Galerie de reçus Le moyen le plus rapide de créer une nouvelle dépense dans Emburse Enterprise est de télécharger le reçu dans la Galerie de reçus et de créer une nouvelle dépense à partir de celle-ci. Voir « Créer une dépense directement à partir de la galerie de reçus », ci-dessous, pour plus de détails. La galerie de reçus est accessible à partir du menu principal (au moyen du bouton Reçus électroniques ), du panneau Ajouter des dépenses, et du bouton Ajouter des pièces jointes sur l’écran Saisie des dépenses. Elle contient toutes les images de reçus téléversés directement dans la galerie via l’application mobile Emburse Enterprise, l’application Emburse Enterprise ou Emburse Enterprise SNAP. Prérequis La taille maximale du fichier pour les images individuelles téléversées via l’application est de 10 Mo. Les formats de fichiers acceptés sont JPG, PDF, PNG, OFD, et TIFF. Emburse Enterprise et CR SNAP fonctionnent uniquement avec les fichiers au format JPG, PNG et HEIC/HEIF. Accéder à la Galerie de reçus Pour accéder à la Galerie de reçus à partir de n’importe où sur l’application, cliquez sur le bouton Menu et sélectionnez Reçus électroniques dans le menu déroulant. Pour accéder à la galerie de reçus à partir du panneau Ajouter des dépenses, cliquez sur le bouton + dans n’importe quel rapport de dépenses, puis cliquez sur Galerie de reçus en bas de la liste. Pour accéder à la galerie de reçus depuis un poste, cliquez sur Ajouter des pièces jointes dans la section Pièces jointes, puis cliquez sur De la galerie de reçus. Un point vert à côté de la Galerie de reçus indique que des reçus inutilisés sont disponibles. Une fois que le reçu a été utilisé dans un rapport de dépenses, il disparaîtra de la galerie de reçus pour éviter qu’il soit accidentellement utilisé dans plusieurs rapports de dépenses. Cependant, si le rapport de dépenses ou le poste où il se trouve est supprimé, ou si le reçu est supprimé du rapport, les images téléversées dans la galerie de reçus à l’origine réapparaîtront dans la Galerie de reçus. Les images qui ont été jointes directement au rapport plutôt que téléversées en premier dans la galerie de reçus seront supprimées d’Emburse Enterprise si la note de frais ou le poste est supprimé. Pour éviter cela, utilisez le bouton du trombone dans le coin supérieur gauche de la visionneuse d’images pour détacher le reçu avant de supprimer la ligne d’élément ou le rapport de dépenses. Cela l’enverra dans la Galerie des reçus. Téléverser une image 1. Pour ajouter des images à la Galerie de reçus à partir de l’application, cliquez sur le bouton Téléverser situé dans le coin supérieur droit de la Galerie de reçus. Sur un ordinateur de bureau ou un appareil à grand écran, l’icône représente un nuage ou le mot « Téléverser ». Sur les appareils mobiles munis d’un petit écran, l’icône est un appareil photo. 2. Sélectionnez la ou les images souhaitées et cliquez sur Ouvrir. N’oubliez pas que la taille maximale des fichiers pour les images individuelles est de 10 Mo, et les fichiers JPG, PDF, PNG, OFD et TIFF sont acceptés. 3. L’indicateur animé d’état montre que l’OCR d’Emburse AI est en train de traiter le fichier. Vous ne pourrez pas utiliser le reçu jusqu’à ce que l’OCR soit terminée, ce qui prend généralement 30 secondes. Cependant, en attendant la fin du traitement OCR pour utiliser le reçu, vous pourrez pleinement profiter de la technologie OCR d’Emburse Enterprise pour remplir automatiquement les données extraites dans la dépense que vous êtes en train de créer. Vous n’aurez pas à saisir les informations manuellement. Vues Utilisez les icônes situées dans le coin supérieur gauche de la galerie pour sélectionner une des deux vues. Le Mode image est affiché par défaut. Mode Image Affiche une vignette des images de chacun des reçus. Mode Liste Affiche toutes les images de reçus dans une liste. Les cases à cocher situées à droite vous permettent d’ajouter simultanément plusieurs reçus à un rapport de dépenses ou de supprimer plusieurs images à la fois. Vous pouvez également modifier le type de dépense associé à une image de reçu en cliquant sur son icône. La source de l’image est indiquée par un texte en bleu. Reçus : Les images de reçus envoyées par courriel. Image non jointe : images directement téléchargées à la Galerie de reçus, jointes sous forme numérisée ou sous la forme d’une télécopie sur une page de couverture qui a été par la suite séparée de ce rapport, ou téléchargées à un poste individuel ou à un en-tête à partir d’une source autre que la Galerie de reçus - comme la caméra d’un téléphone - et qui ont été par la suite disjointes d’un poste ou d’un en-tête. Téléversement rapide pour les appareils mobiles Les personnes qui utilisent des appareils avec un petit écran comme un téléphone portable peuvent rapidement téléverser une ou plusieurs images dans la galerie de reçus en appuyant sur le bouton Téléversement rapide sur le Tableau de bord. Ce bouton apparaît seulement sur les appareils disposant de petits écrans et non sur les appareils à grands écrans comme les tablettes et les ordinateurs portables. Une fois les images téléversées, le message de notification peut être ignoré, ce qui vous permet de rester sur le Tableau de bord. Vous pouvez aussi cliquer sur le lien Voir la galerie de reçus pour être redirigé vers la galerie de reçus. Trier Les