Ajouter des images de reçu

Vous pouvez joindre des images à une dépense pendant ou après sa création. Les images peuvent être téléversées directement via l’application, envoyées par e-mail ou ajoutées via les applications mobiles Emburse Chrome River ou Chrome River SNAP. Pour obtenir une liste complète des modes d’envoi des reçus, voir Cas d’envoi de reçu.

• Seuls les fichiers JPG, PDF, PNG, OFD et TIFF peuvent être acceptés lorsqu’une image est jointe via l’application Chrome River.
• Seuls les fichiers de format JPG, PNG et HEIC/HEIF sont pris en charge par l’application mobile Emburse Chrome River et Chrome River SNAP.
• Aucun fichier ne peut dépasser 10 Mo et il y a une limite de 499 images par rapport de dépenses.
• Le poids des images jointes par le biais de À un courriel ou par scan ou télécopie ne peut pas excéder un total combiné de 100 Mo.
• Les fichiers JPG et PNG doivent avoir une taille minimale de 50 Ko.

Consultez Spécifications pour l’extraction de données de reçus (ROC) pour obtenir des renseignements détaillés.

Joindre directement à l'en-tête du rapport

Une fois que vous avez saisi les renseignements de l'en-tête pour une nouvelle dépense, c'est-à-dire le nom du rapport, la devise du montant à rembourser et tout autre renseignement pertinent, faites descendre la bande défilante jusqu'à la section Pièces jointes. Il y a deux façons de joindre une image :

• Glissez-déposez les images sur GLISSER L'IMAGE ICI POUR LE TÉLÉVERSEMENT
• Cliquez sur AJOUTER DES PIÈCES JOINTES pour rechercher des images sur votre appareil ou les téléverser à partir de Galerie de reçus.

Ces deux méthodes permettent de joindre des reçus à l'en-tête du rapport.

Au bas de l'écran, vous pourrez voir une vignette de l'image de chacun des reçus joints et le nombre total de reçus joints s'affichera entre parenthèses.

• Si vous joignez un document PDF de plusieurs pages contenant uniquement des images, chacune d'entre elles sera créée comme un élément de dépense distinct, à moins que vous ajoutiez le montant et la devise dans la ligne d'objet du courriel lorsque vous le soumettez.
• Si votre organisation a désactivé cette fonctionnalité, seuls les PDF à base d’images d’une seule page seront divisés en images de reçus individuelles.
• Si un document PDF de plusieurs pages contient également du texte, un élément unique sera créé.

Cliquez sur une vignette pour afficher un aperçu du reçu. Les trois icônes figurant au-dessus de l'image vous permettent de réduire, agrandir et faire pivoter l'image du reçu. L'icône de trombone située dans le coin supérieur gauche permet de supprimer le reçu du rapport.

Joindre directement à un poste

Vous pouvez joindre directement des reçus à des postes de votre rapport de dépenses. Cependant, les images qui ont été soumises par l'intermédiaire de Reçus de transactions ou de Par numérisation ou télécopieur seront jointes à l'en-tête de votre rapport. Il est possible de les déplacer ensuite vers un élément en particulier, si désiré.

Un trombone est affiché sur la ligne des postes qui contiennent des images.

Sur les appareils dotés d’un grand écran, vous pouvez faire glisser les images de l’en-tête à un poste précis sur le rapport.

Sur les appareils à écran étroit comme les téléphones, il sera plus facile d’ajouter une image d’élément de ligne en ouvrant l’élément de ligne souhaité, en faisant défiler la section Pièces jointes et en cliquant sur AJOUTER DES PIÈCES JOINTES.

La vignette de l'image affiche un trombone bleu lorsque l'image d'un volet d'en-tête a été jointe à un poste.

