Administration du suivi des rapports de dépenses

Les utilisateurs bénéficiant de privilèges d’administrateur peuvent utiliser l’écran de suivi des rapports pour savoir à quelle étape du processus d’approbation se trouve une dépense et pour consulter l’historique des changements apportés à cette dépense.

Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > NOTIFICATIONS DE SUIVI > SUIVI DU RAPPORT.

Rechercher des rapports

Il existe trois façons de rechercher des rapports de dépenses déjà soumis (les rapports non soumis ne peuvent pas être recherchés).

• Personne à rembourser : Afficher tous les rapports de dépenses soumis par l’utilisateur.
• ID du rapport : Afficher un rapport en particulier.
• Approbateur : Afficher tous les rapports de dépenses attribués à une personne en particulier aux fins d’approbation.

Utilisez le menu déroulant pour choisir de quelle façon vous allez mener la recherche. Pour les catégories Personne à rembourser et Approbateur, vous pouvez saisir le nom de la personne, en partie ou en entier.

Cochez AFFICHER LES ÉLÉMENTS EN ATTENTE SEULEMENT pour limiter les résultats aux rapports de dépenses ayant au moins une ligne d’élément dont l’état est en attente.

Cliquez sur le rapport souhaité pour afficher plus de détails.

Voir le rapport

Une fois le rapport sélectionné, vous verrez l’état de chaque ligne d’élément.

1. RENSEIGNEMENTS SUR LE RAPPORT

• ID du rapport : Identifiant unique du rapport de dépenses
• Propriétaire : Utilisateur à qui appartiennent les dépenses figurant dans le rapport
• Créé par : Créateur du rapport de dépenses
• Date de création : Date de création du rapport de dépenses
• Date d’envoi : Date d’envoi du rapport de dépenses
• Reçus : Si un reçu a été joint de façon appropriée, le statut portera la mention « OK ». S’il manque encore un reçu, le statut portera la mention « En attente ».

2. Filtrer les résultats par

Afficher les statuts actuels : Affiche seulement le statut actuel de la dépense. Si cet affichage est vide, cela signifie que la dépense a franchi toutes les étapes du processus de routage et qu’elle a l’un des statuts suivants : Approuvée, Exportée, Payée ou Partiellement payée.

Tout afficher : Affiche l’historique de routage de la dépense.

Afficher les prévisions : Affiche les prochaines étapes du processus d’approbation (p. ex. l’identité des prochains approbateurs). Si plusieurs approbateurs sont affectés à la même étape, la dépense devra recevoir l’approbation de chacun d’entre eux avant d’être acheminée à la prochaine étape du processus.

3. Regrouper les résultats par en-tête de colonne

Pour trier les résultats par en-tête de colonne, cliquez sur l’en-tête. Vous pouvez également faire glisser les en-têtes de colonnes dans la barre bleue pour regrouper les résultats en fonction de certains critères.

• Étape : L’ordre de routage de l’attribution de l’approbation.
• Attribué : La personne ou le groupe de personnes désignées par l’entreprise pour examiner et approuver le type de dépense.
• Remarque : En fonction des lignes directrices pour l’approbation établies par votre organisation, une dépense peut être attribuée à une personne ou à un groupe de personnes (entité).
• Approbateur : Le nom de la personne ayant approuvé la dépense à cette étape.
• Type : Type de dépense (p. ex. Internet, hébergement, stationnement).
• Ligne : Indique l’ordre selon lequel les lignes d’éléments ont été ajoutées au rapport.
• Par exemple, si une dépense de stationnement a été ajoutée en troisième, elle occupera la ligne 3. Les lignes d’élément ajoutées comme dépenses d’hébergement sont numérotées X.1, X.2, etc. La variable X représente le numéro de ligne de la dépense d’hébergement.
• Montant : Le montant à rembourser associé à la dépense.
• ID de la règle – Description : Indique si une règle est associée à cette étape et donne une brève description de la règle.
• Routage : L’état de routage de l’attribution d’approbation.
• Date d’attribution : La date à laquelle la dépense a été attribuée à l’approbateur.
• Approbation : La mesure prise par les approbateurs :

• Approuvée : La dépense a été soit approuvée aux fins de remboursement et envoyée à l’étape suivante du processus, ou approuvée et envoyée à un vérificateur supplémentaire.
• Renvoyée : La dépense a été retournée à la personne à rembourser.
• [Vide] : En attente de l’approbation ou du renvoi de la dépense par l’approbateur.
• Aucune action : La dépense a été approuvée automatiquement ou a été réacheminée de façon manuelle au cours du processus de routage.
• No Action – Moved (NAM) [Aucune action – Déplacée (NAM)] : La dépense a été transférée à un autre approbateur par l’administrateur (à un délégué pour la période des vacances, par exemple).

