Formular-Verwaltung

Im Verwaltungsmenü Formulare können Sie die Dateneingabeformulare anpassen, in denen Informationen erfasst werden, wenn Benutzer Ausgaben und Vor-Genehmigungen erstellen oder bearbeiten. Ein Formular ist das, was die Benutzer sehen, wenn sie eine neue Ausgabe oder Vor-Genehmigung erstellen oder auf eine Kachel in einem Mosaik klicken. Formulare sammeln Daten wie Datum und Ausgegebener Betrag, können aber auch benutzerdefinierte Attribute, Formeln oder Regeln der Benutzeroberfläche sowie für diese eindeutige Eigenschaften enthalten.

Es wird dringend empfohlen, dass Sie Änderungen in der QS-Umgebung erstellen und testen und dann Cross-Environment Publishing verwenden, um die Änderungen in die Produktion zu bringen. Ausführliche Informationen finden Sie unter „Changesets zwischen diversen Umgebungen veröffentlichen“ in dem Artikel Changesets erstellen und veröffentlichen.

Formulartypen

Zeile-Formulare

Das sind die Formulare, die mit einer Kachel innerhalb eines Mosaiks verbunden sind.

Ihr Unternehmen kann dasselbe Belegpositionsformular für viele verschiedene Ausgabentypen verwenden oder Formulare für bestimmte Ausgabentypen anpassen. Zum Beispiel können Sie ein Mahlzeiten-Formular haben, das mit drei Kacheln in einem Mosaik verknüpft ist: Mittagessen, Abendessen und Andere Mahlzeiten.

Aus diesem Grund können Änderungen an einem Formular mehrere Kacheln betreffen. In einer zukünftigen Version werden wir visuell darstellen, welche Kacheln von den Änderungen an den einzelnen Formularen betroffen sind. Bis dahin zeigt ein Klick auf eine einzelne Kachel in der Mosaik- und Kachelverwaltung den Formularnamen an, der mit dieser Kachel verbunden ist.

Allgemeine Formulare

Allgemeine Formulare: Allgemein für alle Ausgaben, Vor-Genehmigungen, Rechnungen und Bestellungen. Diese Formulare sind nicht auf Kachelebene zugewiesen.

Einige Beispiele sind...

Ausgabe Global UDAs: Fügen Sie benutzerdefinierte Datenfelder hinzu, die in jedem Belegpositionsformular erscheinen, dem das Systemfeld Ausgabe Global UDAs hinzugefügt wurde. Ihr Unternehmen könnte zum Beispiel eine Global UDA „Lieferant“ erstellen, die für jede vom Benutzer hinzugefügte Belegposition Lieferanteninformationen erfasst.
Tagespauschale Ausgabe UDAs: Fügen Sie benutzerdefinierte Datenfelder zu allen Tagespauschale-Belegpositionsformularen hinzu. Ihr Unternehmen könnte zum Beispiel ein Feld „Händlerstadt“ hinzufügen, um Ortsinformationen auf jeder Tagespauschale-Belegposition anzuzeigen.
Wenn Ihr Unternehmen diese Funktion für einzelne Ausgabentypen wie Hotel und Autovermietung nutzt, können Sie die Formulare Wiederkehrende Unterkunft und Wiederkehrende Nicht-Unterkunft so anpassen, dass Benutzer Ausgaben, die an mehreren Tagen während einer Reise anfallen, wie tägliche WiFi-Gebühren oder Zimmersteuer, einfach eingeben können.

Formulare anzeigen

1. Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > BENUTZEROBERFLÄCHE > FORMULARE.

2. Wählen Sie das Changeset aus, das Sie verwenden möchten. Wenn ein Changeset nicht vorhanden ist, können Sie Live am Prod (oder QA) auswählen und auf ANZEIGEN klicken.

Zurzeit sind nur Belegpositions- und allgemeine Ausgabenformulare für Ausgaben und Vor-Genehmigungen verfügbar. Formulare für Rechnungen und Bestellungen werden in einer zukünftigen Version zur Verfügung gestellt.

3. Ihnen wird eine Liste aller für Ihre Organisation definierten Formulare angezeigt.

Verwenden Sie die Kopfzeile Formulare, um sie nach Namen zu sortieren.
Verwenden Sie die Kopfzeile Typ, um sie nach Typ zu sortieren (Allgemein oder Belegposition).

Klicken Sie auf ein Formular, um seine Felder und deren Reihenfolge anzuzeigen. Die Felder auf den Formularen Ihres Unternehmens können von den hier dargestellten abweichen.

Formulare bearbeiten

1. Wählen Sie das gewünschte Formular aus und klicken Sie oben rechts auf BEARBEITEN.

2. Wenn Sie sich nicht in einem Changeset befinden, werden Sie aufgefordert, ein Changeset zu wählen oder ein neues zu erstellen.

Ein Changeset ist nur eine Möglichkeit, Änderungen an der Benutzeroberfläche vorzunehmen, die verfolgt und bei Bedarf leicht rückgängig gemacht werden können. Sie können ein vorhandenes Changeset auswählen (z. B. eines, das Sie bereits erstellt haben und das die entsprechenden Änderungen enthält, die Sie vornehmen möchten) oder ein neues erstellen. Weitere Details dazu finden Sie unter Changesets erstellen und veröffentlichen.

3. Auf der linken Seite sehen Sie drei Registerkarten mit Feldern und Regeln, die Sie dem Formular hinzufügen können. Hier werden diese Elemente auch wieder angezeigt, wenn Sie sie aus dem Formular entfernen.

