Galerie de reçus Le moyen le plus rapide de créer une nouvelle dépense dans Emburse Enterprise est de télécharger le reçu dans la Galerie de reçus et de créer une nouvelle dépense à partir de celle-ci. Voir « Créer une dépense directement à partir de la galerie de reçus », ci-dessous, pour plus de détails. La galerie de reçus est accessible à partir du menu principal (au moyen du bouton Reçus électroniques), du panneau Ajouter des dépenses, et du bouton Ajouter des pièces jointes sur l’écran Saisie des dépenses. Elle contient toutes les images de reçus téléchargés directement dans la galerie via l’application mobile Emburse Enterprise. Prérequis La taille maximale du fichier pour les images individuelles téléchargées via l’application est de 10 Mo. Les formats de fichiers acceptés sont JPG, PDF, PNG, OFD, et TIFF. Accéder à la Galerie de reçus Pour accéder à la Galerie de reçus à partir de n’importe où sur l’application, cliquez sur le bouton Menu et sélectionnez Reçus électroniques dans le menu déroulant. Pour accéder à la galerie de reçus à partir du panneau Ajouter des dépenses, cliquez sur le bouton + dans n’importe quelle note de frais, puis cliquez sur Galerie de reçus en bas de la liste. Pour accéder à la galerie de reçus depuis un poste, cliquez sur Ajouter des pièces jointes dans la section Pièces jointes, puis cliquez sur De la galerie de reçus. Un point vert à côté de la Galerie de reçus indique que des reçus inutilisés sont disponibles. Une fois que le reçu a été utilisé dans une note de frais, il disparaîtra de la galerie de reçus pour éviter qu’il soit accidentellement utilisé dans plusieurs notes de frais. Cependant, si la note de frais ou le poste où il se trouve est supprimé, ou si le reçu est supprimé de la note de frais, les images téléchargées dans la galerie de reçus à l’origine réapparaîtront dans la Galerie de reçus. Les images qui ont été jointes directement à la note de frais plutôt que téléchargées en premier dans la galerie de reçus seront supprimées d’Emburse Enterprise si la note de frais ou le poste est supprimé(e). Pour éviter cela, utilisez le bouton du trombone dans le coin supérieur gauche de la visionneuse d’images pour détacher le reçu avant de supprimer la ligne d’élément ou la note de frais. Cela l’enverra dans la Galerie des reçus. Télécharger une image 1. Pour ajouter des images à la Galerie de reçus à partir de l’application, cliquez sur le bouton Télécharger situé dans le coin supérieur droit de la Galerie de reçus. Sur un ordinateur de bureau ou un appareil à grand écran, l’icône représente un nuage ou le mot « Télécharger ». Sur les appareils mobiles munis d’un petit écran, l’icône est un appareil photo. 2. Sélectionnez la ou les images souhaitées et cliquez sur Ouvrir. N’oubliez pas que la taille maximale des fichiers pour les images individuelles est de 10 Mo, et les fichiers JPG, PDF, PNG, OFD et TIFF sont acceptés. 3. L’indicateur d’état animé montre que l’OCR d’Emburse AI est en train de traiter le fichier. Vous ne pourrez pas utiliser le reçu avant que l’OCR ne soit terminée, ce qui prend généralement 30 secondes. Cependant, en attendant la fin du traitement OCR pour utiliser le reçu, vous pourrez pleinement profiter de la technologie OCR d’Emburse Enterprise pour remplir automatiquement les données extraites dans la dépense que vous êtes en train de créer. Vous n’aurez pas à saisir les informations manuellement. Vues Utilisez les icônes situées dans le coin supérieur gauche de la galerie pour sélectionner une des deux vues. Le Mode image est affiché par défaut. Mode Image Affiche une vignette des images de chacun des reçus. Mode Liste Affiche toutes les images de reçus dans une liste. Les cases à cocher situées à droite vous permettent d’ajouter simultanément plusieurs reçus à une note de frais ou de supprimer plusieurs images à la fois. Vous pouvez également modifier le type de dépense associé à une image de reçu en cliquant sur son icône. La source de l’image est indiquée par un texte en bleu. Reçus : images de reçus envoyées par e-mail. Image non jointe : image directement téléchargée dans la Galerie de reçus, jointe sous forme numérisée ou sous la forme d’une télécopie sur une page de garde qui a été par la suite séparée de cette note de frais, ou téléchargée à un poste individuel ou à un en-tête à partir d’une source autre que la Galerie de reçus - comme la caméra d’un téléphone - et qui a été par la suite disjointe d’un poste ou d’un en-tête. Téléchargement rapide pour les appareils mobiles Les personnes qui utilisent des appareils avec un petit écran comme un téléphone portable peuvent rapidement télécharger une ou plusieurs images dans la galerie de reçus en appuyant sur le bouton Téléchargement rapide sur le Tableau de bord. Ce bouton apparaît seulement sur les appareils disposant de petits écrans et non sur les appareils à grands écrans comme les tablettes et les ordinateurs portables. Une fois les images téléchargées, le message de notification peut être ignoré, ce qui vous permet de rester sur le Tableau de bord. Vous pouvez aussi cliquer sur le lien Voir la galerie de reçus pour être redirigé(e) vers la galerie de reçus. Trier Les deux vues, Image et Liste, vous permettent de trier les images par date, montant dépensé, type