Créer automatiquement des rapports de dépenses

Si votre organisation a activé la création de dépenses automatisées, les rapports de dépenses avec des postes seront créés automatiquement pour vous et placés dans votre tableau de bord Brouillons afin que vous puissiez les examiner avant de les soumettre. Des rapports seront créés sur la base des reçus que vous téléversez et, le cas échéant, des transactions par carte de crédit d’entreprise que vous effectuez. Les administrateurs peuvent en savoir plus sur la création de dépenses automatisées ici.

Chaque fois que vous téléchargez un reçu dans Chrome River (que ce soit via l’application mobile Emburse Chrome River, l’e-mail ou des intégrations comme Uber et Lyft), il sera automatiquement ajouté à un nouveau rapport de dépenses créé par le système. Il vous suffira de réviser le rapport de dépenses dans votre tableau de bord Brouillons, d’ajouter les détails manquants et de l’envoyer.

Créer automatiquement des dépenses

1. 1. Après avoir téléversé un reçu dans Chrome River, accédez à votre tableau de bord Brouillons pour afficher le rapport de dépenses créé automatiquement.

• Le rapport inclura « Mes dépenses automatisées » dans le titre. Si le rapport a été créé à partir d’une préapprobation, le nom de la préapprobation sera ajouté après « Mes dépenses automatisées », par exemple, « Mes dépenses automatisées – Voyage à New York ».

• Veuillez noter que les rapports sur les dépenses de cartes de crédit d’entreprise ne seront créés automatiquement que lorsque la transaction sera apparue dans Chrome River, ce qui peut prendre 24 heures ou plus.

2. 2. Révisez le rapport pour y ajouter des détails supplémentaires ou identifier les données manquantes sur les postes.

3. 3. Si des données relatives à l’activité sociale, à l’allocation ou à Matter-On-Select sont manquantes sur plusieurs postes, vous n’aurez à les saisir qu’une seule fois pour qu’elles soient mises à jour sur tous les postes où elles apparaissent.

• Les données saisies de cette manière ne rempliront que les champs vides ; elles n’écraseront pas les données déjà présentes dans ces champs.

• Les allocations personnelles ne peuvent pas être mises à jour de cette manière.

Dans la fenêtre contextuelle Remplir les champs manquants, vérifiez les champs qui seront mis à jour sur d’autres postes et cliquez sur APPLIQUER LES MODIFICATIONS.

4. Cliquez sur ENVOYER.

Notification du tableau de bord des nouveaux postes

Un ruban en haut du tableau de bord Chrome River affiche le nombre de postes qui ont été récemment ajoutés aux notes de frais automatisées et la date du poste le plus récent. Cela élimine la confusion sur les postes de dépenses qui semblent manquer dans le portefeuille électronique parce qu’ils ont été ajoutés automatiquement à un rapport.

• Cliquez sur AFFICHER dans la notification pour voir la note de frais à laquelle des postes ont été ajoutés. Si vous avez créé plusieurs rapports automatiquement, le lien AFFICHER vous amènera à votre liste de brouillons à la place.