Report Scheduler (Zeitplaner für Berichte)

Mit der Funktion „Reports Schedule“ (Berichtsplanung) kann Ihr Unternehmen eine E-Mail-Benachrichtigung anpassen, und zwar benutzerdefinierter, als im Standardsatz von E-Mail-Benachrichtigungen möglich ist. Durch die Anpassung von geplanten Berichten können Administratoren Daten sammeln und filtern und dann nur die jeweils betroffenen Nutzer per E-Mail benachrichtigen. 

Zum Beispiel:

• Verwenden Sie den Zeitplan der Erinnerungsfunktion für Genehmigungen, um Benutzer regelmäßig daran zu erinnern, Ausgaben zu genehmigen.
• Verwenden Sie den Zeitplan für unbezahlte firmenbezahlten Positionen, um Benutzer daran zu erinnern, dass sie Kreditkartentransaktionen haben, die sie noch nicht verwendet haben.

Auf dem Bildschirm „Reports Scheduler“ (Zeitplaner für Berichte) können Administratoren geplante Berichte anzeigen, die Opt-out-Liste jedes Berichts von Benutzern/Gruppen bearbeiten und geplante Berichte sofort erstellen. Mit dem Reports Scheduler können Sie auch festlegen, welche geplanten Berichte Sie erhalten.

Jeder Bericht wird zu einem festgelegten Zeitpunkt an alle Benutzer im Unternehmen verteilt, mit Ausnahme derer, die auf der Opt-out-Liste stehen.

Abhängig von der Konfiguration Ihres Unternehmens können Sie möglicherweise auch die Berichtsplanung verwenden, um den automatischen Export von Ausgaben und Rechnungen zu planen.

Unter Verfügbare geplante Berichte finden Sie eine Liste der Berichte, die geplant werden können.

Zugriff auf den Reports Scheduler konfigurieren

Administratoren, denen es gestattet ist, Änderungen über die Berichtsplanung vorzunehmen, müssen über Sicherheitsregeln als Administratoren für die Berichtsplanung konfiguriert werden.

1. Klicken Sie auf Sicherheit > Zugriffsberechtigungen und wählen Sie die Richtlinie, die den Administratorzugriff auf die Berichtsplanung regelt. Nähere Informationen finden Sie im Artikel „Verwaltungsmenü „Personen““.

2. Legen Sie mit Hilfe der Kontrollkästchen fest, welche Berichte für Administratoren, die dieser Richtlinie unterliegen, angezeigt werden.

3. Mit den Kontrollkästchen können Sie auch festlegen, welche spezifischen Maßnahmen Administratoren ergreifen können. Dazu gehört z.B. auch die Möglichkeit, konfigurierte Berichte hinzuzufügen und zu bearbeiten sowie Benachrichtigungsausschlüsse hinzuzufügen und/oder zu löschen, um festzulegen, ob bestimmte Benutzer Benachrichtigungen erhalten oder nicht.

Berichtszeitpläne anzeigen

1. Klicken Sie im Admin-Menü auf NACHVERFOLGUNGS-BENACHRICHTIGUNGEN > ZEITPLANER FÜR BERICHTE.

2. Klicken Sie auf den gewünschten Bericht in der Liste, um die aktuellen Zeitpläne anzuzeigen. Der Bericht wird gemäß dem im Abschnitt Konfigurierte Berichte angezeigten Zeitplan ausgeführt.

• Status: Zeigt an, ob die Berichtsplanung aktiv ist. Ein grünes Oval mit dem weißen Kreis rechts zeigt an, dass der Zeitplan aktiv ist. Berichte ohne Status-Schalter sind so konfiguriert, dass sie nur bei Bedarf ausgeführt werden.
• Filter: Zeigt an, welche Filter auf diesen Zeitplan angewendet wurden.
• Zeitplan Zeigt an, wie oft dieser Zeitplan ausgeführt wird oder ob er nur auf Abruf verfügbar ist.

Im folgenden Beispiel enthält der aktive Zeitplan für den Bericht "Nicht genehmigte Positionen" alle Positionen, die älter als 48 Stunden sind. Dieser Bericht wird jeden Montag um 12:03 Uhr UTC ausgeführt.

