Archivage de reçus numériques

Pour les clients qui aimeraient adopter l’approche sans papier en France, au Japon, en Espagne ou en Hongrie, et se conformer aux législations nationales concernant les reçus numériques, nous offrons la possibilité d’enregistrer les reçus dans Emburse Enterprise pour qu’ils soient scellés et archivés électroniquement. Ceci élimine le besoin de garder une copie papier du reçu à des fins fiscales ou autres.

Notre service d’archivage numérique Emburse (eIDAS) offre la possibilité de contrôler les images que les utilisateurs peuvent télécharger en fonction de la méthode de capture d’images. Dans ces pays, les images numériques doivent être contrôlées par Emburse Enterprise, de la capture à l’archivage, afin d’être considérées comme vérifiées. Si votre entreprise possède notre configuration recommandée, lorsque des utilisateurs d’archivage numérique tenteront de télécharger une image non créée par la caméra dans Emburse Enterprise sur un navigateur mobile ou via l’application Emburse Enterprise Mobile, Emburse Enterprise les avertira que le téléchargement n’est pas autorisé. Les reçus PDF et HTML de folio d’hôtel créés numériquement par le fournisseur sont permis, mais aucune image créée par ou partagée avec l’utilisateur n’est permise, en raison de la possibilité pour l’utilisateur de les modifier.

Les administrateurs peuvent préciser les sources d’images qui seront permises par Emburse Enterprise et si elles seront ou non envoyées à notre service d’archivage numérique avec une copie scellée électroniquement. Ils peuvent aussi préciser quels utilisateurs seront touchés par les critères, selon leur emplacement en matière de déclaration de revenus.

Les images correctement téléchargées sont alors électroniquement scellées à l’aide de méthodes approuvées par les organismes réglementaires suivants :

• France : eIDAS et ANSSI
• Japon : JADAC
• Hongrie : AEAT
• Espagne : AEAT

Les versions scellées des reçus se trouvent sur l’écran d’administration de Demander des reçus numériques. Les administrateurs peuvent demander à recevoir par e-mail les images d’une ou plusieurs notes de frais sous forme de fichier ZIP contenant tous les reçus. Pour l’Espagne et la Hongrie, nous capturons et scellons également les données des lignes de dépenses au format XML pour chaque reçu, qui est inclus dans des dossiers séparés à l’intérieur du fichier ZIP.

Si vous souhaitez exploiter cette fonctionnalité, veuillez communiquer avec votre gestionnaire de la réussite des clients d’Emburse Enterprise ou écrire à csm@chromeriver.com.