Galerie de reçus Le moyen le plus rapide de créer une nouvelle dépense dans Emburse Enterprise consiste à téléverser un reçu dans la galerie de reçus, puis à créer une dépense à partir de celui-ci. Pour en savoir plus, consultez la section « Créer une dépense directement à partir de la galerie de reçus » ci-dessous. La galerie de reçus est accessible à partir du menu principal (au moyen du bouton Reçus électroniques de ce menu), du panneau Ajouter des dépenses et du bouton Ajouter des pièces jointes de l’écran Saisie des dépenses. Elle contient toutes les images de reçus téléversées directement dans la galerie par l’intermédiaire de l’application mobile Emburse Enterprise. Conditions préalables La taille maximale du fichier de chaque image téléversée au moyen de l’application est de 10 Mo. Les formats de fichiers acceptés sont JPG, PDF, PNG, OFD et TIFF. Accéder à la galerie de reçus Pour accéder à la galerie de reçus à partir de n’importe quel endroit de l’application, sélectionnez le bouton Menu, puis Reçus électroniques dans le menu déroulant. Pour accéder à la galerie de reçus à partir du panneau Ajouter des dépenses, sélectionnez le bouton + dans n’importe quel rapport de dépenses, puis Galerie de reçus au bas de la liste. Pour accéder à la galerie de reçus à partir d’un élément de dépense, sélectionnez Ajouter des pièces jointes dans la section Pièces jointes, puis De la galerie de reçus. Un point vert à côté de l’élément Galerie de reçus indique que des reçus inutilisés sont disponibles. Lorsque vous utilisez un reçu dans un rapport de dépenses, Emburse Enterprise le retire de la galerie de reçus pour éviter que vous ne l’utilisiez dans un autre rapport. Si vous supprimez ce rapport de dépenses ou cette ligne d’élément, ou si vous supprimez le reçu du rapport, les reçus que vous aviez initialement téléversés dans la galerie de reçus y retournent. Lorsque vous supprimez le rapport de dépenses ou la ligne d’élément, Emburse Enterprise efface les images que vous avez jointes directement au rapport sans les avoir d’abord ajoutées à la galerie de reçus. Pour éviter cela, sélectionnez le trombone dans le coin supérieur gauche de la visionneuse d’images afin de détacher le reçu avant de supprimer la ligne d’élément ou le rapport de dépenses. Le reçu est alors renvoyé dans la galerie de reçus. Téléverser une image 1. Pour ajouter des images à la galerie de reçus à partir de l’application, sélectionnez le bouton Téléverser situé dans le coin supérieur droit de la galerie. Sur un ordinateur de bureau ou un appareil à grand écran, l’icône représente un nuage ou le mot Téléverser. Sur les appareils mobiles à petit écran, l’icône représente un appareil photo. 2. Sélectionnez la ou les images souhaitées, puis Ouvrir. Pour connaître les limites de taille et de format des fichiers, consultez la section Conditions préalables. 3. L’indicateur d’état animé signale que la ROC d’Emburse, qui repose sur l’IA, est en train de traiter le fichier. Vous ne pouvez pas utiliser le reçu tant que le traitement par ROC n’est pas terminé, ce qui prend en général 30 secondes environ. Si vous attendez la fin du traitement par ROC, Emburse Enterprise remplit les champs de la dépense avec les données extraites, ce qui vous évite de les saisir manuellement. Vues Utilisez les boutons situés dans le coin supérieur gauche de la galerie pour choisir l’une des deux vues. Le Mode Image est affiché par défaut. Mode Image Affiche une vignette des images de chacun des reçus. Mode Liste Affiche toutes les images de reçus sous forme de liste. Les cases à cocher à droite vous permettent d’ajouter plusieurs reçus simultanément à un rapport de dépenses ou de supprimer plusieurs images à la fois. Vous pouvez également modifier le type de dépense associé à une image de reçu en sélectionnant son icône. La source de l’image est indiquée par un texte en bleu. Reçu : Les images de reçus envoyées par courriel. Image non jointe : Images que vous téléversez directement dans la galerie de reçus, que vous joignez en numérisant ou en télécopiant une page de couverture, puis que vous détachez de ce rapport, ou que vous téléversez dans une ligne d’élément ou un en-tête à partir d’un emplacement autre que la galerie de reçus (p. ex. la pellicule d’un téléphone), puis que vous détachez de la ligne d’élément ou de l’en-tête. Téléversement rapide pour les appareils mobiles Les utilisateurs d’appareils à petit écran, comme les téléphones cellulaires, peuvent téléverser rapidement une ou plusieurs images dans la galerie de reçus au moyen du bouton Téléversement rapide du Tableau de bord. Ce bouton n’apparaît que sur les appareils à petit écran, et non sur les appareils à grand écran comme les tablettes et les ordinateurs portables. Après le téléversement des images, vous pouvez fermer la notification et rester sur le Tableau de bord, ou sélectionner Afficher la galerie de reçus pour accéder à la galerie de reçus. Trier Les deux vues, Image et Liste, vous permettent de trier les images par date, montant dépensé, type de dépense, source de transaction et commerçant. Aperçu Lorsque vous sélectionnez une image dans la galerie, un aperçu s’affiche. Sélectionnez le bouton + pour créer une ligne d’élément à partir de l’image. Consultez Créer une dépense à partir d’une image, ci-dessous. Sélectionnez le bouton corbeille pour supprimer le reçu Utilisez les boutons loupe pour effectuer un zoom avant ou arrière sur le reçu. Vous pouvez également faire pivoter l’image. Sélectionnez le X pour fermer la visionneuse