Planificateur de rapports

La fonctionnalité Planification des rapports permet à votre organisation de personnaliser une notification par e-mail au-delà de ce qui est disponible dans l’ensemble standard de notifications par e-mail. En personnalisant les rapports planifiés, les administrateurs peuvent collecter et filtrer des données, puis informer uniquement les utilisateurs concernés par e-mail. 

Par exemple :

• Utiliser le calendrier des rappels d’approbation pour rappeler régulièrement aux utilisateurs d’approuver les dépenses.
• Utiliser le calendrier des articles inutilisés payés par l’entreprise pour rappeler aux utilisateurs qu’il y a des transactions par carte de crédit qu’ils n’ont pas encore utilisées.

Sur l’écran Planificateur de rapports, les administrateurs peuvent afficher les rapports planifiés, modifier la liste de désactivation des utilisateurs/groupes de chaque rapport et générer immédiatement des rapports planifiés. Le planificateur de rapports vous permet également de gérer les rapports planifiés que vous souhaitez recevoir.

Tous les rapports sont alors envoyés à un moment prédéterminé à tous les utilisateurs de l’entreprise, à l’exception de ceux figurant dans la liste d’exclusion.

Selon la configuration de votre entreprise, vous pouvez également utiliser le calendrier de rapports pour planifier des exportations automatiques de dépenses et factures.

Voir Rapports planifiés disponibles pour une liste des rapports qui peuvent être planifiés.

Configuration de l’accès au planificateur de rapports

Les administrateurs autorisés à effectuer des modifications dans le calendrier de rapports doivent être configurés en tant qu’administrateurs du calendrier de rapports via des règles de sécurité.

1. Cliquez sur Sécurité > Autorisations d’accès et sélectionnez la stratégie qui régit l’accès de l’administrateur au planificateur de rapports. Pour plus d’informations, voir Écran d’administration du personnel.

2. Cochez les cases pour sélectionner les administrateurs de rapports régis par la règle et ayant l’accès en lecture.

3. Les cases à cocher vous permettent également de déterminer les actions autorisées aux administrateurs, telles que l’ajout et l’édition de rapports configurés, ainsi que l’ajout et / ou la suppression d’exclusions de notifications pour gérer les utilisateurs devant recevoir des notifications.

Afficher les planifications de rapports

1. Dans le menu Admin, cliquez sur NOTIFICATIONS DE SUIVI > PLANIFICATEUR DE RAPPORTS.

2. Cliquez sur le rapport souhaité dans la liste pour afficher ses horaires actuels. L’exportation s’exécute selon le calendrier qui s’affiche dans la section Rapports configurés.

• Statut : indique si la planification d’exportation est active. Un ovale vert avec un cercle blanc à droite signale que le calendrier est actif. Les rapports sans statut sont configurés pour une exécution sur demande uniquement.
• Filtres : Affiche les filtres appliqués à un calendrier.
• Calendrier : indique la fréquence d’exécution d’un calendrier ou si ce dernier est sur demande uniquement.

Dans l’exemple suivant, le calendrier du rapport Postes non approuvés actif inclut tous les postes postérieurs à 48 heures et s’exécute tous les lundis à 12 : 03 (UTC).

Planifier un rapport pour l’e-mail

Pour planifier un rapport, sélectionnez le nom du rapport dans la liste et cliquez sur AJOUTER UN RAPPORT CONFIGURÉ. Voir Rapports planifiés disponibles pour obtenir une liste de tous les rapports sélectionnés avec leurs filtres.

2. Les rapports planifiés utilisent des filtres vous permettant de filtrer les résultats y figurant.

• Filtres statiques : accessible dans tous les rapports planifiés en tant que première fenêtre lors de l’édition ou la création de rapports.
• Dans l’exemple ci-dessous, le rapport Rappel d’approbation de factures contient le filtre « Âge du poste » avec la valeur 72, indiquant qu’il contient toutes les factures en attente d’approbation durant les 72 dernières heures.

• Filtres dynamiques : Disponibles uniquement sur les rapports planifiés manuellement, ils apparaissent après avoir cliqué sur EXÉCUTER MAINTENANT.

• Par exemple, il est possible de filtrer le rapport Rappel d’approbation de la facture pour n’afficher que les rappels d’un seul approbateur et / ou toutes les dépenses créées par un seul réclamant. Dans l’option ci-dessous, seuls les rapports créés par Dan et en attente d’approbation par Anne apparaissent dans le rapport.

  

Voir Rapports planifiés disponibles pour plus d’informations sur chaque rapport et les valeurs de filtres pouvant être modifiées.

