Admin „Verfolgung der Reisekostenabrechnung“

Benutzer mit Administratorberechtigungen können in der Nachverfolgung von RKA überprüfen, wo im Genehmigungsprozess sich eine Ausgabe befindet und die Änderungshistorie nachverfolgen.

Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > NACHVERFOLGUNGSBENACHRICHTIGUNG > NACHVERFOLGUNG VON ABRECHNUNGEN.

Nach Abrechnungen suchen

Es gibt drei Möglichkeiten, um nach eingereichten Reisekostenabrechnungen zu suchen (nicht eingereichte Abrechnungen können nicht gesucht werden).

• Reisender: Alle eingereichten RKAs des Benutzers anzeigen.
• RKA-ID: Eine bestimmte Abrechnung anzeigen.
• Genehmiger: Alle Abrechnungen anzeigen, die einem bestimmten Genehmiger zugewiesen wurden.

Mit dem Drop-down-Menü können Sie den Suchmodus auswählen. Für die Kategorien „Reisender“ und „Genehmiger“ können Sie zum Suchen einen Teil oder den ganzen Namen der gewünschten Person eingeben.

Wenn Sie NUR AUSSTEHENDE ANZEIGEN auswählen, werden die Ergebnisse auf RKAs mit mindestens einer Belegposition mit dem Status „Ausstehend“ begrenzt.

Klicken Sie auf die gewünschte Abrechnung, um weitere Details anzuzeigen.

RKA anzeigen

Nachdem Sie eine Abrechnung ausgewählt haben, sehen Sie den Status jeder einzelnen zugehörigen Belegposition.

1. ABRECHNUNGSINFORMATIONEN

• RKA-ID: Die eindeutige ID der RKA
• Reisender.: Benutzer, der für die Ausgaben in der Abrechnung verantwortlich ist
• Erstellt von: Benutzer, der die RKA erstellt hat
• Erstellungsdatum: Datum, an dem die RKA erstellt wurde
• Eingereicht am: Datum, an dem die RKA eingereicht wurde
• Beleg: Wenn ein Beleg korrekt angehängt wurde, lautet der Status „OK“. Wenn noch ein Beleg angehängt werden muss, lautet der Status „Warten“.

2. Ergebnisse filtern nach

Aktuelle anzeigen: Zeigt nur den aktuellen Status der Ausgabe an. Wenn diese Ansicht leer ist, hat die Ausgabe das gesamte Genehmigungsrouting erfolgreich abgeschlossen und befindet sich entweder im Status „Genehmigt“, „Exportiert“, „Bezahlt“ oder „Teilweise bezahlt“.

Alle anzeigen: Zeigt den Routing-Verlauf der Ausgabe an.

Voraussichtliche anzeigen: zeigt die nächsten Schritte im Genehmigungsvorgang (bspw. wer die nächsten Genehmiger sind). Wenn mehrere Genehmiger demselben Schritt zugewiesen sind, müssen alle die Ausgabe genehmigen, bevor diese den Genehmigungsvorgang fortsetzen kann.

3. Ergebnisse nach Spaltenüberschriften gruppieren

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Ergebnisse nach dieser Überschrift zu sortieren. Sie können außerdem beliebige Spaltenüberschriften per Drag & Drop in die blaue Leiste ziehen, um die Ergebnisse nach dieser Überschrift zu gruppieren.

• Schritt: Die Routing-Reihenfolge der Genehmigungsaufgabe.
• Zugewiesen: Die Person oder die Gruppe, die vom Unternehmen zur Prüfung und Genehmigung des Ausgabentyps zugewiesen wurde.
• Hinweis: Je nach den Genehmigungsrichtlinien Ihres Unternehmens können Ausgaben einer Person oder einer Gruppe von Personen (Liste) zugewiesen werden.
• Genehmiger: Der Name der Person, welche die Ausgabe für diesen Schritt genehmigt hat.
• Typ: Ausgabenpositionstyp (z. B. Internet, Unterkunft, Parken).
• Zeile: Gibt die Reihenfolge an, in der die Ausgabenbelegpositionen zur Abrechnung hinzugefügt wurden.
• Wenn das Parken beispielsweise als dritte Ausgabenposition hinzugefügt wurde, wäre das Zeile Nr. 3. Im Rahmen einer Hotelausgabe hinzugefügte Ausgabenbelegpositionen werden mit X.1, X.2 etc. nummeriert, wobei X die Zeilennummer der Hotelausgabe darstellt.
• Betrag: Der PayMe-Betrag der Ausgabe.
• Regel-ID – Beschreibung: Gibt an, ob mit diesem Schritt eine Regel verbunden war und liefert eine kurze Beschreibung der Regel.
• Routing: Der Routing-Status der Genehmigungsaufgabe.
• Zuweisungsdatum: Das Datum, an dem die Ausgabenposition diesem Genehmiger zugewiesen wurde.
• Genehmigung: Die Maßnahme des/der Genehmiger(s):

• Genehmigt: Die Ausgabe wurde entweder zur Zahlung freigegeben und zum nächsten Schritt im Vorgang weitergeleitet oder an einen weiteren Genehmiger gesendet.
• Returned: Die Ausgabe wurde an den Reisenden zurückgesendet.
• [Leer]: Der Genehmiger muss die Ausgabe noch genehmigen oder zurücksenden.
• Keine Aktion: Die Ausgabenposition wurde automatisch genehmigt oder die Position wurde während des Routing-Vorgangs manuell neu geroutet.
• No Action – Moved (NAM) [Keine Aktion– Verschoben (NAM)]: Die Ausgabe wurde vom Administrator zu einem anderen Genehmiger verschoben – zum Beispiel einem Genehmigungs-Delegierten während eines Urlaubs.

