Verwaltung von benutzerdefinierten Attributen

Im Verwaltungsmenü Benutzerdefinierte Attribute (UDA) können Sie ganz einfach benutzerdefinierte Felder oder Datenattribute erstellen und aktualisieren, die Sie auf Formulare setzen können, um die für Ihr Unternehmen erforderlichen Informationen zu sammeln.

UDAs anzeigen

1. Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > BENUTZEROBERFLÄCHE > BENUTZERDEFINIERTE ATTRIBUTE.

2. Wählen Sie das Changeset aus, das Sie verwenden möchten. Wenn ein Changeset nicht vorhanden ist, können Sie Live am Prod (oder QA) auswählen und auf ANZEIGEN klicken.

3. Ihnen wird eine Liste aller für Ihre Organisation definierten UDAs angezeigt.

• Die Zahl rechts zeigt die Gesamtzahl der Ausgaben- und Vor-Genehmigungsformulare an, die mit diesem UDA verknüpft sind.

Klicken Sie auf ein UDA, um seine Details anzuzeigen.

• Klicken Sie auf VERKNÜPFTE FORMULARE, um alle Ausgaben- und Vor-Genehmigungsformulare anzuzeigen, die dieses UDA verwenden und von allen daran vorgenommenen Änderungen betroffen sind.

Neues UDA erstellen

1. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button oben in der Liste der benutzerdefinierten Attribute.

2. Wenn Sie sich nicht in einem Changeset befinden, werden Sie aufgefordert, ein Changeset zu wählen oder ein neues zu erstellen.

3. Geben Sie die Details des neuen UDA ein.

• Name: Der eindeutige Systemname für das UDA. Der Name muss mit einem Buchstaben beginnen und darf nur alphanumerische Zeichen oder Unterstriche enthalten. Leerzeichen sind nicht erlaubt.

• Label: Der angezeigte Name, den Benutzer in der Benutzeroberfläche sehen. Das Label sollte ein Wort oder ein Satz sein, der den Benutzern hilft, die Informationen zu verstehen, die sie zur Verfügung stellen müssen.

• Typ: Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um den Typ des UDA auszuwählen, das Sie erstellen möchten:

• Kontrollkästchen: Zeigt ein Kontrollkästchen an und speichert den Wert als 1 (aktiviert) oder 0 (deaktiviert).

• Format: Legen Sie fest, ob das Label vor oder hinter dem Kontrollkästchen angezeigt wird. Am besten positionieren Sie das Label vor dem Kontrollkästchen.

• Währung: Zeigt ein Betragsfeld im gleichen Format wie die Währung des ausgegebenen Betrags an. Die Eingabe muss numerisch sein.

• Datum: Zeigt ein Feld an, in dem ein Datum manuell eingegeben oder aus einem Kalender ausgewählt werden kann.

• Liste: Zeigt eine Dropdown- oder durchsuchbare Liste basierend auf dem zugeordneten Listentyp an und speichert den Listencode der ausgewählten Liste. Weitere Details dazu finden Sie unten unter „UDA-Eigenschaften von Listen“.

• Nummer: Zeigt ein numerisches Feld an. Die Eingabe muss numerisch sein.

• Genauigkeit: Geben Sie die Anzahl der Dezimalstellen für das UDA von 0 bis 5 an.

• Text: Zeigt ein Textfeld an. Eingaben können alphanumerische oder Sonderzeichen sein.

• Erforderlich: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das UDA zu einem Pflichtfeld auf jedem Formular zu machen, in dem es angezeigt wird. Für mehr Flexibilität lassen Sie das Kontrollkästchen „Erforderlich“ deaktiviert und wählen Sie auf dem Bildschirm Formular-Verwaltung aus, ob das UDA für jedes Formular erforderlich oder optional ist.

• Validierungsnachricht: Wenn Sie ERFORDERLICH aktivieren, werden Sie aufgefordert, eine optionale Validierungsnachricht festzulegen. Sie wird rot unter dem UDA angezeigt, wenn der Benutzer versucht, das Formular zu speichern, ohne einen Wert in das UDA einzugeben.

UDA-Eigenschaften von Listen

Listen-UDAs sind Dropdown- oder durchsuchbare Listenfelder. Wenn Sie ein Listen-UDA erstellen, werden Sie aufgefordert, es mit einem bestimmten Listentyp zu verknüpfen, der die Liste der Werte enthält, aus denen Benutzer auswählen können. Weitere Informationen zum Erstellen und Definieren eines Listentyps finden Sie unter Verwaltungsmenü „Listen“.

