Créer des éléments de dépenses par courriel

Chrome River EXPENSE vous permet de créer de nouveaux éléments de dépense par courriel (saisie et envoi) pour les joindre plus tard à un rapport de dépenses dans l'application en ligne (par exemple, si vous avez pris la photo d'un reçu avec votre appareil mobile pendant un déplacement).

Les images envoyées par courriel s'affichent dans la section hors ligne du portefeuille électronique et Galerie de reçus, alors que les courriels de texte en clair apparaissent seulement dans la section hors ligne. Si vous connaissez l'ID du rapport de dépenses auquel vous souhaitez ajouter l'image, vous pouvez l'envoyer directement par courriel à ce rapport.

Seuls les fichiers JPG, PDF, PNG, OFD et TIFF d’au moins 50 Ko et d’au plus 10 Mo peuvent être acceptés, et la taille combinée de tous les fichiers téléversés dans un seul rapport ne peut pas dépasser 100 Mo.

Pour obtenir une liste complète des modes d’envoi des reçus, voir Cas d’envoi de reçu.

Comment trouver l’adresse courriel

Étant donné que Chrome River dispose de plusieurs adresses courriel pour la soumission des reçus, votre administrateur Chrome River vous fournira l’adresse courriel correcte attribuée à votre organisation.

Si vous n’êtes toujours pas sûr, il y a deux façons de trouver l’adresse courriel.

• Ouvrez une page de couverture PDF en suivant ces instructions et utilisez l’adresse courriel en haut.

• Trouvez l’instance de votre organisation dans le tableau ci-dessous pour voir l’adresse courriel correspondante.

• Pour rechercher l’instance que votre organisation utilise, consultez Comprendre les instances et les environnements de Chrome River.

Reçus de texte en clair

1. Envoyez un nouveau message courriel contenant les informations suivantes.

• L’adresse « À » est celle attribuée à votre organisation. Reportez-vous à la section « Comment trouver l’adresse courriel » ci-dessus pour plus de détails.

• L'adresse courriel De doit être associée avec votre compte en ligne Chrome River EXPENSE.

• L'Objet doit être le montant des dépenses et ne pas comprendre de symboles - le code de devise correspondant est facultatif. Si vous omettez le montant des dépenses dans la ligne de l'objet du courriel, le montant dépensé qui s'affichera sur Chrome River en ligne sera : 0,00.

• Le corps du message doit contenir la description de la dépense. Ce texte s'affiche dans la section Description de tous les rapports produits en format PDF. Indiquez #note au début du corps du message pour que le système prenne en compte les premiers 1500 caractères (ou tout ce qui se trouve avant le saut de ligne) du texte dans le champ Description.

2. Une fois qu’il est reçu, vous serez en mesure de voir la dépense dans la section hors ligne du portefeuille électronique.

3. Il suffit de joindre le reçu à vos dépenses comme vous le feriez pour tout autre reçu. Consultez la section Ajouter des images de reçu pour de plus amples renseignements sur la façon de voir et de joindre les images de reçus.

Envoyer un reçu en format HTML

1. Si vous avez reçu une confirmation ou un reçu de courriel HTML pour une dépense, vous pouvez le « transférer et oublier» directement à l’adresse courriel attribuée à votre organisation (voir ci-dessus) pour le convertir en une image de reçu et une transaction de dépense correspondante.

• Le système ignorera toute signature de courriel, mais le courriel ne doit pas contenir de pièces jointes.

• L’adresse courriel « De » doit être l’une des adresses indiquées dans les paramètres de votre compte Chrome River.

2. Le fichier PDF créé à partir du courriel au format HTML que vous avez transféré se trouvera dans le dossier Hors ligne de l'onglet Éléments.

3. L'imagiciel de Chrome River extraira les données de reconnaissance optique de caractères (ROC) valides à partir du plus grand nombre possible de critères suivants :

• Montant
• Devise
• Type d'élément
• Date
• Fournisseur

4. Si vous remplacez la ligne d'objet du courriel par un montant et un code de devise, ces données seront priorisées par rapport au montant et à la devise extraits par la ROC.

5. Si vous remplacez la ligne d'objet du courriel par un ID du rapport, le reçu sera joint directement à ce rapport.

6. Si vous indiquez #note au début du corps du message, le système prendra en compte les 1500 premiers caractères (ou tout ce qui se trouve avant le saut de ligne) du texte dans le champ Description de l'élément de dépense dont il est question.

