FAQ Spécifications pour l’extraction de données de reçus (ROC)

Vous trouverez ci-dessous les spécifications d'images complètes pour chaque méthode permettant de joindre des images de reçus à un rapport de dépenses.

Vous trouverez également des conseils pour optimiser l'extraction des données par reconnaissance optique de caractères.

À l'aide de l'application

• Les utilisateurs et leurs délégués peuvent téléverser des images de reçus au format PDF, JPG , OFD et PNG. (Remarque : Seuls les fichiers en format PDF peuvent être téléversés aux fins de préapprobation).
• Les images en formats JPG et PNG doivent avoir une taille minimale de 50 ko.
• Pour un téléversement unique, la taille maximale est de 10 Mo. Si vous désirez joindre un fichier dont la taille dépasse 10 Mo, fractionnez-le ou envoyez-le par courriel ou télécopie.

Via les applications mobiles Emburse Chrome River et Chrome River SNAP

• Seuls les fichiers de format JPG, PNG et HEIC/HEIF sont acceptés.

• Les fichiers doivent avoir moins de 10 Mo. De plus, le système annulera tout téléchargement prenant plus de 60 secondes. Si cette situation se présente, vous devrez réessayer lorsque vous disposerez d’une connexion haute vitesse ou Wi-Fi.

Par courriel ou télécopie

Ces méthodes vous permettent d'excéder la taille limite des images téléversées à l'aide de l'application. C'est également la seule façon de soumettre des images en format de fichier TIFF.

• Seuls les fichiers JPG, PDF, PNG, OFD, et TIFF peuvent être acceptés.
• La taille totale de toutes les images téléversées par courriel doit être de 100 Mo ou moins.

Pour joindre directement des reçus à un rapport précis, il faut y inclure comme première page, avant les reçus, la page de couverture Chrome River portant un code de rapport QR unique. Pour soumettre simultanément les reçus de plusieurs rapports, les utilisateurs doivent inclure une page de couverture Chrome River pour chaque rapport de dépenses, au début de chacun des groupes de reçus qui leur correspondent : par ex., Page de couverture A, Groupe de factures A, Page de couverture B, Groupe de reçus B, etc.

Conseils pour la saisie d'images

• Disposez le ou les reçus sur un arrière-plan blanc. Un arrière-plan noir ou de couleur peut donner de mauvais résultats.
• Lorsque vous photographiez plusieurs reçus à la fois, disposez-les tous dans la même direction.

• Laissez un espace d'au moins 3,8 cm (1 1/2 po) entre chaque reçu.

• Photographiez les reçus d'hôtel séparément.

• Tenez l'appareil fermement sans bouger lorsque vous prenez une photo.

• Selon la qualité des photos en gros plan de votre appareil, vous pouvez effectuer un zoom arrière complet et ensuite approcher l'appareil du reçu ou l'en éloigner et faire un léger zoom avant pour une meilleure clarté.

• Assurez-vous qu'aucun autre objet n'est visible dans la photo.

• N'utilisez pas le flash. Assurez-vous qu'il n'y a sur le reçu aucun reflet qui pourrait rendre certaines données illisibles.

• Au moment de joindre l'image, sélectionnez la taille (petite, moyenne, grande, grandeur réelle) se rapprochant le plus de 500 Kb.

Pour obtenir des renseignements complets sur le téléversement d'images au moyen de l'application Chrome River ou sur l'envoi d'images par courriel ou télécopie, consultez Ajouter des images de reçu.

FAQ Dépannage

Échec de l'envoi :

les reçus télécopiés ou envoyés par courriel ont déclenché un message indiquant que l'envoi a réussi ou échoué. Si l'envoi a échoué, le courriel en indique la raison, comme l'absence de page couverture ou un code QR illisible.

Échec de téléchargement du fichier joint :

Occasionnellement, il arrive qu'une image de reçu ne puisse être jointe correctement. Le cas échéant, l'application renverra le fichier par courriel à l'auteur de l'envoi ou bien à l'administrateur de l'entreprise. Si le fichier est plus petit que 50 ko ou plus grand que 10 Mo, il n'apparaîtra pas en pièce jointe dans le courriel.

Problèmes de code QR :

Si le reçu est renvoyé, mais semble être formaté correctement, assurez-vous que le code QR est clair et qu'il n'est pas obstrué. Dans certains cas, le code QR peut contenir une quantité importante de « bruit », c'est-à-dire une variation de la luminosité ou de l'information de couleur dans une image qui apparaît aléatoirement sous forme de pixels noirs ou blancs. Si lecteur de code Chrome River ne peut lire le code QR, il peut rejeter le fichier.

Ce problème peut habituellement être résolu en numérisant ou en imprimant à nouveau la page couverture et les reçus à l'aide d'une résolution plus élevée. Pour ce faire, choisissez « fine » dans les paramètres de qualité. Les paramètres recommandés par Chrome River sont le noir et blanc, 300 ppp, et les types de fichiers acceptés sont JPG, PNG, TIFF, OFD et PDF.