Bericht zum E-Mail-Versand planen

Um einen Bericht zu planen, wählen Sie den Berichtsnamen in der Liste aus und klicken Sie auf KONFIGURIERTEN BERICHT HINZUFÜGEN. Eine Liste aller verfügbaren Berichte und deren Filter finden Sie hier: Verfügbare geplante Berichte.

2. Geplante Berichte besitzen Filter, mit denen Sie die Ergebnisse filtern können, die im geplanten Bericht angezeigt werden.

• Statische Filter: Verfügbar für alle geplanten Berichte als erstes Fenster während der Berichtsbearbeitung oder -erstellung.
• Im folgenden Beispiel enthält der Bericht "Erinnerungsfunktion für die Genehmigung von Rechnung(en)" einen Filter namens "Item Age" (Positionsalter) mit einem Wert von 72. Dies bedeutet, dass er alle Rechnungen enthält, die seit mindestens 72 Stunden zur Genehmigung anstehen.

• Dynamische Filter: Nur bei manuell geplanten Berichten verfügbar. Diese erscheinen nach dem Anklicken von JETZT AUSFÜHREN.

• Der Bericht „Erinnerungsfunktion für Genehmigung(en)" kann beispielsweise gefiltert werden, damit er nur die Erinnerungen eines bestimmten Genehmigers und/oder alle Ausgaben anzeigt, die von einem einzelnen Reisenden erstellt wurden. In der unten abgebildeten Option werden nur Ausgaben angezeigt, die von Dan erstellt wurden und auf die Genehmigung von Anne warten.

  

Nähere Informationen zu den einzelnen Berichten und den Filterwerten, die verändert werden können, finden Sie hier: Verfügbare geplante Berichte.

3. Im nächsten Popup-Fenster können Sie festlegen, wie oft der Vorgang ausgeführt werden soll. Sie können Berichte sehr häufig (z.B. stündlich) oder sehr selten (z.B. monatlich) ausführen, mit zahlreichen Optionen dazwischen:

• Stündlich
• Täglich (einschließlich Sa/So)
• Jeden zweiten Werktag (Mo, Mi, Fr, Di, Do)
• Mo/Mi/Fr
• Mo/Fr
• Wöchentlich
• Alle zwei Wochen
• Monatlich zum 1., 15., 20. oder am letzten

Bei Bedarf können mehrere Zeitpläne gleichzeitig ausgeführt werden, um die gewünschte Frequenz zu erzeugen.

Mit Ausnahme des Parameters Stündlich müssen Sie bei allen geplanten Berichten, die automatisch gesendet werden sollen, die Tageszeit eingeben, zu der die Benachrichtigung gesendet werden soll. Die Zeit muss im militärischen Format (z.B. 23:00 Uhr) nach UTC-Zeit angegeben werden.

• Um von PST (oder PDT) nach UTC zu konvertieren, fügen Sie 8 Stunden (oder 7 Stunden) hinzu
• Um von MST (oder MDT) nach UTC zu konvertieren, fügen Sie 7 Stunden (oder 6 Stunden) hinzu
• Um von CST (oder CDT) nach UTC zu konvertieren, fügen Sie 6 Stunden (oder 5 Stunden) hinzu
• Um von EST (oder EDT) nach UTC zu konvertieren, fügen Sie 5 Stunden (oder 4 Stunden) hinzu

Beispiele für gängige Zeitpläne finden Sie im Abschnitt Allgemeine Zeitplanintervalle und Parameter weiter unten.

In diesem Beispiel läuft der Zeitplan einmal pro Woche montags um 20:00 Uhr UTC.

Oder geben Sie KEINER in das Feld Zeitplan ein, wenn ein geplanter Bericht nur manuell ausgeführt werden soll.

4. Ändern Sie seinen Status auf "Ein", indem Sie auf das Oval klicken, so dass es grün wird, mit dem weißen Kreis auf der rechten Seite.

Allgemeine Zeitplanintervalle und Parameter

Nachfolgend finden Sie einige gängige Zeitplanintervalle und die Parameter, die Sie dafür eingeben müssen.

• Achten Sie darauf, den Text genau so einzugeben, wie er hier angezeigt wird - inklusive Groß-/Kleinschreibung und Leerzeichen.