Listen-UDAs haben eine Reihe von zusätzlichen Eigenschaften, die im Folgenden beschrieben werden. Es wird empfohlen, dass Sie mit dem Emburse Enterprise Implementation Consultant Ihres Unternehmens sprechen, bevor Sie die erweiterten Eigenschaften von Listen-UDAs konfigurieren.

Listentyp

Der Listentyp identifiziert die Liste der zur Auswahl verfügbaren Werte.

• Nicht durchsuchbar: Eine Dropdown-Liste mit Werten wird angezeigt, wenn Benutzer auf das Feld klicken, und sie können nur aus dieser Liste auswählen.

• Durchsuchbar: Wenn Benutzer eine Eingabe in das Feld machen, ändert sich die Dropdown-Liste und zeigt die Teilmenge der Werte an, die der eingegebenen Suchzeichenfolge entsprechen. Durchsuchbare Listen-UDAs werden normalerweise verwendet, wenn die Liste der Werte relativ groß ist.

Eigenschaften durchsuchbarer Listen

• Extradaten 1 anzeigen: Fügt den Wert Extradaten 1 der Liste vor dem Listennamen (bzw. Extradaten 2) hinzu, wenn er in der Dropdown-Liste angezeigt wird.

• Extradaten 2 anzeigen: Fügt den Wert Extradaten 2 der Liste vor dem Listennamen hinzu, wenn er in der Dropdown-Liste angezeigt wird.

• Enable Elastic aktivieren: Diese erweiterte Einstellung, die Sie mit Ihrem Implementation Consultant besprechen sollten, bietet eine erweiterte Suchfunktion und kann die Leistung bei sehr großen Listen verbessern.

• Filtern nach: Die Listen innerhalb eines Listen-UDA können auf verschiedene Weise gefiltert werden, so dass nur Listen angezeigt werden, die bestimmten Kriterien entsprechen. Diese werden alle als erweiterte Funktionen angesehen und würden in der Regel von Ihrem Implementationsteam eingerichtet werden.

• Suchwert: Die Liste wird basierend auf einem bestimmten Wert gefiltert, der in Listen-Code, Extradaten 1 oder Extradaten 2 vorhanden ist.

• Attribut Aktiver Benutzer: Die Liste wird basierend darauf gefiltert, ob Listen-Code, Extradaten 1 oder Extradaten 2 mit einem bestimmten Attribut des Reisenden übereinstimmen (z. B. Ländercode, Titel, UDF-Felder).

• Rolle und Liste: Die Liste wird basierend darauf gefiltert, ob Listen-Code, Extradaten 1 oder Extradaten 2 mit einem bestimmten Beziehungsattribut des Reisenden übereinstimmen (z. B. Teil von Büro).

Eigenschaften nicht durchsuchbar Listen

• Filtern nach:

• Beziehungsattribut Listentyp: Wie beim Rollen- und Listenfilter wird die Liste basierend auf den Beziehungsattributen des Reisenden gefiltert. Dieser Filter sucht jedoch nach Übereinstimmungen für Beziehungsattribute unter Verwendung des Listentyps, der mit dem Listentyp dieses UDAs verknüpft ist, unabhängig von der Rolle. Als Standardauswahl können Sie eine bestimmte Rolle wählen.

• Wenn der mit diesem UDA verknüpfte Listentyp beispielsweise „Firma“ ist und der Benutzer die Beziehungsattribute „Teil von Firma AAA“ und „APReview Firma BBB“ hat, sieht der Benutzer AAA und BBB in der Dropdown-Liste für dieses UDA. Wenn die Standardrolle als „Teil von“ konfiguriert ist, wird das UDA bei der erstmaligen Anzeige standardmäßig als AAA angezeigt.

Es ist wichtig zu beachten, dass Sie nach dem Speichern Ihres UDA den UDA-Namen, den Typ oder den Listentyp nicht mehr ändern können. Darüber hinaus können Sie das UDA nicht löschen.

Wenn Sie Ihr UDA falsch erstellt haben, können Sie Ihr Changeset löschen und erneut beginnen. Wenn das Changeset jedoch veröffentlicht wurde, können der UDA-Name, der Typ und der Listentyp nicht bearbeitet werden, und das UDA kann nicht gelöscht werden. In diesem Fall können Sie sich dafür entscheiden, das UDA nicht zu verwenden, indem Sie es aus allen Formularen entfernen, in denen es erscheint. Weitere Details dazu finden Sie nachstehend unter Formular-Verwaltung.