Digitale Belege anfordern

Während die Anfrageberichte Meine Spesenabrechnungen und Meine Rechnungen es den Benutzern ermöglichen, nach Bildern zu suchen, die mit ihren eigenen Ausgaben und Rechnungen verbunden sind, können Benutzer mit den entsprechenden Sicherheitsberechtigungen über den Admin-Bildschirm „Digitale Belege anfordern“ Bilder für die Spesenabrechnungen oder Rechnungen anderer Benutzer anfordern. Es können auch digitale XML- und OFD-Belege angefordert werden.

Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > TRACKING & BENACHRICHTIGUNGEN > DIGITALE BELEGE ANFORDERN.

Standard-Ausgabenbilder anfordern

Sie können Bilder von Ausgaben mit beliebigem Status außer Entwurf anfordern. Allerdings können nur solche mit angehängten Bildern in den Ergebnissen ausgewählt werden.

Die Suche ist auf maximal 500 Ergebnisse begrenzt, um zu verhindern, dass sie so lange dauert, dass sie nicht abgeschlossen werden kann. Wenn Sie Ihre Suchfilter verfeinern, um spezifischer zu sein, oder die Suchergebnisse nach den verschiedenen Spaltenüberschriften sortieren, wird das System die ersten 500 Ergebnisse erneut abrufen und möglicherweise eine völlig andere Gruppe von 500 Ergebnissen liefern.

1. Wählen Sie BILDER aus der Dropdown-Liste.

2. Verwenden Sie die Filter, um Bilder nach folgenden Kriterien zu suchen:

• Einreichungsdatum bzw. Exportdatum: Wählen Sie mindestens einen Punkt aus.
• Reisender
• Beziehungsattribute (Listen)
• RKA-ID: Geben Sie bis zu 50 Report-IDs durch Kommas getrennt ein.

Klicken Sie dann auf SUCHE.

3. Sie können auf eine der Spaltenüberschriften klicken, um die Ergebnisse nach dieser Überschrift zu sortieren. Um die Ergebnisse zu gruppieren, ziehen Sie die gewünschte(n) Spaltenüberschrift(en) auf den blauen Balken.

4. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um die gewünschten Bilder auszuwählen, und klicken Sie dann auf ANFRAGE. Berichte, die keine Anlagen enthalten, werden ausgegraut; es ist nicht möglich, diese auszuwählen.

5. Ein Link zu einem PDF mit Bildern wird an Ihre primäre E-Mail-Adresse gesendet. Das Bestätigungsfenster zeigt die Anzahl der ausgewählten Artikel und die E-Mail-Adresse, an die sie gesendet werden. Klicken Sie auf ANFRAGE.

Versiegelte Ausgabenbilder anfordern

Ihr Unternehmen kann den Emburse Digital Archiving Service (EDAS) nutzen. Dieser optionale Service stellt sicher, dass die in einer Emburse-Ausgabenlösung erfassten Belege den Digitalisierungs- und Archivierungsanforderungen für die unterstützten Länder entsprechen.

„Versiegelte Bilder“ sind Belege, die an den EDAS zur Umwandlung in eine hochwertige PDF-Reproduktion des Originalbelegs weitergeleitet wurden. Die PDF-Kopie wird dann gemäß den Anforderungen des Landes des Benutzers versiegelt und wird somit zur gesetzeskonformen Kopie. Ausführliche Informationen dazu finden Sie unter Digitale Belegarchivierung.

Beachten Sie, dass Sie bei Anforderungen von versiegelten Bildern nur Bilder aus Berichten ab dem Status „Exportiert“ suchen, auswählen und abrufen können. Andere Bildanfragen ermöglichen die Suche, die Auswahl und den Abruf von Bildern aus Berichten ab dem Status „Eingereicht“.

1. Wählen Sie VERSIEGELTE BILDER aus der Dropdown-Liste Digitalarchivtyp aus.

2. Verwenden Sie die Filter, um Bilder nach folgenden Kriterien zu suchen:

• Einreichungsdatum bzw. Exportdatum (mindestens eines auswählen)
• Reisender
• Beziehungsattribute (Listen)
• RKA-ID: Geben Sie bis zu 50 Report-IDs durch Kommas getrennt ein.

Klicken Sie dann auf SUCHE.

3. In den Suchergebnissen werden die ersten 500 Berichte ab dem Status „Exportiert“ für den betreffenden Zeitraum angezeigt, es sind aber nur Berichte auswählbar, die versiegelte Bilder enthalten.