deux vues, Image et Liste, vous permettent de trier les images par date, montant dépensé, type de dépense, source de transaction et commerçant. Aperçu Cliquer sur une image dans la galerie affiche un aperçu. Cliquez sur le bouton + pour créer un élément de ligne à partir de l’image. Consultez Créer une dépense à partir d’une image, ci-dessous. Cliquez sur l’icône de la poubelle pour supprimer le reçu Utilisez les icônes de la loupe pour un zoom avant et arrière du reçu. Vous pouvez également faire pivoter l’image. Cliquez sur le X pour fermer la visionneuse et revenir à la Galerie de reçus. Utilisez les icônes du bas dans le volet de prévisualisation pour parcourir les reçus sur plusieurs pages. Créer une dépense directement à partir de la galerie de reçus Vous pouvez joindre une image ou créer un nouveau rapport de dépenses directement à partir de la galerie de reçus. Pas besoin de l’ouvrir d’abord ou de créer un rapport. C’est le moyen le plus rapide de créer une nouvelle dépense car Emburse AI extrait les données clés du reçu et les ajoute automatiquement à la dépense, réduisant ainsi la quantité de données que vous devez saisir manuellement. Dans la Galerie de reçus, une icône scintillante sur un reçu indique qu’il a été traité par Emburse AI. Lorsque vous créez une dépense à partir de ce reçu, les champs remplis par Emburse AI affichent brièvement une lueur violette, puis une icône scintillante pour confirmer l’extraction de données assistée par l’IA. Si Emburse AI extrait et cartographie également la catégorie de dépense, une icône scintillante apparaît à côté du type de dépense sélectionné. Lorsqu’un champ du formulaire de dépenses a été rempli par Emburse AI, le formulaire affiche « Fourni par Emburse AI ». Si vous changez manuellement une valeur assistée par Emburse AI, l’icône de scintillement sera supprimée. Ces indicateurs visuels vous aident à identifier rapidement les informations capturées automatiquement à partir du reçu. Créer une dépense 1. Dans la Galerie de reçus, sélectionnez les reçus souhaités et cliquez sur le bouton vert Plus. Pour commencer un nouveau rapport avec les reçus sélectionnés, cliquez sur Créer un nouveau rapport de dépenses. Pour ajouter les reçus sélectionnés à un rapport existant, faites votre choix parmi les projets de rapports. Les données de reçu ne seront renseignées automatiquement que lorsque vous créerez une nouvelle dépense et non si vous ajoutez le reçu sélectionné à une dépense existante. Ajouter une image de la galerie de reçus de l’intérieur d’un rapport Vous pouvez joindre directement une image de la galerie de reçus à un en-tête de rapport ou à l’un des postes existants. Dans Afficher la galerie ou Afficher la liste, prenez le reçu par l’icône de petits carrés et glissez-le dans l’en-tête ou dans l’un des postes. L’écran de Saisie des dépenses apparaîtra. Pour joindre simultanément plusieurs reçus à un rapport de dépenses, cochez la case à côté de chacun d’entre eux, puis cliquez sur le bouton + en haut de la galerie de reçus. L’écran Saisie de postes s’affichera pour chaque poste dans l’ordre dans lequel il a été sélectionné. Si vous annulez la saisie d’un poste, l’écran de saisie du prochain poste sélectionné apparaîtra. Si vous décidez ultérieurement de supprimer une image de la galerie de reçus du rapport, il sera renvoyé à la galerie de reçus. Ajouter une image de la galerie de reçus de l’intérieur d’une ligne d’élément Vous pouvez également joindre une image de la galerie de reçus à partir d’une ligne d’élément. Cela permet aux approbateurs, aux utilisateurs dont les rapports sont renvoyés et aux utilisateurs d’appareils mobiles avec de petits écrans d’ajouter des images de la galerie de reçus à des postes particuliers. Faites défiler jusqu’ à la section Pièces jointes, cliquez sur Ajouter des pièces jointes, puis sélectionnez De la galerie de reçus. Pour joindre un ou plusieurs reçus à un rapport de dépenses, cochez la case à côté de chacun d’entre eux, puis cliquez sur Joindre. Une vignette s’affichera dans la section Pièces jointes pour chaque reçu que vous joignez au rapport. De plus, la section Informations téléchargées apparaîtra en haut de la section Pièces jointes. Appuyez sur la flèche de chaque reçu pour en voir les détails. Appuyez ensuite sur Enregistrer. Si vous décidez ultérieurement de supprimer une image de la galerie de reçus du rapport, il sera renvoyé à la galerie de reçus. Créer une dépense à partir d’une image Le bouton + du volet de prévisualisation vous permet de créer un poste de dépenses à partir d’une image. Lorsque vous cliquez dessus, il vous sera demandé de sélectionner un type de dépense. La section Informations téléchargées fournit de plus amples renseignements sur la transaction pour vous aider à faire votre choix. Ensuite, un volet de saisie de dépenses s’affiche où vous pouvez saisir tous les détails des dépenses. Si la taille de votre écran le permet, la prévisualisation de l’image et le volet de saisie des dépenses s’afficheront côte à côte pour simplifier la saisie des données. Le système utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) d’Emburse AI pour extraire les données du reçu et les pré-renseigner dans le plus grand nombre de champs possible. Lorsque vous avez saisi tous les détails, cliquez sur Enregistrer. Cet article vous a-t-il été utile ? Oui Non