et revenir à la galerie de reçus. Utilisez les vignettes au bas du volet d’aperçu pour parcourir les reçus composés de plusieurs pages. Créer une dépense directement à partir de la galerie de reçus Vous pouvez joindre une image ou créer un nouveau rapport de dépenses directement à partir de la galerie de reçus, sans devoir d’abord ouvrir ou créer un rapport. C’est le moyen le plus rapide de créer une nouvelle dépense, car l’IA d’Emburse extrait les données clés du reçu et les ajoute automatiquement à la dépense, ce qui réduit la quantité de données à saisir manuellement. Dans la galerie de reçus, une icône en forme d’étincelle sur un reçu indique que l’IA d’Emburse l’a traité. Lorsque vous créez une dépense à partir de ce reçu, les champs remplis par l’IA d’Emburse affichent brièvement une lueur violette, puis une icône en forme d’étincelle confirme que les données ont été extraites avec l’aide de l’IA d’Emburse. Si l’IA d’Emburse extrait et associe également la catégorie de dépense, une icône en forme d’étincelle apparaît à côté du type de dépense sélectionné. Lorsque l’IA d’Emburse a rempli un champ du formulaire de dépense, la mention « Propulsé par l’IA d’Emburse » apparaît dans le formulaire. Si vous modifiez manuellement par la suite une valeur renseignée avec l’aide de l’IA d’Emburse, Emburse Enterprise supprime l’icône en forme d’étincelle. Ces indicateurs visuels vous aident à repérer rapidement les renseignements que l’IA d’Emburse a extraits du reçu. Créer une dépense 1.Dans la galerie de reçus, sélectionnez les reçus souhaités, puis le bouton + vert. Pour lancer un nouveau rapport avec les reçus sélectionnés, sélectionnez Créer un nouveau rapport de dépenses. Pour ajouter les reçus sélectionnés à un rapport existant, choisissez-le dans la liste des rapports à l’état de brouillon. Les données du reçu ne sont remplies automatiquement que lorsque vous créez une nouvelle dépense, et non lorsque vous ajoutez le reçu sélectionné à une dépense existante. Ajouter une image de la galerie de reçus de l’intérieur d’un rapport Il est possible de joindre directement une image de la galerie de reçus à l’en-tête du rapport ou à l’une des lignes d’élément existantes. En Mode Galerie ou Mode Liste, prenez le reçu par l’icône formée de petits carrés et faites-le glisser vers l’en-tête ou vers l’une des lignes d’élément. L’écran Saisie de ligne d’élément s’affiche. Pour joindre simultanément plusieurs reçus à un rapport de dépenses, cochez la case de chacun d’eux, puis sélectionnez le bouton + en haut de la galerie de reçus. L’écran Saisie de ligne d’élément s’affiche pour chaque élément, dans l’ordre où vous les avez sélectionnés. Si vous annulez la saisie d’une ligne d’élément, l’écran de saisie de l’élément sélectionné suivant s’affiche. Si vous décidez par la suite de supprimer du rapport une image provenant de la galerie de reçus, elle retournera dans la galerie. Ajouter une image de la galerie de reçus de l’intérieur d’une ligne d’élément Si votre organisation autorise cette option, vous pouvez joindre une image de la galerie de reçus à partir d’une ligne d’élément. Cela permet aux approbateurs, aux utilisateurs dont les rapports ont été retournés et aux utilisateurs d’appareils mobiles à petit écran d’ajouter des images de la galerie de reçus à des lignes d’élément précises. Dans la ligne d’élément, faites défiler jusqu’à la section Pièces jointes et sélectionnez Ajouter des pièces jointes. Si votre organisation ne vous permet pas de téléverser des pièces jointes dans une ligne d’élément, vous accédez directement à la galerie de reçus lorsque vous sélectionnez Ajouter des pièces jointes. Consultez l’étape 3 ci-dessous. Sélectionnez De la galerie de reçus. Dans la galerie de reçus, sélectionnez la ou les images que vous souhaitez joindre, ou cochez Sélectionner tout, puis sélectionnez Joindre. Pour téléverser un nouveau reçu à partir de cette vue, sélectionnez Téléverser dans le coin supérieur droit, choisissez l’image, puis sélectionnez Ouvrir. Pour connaître les limites de taille et de format des fichiers, consultez la section Conditions préalables. Vous pouvez également faire glisser une image de reçu dans la galerie de reçus pour la téléverser. Lorsque le traitement est terminé, sélectionnez le reçu, puis sélectionnez Joindre. Une vignette de chaque reçu joint s’affiche dans la section Pièces jointes. Au-dessus, la section Détails téléchargés présente les renseignements sur la transaction extraits de chaque reçu. Sélectionnez la flèche d’un reçu pour en afficher les détails. Si vous supprimez par la suite du rapport une image provenant de la galerie de reçus, elle retourne dans la galerie. Créer une dépense à partir d’une image Le bouton + du volet d’aperçu vous permet de créer un élément de dépense à partir de l’image. Lorsque vous le sélectionnez, Emburse Enterprise vous demande de choisir un type de dépense. La section Détails téléchargés fournit de plus amples renseignements sur la transaction pour vous aider à faire votre choix. Ensuite, un volet Saisie des dépenses s’affiche pour que vous puissiez saisir les détails de la dépense. Si votre écran est suffisamment large, vous pouvez afficher l’aperçu de l’image et le volet Saisie des dépenses côte à côte. Le système utilise la reconnaissance optique de caractères (ROC) d’Emburse, qui repose sur l’IA, pour préremplir autant de champs que possible à partir des données du reçu. Lorsque vous avez saisi tous les détails, sélectionnez Enregistrer. Cet article vous a-t-il été utile ? Oui Non