À une ébauche ou une liste récemment soumise

Vous pouvez joindre une image à l'ébauche d'un rapport de dépenses ou à un rapport de dépenses récemment soumis sans même avoir à ouvrir le rapport en question. Il suffit de trouver le rapport dans la liste et de le sélectionner. Lorsque l’aperçu apparaît à droite, faites défiler vers le bas et faites glisser et déposez des images sur GLISSER L’IMAGE ICI POUR LE TÉLÉVERSEMENT ou cliquez sur AJOUTER DES PIÈCES JOINTES pour rechercher des images sur votre appareil ou les téléverser à partir du Galerie de reçus.

À la Galerie de reçus

Les images de reçus téléversées précédemment ou envoyées par l'intermédiaire de Reçus de transactions s'afficheront dans la galerie des reçus, d'où elles pourront être ajoutées à un rapport existant ou utilisées pour créer un nouveau rapport.

1. Dans un rapport de dépenses, cliquez sur le bouton PLUS pour ajouter une nouvelle dépense.

2. Cliquez sur GALERIE DE REÇUS.

3. Sélectionnez le reçu.

4. Cliquez sur le bouton bleu PLUS pour ajouter le reçu sélectionné au rapport.

Pour connaître tous les détails, consultez la section Galerie de reçus.

Via les applications Emburse Chrome River ou Chrome River SNAP

Une fois que Emburse Chrome River ou Chrome River SNAP a chargé votre photo de reçu sur Chrome River, vous la trouverez dans votre galerie de reçus et dans l’onglet Hors ligne du portefeuille électronique. Une fois le traitement OCR (reconnaissance optique des caractères) terminé, vous pouvez ajouter le reçu à un rapport de dépenses.

1. Connectez-vous à Chrome River.

2. Appuyez sur le bouton PLUS dans un rapport de dépenses pour ajouter une dépense.

3. Appuyez sur GALERIE DES REÇUS.

4. Sélectionnez le reçu.

5. Appuyez sur le bouton PLUS bleu pour ajouter le reçu sélectionné au rapport.

À un courriel

Vous pouvez utiliser la fonction Reçu de Chrome River pour envoyer des images de reçu lorsque vous n’êtes pas connecté à l’application, par exemple lorsque vous avez capturé une photo de reçu avec votre appareil mobile lors de vos déplacements. Elles peuvent être téléversées directement vers une dépense précise ou placées dans Galerie de reçus pour êtres jointes plus tard à un rapport. Vous pouvez également envoyer des images de reçus par courriel directement au portefeuille électronique d'un autre utilisateur et faire en sorte que d'autres utilisateurs puissent envoyer des reçus par courriel directement à votre portefeuille électronique. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Comment trouver l’adresse courriel.

Par numérisation ou télécopieur

Vous pouvez également joindre des images de reçus en les numérisant pour ensuite les envoyer par courriel ou par télécopieur avec une page de couverture qui les acheminera à un rapport précis. C'est une méthode très pratique si vous avez de nombreux reçus papier à soumettre.

Cliquez sur le bouton PDF dans l’aperçu du rapport de dépenses à laquelle vous souhaitez joindre des images. Si vous sélectionnez PAGE DE COUVERTURE, la page s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre d'où pouvez l'imprimer ou la sauvegarder.

Envoyez la page de couverture et le(s) reçu(s) empilé(s) à Chrome River par télécopieur ou en numérisez-les pour les envoyer par courriel. Le numéro de télécopieur et l’adresse courriel se trouvent sur la page couverture.

Vous recevrez un message de confirmation par courriel si votre soumission de rapport a réussi ou un message d'erreur détaillé si elle a échoué.

Supprimer les reçus

Pour supprimer une image de reçu d’un poste de dépense, sélectionnez le poste, faites défiler jusqu’à la section Pièces jointes et sélectionnez l’image souhaitée.

Lorsque la visionneuse d’images s’ouvre, cliquez sur l’icône du trombone dans le coin supérieur gauche.

Les images supprimées sont traitées différemment, selon la manière dont elles ont été téléversées. Voir Supprimer et restaurer des éléments dans la corbeille pour obtenir des détails supplémentaires sur ce qu’il advient d’une image de reçu après sa suppression.