System: Standardfelder, sogenannte Bereiche. Die meisten Bereiche können nur einmal auf einem Formular erscheinen.
Abstandhalter, Abstandhalter Zeile und Text/Label sind die einzigen Bereiche, die mehrmals auf einem Formular erscheinen können.
UDAs: Benutzerdefinierte Felder; weitere Details dazu finden Sie unter Verwaltung von benutzerdefinierten Attributen. Jedes UDA kann nur einmal auf einem Formular erscheinen.
Regeln: Benutzeroberflächenregeln, die von Ihrem Unternehmen definiert werden. Jede Regel kann nur einmal auf einem Formular erscheinen.

Um einen Bereich, ein UDA oder eine Regel zum Formular hinzuzufügen, fahren Sie mit der Maus darüber und klicken Sie auf das blaue Plus, das angezeigt wird.

4. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Liste aller Felder, Regeln und Formeln, die mit diesem Formular verknüpft sind. Wenn Sie den Mauszeiger über ein Feld bewegen, sehen Sie zwei Optionen:

Sechs Punkte: Greifen Sie das Feld an den sechs Punkten und ziehen Sie es, um seine Position auf dem Formular zu ändern.
x Klicken Sie auf das X, wenn Sie das Feld aus diesem Formular entfernen möchten.

Bestimmte Felder sind möglicherweise gesperrt, um das Löschen zu verhindern, je nachdem, wie sie während der Implementierung von Chrome River in Ihrem Unternehmen eingerichtet wurden. Sie können diese Felder weiterhin bearbeiten und neu anordnen.

Felder

Klicken Sie auf ein Feld, um seine Eigenschaften und Einschränkungen zu bearbeiten.

Eigenschaften

Jedes Feld hat einen anderen Satz von Eigenschaften, aber es gibt einige gemeinsame Eigenschaften, die von mehreren Feldern geteilt werden.

Feld deaktivieren: Verhindern, dass Benutzer den Wert dieses Feldes im Formular ändern.
Feld erforderlich: Benutzer müssen einen Wert für dieses Feld eingeben oder auswählen, bevor die Belegposition gespeichert wird.
Validierungsnachricht: Passen Sie die Nachricht an, die angezeigt wird, wenn Benutzer versuchen zu speichern, ohne einen Wert für dieses Feld einzugeben oder auszuwählen.
Feld ausblenden: Durch Aktivieren dieser Option wird verhindert, dass das Feld in der Benutzeroberfläche sichtbar ist.
Tooltip: Passen Sie die Nachricht an, die angezeigt wird, wenn Benutzer mit der Maus über das Feld-Label in der Benutzeroberfläche fahren.

Die einzigen Eigenschaften von UDAs sind Deaktivieren, Erforderlich und Ausblenden, während Regeln zurzeit keine bearbeitbaren Eigenschaften haben.

Einschränkungen

In einigen Feldern kann die Option zum Hinzufügen von Einschränkungen zur Verfügung stehen, z. B. das Erzwingen, dass ein ausgegebener Betrag größer als Null ist oder dass die Datumsauswahl nicht größer als das heutige Datum ist.

Regeln

Regeln für die Benutzeroberfläche beeinflussen das Verhalten von Feldern auf einem Formular. Diese werden in der Reihenfolge von oben nach unten ausgelöst, also ordnen Sie sie in der richtigen Reihenfolge auf Ihrem Formular an.

Beispiel: Blenden Sie die Datumsauswahl für einen Ausgabentyp aus und weisen Sie ihm standardmäßig das aktuelle Datum zu.

Für Unterstützung bei der Auswahl der entsprechenden Regeln wenden Sie sich an Ihren Chrome River Customer Success Manager.

Formeln

Ihr Unternehmen hat möglicherweise Formeln, die mit bestimmten Formularen verknüpft sind, die während der Implementierung von Chrome River erstellt wurden, um bestimmte Funktionen in anderen Feldern innerhalb des Formulars auszuführen – in der Regel auf Formularen vom Typ Kilometerstand.

Beispiel: Aktualisieren Sie den ausgegebenen Betrag, indem Sie eine Berechnung basierend auf der Eingabe der UDAs Satz und Entfernung anwenden.

Formeln können im Abschnitt Eigenschaften des Feldeditors bearbeitet werden, aber es wird empfohlen, dass Sie mit dem Chrome River Implementation Consultant Ihres Unternehmens sprechen, bevor Sie Formeln bearbeiten.

Formularvorschau

Sie können eine Vorschau des gerade erstellten oder aktualisierten Formulars über den Changeset-Manager anzeigen.

1. Klicken Sie auf BENUTZEROBERFLÄCHE > CHANGESET-MANAGER.

2. Wählen Sie das Changeset aus, in dem Sie das Formular erstellt oder aktualisiert haben. Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü neben den Formularänderungen oder klicken Sie auf ALLE AUFKLAPPEN.

3. Klicken Sie auf ANZEIGEN.

4. Eine interaktive Visualisierung, die die Zusammensetzung des Formulars zeigt, wird in einem Popup-Fenster geöffnet.

Formular kopieren

Kopieren ist die beste Methode, um neue Formulare zu erstellen. Es ermöglicht Ihnen, neue Formulare basierend auf vorhandenen Formularen zu erstellen, indem Sie sie einfach anpassen.

1. Wählen Sie das Formular aus, auf dem Ihr neues Formular basieren soll, und klicken Sie auf KOPIEREN.

2. Sie werden aufgefordert, einen eindeutigen Namen für das Formular zu vergeben. Klicken Sie auf OK.

3. Klicken Sie in der Kopie auf BEARBEITEN.

3. Passen Sie die Felder, Regeln und Formeln nach Bedarf an und klicken Sie dann auf SPEICHERN.

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