Archivage de reçus numériques

Pour les clients qui aimeraient adopter l’approche sans papier en France, au Japon ou en Espagne et se conformer aux règles nationales concernant les reçus numériques, nous offrons la possibilité d’enregistrer les reçus dans Chrome River pour qu’ils aient un sceau électronique et soient archivés. Ceci élimine le besoin de garder une copie papier du reçu à des fins d’impôts ou autre.

Notre service d’archivage numérique Emburse (eIDAS) offre la possibilité de contrôler les images que les utilisateurs peuvent téléverser en fonction de la méthode de capture d’images. Dans ces pays, les images numériques doivent être contrôlées par Chrome River, de la capture à l’archivage, afin d’être considérées comme vérifiées. Si votre organisation possède notre configuration recommandée, lorsque des utilisateurs d’archivage numérique tentent de charger une image non créée par la caméra à l’intérieur de Chrome River sur un navigateur mobile, CR SNAP, l’application Emburse Chrome River ou l’application Chrome River, Chrome River les avertira que le chargement n’est pas autorisé. Les reçus PDF et HTML de folio d’hôtel créés numériquement par le fournisseur sont permis, mais aucune image créée par ou partagée avec l’utilisateur n’est permise, en raison de la possibilité pour l’utilisateur de les modifier.

• Remarque : au Japon, les images numériques doivent être capturées avec une qualité minimale de 3,88 mégapixels à partir d’une caméra ou de 200 ppp à partir d’un scanner.

Les administrateurs peuvent préciser quelles sources d’images seront permises par Chrome River et si elles seront ou non envoyées à notre service d’archivage numérique avec une copie ayant un sceau électronique. Ils peuvent aussi préciser quels utilisateurs seront touchés par les critères, selon leur emplacement en matière de déclaration de revenus.

Les images correctement téléversées sont alors électroniquement scellées à l’aide de méthodes approuvées par les organismes réglementaires suivants :

• France : eIDAS et ANSSI
• Japon : JADAC
• Espagne : AEAT

Les versions avec sceau des reçus se trouvent sur l’écran d’administration de Demander des reçus numériques. Les administrateurs peuvent exiger une ou plusieurs images pour le rapport afin de recevoir par courriel un fichier ZIP contenant tous les reçus. Pour l’Espagne, nous capturons et scellons également les données des lignes de dépenses au format XML pour chaque reçu, qui est inclus dans des dossiers séparés à l’intérieur du fichier ZIP.

Si vous voulez profiter de cette fonction, veuillez communiquer avec votre gestionnaire de la réussite des clients de Chrome River ou écrivez à csm@chromeriver.com.