• Versiegelte Bilder werden durch ein Büroklammer- und Häkchensymbol in der Spalte „Anlage“ angezeigt.

• Versiegelte Bilder, die XML-Belegpositionsdaten enthalten, werden durch ein grünes Häkchensymbol in der Spalte „XML-Daten“ angezeigt.

4. Um bestimmte Berichte herunterzuladen, wählen Sie diese aus und klicken Sie auf AUSGEWÄHLTE ANFORDERN.

Auf dem Bestätigungsbildschirm werden die Anzahl der ausgewählten Berichte und Ihre E-Mail-Adresse angezeigt. Klicken Sie auf ANFRAGE.

5. Um alle Berichte herunterzuladen, klicken Sie auf ALLE ANFORDERN.

• Beachten Sie, dass auf dem Suchbildschirm nur die ersten 500 Berichte angezeigt werden. Wenn Sie auf ALLE ANFORDERN klicken, wird eine Zip-Datei mit bis zu 4.000 Berichten erstellt. Wenn Sie Belege für mehr als 4.000 Berichte anfordern möchten, müssen Sie Ihre Suchergebnisse verfeinern (z. B. den Datumsbereich verkleinern), um maximal 4.000 Belege auf einmal zu erhalten, und diese dann in Stapeln anfordern, bis Sie die gewünschte Anzahl abgerufen haben.

Auf dem Bestätigungsbildschirm wird Ihre E-Mail-Adresse verifiziert. Klicken Sie auf BESTÄTIGEN.

6. Sie sehen eine Bestätigungsnachricht, dass die Anfrage erfolgreich war.

7. Sie erhalten per E-Mail einen Link zum Herunterladen der ZIP-Datei mit den angeforderten versiegelten Bildern.

Diese verschlüsselte und passwortgeschützte Datei enthält das Datum und die Uhrzeit der Anfrage sowie ein Passwort.

Klicken Sie auf DATEI HERUNTERLADEN.

8. Wenn Sie die versiegelten Bilddateien extrahieren, werden Sie aufgefordert, das Passwort einzugeben, das Sie aus der E-Mail kopieren und einfügen können.

9. Bilder sind für jede Report-ID in Ordnern organisiert. Im Ordner jedes Berichts befinden sich Unterordner für jede Belegposition, die Belege und alle damit verbundenen XML-Daten enthalten.

Ein Belegpaket für Ausgaben anfordern

Mit dieser Option können Sie die Bilder von Belegen, die mit ausgewählten Spesenabrechnungen verknüpft sind, herunterladen.

1. Wählen Sie BELEGPAKET (EXPENSE) aus der Dropdown-Liste aus und verwenden Sie die gewünschten Filter.

• Einreichungsdatum bzw. Exportdatum: Wählen Sie mindestens einen Punkt aus.
• Reisender
• Beziehungsattribute (Listen)
• RKA-ID: Geben Sie bis zu 50 Report-IDs durch Kommas getrennt ein.
• Zuordnungen: Verwenden Sie das Mehrfachauswahlfeld, um Ihre Ergebnisse auf eine oder mehrere Zuordnungen zu beschränken.

Klicken Sie dann auf SUCHE.

2. Falls gewünscht, können Sie die Suchergebnisse neu anordnen, woraufhin sie im Belegpaket, das Sie herunterladen, in der neuen Reihenfolge angezeigt werden. 

• Markieren Sie die Kästchen links neben den Positionen, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Position, die Sie über oder unter der Position haben möchten.

• Wählen Sie [X] Zeilen nach oben verschieben oder [X] Zeilen nach unten verschieben, um die Platzierung zu bestimmen.

3. Wählen Sie aus, welche Ausgaben Sie herunterladen möchten, und klicken Sie auf ANFORDERN.

4. Das Bestätigungsfenster zeigt die Anzahl der ausgewählten Artikel und die E-Mail-Adresse, an die sie gesendet werden. 

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie das Belegpaket als eine Sammlung von PDFs mit einzelnen Positionsbelegen anstelle einer einzelnen konsolidierten PDF-Datei herunterladen möchten. Klicken Sie anschließend auf ANFORDERN.

5. Sie erhalten per E-Mail einen Link zum Herunterladen einer passwortgeschützten ZIP-Datei und des zugehörigen Passworts. Wenn die kombinierte Größe der Bilder mehr als 1 GB beträgt, werden Ihnen Links zu mehreren ZIP-Dateien mit jeweils bis zu 1 GB Größe bereitgestellt. Sie können bis zu 5.000 Bilder gleichzeitig herunterladen. Der Link läuft nach 24 Stunden ab.