* Wochentagskürzel sind Mon, Tue, Wed, Thu, Fri, Sat and Sun (Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa und So)

Um bestimmte Zeitpläne einzurichten, die zu unterschiedlichen Tageszeiten oder Wochentagen ausgeführt werden, müssen Sie mehrere separate Zeitpläne erstellen, die gleichzeitig ausgeführt werden.

• Wenn Sie beispielsweise einen Bericht mehrmals pro Woche, aber zu unterschiedlichen Zeiten an jedem Tag ausführen möchten, müssen Sie einen Zeitplan für jede Tages- und Zeitkombination erstellen.

Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung komplexerer Zeitpläne benötigen, kontaktieren Sie uns bitte über den Chrome River Helpdesk.

Sommerzeitumstellung und Zeitpläne

Kunden, die von Beginn und Ende der US-Sommerzeit betroffen sind, werden die Zeiten ihrer automatischen Exporte und geplanten E-Mails entsprechend ändern wollen.

Frühling

Die auf den Zeitplänen angegebene aktuelle Uhrzeit muss um 1 Stunde nach unten korrigiert werden. Wenn die geplante Zeit z.B. 23:00 Uhr ist, muss sie auf 22:00 Uhr geändert werden. Wenn der jeweilige Eintrag heute bereits verarbeitet wurde, müssen Sie die Zeitumstellung vornehmen, den Zeitplan deaktivieren und dann wieder reaktivieren. Wenn der jeweilige Eintrag heute noch nicht verarbeitet wurde, müssen Sie lediglich die Zeit umstellen.

Herbst

Die auf den Zeitplänen angegebene aktuelle Uhrzeit muss um 1 Stunde nach oben korrigiert werden. Wenn die geplante Zeit z.B. 22:00 Uhr ist, muss sie auf 23:00 Uhr geändert werden. Wenn der jeweilige Eintrag heute bereits verarbeitet wurde, müssen Sie die Zeitumstellung vornehmen, den Zeitplan deaktivieren und dann wieder reaktivieren. Wenn der jeweilige Eintrag heute noch nicht verarbeitet wurde, müssen Sie lediglich die Zeit umstellen.

Eine Berichtsplanung bearbeiten

1. Fahren Sie mit der Maus über den Zeitplan, um die Tasten BEARBEITEN und JETZT AUSFÜHREN anzuzeigen. Klicken Sie auf BEARBEITEN.

2. Befolgen Sie die Anweisungen unter Report Schedule (Berichtsplanung) hinzufügen, oben, um Änderungen vorzunehmen.

3. Wenn der Zeitplan heute bereits verarbeitet wurde, müssen Sie auf den Kippschalter klicken, um den Zeitplan zu deaktivieren und ihn dann wieder reaktivieren, damit die Änderung sofort wirksam wird. Andernfalls wird sie bei der zweiten Ausführung nach der Änderung wirksam.

Erneutes Senden oder manuelles Ausführen eines geplanten Berichts

Um einen Bericht sofort zu generieren – z. B. um eine Genehmigungs-E-Mail erneut zu senden –, wählen Sie zunächst die Art des Berichts in der Liste aus.

Fahren Sie nun mit dem Mauszeiger über den gewünschten Zeitplan in der Liste „Konfigurierte Berichte“ und klicken Sie auf JETZT AUSFÜHREN. Dies ist auch die einzige Möglichkeit, dynamische Filter an geplanten Berichten zu verwenden, die diese enthalten. Der Bericht wird erstellt und an alle Benutzer gesendet, die sich nicht abgemeldet haben.

Wenn ein Bericht nur manuell ausgeführt werden soll und in der Liste "Konfigurierte Berichte" kein Status-Schalter angezeigt wird, klicken Sie auf BEARBEITEN, gehen Sie zum Zeitplan-Fenster und geben Sie KEINE in das Feld Zeitplan ein. Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Benachrichtigungsausschlüsse: Verwaltung der Opt-Out-Einstellungen

Der Abschnitt "Benachrichtigungsausschlüsse" im Verwaltungsbereich der Berichteplanung (Reports Schedule) zeigt die Liste jener Benutzer bzw. Gruppen an, die berechtigt sind, Benachrichtigungen über geplante Berichte abzulehnen. Wenn dieser Abschnitt leer ist, können sich alle Benutzer in Ihrem Unternehmen abmelden. Sobald Sie eine Person oder eine Gruppe in den Abschnitt "Benachrichtigungsausschlüsse" eintragen, können keine Benutzer ihre Abonnementeinstellungen ändern, es sei denn, sie sind auf dieser Liste.

