Verfügbare geplante Berichte

Mit den geplanten Reports kann Ihr Unternehmen eine E-Mail-Benachrichtigung anpassen, die über das hinausgeht, was in den Standard-E-Mail-Benachrichtigungen verfügbar ist. Durch die Anpassung von geplanten Berichten können Administratoren Daten sammeln und filtern und dann nur die jeweils betroffenen Nutzer per E-Mail benachrichtigen. 

Im Folgenden sind alle zur Planung verfügbaren Berichte aufgeführt, mit Beschreibungen, Beispielen und verfügbaren Filtern. Viele Filter lassen sich bearbeiten, aber Filter mit dem Vermerk „leave as is“ (beibehalten) sollten nicht bearbeitet werden.

Weitere Informationen zur Planung von einem oder mehreren dieser Berichte finden Sie unter Report Scheduler (Zeitplaner für Berichte).

Um zu erfahren, wie Sie einen eigenen Link in der Emburse Enterprise-Anwendung in geplanten HTML-Report-Erinnerungen hinzufügen, lesen Sie den Artikel „Benutzerdefinierten Link zu E-Mails mit geplanten Reports hinzufügen“ unter Zeitplaner für Reports.

Genehmigungserinnerung (Ausgabe)

Emburse Enterprise sendet die ursprüngliche Genehmigungs-E-Mail als Erinnerung erneut an alle Genehmiger mit ausstehenden Positionen in Ihrer Genehmigungs-Warteschlange.

Filter:

• Positionsalter (in Stunden)

Personenauswahl-Filter:

• Genehmiger
• Reisender

Beispiel:

Die Ausgabengenehmigungs-E-Mail wird montags um 8:00 Uhr PDT erneut an Benutzer gesendet, deren Genehmigung für Ausgaben seit über 48 Stunden aussteht.

Benachrichtigung zum RKA-Status

Benachrichtigt Reisende und optional auch Ersteller, wenn sich der Genehmigungsstatus eines Reports ändert, damit sie sich nicht mehr bei der Emburse Enterprise-Anwendung anmelden müssen, um den Status eingereichter Reports zu prüfen. Der Betreff der neuen Benachrichtigung lautet „Report Status Notification“ (RKA-Statusbenachrichtigung). Die Benachrichtigung umfasst alle Belegpositionen, wenn es bei mindestens einer eine Statusänderung gab. Belegpositionen werden nach ihrem Status (Zurückgewiesen, Ausstehend, Genehmigt) in Gruppen angezeigt.

Filter:

• Auch an Ersteller senden
• Positionsalter (in Stunden)

Personenauswahl-Filter:

• Reisender

Beispiel:

Senden Sie die RKA-Statusbenachrichtigung jedes Mal, wenn innerhalb der vergangenen 24 Stunden bei mindestens einer Belegposition eine Statusänderung erfolgt ist.

Erinnerung an Rechnungsgenehmigung 

Emburse Invoice Enterprise sendet die ursprüngliche Genehmigungs-E-Mail als Erinnerung erneut an alle Genehmiger mit ausstehenden Positionen in Ihrer Genehmigungs-Warteschlange.

Filter:

• Positionsalter (in Stunden)

Beispiel:

Die Rechnungsgenehmigungs-E-Mail wird montags um 8:00 Uhr PDT erneut an Benutzer gesendet, deren Genehmigung für Rechnungen seit über 48 Stunden aussteht.

Erinnerung an Bestellungsgenehmigung 

Sendet die E-Mail Ausstehende Genehmigung Bestellung erneut an die zugewiesenen Benutzer.

Filter:

• Positionsalter (in Stunden)

Beispiel:

Die Genehmigungs-E-Mail für die Bestellung wird montags um 10:00 Uhr PDT erneut an alle Zugewiesenen gesendet.

Vor-Genehmigung – Erinnerung an Genehmigung

Allen zugewiesenen Genehmigern wird die ursprüngliche Genehmigungs-E-Mail für die Vor-Genehmigung erneut gesendet.