Images de reçus

Pour envoyer des images de reçus avec votre dépense par courriel, il suffit de joindre les images au message. Par exemple, vous pouvez utiliser votre téléphone mobile pour prendre une photo d’un reçu, puis le joindre à un courriel envoyé à partir du téléphone à l’adresse courriel attribuée à votre organisation. (Si vous n’êtes pas sûr(e), voir « Comment trouver l’adresse courriel » ci-dessus, pour plus de détails.)

Les images s'afficheront avec la dépense dans la Galerie de reçus et dans l'onglet hors-ligne du portefeuille électronique. Chaque image s'affichera comme un élément distinct, avec les renseignements correspondants à la dépense.

Si vous joignez un document PDF de plusieurs pages contenant uniquement des images, chacune d'entre elles sera créée comme un élément de dépense distinct, à moins que vous ajoutiez le montant et la devise dans la ligne d'objet du courriel lorsque vous le soumettez.

• Si votre organisation a désactivé cette fonctionnalité, seuls les PDF à base d’images d’une seule page seront divisés en images de reçus individuelles.

Si un document PDF de plusieurs pages contient également du texte, un élément unique sera créé.

1. Prenez une photo du reçu avec votre appareil mobile.

2. Rédiger un nouveau message électronique contenant les informations suivantes.

• L’adresse « À » est celle attribuée à votre organisation. Reportez-vous à la section « Comment trouver l’adresse courriel » ci-dessus pour plus de détails.

• L’adresse courriel « De » doit être l’une des adresses indiquées dans les paramètres de votre compte Chrome River.

• L'Objet doit être le montant des dépenses et ne pas comprendre de symboles - le code de devise correspondant est facultatif. Le montant ou le code de devise que vous placez dans la ligne d'objet annulera le montant ou le code de devise recueilli dans le reçu lorsqu'il a été traité. Vous n'avez qu'à laisser l'objet vide si vous ne voulez pas annuler les données recueillies par la ROC.

• Le corps peut contenir la description de la dépense. Ce texte s'affiche dans la section Description de tous les rapports produits en format PDF.

3. Joignez la photo du reçu. Seuls les fichiers JPG, PDF, PNG, OFD et TIFF de moins de 10 Mo chacun ou de 100 Mo au total peuvent être acceptés.

4. Une fois qu’il est reçu, vous serez en mesure de voir la dépense dans la Galerie des reçus et l’onglet Hors ligne de eWallet (Portefeuille électronique).

Joindre à une dépense précise à l'aide de l'objet

Si vous connaissez l’ID du rapport de dépenses auquel vous souhaitez ajouter l’image, saisissez l’ID du rapport (y compris les traits d’union) dans la ligne d’objet du courriel que vous avez composé au lieu de la devise. Supprimez tout du corps du courriel, y compris les signatures courriel, à l’exception de l’image. Envoyez-le à l’adresse courriel attribuée à votre organisation (voir ci-dessus).

Cette méthode fonctionne bien même si vous joignez plusieurs images au courriel que vous envoyez, à condition qu'elles s'appliquent toutes au même rapport de dépenses. La taille totale combinée de toutes les images ne peut excéder 100 Mo.

Les images seront jointes à l'en-tête du rapport. Au besoin, il est possible de les déplacer dans un poste précis. Pour en savoir plus, consultez Ajouter des images de reçu.

Envoyer des reçus par courriel au portefeuille électronique d'un autre utilisateur à l'aide de l'objet

Chrome River vous permet d'envoyer des images de reçus par courriel directement au portefeuille électronique d'un autre utilisateur et de faire en sorte que d'autres utilisateurs puissent envoyer des reçus par courriel directement à votre portefeuille électronique.

Pour ce faire, vous n'avez qu'à entrer l'adresse courriel d'un autre utilisateur de Chrome River dans la ligne d'objet du courriel lorsque vous suivez l'une des méthodes énoncées ci-dessus. L'expéditeur recevra un courriel de confirmation qui précise l'identité du destinataire. Le destinataire verra le reçu s'afficher dans son portefeuille électronique la prochaine fois qu'il se connectera à Chrome River.

• Le reçu doit être envoyé à partir de l'adresse courriel principale ou secondaire de l'utilisateur stockée par Chrome River.
• La ligne d'objet doit contenir l'adresse courriel principale ou secondaire de l'autre utilisateur de Chrome River.
• Les deux utilisateurs doivent appartenir au même client de Chrome River.

Modifier le type de dépense

Une fois que l’élément de dépense apparaît dans le portefeuille électronique, vous pouvez facilement modifier le type de dépense attribué automatiquement, si nécessaire. Il vous suffit de cliquer sur la vignette de type de dépense pour en sélectionner une nouvelle.