Administrateur de suivi des préapprobations

Les utilisateurs ayant les privilèges d’administrateur peuvent utiliser l’écran de suivi des préapprobations pour savoir à quelle étape du processus de préapprobation se trouve une demande et pour consulter l’historique des changements apportés à cette demande.

Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > NOTIFICATIONS DE SUIVI > SUIVI DES PRÉAPPROBATIONS.

Rechercher des demandes de préapprobation

Il existe trois façons de rechercher des demandes de préapprobation soumises (les préapprobations non soumises ne peuvent pas être recherchées).

• Personne à rembourser : Personne à rembourser : affiche toutes les demandes de préapprobation soumises par l’utilisateur.
• ID du rapport : ID du rapport: affiche une demande de préapprobation en particulier.
• Approbateur : Approbateur : affiche toutes les demandes de préapprobation attribuées à une personne en particulier aux fins d’approbation.

Utilisez le menu déroulant pour choisir de quelle façon vous allez mener la recherche. Pour les catégories Personne à rembourser et Approbateur, vous pouvez saisir le nom de la personne, en partie ou en entier.

Cochez la case « Afficher les éléments en attente seulement » pour n’afficher que les demandes de préapprobation dont le statut est En attente (c’est-à-dire soumises, mais pas entièrement approuvées).

Cliquez sur la demande de préapprobation souhaitée pour afficher plus de détails.

Inclure les utilisateurs partis dans les recherches

Les administrateurs disposant des autorisations appropriées peuvent activer une case Inclure les utilisateurs partis qui apparaîtra à côté du champ de recherche et permettra aux administrateurs d’inclure les préapprobations des utilisateurs partis lors de la recherche sur l’écran d’administration Suivi des préapprobations.

Pour activer cette fonctionnalité, naviguez vers SÉCURITÉ > AUTORISATIONS D’ACCÈS > ADMINISTRATEUR et cliquez sur MODIFIER. Sous Suivi des préapprobations, cochez la case située à côté de « Inclure la recherche de la personne à rembourser partie » et cliquez sur ENREGISTRER.

Afficher la demande de préapprobation

Une fois la demande de préapprobation sélectionnée, vous verrez le statut de chaque poste.

[1] RENSEIGNEMENTS SUR LA DEMANDE DE PRÉAPPROBATION

• ID du rapport : ID unique de la demande de préapprobation
• Personne à rembourser : Personne à rembourser : utilisateur à rembourser pour les dépenses prévues dans la demande de préapprobation.
• Date d'envoi : Date d’envoi : date d’envoi de la demande de préapprobation

[2] Filtrer par

• Afficher les statuts actuels : Afficher les statuts actuels : affiche seulement le statut actuel de la demande de préapprobation. Si cet affichage est vide, la demande de préapprobation a franchi toutes les étapes du processus et a un statut Approuvé.
• Tout afficher : Tout afficher : affiche l’historique de routage de la demande de préapprobation.

[3] En-têtes de colonnes et Grouper par

Pour trier les résultats par en-tête de colonne, cliquez sur l’en-tête. Vous pouvez également faire glisser les en-têtes de colonnes dans la barre bleue pour regrouper les résultats en fonction de certains critères.

• Étape : L'ordre de routage de l'attribution de l'approbation.
• Attribué : Attribué : la personne ou le groupe de personnes désignées par l’entreprise pour examiner et approuver la demande de préapprobation.
• Approbateur : Approbateur : le nom de la personne ayant approuvé la demande de préapprobation à cette étape.
• ID de la règle – Description : Indique si une règle est associée à cette étape et donne une brève description de la règle.
• Dernier niveau : Le numéro de la dernière règle approuvée, tel que défini par les règles de routage propres à l'entreprise. Un « -1 » dans ce champ signifie que la demande de préapprobation n’avait pas de dernière règle approuvée à cette étape.
• Routage : L'état de routage de l'attribution d'approbation.
• Ligne : Indique l'ordre selon lequel les lignes d'éléments ont été ajoutées au rapport.
• Par exemple, si une dépense de stationnement a été ajoutée en troisième, elle occupera la ligne 3. Les lignes d'élément ajoutées comme dépenses d'hébergement sont numérotées X.1, X.2, etc. La variable X représente le numéro de ligne de la dépense d'hébergement.
• Date d'attribution : Date d’attribution : la date à laquelle la demande de préapprobation a été attribuée à cet approbateur.
• Approbation : La mesure prise par les approbateurs :
• Approuvée : Approuvée : la demande de préapprobation a été soit approuvée, soit approuvée et envoyée à un vérificateur supplémentaire.
• Renvoyée : Renvoyée : la dépense a été retournée à la personne à rembourser.
• [Vide] : [Vide] : en attente de l’approbation ou du renvoi de la demande de préapprobation par l’approbateur.
• Aucune action : Aucune action : la demande de préapprobation a été approuvée automatiquement ou a été réacheminée de façon manuelle au cours du processus de routage.
• No Action – Moved (NAM) [Aucune action – Déplacée (NAM)] : No Action – Moved (NAM) [Aucune action – Déplacée (NAM)] : la demande de préapprobation a été transférée à un autre approbateur par l’administrateur – à un délégué pour la période des vacances, par exemple.
• Date d'achèvement : Date de l'intervention de l'approbateur.

Réinitialiser le routage de la préapprobation

L’écran de suivi des préapprobations permet aux administrateurs d’accéder au bouton RÉINITIALISER LE ROUTAGE, change le statut d’une demande de préapprobation à ébauche et la renvoie à la liste de préapprobation de la personne à rembourser. Toute note dans l’en-tête ou sur les postes sera supprimée.

Réattribuer des lignes d'éléments

Vous pouvez choisir de réassigner un poste individuel de la demande de préapprobation à un approbateur différent seulement lorsque le statut du poste est En attente.

• Les lignes d'éléments approuvées ne peuvent pas être réassignées.
• Le bouton RÉASSIGNER est désactivé lorsque vous sélectionnez vos propres dépenses.

[1] Cochez la case à côté de l’élément de ligne et cliquez sur le bouton bleu RÉASSIGNER qui apparaît dans le coin supérieur droit.

[2] Commencez à saisir le nom de l'approbateur souhaité, puis sélectionnez-le dans la liste déroulante. Cliquez ensuite sur RÉASSIGNER.