans le dossier de chaque rapport, il y a des sous-dossiers pour chaque élément de ligne qui contiennent des reçus et toutes les données XML connexes.

Demander un paquet de reçus de dépenses

Cette option vous permet de télécharger les images de justificatifs associées aux rapports de dépenses sélectionnés.

1. Sélectionnez LIASSE DE JUSTIFICATIFS (DÉPENSES) dans la liste déroulante et utilisez les filtres de votre choix.

• Date de soumission et/ou date d’exportation : Choisissez au moins une date.
• Personne à rembourser
• Attributs de relation (entités)
• ID du rapport : Saisissez jusqu’ à 50 ID de rapport, séparés par des virgules.
• Allocations : Utilisez la case à sélection multiple pour limiter vos résultats à une ou plusieurs allocations.

Cliquez sur RECHERCHER.

2. Sélectionnez les dépenses que vous souhaitez télécharger et cliquez sur DEMANDER.

3. La fenêtre de confirmation affichera le nombre d’éléments sélectionnés ainsi que l’adresse courriel où ils seront envoyés. 

• Cochez la case si vous souhaitez télécharger la liasse de justificatifs sous la forme d’un fichier PDF par justificatif au lieu d’un seul fichier PDF groupé.

Cliquez sur DEMANDER.

4. Un lien vous sera envoyé par e-mail pour télécharger un fichier ZIP protégé par mot de passe et son mot de passe. Si la taille combinée des images dépasse 1 Go, vous recevrez des liens vers plusieurs fichiers ZIP, d’une taille maximale de 1 Go chacun. Vous pouvez télécharger jusqu’à 5 000 images à la fois. Le lien expirera au bout de 24 heures.

Exclure des types d’allocation spécifiques des paquets d’images de dépenses

Les clients peuvent choisir d’exclure automatiquement les reçus de dépenses avec des types d’allocation spécifiés des résultats récupérés par l’option « Paquet de reçus (dépenses) ». Par exemple, il se peut que votre organisation souhaite éviter que les dépenses internes ou facturables apparaissent dans les paquets de reçus récupérés via l’écran d’administration.

Pour activer cette fonctionnalité, un administrateur disposant des autorisations appropriées peut naviguer vers CONFIGURATION > PRÉFÉRENCES CLIENT > ALLOCATIONS et utiliser la case à sélection multiple à côté de « Types d’attribution à exclure des résultats du paquet de reçus » pour choisir quelles allocations ne doivent pas apparaître.

Demander un paquet d'images de facture

Cette option vous permet de télécharger les images originales associées aux factures que vous sélectionnez.

1. Sélectionnez PAQUET D’IMAGES (FACTURES) dans la liste déroulante.

2. Utilisez les filtres pour préciser votre recherche.

• Date de facturation, Date de soumission et/ou Date d’exportation : Choisissez au moins une date.
• Fournisseur
• Demandeur
• ID de la facture : Saisissez jusqu’ à 50 ID, séparés par des virgules.
• Allocations : Utilisez la case à sélection multiple pour limiter vos résultats à une ou plusieurs allocations.
• Comptes généraux

Sélectionnez les factures que vous souhaitez télécharger, jusqu’à 100, puis cliquez sur DEMANDER.

3. La fenêtre de confirmation affichera le nombre d’éléments sélectionnés ainsi que l’adresse courriel où ils seront envoyés. Cliquez sur DEMANDER.

4. Un lien vous sera envoyé par e-mail pour télécharger un fichier ZIP protégé par mot de passe et son mot de passe. Le fichier ZIP contiendra toutes les images originales des factures. Vous pouvez télécharger jusqu’à 100 images à la fois.

Demander des reçus XML ou OFD

1. Sélectionnez REÇUS XML ou REÇUS OFD dans la liste déroulante.

2. Saisissez la plage de dates dans laquelle les reçus ont été joints et cliquez sur DEMANDER XML ou DEMANDER OFD.

3. Un lien vers le PDF des images sera envoyé à votre adresse courriel principale.

Vérification de l’intégrité des données XML

Pour les pays où le service d’archivage numérique Emburse est nécessaire pour capturer les données de ligne individuelle en XML et les sceller avec le reçu correspondant (actuellement seulement en Espagne), nous affichons un bouton VÉRIFICATION DE L’INTÉGRITÉ XML lorsque les rapports contenant des données XML sont sélectionnés.

Ceci permet aux utilisateurs de valider si les modifications ont été apportées aux données de dépenses depuis qu’elles ont été scellées. Chaque rapport sera marqué soit d’un cercle vert indiquant une vérification de l’intégrité réussie, soit d’un point d’exclamation rouge indiquant une erreur d’intégrité, avec un message décrivant les résultats.

Activer les fonctionnalités de demande des reçus numériques

L’accès à l’écran d’administration Demander des reçus numériques et à ses fonctionnalités individuelles est contrôlé par l’écran d’administrateur des autorisations d’accès.

Les administrateurs disposant des autorisations appropriées peuvent activer chaque fonctionnalité de l’écran d’administrateur de demande des reçus numériques pour des personnes ou des groupes d’utilisateurs en accédant à SÉCURITÉ > AUTORISATIONS D’ACCÈS , en sélectionnant la politique souhaitée, en faisant défiler jusqu’à la section Administrateur appelée « Demander des reçus numériques » et en cochant les fonctionnalités souhaitées.