Ajouter des images de reçu

Vous pouvez joindre des images à une dépense pendant ou après sa création. Les images peuvent être téléversées directement via l’application, envoyées par e-mail ou ajoutées via l’application mobile Emburse Enterprise.

Pour obtenir la liste complète des modes d’envoi des reçus, consultez Tous les modes d’ajout de reçus en tant que responsable de la dépense ou délégué.

Prérequis

• Seuls les fichiers JPG, PDF, PNG, OFD et TIFF peuvent être acceptés lorsqu’une image est jointe via l’application Emburse Enterprise.
• Seuls les fichiers au format JPG, PNG et HEIC/HEIF sont pris en charge par l’application mobile Emburse Enterprise et CR SNAP.
• Aucun fichier ne peut dépasser 10 Mo et une limite de 499 images s’applique à chaque rapport de dépenses.
• Le poids des images jointes par e-mail ou par scan ou télécopie ne peut pas excéder un total combiné de 100 Mo.
• Les fichiers JPG et PNG doivent avoir une taille minimale de 50 Ko.

Consultez Astuces pour capturer les données, caractéristiques des images et Dépannage pour obtenir des renseignements détaillés.

Indicateurs d’IA sur les dépenses basées sur des reçus

Lorsque Emburse AI extrait les informations d’un reçu, vous verrez une brève lueur violette autour de champs tels que Date et Montant au fur et à mesure qu’ils sont remplis. Une icône scintillante s’affichera ensuite sur ces champs pour indiquer que Emburse AI a appliqué les valeurs. Si Emburse AI extrait et cartographie également la catégorie de dépense, une icône scintillante apparaît à côté du type de dépense sélectionné.

Lorsqu’un champ du formulaire de dépenses a été rempli par Emburse AI, le formulaire affiche « Fourni par Emburse AI ».

Si vous changez manuellement une valeur assistée par l’IA, l’icône de scintillement sera supprimée. Ces indicateurs visuels vous aident à identifier rapidement les informations capturées automatiquement à partir du reçu.

Joindre directement à l'en-tête du rapport

Une fois que vous avez saisi les renseignements de l’en-tête d’une nouvelle dépense, c’est-à-dire le nom du rapport, la devise du montant à rembourser et tout autre renseignement pertinent, faites descendre la bande défilante jusqu’à la section Pièces jointes. Il y a deux façons de joindre des images :

• Glissez-déposez les images sur GLISSER L’IMAGE ICI POUR LE TÉLÉVERSEMENT
• Cliquez sur AJOUTER DES PIÈCES JOINTES pour rechercher des images sur votre appareil ou les téléverser à partir de la Galerie de reçus.

Ces deux méthodes permettent de joindre des reçus à l'en-tête du rapport.

Au bas de l’écran, vous verrez une vignette de l’image de chaque reçu joint et le nombre total de reçus joints s’affichera entre parenthèses.

• Les PDF basés sur des images avec plusieurs reçus sur une seule page seront rognés en images de reçus individuelles.
• Les PDF basés sur des images comportant plusieurs pages seront traités comme un seul reçu intégral.
• Les PDF de plusieurs pages basés sur du texte seront traités comme un seul reçu intégral.

Cliquez sur une vignette pour afficher un aperçu du reçu. Les trois icônes figurant au-dessus de la prévisualisation vous permettent de réduire, agrandir et faire pivoter l’image du reçu. L’icône de trombone située dans le coin supérieur gauche permet de supprimer le reçu du rapport.

Joindre directement à un poste

Vous pouvez joindre directement des reçus à des postes de votre rapport de dépenses. Cependant, les images qui ont été soumises par e-mail ou de Par numérisation ou télécopieur seront jointes à l’en-tête de votre rapport. Il est possible de les déplacer ensuite vers un élément en particulier, si désiré.

Un trombone est affiché sur la ligne des postes qui contiennent des images.

Sur les appareils dotés d’un grand écran, vous pouvez faire glisser les images de l’en-tête vers un poste précis sur le rapport.

Sur les appareils à écran étroit comme les téléphones, il sera plus facile d’ajouter une image de poste en ouvrant le poste souhaité, en faisant défiler la section Pièces jointes et en cliquant sur AJOUTER DES PIÈCES JOINTES.

La vignette de l’image affiche un trombone bleu lorsque l’image d’un volet d’en-tête a été jointe à un poste.

