Rapports planifiés disponibles

Les rapports planifiés permettent à votre organisation de collecter et de filtrer des données, puis d’informer les utilisateurs concernés par e-mail. Vous trouverez ci-dessous la liste de tous les rapports pouvant être planifiés. Elle comprend des descriptions, des exemples, et précise les différents filtres offerts.

Bien que de nombreux filtres puissent être modifiés, ceux comportant la mention « laisser tel quel » ci-dessous ne devraient pas être modifiés.

Pour obtenir tous les détails sur la planification d’un ou de plusieurs rapports, référez-vous à Planificateur de rapports.

Pour obtenir des instructions sur l’ajout d’un lien personnalisé vers l’application Chrome River dans les rappels HTML concernant les rapports planifiés, veuillez vous référer à « Ajouter un lien personnalisé aux courriels d’approbation des dépenses » sur l’écran d’administration du planificateur de rapport.

Rappels concernant l’approbation (DÉPENSE)

Chrome River renvoie le courriel initial d’approbation comme rappel à tous les approbateurs ayant des éléments en attente dans leur liste d’approbation.

Filtres :

• Âge de l’élément (en heures)

Filtres de sélecteur de personne :

• Approbateur
• Personne à rembourser

Exemple :

Renvoyer le courriel de demande d’approbation le lundi à 8 h (HAP) aux utilisateurs qui doivent approuver des dépenses depuis plus de 48 heures.

Notification sur l’état du rapport de dépenses

Ces notifications avisent les personnes à rembourser, et, optionnellement, les personnes qui ont créé la demande, lorsque l’état d’approbation d’un rapport est modifié, ce qui élimine la nécessité de se connecter à l’application pour effectuer un suivi des rapports soumis. La nouvelle notification a pour objet « Notification d’état du rapport » et contient toutes les lignes d’élément si l’état d’au moins l’une d’elles a été modifié. Les lignes d’élément y sont affichées par groupes, selon leur état (renvoyées, en attente ou approuvées).

Filtres :

• Inclure le créateur de la dépense
• Âge de l’élément (en heures)

Filtres de sélecteur de personne :

• Personne à rembourser

Exemple :

Envoyer la notification sur l’état du rapport chaque fois que l’état d’une ligne d’élément a été modifié dans les 24 dernières heures.

Rappel d’approbation de la facture (Chrome River FACTURE)

Chrome River renvoie le courriel initial d’approbation comme rappel à tous les approbateurs ayant des éléments en attente dans leur liste d’approbation.

Filtres :

• Âge de l’élément (en heures)

Exemple :

Renvoyer le courriel de demande d’approbation le lundi à 8 h (HAP) aux utilisateurs qui doivent approuver des factures depuis plus de 48 heures.

Rappel d’approbation du bon de commande (Chrome River PURCHASE ORDER)

Envoie de nouveau le courriel de bon de commande en attente d’approbation aux utilisateurs attribués.

Filtres :

• Âge de l’élément (en heures)

Exemple :

Renvoyer le courriel d’approbation du bon de commande le lundi à 10 h (HAP) à toutes les personnes concernées.

Préapprobation — Rappel concernant l’approbation (Chrome River PRE-APPROVAL)

La demande de préapprobation initiale est renvoyée à tous les approbateurs concernés.

Filtres :

• Âge de l’élément (en heures)

Filtres de sélecteur de personne :

• Approbateur
• Personne à rembourser

Exemple :

Renvoyer le courriel de demande de préapprobation le lundi à 10 h (HAP) à toutes les personnes concernées.

Rappel concernant des éléments en attente de préapprobation (Chrome River PRE-APPROVAL)

L’approbateur reçoit un courriel de rappel lorsque des demandes de préapprobation sont en attente depuis une période déterminée. Ce courriel lui permet d’accepter ou de retourner la demande.

Filtres :

• Âge de l’élément (en heures)

Filtres de sélecteur de personne :

• Approbateur
• Personne à rembourser

Exemple :

Renvoyer le courriel de demande de préapprobation le lundi à 8 h (HAP) aux utilisateurs qui doivent approuver des dépenses depuis plus de 48 heures.

Factures non approuvées (Chrome River FACTURE)

L’approbateur reçoit une liste de factures en attente d’approbation depuis une période déterminée.

Filtres :

• Âge de l’élément (en heures)
• Âge maximal de l’élément (en heures) = inscrivez « -1 » pour envoyer les factures en attente depuis plus de 48 heures; inscrivez un âge maximal supérieur à -1 pour envoyer les factures qui sont en attente depuis plus de 48 heures, sans dépasser le nombre d’heures maximal spécifié (p. ex., entre 48 et 600)

Filtres de sélecteur de personne :

• Approbateur

Exemple :

Envoyer le rappel concernant les factures non approuvées le lundi à 8 h (HAP) aux utilisateurs qui doivent approuver des factures depuis plus de 72 heures.

Éléments non approuvés (Chrome River EXPENSE)

Cette notification est envoyée aux approbateurs des dépenses pour les aviser que des éléments sont en attente d’approbation depuis une période définie.

Filtres :

• Âge de l’élément (en heures)
• Âge maximal de l’élément (en heures) = inscrivez « -1 » pour envoyer tous les éléments en attente depuis plus de NumHours; inscrivez « 1 » pour envoyer les éléments en attente depuis un nombre d’heures compris entre 0 et NumHours.

Filtres de sélecteur de personne :

• Approbateur

Exemple :

Envoyer un rappel ainsi qu’une liste de tous les rapports de dépenses en attente d’approbation le lundi à 8 h (HAP) aux utilisateurs qui doivent approuver des dépenses depuis plus de 72 heures.

Rapports non soumis (Chrome River EXPENSE)

Les personnes à rembourser ainsi que les créateurs (c’est-à-dire le délégué qui crée le rapport) reçoivent un rappel pour les rapports de dépenses qui se trouvent dans Mes rapports non envoyés depuis plus longtemps que la date précisée.

Filtres :

• Âge de l’élément (en heures)
• Âge maximal de l’élément (en heures) = 1 (laisser tel quel)

Exemple :

Envoyer un rappel concernant des rapports non soumis le lundi à 8 h (HAP) aux utilisateurs qui ont des rapports non soumis depuis plus de 72 heures.

Paiements par la firme non utilisés (Chrome River EXPENSE)

Informe les responsables des dépenses qu’ils ont des éléments de carte de crédit payées fermement qui nécessitent encore une action. Ces éléments peuvent être des dépenses dans le portefeuille électronique, sur des brouillons de rapports ou sur d’autres rapports non soumis, y compris les rapports retournés. 

Filtres :

• Âge de l’élément (en heures)
• Envoyer tous les X jours = Oui (laisser tel quel)
• Éléments payés par la firme seulement = Oui (laisser tel quel)

Filtres de sélecteur de personne :

• Personne à rembourser

Exemple :

Envoyer un rappel le lundi à 8 h (HAP) aux utilisateurs dont des dépenses payables par l’entreprise ou la firme n’ont pas été soumises après un délai de 72 heures.