Galerie de reçus

La galerie de reçus est accessible à partir du menu principal (au moyen du bouton REÇUS ÉLECTRONIQUES), du tableau Ajouter des dépenses, et du bouton AJOUTER DES PIÈCES JOINTES sur l’écran Saisie des dépenses. Il contient toutes les images des reçus téléversées directement sur la galerie à l’aide de l’application mobile Emburse Chrome River, de l’application Chrome River, ou de Chrome River SNAP.

• La taille maximale des fichiers pour les images individuelles téléversées via l’application est de 10 Mo, et les fichiers JPG, PDF, PNG, OFD et TIFF sont acceptés.
• Emburse Chrome River et Chrome River SNAP fonctionnent uniquement avec les fichiers de format JPG, PNG et HEIC/HEIF.

Accéder à la Galerie de reçus

Pour accéder à la Galerie de reçus à partir de n'importe où sur l'application, cliquez sur le bouton Menu et sélectionnezREÇUS ÉLECTRONIQUES dans le menu déroulant.

Pour accéder à la galerie de reçus à partir du panneau Ajouter des dépenses, cliquez sur le BOUTON + à l'intérieur de n'importe quel rapport de dépenses, puis cliquez sur GALERIE DE REÇUS en bas de la liste.

Pour accéder à la galerie de reçus à partir de l’intérieur d’un élément de dépense, cliquez sur AJOUTER DES PIÈCES JOINTES dans la section Pièces jointes, puis cliquez sur DE LA GALERIE DE REÇUS.

Un point vert à côté de l’élément Galerie de reçus indique que des reçus inutilisés sont disponibles.

Une fois que le reçu a été utilisé dans un rapport de dépenses, il disparaîtra de la galerie de reçus pour éviter qu’il soit accidentellement utilisé dans plusieurs rapports de dépenses. Cependant, si le rapport de dépenses ou la ligne d’élément où il se trouve est supprimé, ou si le reçu est supprimé du rapport, les images téléversées dans la galerie de reçus à l’origine réapparaîtront dans la Galerie des reçus.

• Les images qui ont été jointes directement au rapport plutôt que téléversées dans la Galerie des reçus seront supprimées de Chrome River lorsque le rapport de dépenses ou la ligne d’élément sera supprimé. Pour éviter cela, utilisez le bouton du trombone dans le coin supérieur gauche de la visionneuse d’images pour détacher le reçu avant de supprimer la ligne d’élément ou le rapport de dépenses. Cela l’enverra dans la Galerie des reçus.

Téléverser une image

1. Pour ajouter des images à la Galerie de reçus à partir de l’application, cliquez sur le bouton TÉLÉVERSER situé dans le coin supérieur droit de la Galerie de reçus.

• Sur un ordinateur de bureau ou un appareil à grand écran, l’icône représente un nuage ou le mot « UPLOAD ».

• Sur les appareils mobiles munis d’un petit écran, l’icône est un appareil photo.

2. Sélectionnez la ou les images souhaitées et cliquez sur OUVRIR.

• Encore une fois, la taille maximale des fichiers pour les images individuelles est de 10 Mo, et les fichiers JPG, PDF, PNG, OFD et TIFF sont acceptés.

3. L’indicateur animé d’état montre que la ROC est en cours de traitement sur le fichier. Vous ne pourrez pas utiliser le reçu jusqu’à ce que la ROC soit terminée, ce qui prend généralement 30 secondes. Cependant, en attendant d’utiliser le reçu jusqu’à ce que la ROC soit terminée, vous pourrez pleinement profiter de la technologie ROC de Chrome River pour générer automatiquement les données dans la dépense que vous êtes en train de créer. Vous n’aurez pas à saisir les informations manuellement.

Vues

Utilisez les icônes situées dans le coin supérieur gauche de la galerie pour sélectionner une des deux vues. Le Mode image est affiché par défaut.

Mode Image

Affiche une vignette des images de chacun des reçus.

Mode Liste

Affiche toutes les images de reçus dans une liste. Les cases à cocher situées à droite vous permettent d’ajouter simultanément plusieurs reçus à un rapport de dépenses ou de supprimer plusieurs images à la fois. Vous pouvez également modifier le type de dépense associé à une image de reçu en cliquant sur son icône.

La source de l’image est indiquée par un texte en bleu.

• Reçus : Les images de reçus envoyées par courriel.
• Image non jointe : images directement
• téléchargées à la Galerie de reçus,
• jointes sous forme numérisée ou sous la forme d'une télécopie sur une page de couverture qui fut par la suite séparée de ce rapport,
• ou téléchargées à un poste individuel ou à un en-tête à partir d'une source autre que la Galerie de reçus - comme la caméra d'un téléphone - et qui ont été par la suite disjointes d'un poste ou d'un en-tête.

