Vor-Genehmigungs-Tracking Admin

Benutzer mit Administratorberechtigungen können im Vor-Genehmigungs-Tracking überprüfen, wo sich eine Vor-Genehmigungsanfrage im Genehmigungsprozess befindet und die Änderungshistorie nachverfolgen.

Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > NACHVERFOLGUNGSBENACHRICHTIGUNG > VOR-GENEHMIGUNGS-TRACKING.

Nach Vor-Genehmigungsanfragen suchen

Es gibt drei Möglichkeiten, um nach eingereichten Vor-Genehmigungen zu suchen (nicht eingereichte Vor-Genehmigungen können nicht durchsucht werden).

• Reisender: Alle eingereichten Vor-Genehmigungsanfragen des Benutzers anzeigen.
• RKA-ID: Eine bestimmte Vor-Genehmigungsanfrage anzeigen.
• Genehmiger: Alle Vor-Genehmigungsanfragen anzeigen, die einem bestimmten Genehmiger zugewiesen wurden.

Mit dem Drop-down-Menü können Sie den Suchmodus auswählen. Für die Kategorien „Reisender“ und „Genehmiger“ können Sie zum Suchen einen Teil oder den ganzen Namen der gewünschten Person eingeben.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nur Ausstehende anzeigen“, um nur Vor-Genehmigungen mit dem Status „Ausstehend“ (d. h. eingereicht, aber noch nicht abschließend genehmigt) anzuzeigen.

Klicken Sie auf die gewünschte Vor-Genehmigungsanfrage, um weitere Details anzuzeigen.

Ausgeschiedene Benutzer in die Suche einbeziehen

Administratoren mit den entsprechenden Berechtigungen können ein Kontrollkästchen „Ausgeschiedene einbeziehen“ aktivieren, das neben dem Suchfeld angezeigt wird und es Administratoren ermöglicht, Vor-Genehmigungen von ausgeschiedenen Benutzern bei der Suche im Verwaltungsmenü des Vor-Genehmigungs-Tracking einzubeziehen.

Um diese Funktion zu aktivieren, navigieren Sie zu SICHERHEIT > ZUGRIFFSBERECHTIGUNGEN > ADMIN und klicken Sie auf BEARBEITEN. Aktivieren Sie unter „Vor-Genehmigungs-Tracking“ das Kontrollkästchen neben „Ausgeschiedene Reisende in die Suche einbeziehen“ und klicken Sie auf SPEICHERN.

Vor-Genehmigungsanfrage anzeigen

Nachdem Sie eine Vor-Genehmigungsanfrage ausgewählt haben, sehen Sie den Status jeder einzelnen Belegposition.

1. INFORMATIONEN ZUR VOR-GENEHMIGUNGSANFRAGE

• RKA-ID: Die eindeutige ID der Vor-Genehmigungsanfrage
• Reisender.: Benutzer, der für die geplanten Ausgaben in der Vor-Genehmigungsanfrage verantwortlich ist
• Eingereicht am: Datum, an dem die Vor-Genehmigungsanfrage eingereicht wurde

2 Filtern nach

• Aktuelle anzeigen: Zeigt nur den aktuellen Status der Vor-Genehmigungsanfrage an. Wenn diese Ansicht leer ist, hat die Vor-Genehmigungsanfrage das gesamte Genehmigungsverfahren erfolgreich abgeschlossen und befindet sich im Status „Genehmigt“.
• Alle anzeigen: Zeigt den Routing-Verlauf der Vor-Genehmigungsanfrage an.

3 Spaltenüberschriften und Gruppieren nach

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Ergebnisse nach dieser Überschrift zu sortieren. Sie können außerdem beliebige Spaltenüberschriften per Drag & Drop in die blaue Leiste ziehen, um die Ergebnisse nach dieser Überschrift zu gruppieren.

• Schritt: Die Routing-Reihenfolge der Genehmigungsaufgabe.
• Zugewiesen: Die Person oder die Gruppe, die vom Unternehmen zur Prüfung und Genehmigung der Vor-Genehmigungsanfrage zugewiesen wurde.
• Genehmiger: Der Name der Person, welche die Vor-Genehmigungsanfrage für diesen Schritt genehmigt hat.
• Regel-ID – Beschreibung: Gibt an, ob mit diesem Schritt eine Regel verbunden war und liefert eine kurze Beschreibung der Regel.
• Letzter Rang: Die Nummer der letzten genehmigten Regel, wie durch unternehmensspezifische Routing-Regeln definiert. Eine „-1“ in diesem Feld bedeutet, dass die Vor-Genehmigungsanfrage in diesem Schritt keine letzte genehmigte Regel hatte.
• Routing: Der Routing-Status der Genehmigungsaufgabe.
• Zeile: Gibt die Reihenfolge an, in der die Ausgabenbelegpositionen zur Abrechnung hinzugefügt wurden.
• Wenn das Parken beispielsweise als dritte Ausgabenposition hinzugefügt wurde, wäre das Zeile Nr. 3. Im Rahmen einer Hotelausgabe hinzugefügte Ausgabenbelegpositionen werden mit X.1, X.2 etc. nummeriert, wobei X die Zeilennummer der Hotelausgabe darstellt.
• Zuweisungsdatum: Das Datum, an dem die Vor-Genehmigungsanfrage diesem Genehmiger zugewiesen wurde.
• Genehmigung: Die Maßnahme des/der Genehmiger(s):
• Genehmigt: Die Vor-Genehmigungsanfrage wurde entweder genehmigt oder an einen weiteren Prüfer gesendet.
• (Returned) Die Vor-Genehmigungsanfrage wurde an den Reisenden zurückgesandt.
• [Leer]: Der Genehmiger muss die Vor-Genehmigungsanfrage noch genehmigen oder zurücksenden.
• Keine Aktion (No Action) Die Vor-Genehmigungsanfrage wurde während des Routing-Vorgangs automatisch genehmigt oder manuell neu geroutet.
• No Action – Moved (NAM) [Keine Aktion– Verschoben (NAM)]: Die Vor-Genehmigungsanfrage wurde vom Administrator zu einem anderen Genehmiger verschoben – zum Beispiel einem Genehmigungs-Delegierten während eines Urlaubs.
• Abschlussdatum: Das Datum, an dem der Genehmiger die Aktion ausgeführt hat.

Vor-Genehmigungsrouting zurücksetzen

Der Bildschirm „Vor-Genehmigungs-Tracking“ bietet Administratoren Zugriff auf die Schaltfläche ROUTING ZURÜCKSETZEN, ändert den Status einer Vor-Genehmigungsanfrage auf Entwurf und sendet sie an die Liste „Meine Entwürfe von Vor-Genehmigungen“ des Eigentümers zurück. Sämtliche Vermerke im Header und in den Belegpositionen werden gelöscht.

Belegpositionen neu zuweisen

Sie können einzelne Belegpositionen der Vor-Genehmigungsanfrage einem anderen Genehmiger nur zuweisen, wenn die Position den Status Ausstehend hat.

• Genehmigte Belegpositionen können nicht neu zugewiesen werden.
• Die Schaltfläche NEU ZUW. ist deaktiviert, wenn Sie Ihre eigenen Ausgaben auswählen.

1. Markieren Sie das Kästchen neben der Belegposition und klicken Sie auf die blaue Schaltfläche NEU ZUWEISEN, die oben rechts angezeigt wird.

2 Geben Sie den Namen des gewünschten Genehmigers ein und wählen Sie ihn aus der Drop-down-Liste aus. Klicken Sie dann auf NEU ZUWEISEN.