3. L’écran contextuel suivant vous permet de déterminer la fréquence d’exécution du calendrier. Vous pouvez planifier des rapports pour qu’ils soient exécutés fréquemment toutes les heures ou moins fréquemment tous les mois, avec de nombreuses options :

• Toutes les heures
• Quotidiennement (y compris sam / dim)
• Tous les autres jours ouvrés (lun, merc, ven, mar, jeu)
• Lun / mer / ven
• Lun / ven
• Hebdomadairement
• Toutes les deux semaines
• Mensuellement, le 1er, le 15, le 20 ou le dernier jour du mois

Si nécessaire, il est possible d’exécuter plusieurs calendriers simultanément pour obtenir la fréquence souhaitée.

À l’exception du paramètre Toutes les heures, tous les rapports planifiés devant être envoyés automatiquement requièrent que vous saisissiez l’heure du jour d’envoi de la notification. L’heure doit être au format militaire (ex. 23:00) et en UTC.

• Pour une conversion de PST (ou PDT) en UTC, ajoutez 8 (ou 7) heures
• Pour une conversion de MST (ou MDT) en UTC, ajoutez 7 (ou 6) heures
• Pour une conversion de CST (ou CDT) en UTC, ajoutez 6 (ou 5) heures
• Pour une conversion de EST (ou EDT) en UTC, ajoutez 5 (ou 4) heures

Pour obtenir des exemples de calendriers usuels, voir Intervalles de calendriers usuels et paramètres, ci-dessous.

Dans cet exemple, le calendrier s’exécute une fois par semaine tous les lundis, à 8:00 du matin UTC.

Ou, pour un rapport planifié à exécuter manuellement uniquement, saisissez AUCUN dans le champ Planifier.

4. Cliquez sur ENREGISTRER, puis trouvez le calendrier des rapports dans la liste des rapports configurés et basculez son statut sur « Activé » en cliquant sur l’ovale pour qu’il devienne vert, avec le cercle blanc à droite.

Intervalles de calendriers usuels et paramètres

Voici quelques intervalles de calendriers usuels que vous devez saisir pour les réaliser.

• Notez que le texte est sensible à la casse et aux espaces comme illustré ici.

* Les abréviations pour les jours de la semaine sont lun, mar, mer, jeu, ven, sam et dim

Pour que certains calendriers s’exécutent à d’autres heures de la journée ou jours de la semaine, vous devez créer plusieurs calendriers distincts à exécuter simultanément.

• Par exemple, si vous souhaitez qu’un rapport soit exécuté plusieurs heures par semaine, mais à une heure différente chaque jour, vous devez créer un calendrier pour chaque combinaison jour et heure.

Pour obtenir de l’aide afin de créer des horaires plus complexes, communiquez avec le Service d’assistance de Chrome River.

Changement d’heure et horaires

Les clients concernés par le début et la fin de l’heure d’été américaine voudront modifier en conséquence les heures de leurs exportations automatiques et de leurs courriels programmés.

Printemps

L’heure actuelle indiquée sur les horaires doit être ajustée à la baisse d’une heure. Par exemple, si l’heure programmée est 23 h 00, elle doit être ajustée à 22 h 00. Si l’entrée spécifique a déjà été traitée aujourd’hui, vous devrez effectuer le changement d’heure, désactiver l’horaire, puis le réactiver. Si l’entrée spécifique n’a pas encore été traitée aujourd’hui, le changement d’heure est la seule action requise.

Automne

L’heure actuelle indiquée sur les horaires doit être ajustée à la hausse d’une heure. Par exemple, si l’heure programmée est 22 h 00, elle doit être ajustée à 23 h 00. Si l’entrée spécifique a déjà été traitée aujourd’hui, vous devrez effectuer le changement d’heure, désactiver l’horaire, puis le réactiver. Si l’entrée spécifique n’a pas encore été traitée aujourd’hui, le changement d’heure est la seule action requise.

Éditer un calendrier de rapports

1. Passez la souris sur le calendrier pour afficher les boutons MODIFIER et PRODUIRE LE RAPPORT MAINTENANT. Cliquez sur MODIFIER.

2. Suivez les instructions de Ajouter un calendrier de rapports, ci-dessus, pour effectuer les modifications.

3. Si l’horaire a déjà été traité aujourd’hui, vous devrez cliquer sur le bouton pour désactiver l’horaire, puis le réactiver pour que la modification prenne effet immédiatement. Sinon, elle prendra effet lors de la deuxième exécution après le changement.

Renvoyer ou exécuter un rapport planifié manuellement

Pour générer un rapport immédiatement (par exemple, renvoyer un courriel d’approbation), sélectionnez d’abord le type de rapport dans la liste.

