Créer automatiquement des rapports de dépenses

Si votre entreprise a activé la création automatisée de dépenses, des notes de frais avec des postes seront créées automatiquement pour vous et placées dans votre tableau de bord Brouillons afin que vous puissiez les vérifier avant de les soumettre. Des notes de frais seront créées sur la base des reçus que vous téléchargez et, le cas échéant, des transactions par carte de crédit d’entreprise que vous effectuez. Les administrateurs peuvent en savoir plus sur la création automatisée de notes de frais ici.

Chaque fois que vous téléchargez un reçu dans Emburse Enterprise (que ce soit via l’application mobile Emburse Enterprise, par courriel ou via des intégrations comme Uber et Lyft), il est automatiquement ajouté à une nouvelle note de frais créée par le système. Il vous suffira de vérifier la note de frais dans votre tableau de bord Brouillons, d’ajouter les éventuelles informations manquantes et de l’envoyer.

Créer automatiquement des notes de frais

1. Après avoir téléchargé un reçu dans Emburse Enterprise, ouvrez votre tableau de bord Brouillons pour afficher la note de frais créée automatiquement.

• La note de frais inclura « Mes dépenses automatisées » dans le titre. Si la note de frais a été créée à partir d’une préapprobation, le nom de la préapprobation sera ajouté après « Mes dépenses automatisées », par exemple, « Mes dépenses automatisées – Voyage à New York ».
• Veuillez noter que les notes de frais pour des dépenses payées par carte bancaire d’entreprise ne seront créées automatiquement qu’une fois que la transaction apparaîtra dans Emburse Enterprise, ce qui peut prendre 24 heures ou plus.

2. Vérifiez la note de frais et ajoutez des détails supplémentaires ou complétez les données manquantes dans les postes.

3. Si des données relatives à l’objectif professionnel, à l’allocation à Matter-On-Select ou les données définies par les utilisateurs (UDA) sont manquantes sur plusieurs postes, les utilisateurs n’auront à les saisir qu’une seule fois pour qu’elles soient mises à jour sur tous les postes où elles apparaissent.

• Les données saisies de cette manière ne rempliront que les champs vides ; elles n’écraseront pas les données déjà présentes dans ces champs.
• Les allocations personnelles ne peuvent pas être mises à jour de cette manière.

Dans la fenêtre contextuelle Remplir les champs manquants, vérifiez les champs qui seront mis à jour sur d’autres postes et cliquez sur Appliquer les modifications.

4. Cliquez sur Envoyer.

Notification de nouveaux postes sur le tableau de bord

Un ruban en haut du tableau de bord Emburse Enterprise affiche le nombre de postes qui ont été récemment ajoutés aux notes de frais automatisées et la date du poste le plus récent. Cela élimine la confusion sur les postes de dépenses qui semblent manquer dans le portefeuille électronique parce qu’ils ont été ajoutés automatiquement à une note de frais.

• Cliquez sur AFFICHER dans la notification pour voir la note de frais à laquelle des postes ont été ajoutés. Si vous avez plusieurs notes de frais créées automatiquement, en cliquant sur AFFICHER, vous serez redirigé(e) vers votre liste Brouillons à la place.