Téléversement rapide pour les appareils mobiles

Ceux qui utilisent des appareils avec un petit écran comme un cellulaire peuvent rapidement téléverser une ou plusieurs images dans la galerie de reçus en appuyant sur le bouton Téléversement rapide sur le Tableau de bord.

Une fois les images téléversées, le message de notification peut être rejeté, ce qui vous permet de rester sur le tableau de bord, ou vous pouvez cliquer sur le lien VOIR LA GALERIE DES REÇUS pour être redirigé vers la galerie des reçus.

Trier

Les deux vues, Image et Liste, vous permettent de trier les images par date, montant dépensé, type de dépense, source de transaction et marchand.

Aperçu

Cliquer sur une image dans la galerie affiche un aperçu.

• Cliquez sur le bouton + pour créer un élément de ligne à partir de l’image. Consultez Créer une dépense à partir d’une image, ci-dessous.
• Cliquez sur l’icône de la poubelle pour supprimer le reçu
• Utilisez les icônes de loupe pour un zoom avant et arrière du reçu.
• Vous pouvez également faire pivoter l’image.
• Cliquez sur le X pour fermer la visionneuse et revenir à la Galerie des reçus.
• Utilisez les icônes du bas dans le volet de prévisualisation pour parcourir les reçus composés de plusieurs pages.

Créer une dépense à partir de la galerie de reçus

Vous pouvez joindre une image ou créer un nouveau rapport de dépenses directement à partir de la galerie de reçus. Nul besoin d’ouvrir ou de créer un rapport.

Dans la Galerie des reçus, sélectionnez les reçus souhaités et cliquez sur le bouton vert plus.

• Pour lancer un nouveau rapport avec les reçus sélectionnés, cliquez sur CRÉER UN NOUVEAU RAPPORT DE DÉPENSES.
• Pour ajouter les reçus sélectionnés à un rapport existant, faites votre choix parmi les projets de rapports.

Ajouter une image de la galerie de reçus de l’intérieur d’un rapport

Il est possible de joindre directement une image de la galerie de reçus à un en-tête de rapport ou à l’une des lignes d’élément existantes.

Dans Affichage de la Galerie ou Affichage de la Liste, prenez le reçu par l’icône de petits carrés et glissez-le dans l’en-tête ou dans une des lignes d’élément. L’écran de Saisie des dépenses apparaîtra.

Pour joindre simultanément plusieurs reçus à un rapport de dépenses, cochez la case à côté de chacun, puis cliquez sur le bouton + en haut de la galerie des reçus. L’écran de Saisie de lignes d’élément s’affichera pour chaque élément selon l’ordre dans lequel il a été sélectionné précédemment. Si vous annulez la saisie d’une ligne d’élément, l’écran de saisie pour le prochain élément sélectionné apparaîtra.

Si vous décidez ultérieurement de supprimer une image de la galerie de reçus du rapport, il sera renvoyé à la galerie de reçus.

Ajouter une image de la galerie de reçus de l’intérieur d’une ligne d’élément

Vous pouvez également joindre une image de la galerie de reçus à partir d’une ligne d’élément. Cela permet aux approbateurs, aux utilisateurs avec des rapports renvoyés et aux utilisateurs d’appareils mobiles avec de petits écrans d’ajouter des images de la galerie de reçus à des lignes d’élément précises.

Faites défiler jusqu’ à la section Pièces jointes, cliquez sur AJOUTER DES PIÈCES JOINTES, puis sélectionnez DE LA GALERIE DE REÇUS.

Pour joindre un ou plusieurs reçus à un rapport de dépenses, cliquez sur la case à cocher à côté de chacun, puis cliquez sur JOINDRE.

Une vignette s’affichera dans la section Pièces jointes pour chaque reçu que vous joignez au rapport. De plus, une section Détails téléchargés apparaîtra en haut de la section Pièces jointes. Appuyez sur la flèche de chaque reçu pour voir ses détails. Appuyez ensuite sur ENREGISTRER.

Si vous décidez ultérieurement de supprimer une image de la galerie de reçus du rapport, il sera renvoyé à la galerie de reçus.

Créer une dépense à partir d’une image

Le bouton + du volet de prévisualisation vous permet de créer un élément de dépenses à partir d’une image.

Lorsque vous cliquez dessus, il vous sera demandé de sélectionner un type de dépense. La section DÉTAILS TÉLÉCHARGÉS fournit de plus amples renseignements sur cette transaction qui vous aideront à faire votre choix.

Ensuite, un volet d’entrée de dépenses s’affiche où vous pouvez saisir tous les détails des dépenses. Si la taille de votre écran le permet, la prévisualisation de l’image et le volet d’entrée de dépenses s’affichent côte à côte pour faciliter l’entrée des données.

Le système utilise la reconnaissance optique de caractères (ROC) pour extraire des données du reçu et les pré-charger dans le plus grand nombre de champs possible.

Lorsque vous avez entré tous les détails, cliquez sur ENREGISTRER.