Bestimmte Zuordnungstypen aus Expense Bildpaketen ausschließen

Kunden können Ausgabenbelege mit bestimmten Zuweisungsarten automatisch von den Ergebnissen ausschließen, die durch die Option „Belegpaket (Expense)“ abgerufen werden. Ihr Unternehmen möchte zum Beispiel verhindern, dass interne oder abrechenbare Ausgaben in Belegpaketen erscheinen, die über den Admin-Bildschirm abgerufen werden.

Um diese Funktion zu aktivieren, kann ein Administrator mit den entsprechenden Berechtigungen zu KONFIGURATION > KUNDENEINSTELLUNGEN > ALLOKATIONEN gehen und im Mehrfachauswahlfeld neben „Zuordnungsarten, die von den Belegpaket-Ergebnissen ausgeschlossen werden sollen“ auswählen, welche Zuordnungen nicht angezeigt werden sollen.

Anfordern eines Rechnungsbildpakets

Mit dieser Option können Sie die Originalbilder herunterladen, die mit den ausgewählten Rechnungen verknüpft sind.

1. Wählen Sie BILDPAKET (INVOICE) aus der Dropdown-Liste aus.

2. Verwenden Sie die Filter, um Ihre Suche einzugrenzen.

• Rechnungsdatum, Einreichungsdatum bzw. Exportdatum: Wählen Sie mindestens einen Punkt aus.
• Lieferant
• Anforderer
• Rechnungs-ID: Geben Sie bis zu 50 IDs durch Kommas getrennt ein.
• Zuordnungen: Verwenden Sie das Mehrfachauswahlfeld, um Ihre Ergebnisse auf eine oder mehrere Zuordnungen zu beschränken.
• Hauptbuch-Konto

Wählen Sie bis zu einer Obergrenze von 100 aus, welche Rechnungen Sie herunterladen möchten, und klicken Sie auf ANFORDERN.

3. Das Bestätigungsfenster zeigt die Anzahl der ausgewählten Artikel und die E-Mail-Adresse, an die sie gesendet werden. Klicken Sie auf ANFRAGE.

4. Sie erhalten per E-Mail einen Link zum Herunterladen einer passwortgeschützten ZIP-Datei und des zugehörigen Passworts. Die ZIP-Datei enthält alle Originalrechnungsbilder. Sie können bis zu 100 Rechnungen gleichzeitig herunterladen.

XML- oder OFD-Belege anfordern

1. Wählen Sie XML-BELEGE oder OFD-BELEGE aus der Dropdown-Liste.

2. Geben Sie den Datumsbereich ein, in dem die Belege angehängt wurden, und klicken Sie auf XML ANFORDERN bzw. OFD ANFORDERN.

3. Ein Link zu einem PDF mit Bildern wird an Ihre primäre E-Mail-Adresse gesendet.

XML-Datenintegritätsprüfung

Für Länder, in denen der Emburse Digital Archiving Service einzelne Belegpositionen als XML erfassen und zusammen mit dem entsprechenden Beleg versiegeln muss (derzeit nur Spanien), wird eine Schaltfläche zur XML-INTEGRITÄTSPRÜFUNG angezeigt, wenn Berichte mit XML-Daten ausgewählt werden.

So können Benutzer validieren, ob an den Ausgabedaten seit der Versiegelung Änderungen vorgenommen wurden. Jeder Bericht wird entweder mit einem grünen Kreis als Zeichen für erfolgreiche Integrität oder mit einem roten Ausrufezeichen als Zeichen für einen Fehler bei der Integrität versehen.

Funktionen zur Anforderung digitaler Belege aktivieren

Der Zugriff auf das Verwaltungsmenü „Digitale Belege anfordern“ und seine einzelnen Funktionen wird über das Verwaltungsmenü Zugriffsberechtigungen gesteuert.

Administratoren mit den entsprechenden Berechtigungen können jede Funktion des Verwaltungsmenüs „Digitale Belege anfordern“ für Einzelpersonen oder Gruppen von Benutzern aktivieren. Dafür navigieren sie zu SICHERHEIT > ZUGRIFFSBERECHTIGUNGEN, wählen die gewünschte Richtlinie aus, scrollen zum Verwaltungsabschnitt mit der Bezeichnung „Digitale Belege anfordern“ und setzen ein Häkchen bei den gewünschten Funktionen.