Filter:

• Positionsalter (in Stunden)

Personenauswahl-Filter:

• Genehmiger
• Reisender

Beispiel:

Die Genehmigungs-E-Mail für die Vor-Genehmigung wird montags um 10:00 Uhr PDT erneut an alle Zugewiesenen gesendet.

Vor-Genehmigung – Erinnerung an nicht genehmigte Posten

Der Genehmiger erhält eine E-Mail, die ihn an Vor-Genehmigungsanfragen erinnert, die älter als ein bestimmter Zeitraum sind, und der Genehmiger kann sie per E-Mail annehmen oder zurückweisen.

Filter:

• Positionsalter (in Stunden)

Personenauswahl-Filter:

• Genehmiger
• Reisender

Beispiel:

Die Genehmigungs-E-Mail für die Vor-Genehmigung wird montags um 8:00 Uhr PDT erneut an Benutzer gesendet, deren Genehmigung für Ausgaben seit über 48 Stunden aussteht.

Nicht genehmigte Rechnungen

Der Genehmiger erhält eine Liste nicht genehmigter Rechnungen, die älter als der angegebene Zeitraum sind.

Filter:

• Positionsalter (in Stunden)
• Max. Positionsalter (in Stunden) = -1, um Rechnungen zu senden, die länger als 48 Stunden warten, oder, falls > -1, um Rechnungen zu senden, die länger als 48 Stunden aber weniger als diese Zahl warten (z. B. 48–600).

Personenauswahl-Filter:

• Genehmiger

Beispiel:

Die Erinnerung an nicht genehmigte Rechnungen wird montags um 8:00 Uhr PDT an Benutzer gesendet, deren Genehmigung für Rechnungen seit über 72 Stunden aussteht.

Nicht genehmigte Posten (Ausgaben)

Benachrichtigt Genehmiger über Ausgabenpositionen, die über den angegebenen Zeitraum hinaus noch nicht genehmigt wurden.

Filter:

• Positionsalter (in Stunden)
• Max. Positionsalter (in Stunden) = -1, wenn Sie alle RKAs wollen, deren Genehmigung seit mehr als NumHours aussteht, oder 1, wenn Sie Positionen wollen, die seit 0 Stunden bis NumHours warten.

Personenauswahl-Filter:

• Genehmiger

Beispiel:

Die Erinnerung an nicht genehmigte Positionen wird montags um 8:00 Uhr PDT an Benutzer gesendet, deren Genehmigung für Ausgaben seit über 72 Stunden aussteht, samt einer Liste aller Reisekostenabrechnungen, die noch von ihnen genehmigt werden müssen.

Nicht eingereichte Reports (Ausgaben)

Reisende und Ersteller (d.h. der Delegierte, der den Bericht erstellt hat) erhalten eine Erinnerung an Reisekostenabrechnungen, die länger als angegeben in „Meine nicht eingereichten Ausgaben" waren.

Filter:

• Positionsalter (in Stunden)
• Max. Positionsalter (in Stunden) = 1 (beibehalten)

Beispiel:

Die Erinnerung an nicht eingereichte Ausgaben wird montags um 8:00 Uhr PDT an Benutzer mit Ausgaben gesendet, die seit über 72 Stunden nicht eingereicht wurden.

Nicht verwendete, vom Unternehmen bezahlte Posten (Ausgaben)

Benachrichtigt Reisende, wenn sie firmenbezahlte Kreditkartenpositionen haben, die Handeln erfordern. Dabei kann es sich um Ausgaben in der eWallet handeln, um Reisekostenabrechnungsentwürfe oder andere nicht eingereichte Reisekostenabrechnungen, auch zurückgewiesene. 

Filter:

• Positionsalter (in Stunden)
• Alle X Tage senden = Ja (beibehalten)
• Nur firmenbezahlte Positionen = Ja (beibehalten)

Personenauswahl-Filter:

• Reisender

Beispiel:

Die Erinnerung an nicht verwendete firmenbezahlte Positionen wird montags um 8:00 Uhr PDT an Benutzer mit firmenbezahlten Positionen gesendet, die seit über 72 Stunden nicht verwendet wurden.