Digitale Belegarchivierung

Für Kunden, die in Frankreich, Japan oder Spanien gerne papierlos arbeiten und die Vorschriften des jeweiligen Landes über digitale Belege einhalten möchten, bieten wir die Möglichkeit, Belege in Chrome River zu erfassen, die elektronisch versiegelt und archiviert werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, einen Ausdruck des Belegs für steuerliche oder andere Zwecke aufzubewahren.

Unser Emburse Digital Archiving Service (eIDAS) umfasst die Möglichkeit, basierend auf der Methode der Bilderfassung zu kontrollieren, welche Bilder Benutzer hochladen dürfen. In diesen Ländern müssen digitale Bilder von der Erfassung bis zur Archivierung von Chrome River kontrolliert werden, um als verifiziert zu gelten. Wenn Ihr Unternehmen über die von uns empfohlene Konfiguration verfügt, werden Benutzer der digitalen Archivierung beim Versuch, ein Bild hochzuladen, das nicht von der Kamera in Chrome River auf einem mobilen Browser, CR SNAP, der Emburse Chrome River-App oder der Chrome River-App erstellt wurde, von Chrome River darauf hingewiesen, dass der Upload nicht zulässig ist. Vom Anbieter digital erstellte Hotelfolio-PDFs und HTML-Belege sind erlaubt, aber per Gesetz sind wegen der Möglichkeit der Manipulation durch den Benutzer keine vom Benutzer erstellten oder mit ihm geteilten Bilder zulässig.

• Hinweis: In Japan müssen digitale Bilder mit einer Mindestqualität von 3,88 Megapixeln mit einer Kamera oder von 200 dpi mit einem Scanner aufgenommen werden.

Administratoren können festlegen, welche Bildquellen von Chrome River zugelassen werden, und ob diese mit einer elektronisch versiegelten Kopie an unseren digitalen Archivierungsdienst gesendet werden. Sie können auch festlegen, welche Benutzer von den Anforderungen betroffen sind, basierend auf ihren Steuerstandorten.

Ordnungsgemäß hochgeladene Bilder werden dann elektronisch versiegelt, und zwar mit Methoden, die von den folgenden Gremien genehmigt wurden:

• Frankreich: eIDAS und ANSSI
• Japan: JADAC
• Spanien: AEAT

Die versiegelten Versionen der Belege können über das Verwaltungsmenü Digitale Belege anfordern abgerufen werden. Administratoren können die Bilder eines oder mehrerer Berichte anfordern, um eine ZIP-Datei mit allen Belegen per E-Mail zu erhalten. Für Spanien erfassen und versiegeln wir auch Belegpositionsdaten im XML-Format für jeden Beleg, der in separaten Ordnern innerhalb der ZIP-Datei enthalten ist.

Wenn Sie daran interessiert sind, diese Funktion zu nutzen, wenden Sie sich bitte an Ihren Chrome River Customer Success Manager oder senden Sie eine E-Mail an csm@chromeriver.com.