1. Um Benutzer oder Gruppen zur Abmeldeliste hinzuzufügen, klicken Sie auf BENACHRICHTIGUNGSAUSSCHLÜSSE HINZUFÜGEN.

2. Verwenden Sie die Suchfelder, um die gewünschte Funktion, den Listentyp und die Liste auszuwählen, und klicken Sie dann auf das grüne Häkchen.

3. Um Benutzer oder Gruppen aus der Abmeldeliste zu entfernen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.

Sicherheitsnetz

Sobald Sie den gewünschten Bericht und Zeitplan eingerichtet haben, müssen Sie ein Ticket beim Chrome River Help Desk erstellen, um eine E-Mail-Adresse als "Sicherheitsnetz" einzurichten für den Fall, dass sich alle Benutzer von der geplanten Benachrichtigung abmelden. In diesem Fall wird eine E-Mail an die hier angegebene Adresse geschickt, in der Ihr Unternehmen mittels der zurückgewiesenen E-Mails über diese Tatsache informiert wird.

Es kann dafür jede gültige E-Mail-Adresse verwendet werden, und diese muss auch nicht mit der eines Chrome River-Benutzers übereinstimmen. Die einzige Bedingung ist, dass die Person, der diese Adresse zugeordnet ist, in der Lage sein muss, die Situation zu erkennen und festzustellen, ob Benutzer sich neu anmelden müssen.

Einen benutzerdefinierten Link zu E-Mails mit geplanten Berichten hinzufügen

Chrome River EXPENSE-Kunden, die sich für E-Mails mit Benachrichtigungen über geplante Berichte im HTML-Format entscheiden, haben die Möglichkeit, einen benutzerdefinierten Link zur Chrome River App am Ende jeder Nachricht einzufügen. Bitte beachten Sie, dass HTML in den Benutzereinstellungen im Verwaltungsmenü aktiviert sein muss, damit der Benutzer eine E-Mail mit diesem Link erhalten kann.

1. Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > STAMMDATEN > LISTEN.

2. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+), der rechts neben „Listentypen“ steht.

3. Geben Sie die folgenden Informationen ein, um einen neuen Listentyp anzulegen:

• Name: Geplante Berichte
• Beschreibung: Benachrichtigungen über geplante Berichte
• Code: Geplante_Berichte

4. Reicht Ihr Unternehmen einen Daten-Feed mit Listentypen ein, werden Ihre vorhandenen Listentypen und alle verbundenen Listen überschrieben. Um das Überschreiben von bestimmten Listentypen zu verhindern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht löschen (aus Feed) für den jeweiligen Listentyp.

• Wählen Sie im Pop-up-Fenster "Möchten Sie alle Nicht-löschen-Flags, die zu diesem Listentyp gehören, aktualisieren, sodass Sie mit Ihrer Nicht-löschen-Auswahl auf Listentyp-Ebene übereinstimmen?" die Option ÜBERNEHMEN.

5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen BEI ANMELDUNG LADEN.

6. Klicken Sie auf SPEICHERN.

7. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Abschnitt Listen.

8. Geben Sie die folgenden Informationen ein, um eine neue Liste zu erstellen:

• Name: URL auf Anweisungen
• Code: Instructions_URL
• Extradata 1: https://app.chromeriver.com/

9. Aktivieren Sie Nicht löschen (aus Feed)) und klicken Sie auf SPEICHERN.

10. Nun wird ein Link unten in jeder Benachrichtigungs-E-Mail für den HTML-Zeitplanbericht angezeigt. Der Text des Satzes wird von der Art des geplanten Berichts bestimmt. Das folgende Beispiel zeigt den Link für die Erinnerungs-E-Mail für nicht genehmigte Artikel.

Berichte zum Verwaltungsbildschirm des Zeitplaners für Berichte hinzufügen

Wenn zusätzliche Berichte verfügbar sind, können Administratoren mit entsprechenden Berechtigungen weitere Berichte zur Liste der planbaren Berichte hinzufügen.

1. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button.

2. Wählen Sie den gewünschten Bericht aus der Dropdown-Liste und klicken Sie auf HINZUF..