Puis, survolez la planification souhaitée dans la liste Rapports configurés et cliquez sur EXÉCUTER MAINTENANT. C’est également le seul moyen d’utiliser des filtres dynamiques sur les rapports planifiés qui en ont. Le rapport est généré et envoyé à tous les utilisateurs ne l’ayant pas désélectionné.

Si un rapport doit être exécuté manuellement uniquement, sans qu’aucune bascule d’état n’apparaisse dans la liste Rapports configurés, cliquez sur MODIFIER, accédez au volet Planification et saisissez AUCUN dans le champ Horaire. Appuyez ensuite sur ENREGISTRER.

Exclusion de notification : Gestion des paramètres d’exclusion

La section Exclusion de l’approbation des dépenses de l’administration Calendrier de rapports affiche la liste des utilisateurs / groupes ayant la possibilité de s’exclure de l’approbation des dépenses. Si cette section est vide, tous les utilisateurs de votre entreprise ont la possibilité de s’exclure. Après avoir saisi une personne ou un groupe dans la section Exclusion des notifications, aucun utilisateur ne peut plus modifier ses paramètres d’inscription, à moins de figurer sur la liste.

1. Pour ajouter des utilisateurs ou des groupes à la liste d’exclusion, cliquez sur AJOUTER UNE EXCLUSION DE NOTIFICATION.

2. Utilisez les cases de recherche pour sélectionner le rôle, le type d’entité et l’entité souhaités, puis cliquez sur la coche verte.

3. Pour supprimer des utilisateurs ou des groupes de la liste de désactivation, cliquez sur l’icône de la corbeille.

Réseau de sécurité

Après avoir configuré le rapport et le calendrier souhaité, vous devez ouvrir un billet avec le service d’assistance de Chrome River pour communiquer une adresse électronique « réseau de sécurité » sur laquelle votre entreprise sera alertée (par rebond de courriels) dans le cas improbable d’une désinscription de tous les utilisateurs à l’approbation des dépenses.

N’importe quelle adresse électronique est possible et il n’est pas nécessaire qu’elle corresponde à celle d’un utilisateur Chrome River. La seule condition est que la personne de cette adresse soit capable d’identifier la situation et de déterminer si les utilisateurs doivent se réinscrire.

Ajouter un lien personnalisé aux e-mails de rapport planifiés

Les clients de Chrome River EXPENSE qui optent pour les courriels d’approbation des dépenses au format HTML peuvent inclure un lien personnalisé vers l’application Chrome River au bas de chaque message. Notez que pour recevoir des e-mails contenant ce lien, l’utilisateur doit choisir le format HTML dans ses préférences en matière d’e-mails dans l’écran Écran d’administration du personnel.

1. Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > DONNÉES DE RÉFÉRENCE > ENTITÉS.

2. Cliquez sur le bouton bleu + à droite de « Types d’entités ».

3. Pour créer un nouveau type d’entité, saisissez les informations suivantes :

• Nom : Rapports planifiés
• Description : Notifications sur le rapport prévu
• Code : rapports_planifiés

4. Si votre organisation envoie un flux de données de type d’entité, il écrasera vos types d’entité actuels et toutes les entités associées. Pour éviter que des types d’entités particuliers ne soient écrasés, cochez la case Ne pas supprimer (depuis le flux) pour chaque type d’entité.

• Dans la fenêtre contextuelle « Souhaitez-vous mettre à jour tous les indicateurs "Ne pas supprimer" pour tous les éléments appartenant à ce type d’entité, afin que ceux-ci correspondent à votre sélection "Ne pas supprimer" au niveau des types d’entité? », sélectionnez APPLIQUER.

5. Cochez la case CHARGEMENT LORS DE LA CONNEXION.

6. Cliquez sur ENREGISTRER.

7. Cliquez maintenant sur le bouton plus bleu dans la section Entités.

8. Pour créer une nouvelle entité, saisissez les informations suivantes :

• Nom : Nom : instructions URL
• Code : Code : Instructions_URL
• Données supplémentaires 1 : https://app.chromeriver.com/

9. Cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.

10. Un lien apparaîtra alors au bas de chaque courriel d’approbation des dépenses au format HTML. Le texte de la phrase dépendra du type de rapport planifié. L’exemple ci-dessous montre un lien pour le courriel de rappel Postes non approuvés.

Écran d’administration Ajouter des rapports au Planificateur de rapports

Si des rapports supplémentaires sont disponibles, les administrateurs disposant des autorisations appropriées peuvent ajouter d’autres rapports à la liste de ceux qui peuvent être programmés.

1. Cliquez sur le bouton plus en bleu.

2. Sélectionnez le rapport souhaité dans la liste déroulante et cliquez sur AJOUTER.