• Date d’achèvement : Date de l’intervention de l’approbateur.
• Conserver ensemble :
• Faux : Les lignes d’éléments de dépenses du rapport peuvent chacune suivre le processus d’approbation de façon indépendante.
• Vrai : Les lignes d’éléments de dépenses seront acheminées ensemble à la suite de leur approbation.

État du rapport

Par défaut, Chrome River permet à chaque poste d’un rapport de dépenses de passer par le processus d’approbation de manière indépendante. Différents postes du même rapport peuvent être affectés à différents approbateurs ou même être approuvés automatiquement. Cela signifie que certains postes peuvent être éligibles à l’exportation et au paiement, tandis que d’autres sur le même rapport sont toujours acheminés via le processus d’approbation.

Cependant, votre organisation peut avoir opté pour deux manières de s’assurer que tous les postes d’un rapport sont approuvés avant que l’un d’entre eux ne soit éligible à l’exportation et au paiement.

• Règles de gestion « GateKeeper » : il s’agit de la méthode recommandée pour s’assurer que tous les postes d’un rapport sont approuvés avant qu’ils ne soient éligibles à l’exportation et au paiement. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section « Routage vers le Gatekeeper » de l’écran d’administration des règles de gestion.
• Indicateur « Keep Together » : si votre organisation n’a pas de règles « Gatekeeper », vous avez peut-être choisi d’utiliser l’indicateur « RouteIndependent » dans le flux de données de base ou dans l’API pour indiquer si une dépense facturée à une certaine allocation doit être acheminée indépendamment ou être « conservée ensemble avec d’autres dépenses » pour obtenir une approbation. 

Grâce à ces méthodes, les dépenses entièrement approuvées auront le statut En attente d’exportation jusqu’à ce que tous les postes du même rapport aient été approuvés.

Réinitialisation du routage et récupération du routage

L’écran de suivi du rapport permet aux administrateurs d’accéder au bouton RÉINITIALISER LE ROUTAGE, qui offre davantage d’options que la fonction Rappeler un rapport de dépenses, offerte aux utilisateurs par l’intermédiaire de la liste des rapports de dépenses envoyés.

RÉINITIALISER LE ROUTAGE change le statut d’un rapport de dépenses à Projet et achemine le rapport vers la liste de projets de rapports de dépenses de la personne à rembourser.

De plus...

• Les notes dans l’en-tête ou sur les lignes d’éléments seront supprimées.
• Toute préapprobation jointe sera conservée.
• Pour être réinitialisée, une ligne d’élément peut avoir les statuts En attente, Retournée ou Approuvée.
• Les rapports exportés ne peuvent pas être réinitialisés.

RÉCUPÉRER LE ROUTAGE change également le statut d’un rapport de dépenses à Projet et achemine le rapport vers la liste de projets de rapports de dépenses de la personne à rembourser.

Toutefois...

• Les notes dans l’en-tête ou sur les lignes d’éléments sont préservées.
• Toute préapprobation jointe sera conservée.
• Toutes les lignes d’éléments doivent être En attente.
• Les rapports Approuvés ou Exportés ne peuvent pas être récupérés.

Réattribuer des lignes d’éléments

Vous pouvez choisir de réassigner une ligne d’élément à un approbateur différent seulement lorsque l’état de la ligne est En attente.

• Les lignes d’éléments approuvées ne peuvent pas être réassignées.
• Le bouton RÉASSIGNER est désactivé lorsque vous sélectionnez vos propres dépenses.

1. Cochez la case à côté de l’élément de ligne et cliquez sur le bouton bleu RÉASSIGNER qui apparaît dans le coin supérieur droit.

2. Commencez à saisir le nom de l’approbateur souhaité, puis sélectionnez-le dans la liste déroulante. Cliquez ensuite sur RÉASSIGNER.