À une ébauche ou une liste récemment soumise

Vous pouvez joindre une image à un projet de rapport de dépenses ou à un rapport de dépenses récemment soumis sans même avoir à ouvrir le rapport en question. Il suffit de trouver le rapport dans la liste et de le sélectionner. Lorsque l’aperçu apparaît à droite, faites défiler vers le bas et faites glisser et déposez les images sur GLISSER L’IMAGE ICI POUR LE TÉLÉVERSEMENT ou cliquez sur AJOUTER DES PIÈCES JOINTES pour rechercher des images sur votre appareil ou les téléverser à partir de la Galerie de reçus.

À la Galerie de reçus

Les images de reçus téléversées via Emburse Enterprise en ligne ou l’application mobile Emburse Enterprise, de même que celles envoyées par e-mail s’afficheront dans la Galerie des reçus, d’où elles pourront être ajoutées à un rapport existant ou utilisées pour créer un nouveau rapport.

1. Dans le rapport de dépenses, cliquez sur le bouton PLUS pour ajouter une nouvelle dépense.

2. Cliquez sur GALERIE DE REÇUS.

3. Sélectionnez le reçu.

4. Cliquez sur le bouton bleu PLUS pour ajouter le reçu sélectionné au rapport.

Pour connaître tous les détails, consultez la section Créer un rapport de dépenses via la Galerie de reçus.

Via les applications Emburse Enterprise ou CR SNAP

Une fois qu’Emburse Enterprise CR SNAP aura téléversé la photo de votre reçu dans Emburse Enterprise, vous la trouverez dans votre Galerie de reçus et dans l’onglet Hors ligne du portefeuille électronique. Une fois le traitement OCR (reconnaissance optique des caractères) d’Emburse AI terminé, vous pourrez ajouter le reçu à un rapport de dépenses.

1. Se connecter à Emburse Enterprise.

2. Appuyez sur le bouton PLUS depuis le rapport de dépenses pour ajouter une nouvelle dépense.

3. Appuyez sur GALERIE DE REÇUS.

4. Sélectionnez le reçu.

5. Appuyez sur le bouton PLUS bleu pour ajouter le reçu sélectionné au rapport.

À un courriel

Vous pouvez utiliser la fonction Reçu d’Emburse Enterprise pour envoyer des images de reçu lorsque vous n’êtes pas connecté à l’application, par exemple lorsque vous avez capturé la photo d’un reçu avec votre appareil mobile pendant vos déplacements. Elles peuvent être téléversées directement vers une dépense précise ou placées dans la Galerie de reçus pour être jointes plus tard à un rapport. Vous pouvez également envoyer des images de reçus par e-mail directement au portefeuille électronique d’un autre utilisateur et faire en sorte que d’autres utilisateurs puissent envoyer des reçus par e-mail directement à votre portefeuille électronique. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Créer des postes de dépense par e-mail.

Par numérisation ou télécopieur

Vous pouvez également joindre des images de reçus en les numérisant pour ensuite les envoyer par e-mail ou par télécopieur avec une page de couverture qui les acheminera vers un rapport précis. C'est une méthode très pratique si vous avez de nombreux reçus papier à soumettre.

Cliquez sur le bouton PDF dans l’aperçu du rapport de dépenses auquel vous souhaitez joindre des images. Si vous sélectionnez PAGE DE COUVERTURE, la page s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre que vous pourrez imprimer ou sauvegarder.

Envoyez la page de garde et le(s) reçu(s) à Emburse Enterprise par télécopieur ou numérisez-les pour les envoyer par e-mail. Le numéro de télécopieur et l’adresse e-mail se trouvent sur la page couverture.

Vous recevrez un message de confirmation par e-mail si votre soumission de rapport a réussi ou un message d’erreur détaillé si elle a échoué.

Supprimer les reçus

Pour supprimer une image de reçu d’un poste de dépense, sélectionnez le poste, faites défiler jusqu’à la section Pièces jointes et sélectionnez l’image souhaitée.

Lorsque la visionneuse d’images s’ouvre, cliquez sur l’icône du trombone dans le coin supérieur gauche.

Les images supprimées sont traitées différemment selon la manière dont elles ont été téléversées au départ. Voir Supprimer et restaurer des éléments dans la corbeille pour obtenir tous les détails sur ce qu’il advient d’une image de reçu après sa suppression.