Archivage de reçus numériques

Pour les clients qui aimeraient adopter l’approche sans papier en France, au Japon ou en Espagne et se conformer aux législations nationales concernant les reçus numériques, nous offrons la possibilité d’enregistrer les reçus dans Emburse Enterprise pour qu’ils soient horodatés et archivés. Ceci élimine le besoin de garder une copie papier du reçu à des fins d’impôts ou autre.

Notre service d’archivage numérique Emburse (eIDAS) offre la possibilité de contrôler les images que les utilisateurs peuvent téléverser en fonction de la méthode de capture d’images. Dans ces pays, les images numériques doivent être contrôlées par Emburse Enterprise, de la capture à l’archivage, afin d’être considérées comme vérifiées. Si votre entreprise possède notre configuration recommandée, lorsque des utilisateurs d’archivage numérique tenteront de téléverser une image non créée par la caméra dans Emburse Enterprise sur un navigateur mobile, CR SNAP, l’application Emburse Enterprise Mobile ou l’application Chrome River, Emburse Enterprise les avertira que le téléversement n’est pas autorisé. Les reçus PDF et HTML de folio d’hôtel créés numériquement par le fournisseur sont permis, mais aucune image créée par ou partagée avec l’utilisateur n’est permise, en raison de la possibilité pour l’utilisateur de les modifier.

• Remarque : au Japon, les images numériques doivent être capturées avec une qualité minimale de 3,88 mégapixels à partir d’une caméra ou de 200 ppp à partir d’un scanner.

Les administrateurs peuvent préciser les sources d’images qui seront permises par Emburse Enterprise et si elles seront ou non envoyées à notre service d’archivage numérique avec une copie horodatée électroniquement. Ils peuvent aussi préciser quels utilisateurs seront touchés par les critères, selon leur emplacement en matière de déclaration de revenus.

Les images correctement téléversées sont alors électroniquement scellées à l’aide de méthodes approuvées par les organismes réglementaires suivants :

• France : eIDAS et ANSSI
• Japon : JADAC
• Espagne : AEAT

Les versions avec sceau des reçus se trouvent sur l’écran d’administration de Demander des reçus numériques. Les administrateurs peuvent exiger une ou plusieurs images pour le rapport afin de recevoir par courriel un fichier ZIP contenant tous les reçus. Pour l’Espagne, nous capturons et scellons également les données des lignes de dépenses au format XML pour chaque reçu, qui est inclus dans des dossiers séparés à l’intérieur du fichier ZIP.

Si vous souhaitez exploiter cette fonctionnalité, veuillez communiquer avec votre gestionnaire de la réussite des clients d'Emburse Enterprise ou écrire à csm@chromeriver.com.