• Abgeschlossen am: Abschlussdatum: Das Datum, an dem der Genehmiger die Aktion ausgeführt hat.
• Zusammenhalten:
• Falsch: Die Ausgabenbelegpositionen der Abrechnungen können unabhängig durch den Genehmigungsvorgang geroutet werden.
• Wahr: Die Ausgabenbelegpositionen werden zusammen geroutet, nachdem alle genehmigt wurden.

RKA-Status

Standardmäßig lässt Emburse Enterprise zu, dass jede Belegposition einer Spesenabrechnung den Genehmigungsprozess unabhängig durchläuft. Verschiedene Posten im selben Bericht können verschiedenen Genehmigern zugewiesen werden oder sogar automatisch genehmigt werden. Das bedeutet, dass einige Posten für den Export und die Zahlung in Frage kommen können, während andere im selben Bericht noch den Genehmigungsprozess durchlaufen.

Es gibt jedoch zwei Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen sicherstellen kann, dass alle Belegpositionen in einem Bericht genehmigt werden, bevor sie für den Export und die Zahlung in Frage kommen.

• Geschäftsregeln für Gatekeeper: Dies ist die empfohlene Methode, um sicherzustellen, dass alle Belegpositionen in einem Bericht genehmigt werden, bevor sie für den Export und die Zahlung in Frage kommen. Weitere Informationen finden Sie unter „Route zum Gatekeeper“ im Bildschirm Geschäftsregeln-Admin.
• Flag zur Beibehaltung: Wenn Ihr Unternehmen keine Gatekeeper-Regeln hat, können Sie das „RouteIndependent“-Flag im Matter-Datenfeed oder in der API verwenden, um anzugeben, ob eine Ausgabe, die einer bestimmten Zuordnung zugewiesen ist, unabhängig weitergeleitet oder für die Genehmigungsprüfung „beibehalten“ werden soll. 

Mit diesen Methoden haben vollständig genehmigte Ausgaben den Status „Warten auf Export“, bis alle Belegpositionen im gleichen Bericht bestätigt wurden.

Routing zurücksetzen vs. Routing zurückrufen

Die Ansicht Reisekostenabrechnung zu Entwurfsstatus zurückrufen bietet Administratoren Zugang zur Schaltfläche ROUTING ZURÜCKSETZEN, welche mehr Optionen bietet als die Funktion „Rückruf von Reisekostenabrechnungen“, die für Benutzer in der Liste „Eingereichte Reisekostenabrechnungen“ zugänglich ist.

ROUTING ZURÜCKSETZEN ändert den Status einer RKA auf Entwurf und sendet sie an die Liste „Meine RKA-Entwürfe“ des Reisenden zurück.

Außerdem …

• Vermerke im Header und in den Belegpositionen werden gelöscht.
• Eventuell beigefügte Vor-Genehmigungen werden beibehalten.
• Belegpositionen mit den Status Ausstehend, Zurückgesendet oder Genehmigt können zurückgesetzt werden.
• RKAs mit dem Status Exportiert können nicht zurückgesetzt werden.

ROUTING ZURÜCKRUFEN ändert ebenfalls den Status einer RKA auf Entwurf und sendet sie an die Liste „Meine RKA-Entwürfe“ des Reisenden zurück.

Allerdings …

• Vermerke im Header und in den Belegpositionen bleiben erhalten.
• Eventuell beigefügte Vor-Genehmigungen werden beibehalten.
• Alle Belegpositionen müssen den Genehmigungsstatus Ausstehend aufweisen.
• RKAs mit dem Status Genehmigt oder Exportiert können nicht zurückgerufen werden.

Belegpositionen neu zuweisen

Sie können einzelne Belegpositionen einem anderen Genehmiger nur zuweisen, wenn die Position den Status Ausstehend hat.

• Genehmigte Belegpositionen können nicht neu zugewiesen werden.
• Die Schaltfläche NEU ZUW. ist deaktiviert, wenn Sie Ihre eigenen Ausgaben auswählen.

1. Markieren Sie das Kästchen neben der Belegposition und klicken Sie auf die blaue Schaltfläche NEU ZUWEISEN, die oben rechts angezeigt wird.

2. Geben Sie den Namen des gewünschten Genehmigers ein und wählen Sie ihn aus der Drop-down-Liste aus. Klicken Sie dann auf NEU ZUWEISEN.