de dépense, source de transaction et commerçant. Aperçu Cliquer sur une image dans la galerie affiche un aperçu. Cliquez sur le bouton + pour créer une ligne de dépense à partir de l’image. Consultez Créer une dépense à partir d’une image, ci-dessous. Cliquez sur l’icône poubelle pour supprimer le reçu Utilisez les icônes loupe pour un zoom avant ou arrière du reçu. Vous pouvez également faire pivoter l’image. Cliquez sur le X pour fermer la visionneuse et revenir à la Galerie de reçus. Utilisez les icônes du bas dans le volet de prévisualisation pour parcourir les reçus sur plusieurs pages. Créer une dépense directement à partir de la galerie de reçus Vous pouvez joindre une image ou créer une nouvelle note de frais directement à partir de la galerie de reçus. Pas besoin de l’ouvrir d’abord ou de créer une note de frais. C’est le moyen le plus rapide de créer une nouvelle dépense, car Emburse AI extrait les données clés du reçu et les ajoute automatiquement à la dépense, réduisant ainsi la quantité de données que vous devez saisir manuellement. Dans la Galerie de reçus, une icône scintillante sur un reçu indique qu’il a été traité par Emburse AI. Lorsque vous créez une dépense à partir de ce reçu, les champs remplis par Emburse AI affichent brièvement une lueur violette, puis une icône scintillante pour confirmer l’extraction de données assistée par l’IA. Si Emburse AI extrait et cartographie également la catégorie de dépense, une icône scintillante apparaît à côté du type de dépense sélectionné. Lorsqu’un champ du formulaire de dépenses a été rempli par Emburse AI, le formulaire affiche « Traité par Emburse AI ». Si vous changez manuellement une valeur assistée par Emburse AI, l’icône de scintillement sera supprimée. Ces indicateurs visuels vous aident à identifier rapidement les informations saisies automatiquement à partir du reçu. Créer une dépense 1. Dans la Galerie de reçus, sélectionnez les reçus souhaités et cliquez sur le bouton vert Plus. Pour commencer une nouvelle note de frais avec les reçus sélectionnés, cliquez sur Créer une nouvelle note de frais. Pour ajouter les reçus sélectionnés à une note de frais existante, faites votre choix parmi les projets de notes. Les données de reçu ne seront renseignées automatiquement que lorsque vous créerez une nouvelle dépense et non si vous ajoutez le reçu sélectionné à une dépense existante. Ajouter une image de la galerie de reçus de l’intérieur d’une note de frais Vous pouvez joindre directement une image de la galerie de reçus à un en-tête de note de frais ou à l’un des postes existants. Dans Afficher la galerie ou Afficher la liste, prenez le reçu par l’icône de petits carrés et glissez-le dans l’en-tête ou dans l’un des postes. L’écran de Saisie des dépenses apparaîtra. Pour joindre simultanément plusieurs reçus à une note de frais, cochez la case à côté de chacun d’entre eux, puis cliquez sur le bouton + en haut de la galerie de reçus. L’écran Saisie de postes s’affichera pour chaque poste dans l’ordre dans lequel il a été sélectionné. Si vous annulez la saisie d’un poste, l’écran de saisie du prochain poste sélectionné apparaîtra. Si vous décidez ultérieurement de supprimer une image de la galerie de reçus de la note de frais, il sera renvoyé à la galerie de reçus. Ajouter une image de la galerie de reçus de l’intérieur d’un poste Vous pouvez également joindre une image de la galerie de reçus à partir d’un poste. Cela permet aux approbateurs, aux utilisateurs dont les notes de frais sont renvoyées et aux utilisateurs d’appareils mobiles avec de petits écrans d’ajouter des images de la galerie de reçus à des postes particuliers. Faites défiler jusqu’à la section Pièces jointes, cliquez sur Ajouter des pièces jointes, puis sélectionnez De la galerie de reçus. Pour joindre un ou plusieurs reçus à une note de frais, cochez la case à côté de chacun d’entre eux, puis cliquez sur Joindre. Une vignette s’affichera dans la section Pièces jointes pour chaque reçu que vous joignez à la note de frais. De plus, la section Informations téléchargées apparaîtra en haut de la section Pièces jointes. Appuyez sur la flèche de chaque reçu pour en voir les détails. Appuyez ensuite sur Enregistrer. Si vous décidez ultérieurement de supprimer une image de la galerie de reçus de la note de frais, il sera renvoyé à la galerie de reçus. Créer une dépense à partir d’une image Le bouton + du volet de prévisualisation vous permet de créer un poste de dépenses à partir d’une image. Lorsque vous cliquez dessus, il vous sera demandé de sélectionner un type de dépense. La section Informations téléchargées fournit de plus amples renseignements sur la transaction pour vous aider à faire votre choix. Ensuite, un volet de saisie de dépenses s’affiche où vous pouvez saisir tous les détails des dépenses. Si la taille de votre écran le permet, la prévisualisation de l’image et le volet de saisie des dépenses s’afficheront côte à côte pour simplifier la saisie des données. Le système utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) d’Emburse AI pour extraire les données du reçu et les pré-renseigner dans le plus grand nombre de champs possible. Lorsque vous avez saisi tous les détails, cliquez sur Enregistrer. Cet article vous a-t-il été utile ? Oui Non